Phân tích tình huống đàm phán: Trong bước này nhà đàm phán phải lập kế
hoạch cân nhắc dàn ý, phác thảo về tình huống giao dịch đàm phán. Trước tiên cần phải xác định được mục tiêu đàm phán của mình, sau đó xem xét đến yếu tố mơi trường và thị trường, tiếp theo là dự báo được những vấn đề có thể nảy sinh liên quan đến hàng hóa như: tỷ giá hối đối, giá cả, vận chuyển, cam kết của đối tác… Sau khi đánh giá môi trường xung quanh như trên, công ty cần phải tập trung vào những mục đích cần đạt được và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu đó. Trên cơ sở xác định kế hoạch giao dịch đàm phán, có thể đưa vấn đề quan trọng nhất ra thảo luận đầu tiên. Đồng thời cần phải dự đoán sự phản ứng của đối tác: đối tác có thể nhượng bộ đến mức nào, ta có thể chịu nhượng bộ để điều chỉnh quan điểm của
họ là bao nhiêu…. Công việc này sẽ giúp công ty chủ động hơn trong giao dịch đàm phán.
Lập kế hoạch cho đàm phán: Việc lập kế hoạch đảm bảo cho cơng ty dự tính
được những nguy cơ có thể xảy ra, phỏng chừng những gì bên đối tác sẽ đề nghị và thiết lập được chiến lược đàm phán thích hợp nhằm giảm những bất lợi có thể gặp phải. Nội dung việc lập kế hoạch bao gồm:
- Xác định mục tiêu
- Định dạng các mục tiêu: trên cơ sở mục đích của mình, cơng ty cần định ra các mục tiêu cụ thể.
- Lập kế hoạch hành động cho từng mục tiêu cụ thể - Xác định phương án thay thế tốt nhất cho các mục tiêu - Chuẩn bị các công cụ tiến hành cần thiết
Công ty cần phải tăng cường, nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch đàm phán thông qua việc đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thơng tin, tăng khả năng thành công của các nhà quản trị bằng cách nâng cao, bồi dưỡng khả năng nắm bắt, phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn trong q trình thực hiện mục tiêu đàm phán, từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ và hạn chế rủi ro.