Bảng giá dịch vụ khai báo chuẩn AFR

.

Bảng 3.5 Bảng giá dịch vụ khai báo chuẩn AFR

Diễn giải số lượng HBL/tháng Phí đăng ký lần đầu (**) Phí hỗ trợ hằng tháng (**) Phí khai báo theo từng HBL (***) Ghi chú Tối đa 5

HBL/tháng (*) 500.000 Miễn phí 66.000 Nếu vượt quá 5HBL/tháng thfi thu thêm 200.000đ/tháng + phí khai báo theo từng HBL vượt quá 5 >5HBL và

<= 10HBL 500.000 200.000 66.000 Nếu10HBL/tháng sẽ thuvượt thêm 300.000đ/tháng + phí khai báo theo từng HBL vượt quá 10. >10HBL 500.000 500.000 44.000

>150HBL 500.000 1.000.000 22.000 Ghi chú:

(*) Thanh toán mỗi 06 tháng/lần: 66.000x5x6= 1.980.000 đ. Đinh kỳ hàng thánh sẽ thu các phần vượt mức quy định

(**) Thanh tốn 1 lần & phí theo năm gồm: phí đăng ký lần đầu + Phí hỗ trợ hàng tháng x12 tháng

(***) Định kỳ hàng tháng sẽ thu phí khai báo theo tổng số HBL đã khai báo VNACCS -Khai Manifest hộ khách hàng -Điều chỉnh Manifest hộ 220.000 110.000 Sẽ có 1 hợp đồng dịch vụ riêng cho khách hàng thuê dịch vụ này

khách hàng

Ngoài ra một số quốc gia khác cũng yêu cầu phải khai thêm chứng từ cho hàng xuất vào quốc gia đó như: Mỹ thì phải khai thêm AMS(Automatic Manifest System)- Kê khai hải quan tự động, chi phí cho việc khai AMS là khoảng 25 đơ la Mỹ cho một vận đơn hàng hải (Ocean B/L), hàng đi Canada khai thêm ACI và đi Trung quốc khai thêm AFS….

Ở bước này ta có thể thấy rõ được việc làm chứng từ hàng xuất đã được công ty vạch rõ ra nhiệm vụ, sắp xếp các chứng từ cần làm một cách tuần tự. Nhưng vẫn có những sai sót do đây là khâu cần chuẩn bị nhiều giấy tờ, với số lượng giấy tờ nhiều như vậy sẽ không thể tránh được một số trường hợp các chứng từ trong cùng một bộ không khớp nhau về nhiều thông tin như: số lượng hàng, điều kiện giao hàng ghi trên vận đơn và hợp đồng không thống nhất, hay khai sai mã HS cho hàng hóa,… Lỗi này thường gặp là do sơ suất của nhân viên làm chứng từ do không để ý chi tiết hết các điều khoản trong khi làm hồ sơ. Chứng từ sai sót làm cho nhân viên giao nhận nhiều lần gặp rắc rối khi làm thủ tục hải quan, ảnh hưởng đến tiến độ thông quan lô hàng, làm mất thêm thời gian để sửa lại chứng từ, cũng vì đó mà q trình nhận hàng mất thêm nhiều thời gian hơn làm kéo dài thời gian nhận hàng, khiến cho khách hàng lo lắng, làm giảm chất lượng dịch vụ. Hoặc có thể là thiếu những giấy tờ với những lô hàng thuộc loại đặc biệt ( như khi hàng xuất sang Nhật phải khai thêm AFR, sang Mỹ khai thêm ACI…).

Bước 3: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Bộ phận kinh doanh của Vinalink sẽ căn cứ trên Booking repuest của khách hàng và gửi Booking repuest đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking note. Theo luật, là khi hãng tàu gửi Booking note xong, thì cơng ty giao nhận phải ký và xác nhận lại. Nhưng ở Vinalink thì khơng có điều đó chỉ cần gửi lại là xong khơng cần ký và xác nhận lại, chính vì vậy mà khi xảy ra những việc ngoài ý muốn như: sau khi vận chuyển hàng tới nơi nhận hàng được thơng báo là hàng hóa bị mất, sai lệch hoặc có những đặc tính khác biệt với ban đầu thì khách hàng sẽ phản ánh với cơng ty giao nhận khi đó bên Vinalink khơng thể dựa vào Booking note để làm cơ sở miễn trách cho mình cũng như khơng thể dựa vào đó để tố cáo hãng tàu đã làm sai.

Sau khi có Booking note của hãng tàu, nhân viên kinh doanh của sẽ làm Booking note theo mẫu của Vinalink và gửi cho khách hàng để cho khách hàng nắm bắt được tình hình sắp xếp hàng và làm thủ tục thơng quan. Ngoài ra nhân viên của Vinalink cũng sẽ mang Booking xuống hãng tàu,cảng Hải Phòng để đổi lấy lệnh cấp Container rỗng mang ra ngoài cảng để lấy vỏ Container. Nhân viên của Vinalink sẽ kiểm tra tình trạng vỏ và tình trạng container xem có bị méo,hỏng hay bị vấn đề gì khơng bởi vì nếu khơng kiểm tra kỹ lưỡng thì khi đóng hàng vào đúng chiếc Container bị hỏng rất có thể sẽ bị hãng tàu kiện địi bồi thường, kiểm tra hồn thành rồi kéo Container đến địa điểm lấy hàng kẹp chì xong chuyển hàng về cảng.

Mẫu Booking note của Vinalink tương tự như mẫu gửi cho công ty CP Hải Yến bao gồm:

- Số Booking note: HCOF1502107

- Tên tàu: CAIYUNHE 505N

- Cont/seal: NYKU4197134/VN6547090

- Thời gian( closing time): 06/02/2015 11:18:04 AM

- Cảng xếp hàng ( port of lading): HẢI PHÒNG, VIỆT NAM

- Cảng giao hàng ( port of delivery): NAGOYA, AICHI

- Cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)): NAGOYA, AICHI

- Khối lượng hàng hóa (Gross weight) : 3,289.500 KGM

- Loại hàng hóa ( Commodity ): hàng thông thường ( Genaral cargo)

- Các phụ phí khác ( nếu có)

Ở đây Vinalink nhận thấy lô hàng của Công ty CP Hải Yến phù hợp với hãng SITC LINE nên đã thuê hãng tàu này vận chuyển cho lô hàng. Do tàu MARE FOX 025N xảy ra sự cố không mong muốn, nên SITC đã thay thế bằng tàu CAIYUNHE 505N.

Vinalink có một lợi thế lớn là liên kết với nhiều hãng tàu lớn nên việc đặt chỗ diễn ra rất nhanh chóng dễ dàng. Nhưng khi làm Booking note xong và gửi Booking note lại cho hãng tàu, thì cơng ty giao nhận phải ký và xác nhận lại. Riêng ở Vinalink thì khơng có điều đó chỉ cần gửi lại là xong không cần ký và xác nhận lại, chính vì vậy mà khi xảy ra những việc ngồi ý muốn, Vinalink khơng thể dựa vào Booking note để làm cơ sở miễn trách cho mình, dẫn đến khi xảy ra tranh chấp về

pháp luật gây nên thiệt hại cũng như hậu quả không mong muốn. Việc làm Booking cũng dẫn đến những sai xót nhỏ như số Booking note bị sai, thời gian cắt máng sai… gây mất thời gian, làm tốn thêm chi phí đồng thời cũng đánh mất niềm tin ở khách hàng. Ngoài ra thực tế của việc kiểm tra vỏ Container rỗng cũng không được nhân viên của Vinalink tiến hành kiểm tra cẩn thận xem tình trạng vỏ và tình trạng container xem có bị méo,hỏng hay bị vấn đề gì khơng. Việc khơng kiểm tra kỹ lưỡng rất có thể sẽ dẫn đến những tranh chấp với hàng tàu, bị hãng tàu kiện đòi bồi thường vỏ Container.

Bước 4: Thông quan hàng xuất

Ngày trước khi thơng quan hàng hóa thì nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ xuất khẩu đến hải quan ở các cửa khẩu để thông quan. Nhưng hiện nay, khi sự phát triển của kỹ thuật- công nghệ ngày một vũ bão việc khai hải quan đã đơn giản đi rất nhiều không cần đến tận các cửa khẩu để thơng quan hàng hóa chỉ cần làm tất cả trên máy tính. Nhân viên giao nhận dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thơng tin về hàng hóa mà cơng ty thu thập được như: Hợp đồng thương mại, Invoice, Packing list.

Nhân viên giao nhận sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ ECUS KD” để truyền số liệu trên tờ khai qua mạng. Nhân viên giao nhận của công ty sẽ mở phần mềm Hệ thống khai hải quan điện tử lên ( hiện tại Công ty đang sử dụng phầm mềm khai hải quan điện tử “ECUS 4.0” của công ty Thái Sơn) và nhập đầy đủ, chính xác mọi thơng tin lên tờ khai xuất khẩu. Các thơng tin: chi cục Hải quan, loại hình xuất khẩu, hình thức vận chuyển, mã nước xuất khẩu, phương thức thanh tốn, đồng tiền thanh tốn, đơn vị tính phải chọn theo danh mục do cơ quan hải quan định sẵn. Các thơng tin cịn lại thì nhập trực tiếp, khi khai xong các thơng tin thì nhân viên giao nhận ấn nút truyền hải quan. Nếu hàng hóa đã nhập đủ thơng tin, khơng sai xót gì xảy ra thì sẽ có sự xác nhận là đã thơng quan luồng xanh, hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng này được: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Còn nếu trên phần mềm báo hàng vào luồng vàng thì hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng này được: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận

tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Mỗi công ty sẽ được cấp một mã XNK và chữ ký số Token là chữ ký số điện tử cho các giao dịch qua mạng với cơ quan hải quant hay cho việc nhân viên giao nhận phải đến tận nơi để ký xác nhận,giờ đây tất cả được thực hiện qua mạng. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Nhưng khi hàng vào luồng đỏ thì: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng thuộc luồng này thường bị nghi là hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, đang có khả năng vi phạm pháp luật và những dấu hiệu vi phạm pháp luật. Khi đó, cần phải đến tận cơ quan hải quan để cho nhân viên hải quan kiểm tra. Quy trình sẽ được tiến hành như sau: Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ xuất khẩu đến hải quan cửa khẩu ở ICD Mỹ Đình ( hoặc các cửa khẩu khác), nộp tại quầy tiếp nhận hồ sơ để đăng ký hải quan. Nhân viên sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem bộ chứng từ đã hoàn chỉnh chưa. Kế tiếp xem trên tờ khai hải quan có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khẩu thuộc danh mục hàng cấm hay không. Nếu không hợp lệ thì yêu cầu bổ sung hay chỉnh sửa. Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ hợp lệ,cán bộ hải quan kiểm tra đối chiếu, đóng dấu và ký xác nhận lên phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ. Còn nếu sai chỉ là một chi tiết nhỏ cũng sẽ bị trả về với yêu cầu làm lại cho chính xác. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Xét một lô hàng của Vinalink, những tiêu chí cần thiết của một tờ khai xuất khẩu:

 Ô số 1: Người xuất khẩu 0100850096 Công ty Cổ Phần Hà Yến Số 3 lô

CN6 cụm CN vừa và nhỏ Từ Liêm, P- Minh khai, Q- Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.

 Ô số 2: Người nhập khẩu: COMET KATO MFG.CO.LTD

I-9 KABUTOSHINDEN, SOBUE-CHO AICHI ( Nhật Bản)

 Ô số 3: Người ủy thác xuất khẩu ( nếu có )

 Ơ số 5:Loại hình xuất khẩu – Xuất kinh doanh (XKD01)

 Ô số 6: Giấy phép ( nếu có )

 Ơ số 7: Hợp đồng số - Ngày:

Ngày hết hạn:

 Ơ số 8: Hóa đơn thương mại số- 150115_CK Ngày:15/01/2015

 Ô số 9: Cảng xếp hàng – Tân Cảng Hải Phòng (VNHPN)

 Ô số 10: Nước nhập khẩu- Japan

 Ô số 11: Điều kiện giao hàng - EXW

 Ô số 12: Phương thức thanh toán - TTR

 Ơ số 13: Đồng tiền thanh tốn - USA

 Ơ số 14: Tỷ giá tính thuế- 21.458

 Ơ số 15: Mơ tả hàng hóa

 Ơ số 16: Mã số hàng hóa –B11

 Ô số 17: Xuất xứ – Việt Nam

 Ô số 18: Lượng hàng: 3,289.500

 Ô số 19: Đơn vị tính - KGM

 Ơ số 20: Đơn giá ngun tệ

 Ô số 21: Trị giá nguyên tệ

 Ơ số 22: Thuế xuất khẩu(nếu có)

 Ơ số 23; Thu khác gồm có

 Ơ số 24: Tổng số tiền thuế và thu khác

 Ô số 25: Lượng hàng, số liệu cont – 40’DC

 Ô số 26: Chứng từ đi kèm

 Ơ số 27:Tơi xin cam đoan chị trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này ( Người khai ký rõ họ tên, đóng dấu )

 Ô số 28: Kết quả phân luồng và hướng dẫn thủ tục hải quan

 Ô số 30: Xác nhận thơng quan

 Ơ số 31: Xác nhận của Hải quan giám sát

Khi đã hoàn thành xong kiểm tra toàn bộ tờ khai lại một lượt rồi thực hiện gửi. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.

Thực tế khai hải quan đều khai trên phần mềm khai báo điện tử “ ECUS KD” để truyền số liệu tờ khai trên mạng giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí, được thực hiện trên một mạng thông tin nội bộ chuyên nghiệp. Việc thực hiện trên mạng sẽ kiểm tra được từng đơn hàng đang ở giai đoạn nào, cịn phải làm những gì, đồng thời còn giám sát được để hạn chế những rủi ro. Nhưng cũng còn những bất cập như, phần mềm mới được ứng dụng vào thực tiễn nên khó tránh khỏi những sơ sót sai về mã HS hàng hóa cho khách hàng, dẫn đến bị nộp quá mức thuế quy định hoặc hậu quả nghiêm trọng hơn là bị truy thu thuế. Bị truy thu thuế là nguy cơ lớn dẫn đến doanh nghiệp có thể thua lỗ và phá sản. Ngồi ra cịn những sai sót khác như sai sót số vận đơn, mã hợp đồng hàng hóa, tính tốn thuế….. làm cho việc khai bị gián đoạn dẫn đến việc tốn kém chi phí của khách hàng.

Bước 5. Phát hành vận đơn

Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng. Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lơ hàng để nhập chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:

- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lơ hàng xuất hồn tất thủ tục xuất hàng hay chưa ( nếu khách tự làm)

- Lấy số Container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu

- Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn Nội dung vận đơn bao gồm những chi tiết sau:

- Số vận đơn (number of bill of lading): HPHNGO15020094

- Người gửi hàng (shipper): HAYEN CORPORATION BLOCK CN6, TU LIEM

- Người nhận hàng (consignee) : COMET KATO MFG. CO. LTD. I-

9KABUTOSHINDEN, SOBUE- CHO, INAZAWA AICHI PREF.495-8517,JAPAN

- Địa chỉ thông báo (notify address): SAME AS CONSIGNEE - Tên tàu (vessel hay name of ship): MARE FOX/025, - Cảng xếp hàng (port of loading) : HAI PHONG, VIET NAM - Cảng chuyển tải (via or transhipment port): Nếu có

- Nơi giao hàng (place of delivery): NOGOYA, AICHI - Cont/Ceal no: NYKU 4197134/VN6547090

- Mơ tả hàng hố (kind of packages and discriptions of goods):

RACK CART G20 TYPE BASE OF G20 TYPE RACK CART G40 TYPE BASE OF G40 TYPE CSI3- G3 RACK CASTER BLOCK HS CODE: 83024999

Ta có thể thấy được ở B/L có ghi SAID TO CONTAINER SHIPPER’S LOAD &

COUNT & SEALED ở đây có nghĩa tương đương với Clean B/L vận đơn sạch. Vận đơn sạch (vận đơn hoàn hảo) (Clean Bill of Lading), là vận đơn mà trên đó khơng có những ghi chú một cách rõ ràng về khiếm khuyết của hàng hóa hoặc bao bì. Nói một cách khác, trên vận đơn khơng có những nhận xét, ghi chú xấu hoặc bảo lưu về tình trạng bên ngồi của hàng hóa, hàng đã được bốc lên tàu trong tình trạng hồn tồn tốt.

- Số kiện (number of packages): 105 PACKEGES

- Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement) : 3,289.500

KGS, 53.550 CBM

- Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading): THREE(3) - Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue) : HANOI,

VIETNAM 11-FEB-2015

Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do các hãng tàu tự ý quy định, nhưng thường nội dung của nó phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc tế vận chuyển hàng hố bằng đường biển. Thơng thường sẽ ghi quy tắc bồi