3.1 .Dự báo thị trường Xuất nhập khẩu linh kiện cơ khí của thị trường Việt Nam
3.2. Các giải pháp hoàn thiện chuỗi cung ứng tại công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu
3.2.3. Phối hợp tốt giữa các bộ phận kinh doanh và bộ phận xuất nhập khẩu để giảm
giảm thiểu chi phí vay, gửi hàng.
Bên cạnh nguyên nhân tố bố trí ca khơng hợp lí dẫn đến tình trạng lãng phí nguồn lực, tăng chi phí vay gửi hàng hóa thì việc phối hợp khơng chặt chẽ giữa các bộ phận bán hàng và bộ phận nhập hàng cũng đã trực tiếp làm tăng chi phí vay gửi hàng.
Hiện tại, quy trình mua bán hàng ( liên quan đến số lượng mua ) của Công ty đang được thực hiện như sau :
Căn cứ vào nhu cầu thị trường, bộ phận kinh doanh ( thuộc tất cả các đơn vị tồn Cơng ty ) dự báo nhu cầu tiêu thụ trong thời gian tới ( trước thời điểm dự báo 2 tháng ).
Bộ phận kinh doanh đăng kí nhu cầu hàng hóa với phịng Xuất nhập khẩu. Căn cứ vào số lượng bộ phận kinh doanh đăng ký, phòng Xuất nhập khẩu đàm phán mua hàng với nhà cung cấp
Do vậy, hai bộ phận xuất hàng và nhập hàng phải phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc dự báo nhu cầu tiêu thụ, dự báo xu hướng giá cả để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch mua hàng, giảm thiểu chi phí phát sinh, tăng được lợi nhuận từ chênh lệch giá. Các bộ phân cần thực hiện một số nội dung cơ bản như :
Đối với bộ phần bán hàng :
Để có cơ sở , cho việc lập kế hoạch bán hàng, bộ phần kinh doanh cần nghiên cứu kỹ và lắm chắc được các vấn đề. Chu kỳ tiêu dùng sản phẩm của thị trường ( liên quan đến từng lĩnh vực sử dụng ) : Ví dụ, nhóm khách hàng sản xuất vật liệu xây dựng thì sẽ tăng cường sản xuất vào những tháng cuối năm, do vậy nhu cầu tiêu thụ LPG sẽ tăng trong những tháng này. Những công ty sản xuất bông sợi tiêu thụ sản phẩm trong những tháng mùa thu,… Ngoài ra, một số đơn vị khác có thể hoạt động theo chu kỳ ( sản xuất theo từng lô sản phẩm ); đó là những khách hàng thuộc nhóm cơng nghiệp luyện kim, như thép nhôm… Thông thường những khách hàng này sẽ sản xuất theo chu kỳ từ 1 đến 2 tháng ( sản xuất 1 -2 tháng, rồi nghỉ 1 – 2 tháng).
Đối với bộ phận nhập hàng.
Do nguồn hàng trong nước không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu thụ, công ty phải nhập khẩu hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài để phục vụ thị trường. Bở vậy, phần mềm quản lý số lượng đơn hàng và số lượng nhập hàng được kết hợp từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp cho bộ phận cung ứng tìm ra giải pháp đáp ứng đơn hàng cũng như dự báo nhu cầu thị trường một cách chính xác. Tổng hợp quá trinh đơn hàng để tìm ra quy luật của thị trường nhằm phản ứng kịp thời với sự biến động mà thị trường mang lại. Tránh tình trạng thiếu hàng, cơng ty phải ký hợp đồng “Term”. Tuy vậy bộ phận chịu trách nhiệm nhập khẩu (Phòng xuất nhập khẩu – phịng tổng hợp) cần đàm phán để có được tính linh hoạt trong việc đặt hàng nhận hàng.
Bên cạnh đó, cơng ty cũng cần quan tâm đến nguồn hàng mua theo chuyến, hoặc theo mùa vụ, để đưa ra những quyết định dự trữ đúng đắn.