CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.3 Quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị
2.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép
từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.
2..3.2.1 Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu
Để tập trung hàng xuất khẩu, người lập kế hoạch phải đưa ra các quyết định: • Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào?
Do Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật là công ty xuất khẩu cho nên việc tập trung sẽ được liên hệ với nhà sản xuất, nhà xưởng để có thể tập trung được đúng và đủ hàng hóa về số lượng, chất lượng, mẫu mã, kích thước….và phải đáp ứng đúng yêu cầu của nhà nhập khẩu từ phía Nhật Bản đã đưa ra.
Có những nguồn hàng sau:
+ Nguồn hàng chính: là nguồn hàng có khả năng cung cấp với số lượng lớn và chất lượng đảm bảo. Nguồn hàng này thường được Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật liên lạc với nhà sản xuất chính có mối quan hệ hợp tác khá thân thiết và lâu dài thực hiện. Họ sẽ phụ trách sản xuất, tìm kiếm nguồn thép có thể đáp ứng được như cầu của nhà nhập khẩu phía Nhật Bản.
+ Nguồn hàng phụ: Nguồn hàng này thường sẽ phải áp dụng khi nhà sản xuất không thể đáp ứng được kỹ thuật của đơn hàng thì phía Cơng ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật sẽ có nhiệm vụ đi tìm kiếm nhà sản xuất khác có thể đáp ứng được những đơn hàng khó tính của đối tác.
• Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào?
Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật sau khi ký kết hợp đồng với nhà nhập khẩu phía Nhật Bản thì sẽ bắt tay vào tìm kiếm nhà sản xuất.
Sau khi đã có nhà sản xuất phù hợp, sẽ ký kết hợp đồng với nhà sản xuất đó để bắt tay vào sản xuất.
Nguồn hàng sẽ tập trung tại nhà xưởng của doanh nghiệp sản xuất, hoặc đưa về nơi chỉ định mà Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật yêu cầu bằng các phương tiện vận tải đường bộ là chủ yếu.
• Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào? Với số lượng là bao nhiêu?
Thời điểm tập trung hàng thường sẽ là trước thời điểm xuất hàng đi là 2 tuần hoặc tối đa 3 tuần. Trong thời gian đó, Cơng ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật sẽ tiến hành các thủ tục giấy tờ Hải quan có liên quan, chứng từ hoặc các văn bản theo yêu cầu các bên để làm thủ tục xuất khẩu sang Nhật Bản.
Số lượng sẽ dựa vào hợp đồng để sản xuất và tập trung so cho đủ số lượng với yêu cầu.
2.3.2.2 Bao gói và đóng gói hàng xuất khẩu
Vì sản phẩm có nguồn gốc từ thép và hầu hết là các linh kiện, thành phần trong các máy móc hoặc trong kỹ thuật xây dựng nên việc yêu cầu đóng gói để đảm bảo chất lượng sản phẩm là điều cần thiết.
Hàng hóa, sản phẩm chủ yếu là các thanh thép mỏng dạng sợi, hoặc các khung thép cỡ nhỏ và vừa. Vì vậy yêu cầu về bao bì phải là thùng cacton, có dán tem ghi rõ tên cơng ty xuất khẩu, tên cơng ty nhập khẩu, kích cỡ, khối lượng, địa chỉ người nhận.
Số lượng bao bì đóng gói sẽ được làm dựa trên số lượng hàng hóa được sản xuất ra, theo khối lượng và chi tiết về kích cỡ, khối lượng sản phẩm.
Nguồn và cách thức bao bì sẽ do Cơng ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật liên hệ với nhà cung cấp bao bì. Người phụ trách sẽ liên lạc, đưa ra yêu cầu về bao bì sau khi đã tiến hành khảo sát sản phẩm để tiến hành sản xuất.
2.3.2.3 Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu
Những thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như : Tên người nhận, tên người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyển hàng, số hiệu kiện hàng.
•Những thơng tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa như : Tên nước và tên địa chỉ hàng đến, tên nước và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải, tên tàu, số hiệu chuyến đi.
•Những thơng tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa như : Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép chồng lên nhau, hướng xếp hàng hóa, khơng được móc…
• Mã số mã vạch của hàng hóa…
Đây là những thơng tin mà Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật sẽ có trách nhiệm phải hồn thành và gửi cho nhà sản xuất bao bì để thực hiện.
2.3.2.4 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Cơng ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật sẽ hợp tác với bên kiểm tra chất lượng của nhà sản xuất để kiểm tra chất lượng hàng hóa ở phía đầu Việt Nam bao gồm:
- Kiểm tra về chất lượng - Kiểm tra về số lượng
- Tiến hành kiểm tra kiểm dịch
Sau đó sẽ chuyển qua những bên có pháp lý và thẩm quyền tham gia vào những cơng việc bắt buộc kiểm tra trước khi xuất hàng ra nước ngoài.