3.1 .Dự báo thị trường Xuất nhập khẩu linh kiện cơ khí của thị trường Việt Nam
3.2. Các giải pháp hoàn thiện chuỗi cung ứng tại công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu
3.2.1. Xây dựng chương trình quản lý khách hàng hợp lý, tăng cường công tác dịch
dịch vụ khách hàng.
Một nội dung rất quan trọng của quản trị chuỗi cung ứng là đảm bảo sự tham gia rộng rãi và chủ động, tích cực của tồn bộ lực lượng lao động của doanh nghiệp, kể cả cán bộ quản lý lẫn công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất hay là người cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Các đối tác trong chuỗi cung ứng đều cần được xem là khách hàng (chứ không phải chỉ là người tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp). Do vậy khi thực hiện quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng được mở rộng và địi hỏi chất lượng của nó phải được nâng cao, hồn thiện khơng ngừng.
Như đã phân tích ở trên, mặc dù cơng ty TNHH Khang Ninh có quan tâm đến chất lượng dịch vụ khách hàng vì là thành viên được coi là mới khi bắt đầu gia nhập vào thị trường Xuất nhập khẩu linh kiện cơ khí này: từ khâu chuẩn bị đơn đặt hàng cho đến khâu chăm sóc khách hàng sau bán đều được thể hiện một cách chuyên nghiệp thông qua một số phần mềm chuyên dụng quản lý khách hàng. Nhưng bài toán đặt ra là khâu chăm sóc khách hàng là một khâu mà Khang Ninh đã làm rất tốt, là giai đoạn thị phần cũng như khối lượng khách hàng ở mức Khang Ninh có thể kiểm sốt được. Nếu thị trường được mở rộng ra theo như chiến lược cũng như mục tiêu mà Khang Ninh đề ra thì việc đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng phải cực kỳ được quan tâm và đặt lên hàng đầu, vì chi phí cho một khách hàng mới ln gấp sáu lần chi phí so với
khách hàng trung thành của công ty. Bở vậy, nếu chỉ áp dụng những phần mềm thơng thường cũng như chăm sóc khách hàng qua những cơng việc đơn giản thì khó kiểm soát hết được khối lượng khách hàng đặt ra trong tương lai. Vậy nên, việc chuyên nghiệp hóa là việc ưu tiên hàng đầu đối với chất lượng dịch vụ khách hàng.
Chương trình áp dụng: chương trình phần mềm tự động hóa quản lý quan hệ khách hàng được chạy trên máy tính, được kết nối với điện thoại của bộ phận phòng ban kinh doanh – bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng. Khi khách hàng gọi điện đến bộ phận tiếp nhận đơn hàng, máy tính sẽ hiện lên tất cả các thơng tin về khách hàng như:
- Tên khách hàng. - Mã khách hàng. - Địa chỉ khách hàng. - Điện thoại, Fax.
- Loại bình, số lượng bình quân/ lần đặt hàng. - Thời gian đặt hàng gần nhất.
- ……………………….
Khi đó các nhân viên kinh doanh sẽ có được các thơng tin cần thiết và chỉ cần hỏi lại khách hàng, không cần phải mất công ghi chép, tạo càm giác gần gũi, thân thiện với khách hàng.
Ngoài ra tại một thời điểm bất kỳ, chương trình có thể chạy ra bản báo cáo tiêu thụ, trong đó có cả thơng tin về tiến độ mua hàng của khách hàng. Với cơng dụng này, người bán hàng có thể biết được tần suất mua hàng của từng khách hàng, biết được khách hàng lấy hàng nhiều nhất, nhanh nhất lâu nhất,… Nếu có trường hợp lâu hơn tần suất thơng thường thì sẽ có kế hoạch kiểm tra (tìm được nguyên nhân trên thị trường về sự biên động của mặt hàng của công ty, biết được mặt hàng nào đang được ưa chuộng mà cơng ty khơng có, hay là những ưu đãi về mặt hàng nào mà các đối thủ cạnh tranh hơn mình, nhằm tìm ra những giải pháp hữu hiệu cho cơng ty.
Thơng qua tìm hiểu thơng tin thì việc viết chương trình là hồn tồn thực hiện được với kinh phí ở mức vừa phải. Hơn nữa cơng ty cịn là đối tác lâu dài với công ty Google của Việt Nam, nên cơng ty có thể làm việc và trao đổi mực tiêu kinh doanh để cả hai có thể viết lên phần mềm phục vụ cho mục đích kinh doanh của Khang Ninh.
3.2.2. Tổ chức lại cơng tác vận tải hàng hóa.
Sản phẩm hàng hóa, dịch vụ sẽ khơng cịn nhiều giá trị, thậm chí là khơng có giá trị khi được cung cấp cho khách hàng không đúng thời gian, địa điểm. Chẳng hạn một chiếc vé xem phim ca nhạc đến đước tay khách hàng sau thời điểm diễn ra chương trình mấy phút thì dù chương trình có hay đến đâu thì chiếc vé đó cũng khơng cịn giá trị nữa; một khách hàng đang trong giai đoạn sản xuất sản phẩm, nhưng bỗng chốc phát hiện ra vấn đề cần một sản phẩm linh kiện để kịp thời cho quá trình sản xuất của cả một dây chuyền sẽ khơng lâm vào tình trạng phải ngừng tồn bộ, nên giá trị của linh kiện lúc này sẽ cực kỳ đáng giá và có giá trị khi kịp thời cũng như xúc tiến kịp thời cho q trình hoạt động sản xuất của cơng ty diễn ra một cách nhuần nhuyễn.
Hiện tại khâu vận tải hàng hóa của cơng ty phụ thuộc th ngồi rất cao. Mặt khác, do là ngành hàng đặc thù nên thời gian, địa điểm giao hàng là rất quan trọng, và đa số lái xe sẽ là người địa diện cho Cơng ty trực tiếp đứng ra giao nhận hàng hóa với khách hàng.
Do vậy, tính chuyên nghiệp trong vận chuyển là rất cần thiết. Một mặt giữ được uy tín khách hàng, mặt khác tạo hiệu quả từ việc giảm thiểu chi phí vận tải. Hiện tại, các đơn vị vận tải thuê ngoài đều hoạt động rất tốt và hiệu quả, họ sẵn sàng đáp ứng nhu cầu mọi nhu cầu thuê vận tải của công ty. Nhưng, việc công ty tự tổ chức vận tải chắc chắn sẽ hiệu quả cao hơn, giảm được chi phí vận tải so với việc đi thuê phương tiện ở ngoài.
Cách thức triển khai: Nhân lực phịng tổ chức hành chính khảo sát, tính tốn nhu cầu nhân sự để thuyên chuyển và tuyển mới đáp ứng nhu cầu cho đội vận tải.
Bên cạnh đó, Khang Ninh có thể nghĩ tới việc tân dụng đường sắt Việt Nam để thuyên chuyển sản phẩm cho những khách hàng mua hàng với tính chu kỳ có tính dự trữ. Hiện tại thì vận tải đường sắt được coi là một trong những phương tiện có chi phí rẻ nhất trong số các phương tiện giao thông, và hệ thống kết nối với những tỉnh lớn cũng tiện cho việc vận chuyển ( Hải Phòng, Hải Dương, Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh,…)
Đối với mặt hàng linh kiện cơ khí có tính chất ngành hàng như vậy, tính quan trọng khơng thể hiện ở chi phí, mà thể hiện ở nhiều góc độ dịch vụ khách hàng. Thị trường ngày càng mở rộng, những vấn đề giao thông vẫn luôn là môt trong những vẫn
đề nan giải đối với Việt Nam do nhu cầu phương tiện ngày càng tăng lên, đặc biệt ở các thành phố lớn, nơi chiếm tỷ trọng sản lượng được bán ra của công ty.
3.2.3. Phối hợp tốt giữa các bộ phận kinh doanh và bộ phận xuất nhập khẩu đểgiảm thiểu chi phí vay, gửi hàng. giảm thiểu chi phí vay, gửi hàng.
Bên cạnh nguyên nhân tố bố trí ca khơng hợp lí dẫn đến tình trạng lãng phí nguồn lực, tăng chi phí vay gửi hàng hóa thì việc phối hợp khơng chặt chẽ giữa các bộ phận bán hàng và bộ phận nhập hàng cũng đã trực tiếp làm tăng chi phí vay gửi hàng.
Hiện tại, quy trình mua bán hàng ( liên quan đến số lượng mua ) của Công ty đang được thực hiện như sau :
Căn cứ vào nhu cầu thị trường, bộ phận kinh doanh ( thuộc tất cả các đơn vị tồn Cơng ty ) dự báo nhu cầu tiêu thụ trong thời gian tới ( trước thời điểm dự báo 2 tháng ).
Bộ phận kinh doanh đăng kí nhu cầu hàng hóa với phịng Xuất nhập khẩu. Căn cứ vào số lượng bộ phận kinh doanh đăng ký, phòng Xuất nhập khẩu đàm phán mua hàng với nhà cung cấp
Do vậy, hai bộ phận xuất hàng và nhập hàng phải phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc dự báo nhu cầu tiêu thụ, dự báo xu hướng giá cả để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch mua hàng, giảm thiểu chi phí phát sinh, tăng được lợi nhuận từ chênh lệch giá. Các bộ phân cần thực hiện một số nội dung cơ bản như :
Đối với bộ phần bán hàng :
Để có cơ sở , cho việc lập kế hoạch bán hàng, bộ phần kinh doanh cần nghiên cứu kỹ và lắm chắc được các vấn đề. Chu kỳ tiêu dùng sản phẩm của thị trường ( liên quan đến từng lĩnh vực sử dụng ) : Ví dụ, nhóm khách hàng sản xuất vật liệu xây dựng thì sẽ tăng cường sản xuất vào những tháng cuối năm, do vậy nhu cầu tiêu thụ LPG sẽ tăng trong những tháng này. Những công ty sản xuất bông sợi tiêu thụ sản phẩm trong những tháng mùa thu,… Ngoài ra, một số đơn vị khác có thể hoạt động theo chu kỳ ( sản xuất theo từng lơ sản phẩm ); đó là những khách hàng thuộc nhóm cơng nghiệp luyện kim, như thép nhơm… Thơng thường những khách hàng này sẽ sản xuất theo chu kỳ từ 1 đến 2 tháng ( sản xuất 1 -2 tháng, rồi nghỉ 1 – 2 tháng).
Đối với bộ phận nhập hàng.
Do nguồn hàng trong nước không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu thụ, công ty phải nhập khẩu hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài để phục vụ thị trường. Bở vậy, phần mềm quản lý số lượng đơn hàng và số lượng nhập hàng được kết hợp từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp cho bộ phận cung ứng tìm ra giải pháp đáp ứng đơn hàng cũng như dự báo nhu cầu thị trường một cách chính xác. Tổng hợp quá trinh đơn hàng để tìm ra quy luật của thị trường nhằm phản ứng kịp thời với sự biến động mà thị trường mang lại. Tránh tình trạng thiếu hàng, cơng ty phải ký hợp đồng “Term”. Tuy vậy bộ phận chịu trách nhiệm nhập khẩu (Phòng xuất nhập khẩu – phịng tổng hợp) cần đàm phán để có được tính linh hoạt trong việc đặt hàng nhận hàng.
Bên cạnh đó, cơng ty cũng cần quan tâm đến nguồn hàng mua theo chuyến, hoặc theo mùa vụ, để đưa ra những quyết định dự trữ đúng đắn.
3.2.4. Hồn thiện các kênh thơng tin giữa các bộ phận, phục vụ công tác điềuhành, tác nghiệp. hành, tác nghiệp.
Một trong những yếu tố quan trọng nữa của quản trị chuỗi cung ứng là mặt kỹ thuật – công nghệ. Về nguyên tắc, do tiến bộ khoa học, công nghệ diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh, trong chuỗi cung ứng có thể có những thay đổi nhất định về công nghệ - kỹ thuật. Tuy nhiên với những thay đổi này chỉ dẫn tới sự thay đổi thành viên cấu thành khi có những thay đổi lớn, làm biến đổi tồn bộ quá trình hoạt động kinh doanh. Việc nhân dạng, đánh gia lại chuỗi về mặt kinh tế - tổ chức địi hỏi phải định kỳ phân tích mối quan hệ kinh doanh giữa các đơn vị cấu thành chuỗi cung ứng. Về mặt lý luận cũng như thực tiễn, muốn kinh doanh một cách thuận tiện, doanh nghiệp cần có những đối tác quen thuộc, có thái độ hợp tác tích cực. Sự cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường làm cho bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có khả năng lựa chọn đối tác thích hợp cho mình.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, vấn đề thông tin liên lạc ngày một dễ dàng hơn đối với chúng ta. Tuy vậy nếu không quan tâm, ứng dụng được những thành tựu này thì sẽ khơng mang lại được hiệu quả trong công việc.
Vấn đề cập nhật thông tin quan trọng đối với tất cả doanh nghiệp tổ chức. đối với công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khang Ninh, vấn đề cịn lại quan trọng hơn do quy mơ thị trường rộng lớn, mức độ biến động của các yếu tố của mơi trường rất nhanh và
nhiều. Ví dụ: chính sách bán hàng của cơng ty, của các hãng đối thủ cạnh tranh, thơng tin cập nhật về tính hình biến động giá thế giới, giá trong nước; thông tin về môi trường pháp lý, mơi trường kinh doanh.
Để từng bước hồn thành hệ thống thông tin, trước hết công ty cần xây dựng, kết nối thống nhất tồn bộ hệ thống thơng tin tin học cho tồn bộ công ty thông qua các phần mềm chuyên dụng, viết riêng phần mềm cho công ty quản lý hệ thống hoặc làm việc với các doanh nghiệp công nghệ thông tin lớn hàng đầu của Việt Nam, đặc biệt là công ty đã làm việc với công ty Google, hai doanh nghiệp có thể ngồi làm việc nói về định hướng kinh doanh và định hướng làm việc của tổ chức, để cả hai doanh nghiệp cùng ngồi làm việc có thể vạch ra phương hướng cũng như viết lên phần mềm- sản phẩm độc quyền cho riêng công ty.
KẾT THÚC
Mặc dù mới đặt chân vào thị trường , nhưng với tham vọng là mở rộng địa bàn trên tồn bộ cả nước; buộc doanh nghiệp phải tìm ra chiến lược cũng như nâng cao nhận thức trong phương thức quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Một mặt là giúp Khang Ninh có thể đáp ứng được nhu cầu thị trường, thứ hai là thực hiện mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp là trở thành một doanh nghiệp Xuất nhập khẩu linh kiện cơ khí lớn nhất Việt Nam.
DANH MỤC TÀI LIỆU
- Michael Hugos (2010), Tinh hoa quản trị chuỗi cung ứng, Nhà xuất bản thành phố Hồ Chí Minh.
- PGS.TS. Lê Cơng Hoa ( 2012) , Giáo trình Quản trị hậu cần, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc Dân.
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC A: BÚT KÝ PHỎNG VẤN
Người phỏng vấn: Nguyễn Mai Phương – K49T2 – Bộ môn Logistics Kinh doanh – Khoa Marketing, Đại học Thương mại
Người trả lời phỏng vấn: ông Vũ Anh Tuấn – giám đốc phòng Kinh doanh Thời gian và phương tiện phỏng vấn: nội dung phỏng vấn được thực hiện thông qua skype và phỏng vấn trực tiếp và người được phỏng vấn trong khoảng từ 10/2/2017 – 11/4/2017.
Câu hỏi 1: Xin ơng giới thiệu đơi nét về tình hình kinh doanh của cơng ty trong vài năm trở lại đây?
Trong những năm trở lại đây, công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khang Ninh đã có những bước phát triển vượt bậc, đạt tăng trưởng doanh thu cao, tốc độ tăng trưởng bình quân là 22%, Và nguồn doanh thu chủ yếu thu được từ bán hàng và cung cấp dịch vụ và nguồn doanh thu khác là từ việc kinh doanh máy tính, laptop. Do tính chất mặt hàng là tài sản có giá trị lớn nên việc chi phí cho mặt hàng kinh doanh này là rất lớn trong khoản chi phí của doanh nghiệp, tốc độ phát triển bình quân của giá vốn hàng bán là 42%, mặc dù chi phí khác trong năm 2016 của cơng ty giảm rất nhiều chỉ cịn 0,16 tỷ nhưng giá vốn hàng bán lại tăng lên rất cao đạt 6,52 tỷ.
Câu hỏi 2: Hiện tại, công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khang Ninh có những nhóm sản phẩm nào? Trong tương lai, cơng ty sẽ tập trung kinh doanh những dịng sản phẩm nào?
Hiện tại cơng ty có nhóm sản phẩm sau:
. Vịng bi: SKF, NSK, NTN, IKO, FAG, INA, NACHI, TIMKEN, …..
. Van: ASCO, CKD, SMC, YUKEN, NACHI, BURKERT, AIRTAC, …. . Xi lanh: SMC, KOGANEI, STNC, NORGREN,……….
.Cảm biến: KEYENCE, OMRON, AUTONINCS, FOTEK, IFM,
MICROSONIC….
. Lọc: AFF, HYDAC, MANN, SOTRAS……
. Motor: SUMITOMO, ORIENTAL, TOSHIBA, TATUNG, EATON, SHAKO,
. Thiết bị đo: DAITO, YAMAMOTO, ASHAHI, MITUTOYO, ….. . Thiết bị điện: Schneider, Omron, Idec, ……
Hiện tại và trong tương lai, thì cơng ty sẽ tập trung vào mặt hàng chủ lực là vịng bi.
Câu hỏi 3: Nguồn cung ứng cho cơng ty là những nhà cung cấp nào?
-Cung ứng Châu Âu
- Cung ứng Trung Quốc – đây là mặt hàng được khách hàng quan tâm cũng như mua nhiều nhất.
- Cung ứng Nhật – đây là mặt hàng chủ lực về vịng bi của cơng ty. - Cung ứng trong nước.
Câu hỏi 4: Công tác hoạch định của công ty sẽ diễn ra như thế nào?
Công ty sẽ dự báo nhu cầu theo các tiêu chí, sản lượng, máy móc dây chuyền thơng qua những đơn đặt hàng trong quá khứ. Hoặc để tăng độ chính xác cho q trình dự báo cũng như tăng thêm chất lượng dịch vụ khách hàng, công ty sẽ liên hệ trực tiếp qua điện thoại để hỏi thăm hoặc đi thực tế đến chỗ khách hàng hẹn gặp phòng vật tư để