CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên
3.2.1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH mộtthành viên Niềm tin Việt Nhật thành viên Niềm tin Việt Nhật
Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa từ sản xuất, mua bán các sản phẩm gia công từ thép nhằm phục vụ cho việc xuất khẩu sang Nhật Bản, ứng dụng và chuyển giao công nghệ, tư vấn đầu tư kinh doanh, tìm thị trường thương mại cho cơng ty sản xuất sản phẩm máy móc cơng nghiệp ở các khu công nghiệp, nhập khẩu các mặt hàng chăm sóc sức khỏe từ Nhật Bản và bán ra thị trường Hà Nội.
Công ty luôn nỗ lực mang lại những mối hợp tác làm việc hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tìm thị trường kinh doanh tại Việt Nam và ln giữ uy tín với hợp đồng xuất khẩu sản phẩm từ thép sang thị trường Nhật Bản cho việc sản xuất tại thị trường Nhật Bản. Bên cạnh đó là hỗ trợ các doanh nghiệp tìm đầu ra và đầu vào cho sản phẩm cũng như tìm nhà sản xuất với giá cả cạnh tranh cho các doanh nghiệp nhằm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp và các bên tham gia.
Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh được thể hiện qua bảng sau :
Bảng 1 : Phân tích chung kết quả hoạt động kinh doanh
(Đơn vị :VND)
STT Chỉ tiêu 2013 2014 2015
1 Giá trị sản xuất 429503139 6748512308 4475807771 2 Doanh thu thuần 752860556 9580717051 6294269811
3 Nộp ngân sách 0 0 120738000
4 Lợi nhuận 666190906 670951275 373827260
Nhận xét :
Trong năm thứ hai sau khi thành lập, hoạt động kinh doanh của cơng ty cịn rất nhỏ, nhưng đến năm 2014 trở đi bắt đầu phát triển mạnh. Hoạt động xuất khẩu được đấy mạnh, sản lượng đáp ứng cho nhu cầu xuấ khẩu sang thị trường Nhật Bản được tăng cao.Tuy nhiên, năm 2014 vẫn nắm được sự khởi sắc hơn năm 2015. Cịn trong năm 2016, do một năm tài chính chưa kết thúc (tháng 3) chưa thực hiện xong nên chưa có số liệu cụ thể.
Nhưng qua đây ta có thể thấy được những điểm sau :
Giá trị sản xuất tăng mạnh trong từng năm, nhất là từ năm 2013 sang 2014. Doanh thu của công ty bị sụt giảm trong năm 2015 do phải nộp ngân sách nhưng nhìn chung là bị sụt giảm so với hai năm trước.
3.2.2 Hoạt động xuất khẩu mặt hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuấtkhẩu của Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật khẩu của Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật
Đây là hoạt động then chốt mang lại lợi nhuận chính cho cơng ty. Với xưởng sản xuất đã hoạt động hợp tác lâu dài với công ty đã giúp công ty thực hiện các chuyến hàng xuất khẩu sang Nhật Bản hàng tháng.
Cơng việc này địi hỏi sự hợp tác từ hai bên để đều có thể đạt được hiệu quả nhất về chất lượng và thời gian làm việc của hai bên.
Bên mua sẽ liên lạc qua email với bên công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật, sau đó, cơng ty có trách nhiệm đặt hàng với xưởng sản xuất và tham gia kiểm tra chất lượng hàng hóa của sản phẩm ban đầu trước khi xuất khẩu sang Nhật Bản và báo cáo kết quả sản xuất cho bên mua đồng thời bên mua cũng sẽ cung cấp các thông tin về việc nhận hàng, thông số kỹ thuật, các sự cố hoặc sự thay đổi trong việc sản xuất gia công sản phẩm.
Bên công ty Niềm tin Việt Nhật sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bên Nhật Bản trong việc hoàn tất giấy tờ bắt buộc để hoàn thành các yêu cầu mà công ty giao nhận vận chuyển hoặc Forwarder yêu cầu để hỗ trợ xuất nhập khẩu cho các bên.
Mặt hàng xuất khẩu chính của cơng ty
Các sản phẩm liên quan đến hoạt động xây dựng được làm từ thép.
Chủ yếu là các sợi thép, các móc kết nối bộ phận bằng thép được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng.
3.2.3 Hoạt động xuất khẩu mặt hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thépxuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viên Niềm xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật
Thị trường chính là Nhật Bản. Vì các hợp đồng gia cơng đến từ Nhật Bản. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp Nhật Bản bắt đầu tìm kiếm thêm các thị trường có thể sản xuất đinh ốc, nguyên liệu cho việc xây dựng nên Công ty nhận được sự yêu cầu tư vấn tìm kiếm đối tác sản xuất cho các doanh nghiệp Nhật Bản.
Nhật Bản là một đất nước được biết đến với trình độ cơng nghệ cao. Các cơng trình xây dựng cũng rất phát triển. Do đó, sản phẩm xuất khẩu chính của cơng ty là sản phẩm thép sang thị trường Nhật Bản.
Sau đây là bảng số liệu thống kê về tình hình xuất khẩu sản phẩm thanh sợi thép sang Nhật Bản
Bảng 2 : Sản lượng xuất khẩu sợi thép sang Nhật Bản trong ba năm từ 2014-2016 (G/W : KGS) Tháng 2014 2015 2016 1 24800 22144.09 23051.8 2 9546 11347.84 2449.1 3 23550 12095.4 10496.2 4 27227 18389.25 33004.6 5 1955 0 13551 6 25315.5 23709.8 1447.4 7 18728 0 22909.8 8 22881.5 0 6112.8 9 11258 23833.2 0 10 23237.95 0 27881.5 11 0 19942.5 19780.9 12 25807 40 28010.5 Tổng 214305.95 131502.08 188695.60
Nhận xét :
Cụ thể từ bảng số liệu ta có thể thấy, năm 2014 là năm có sản lượng xuất khẩu cao nhất trong các năm. So sánh với bảng phân tích tình hình hoạt động kinh doanh Ta có thể nhận ra được điểm tương đồng giữa các bảng, và đều thể hiện rằng năm 2014 là năm hoạt động mạnh nhất của cơng ty.
Nhìn chung thì sản lượng tăng qua các năm, nhưng năm 2014 là năm có sự xuất khẩu mạnh mẽ nhất.
Tuy nhiên, sản lượng là lớn nhất trong năm 2014 nhưng giá trị kim ngạch thì năm 2016 lại là cao nhất, nguyên do được lý giải là giá trị tăng cao hơn nên tuy là sản lượng thấp hơn năm 2014 nhưng giá trị kim ngạch của năm 2016 lại là cao nhất.
Bảng Kim ngạch xuất khẩu sau đây sẽ thể hiện điều này.
Bảng 3 : Kim ngạch xuất khẩu sản phẩm sợi thép sang Nhật Bản (USD)
Tháng 2014 2015 2016 1 38724 40051.9 41307.05 2 15187 17739.3 4755.8 3 37806 22932 20792.6 4 42497 29183.25 55477.85 5 6465 0 27579 6 39736 36097.9 5468.8 7 24569.88 0 31554.9 8 35473.2 0 10024 9 15228 42446.15 0 10 33833.7 0 55224.6 11 0 41379.9 37557.75 12 46742 1190 51503.75 Tổng 336261.78 231020.4 341246.1
(Nguồn : Báo cáo tài chính của cơng ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật)
Qua bảng số liệu trên có thể thấy được sự thay đổi về cả khối lượng cũng như kim ngạch sang thị trường Nhật Bản. Thực ra thì việc hợp tác giữa hai bên là do hợp đồng đã được ký kết lâu dài nên doanh nghiệp chỉ yêu cầu nhà xưởng sản xuất khi
Ta có thể thầy năm 2015 thì khối lượng xuất cũng như kim ngạch xuất bị sụt giảm hơn so với năm 2014 nhưng cũng không đáng kể, đến năm 2016 thì lại tăng lên về cả khối lượng và kim ngạch xuất đi.
Qua đây có thể nhận biết được doanh nghiệp Nhật Bản và cơng ty Niềm tin Việt Nhật có mối quan hệ lâu dài và khá bền vững qua nhiều năm cùng nhau hợp tác và phát triển.
Thị trường của sản phẩm thép mà công ty TNHH một thành viên hỗ trợ xuất khẩu trực tiếp là thị trường Nhật Bản cho nên khơng có sự so sánh giữa các thị trường. Tuy nhiên, hiện tại công ty đang hỗ trợ nhà xưởng sản xuất mà cơng ty hợp tác tìm kiếm thêm các thị trường khác để hỗ trợ sự phát triển của cả nhà xưởng sản xuất mà công ty hợp tác cũng nhưu đem về lợi nhuận cho cơng ty.
Bởi vì cơng ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật hỗ trợ cho nhiều công ty Việt Nam và doanh nghiệp Nhật Bản cho nên hoạt động xuất nhập khẩu sau đó là do hai bên (mà cơng ty TNHH một thành viên hỗ trợ tìm kiếm hợp tác) sẽ tự thỏa thuận với nhau. Tuy nhiên, khi có các vấn đề về hợp đồng xảy ra giữa các bên thì cơng ty TNHH một thành viên Việt Nhật vẫn là công ty đại diện đứng ra hỗ trợ giải quyết.
3.3 Thực trạng Quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc ngun liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.
Qua quá trình thực tập và làm việc tại Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật, em đã tổng hợp và tham khảo các hợp đồng cũng như đi tham quan thực tế và rút ra được cơng tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc ngun liệu từ thép xuất khẩu sang Nhật Bản bao gồm bốn bước như đã được nêu khái quát trong phần lý thuyết về quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc ngun liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản.
3.3.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép sang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.
Bảng 4 : Bảng đánh giá khái quát công việc trong bước lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng
ST T
Cơng
việc Đánh giá hiệu quả công việc
1
Chuẩn bị lập
kế hoạch
Việc này được nhân viên thực hiện chính cho hợp đồng sẽ thực hiện, đồng thời được các đồng nghiệp hỗ trợ phân tích, tìm hiểu thông tin cũng như đánh giá các nguồn lực để có thể đưa ra được hiệu quả trong lúc tiến hành lập kế hoạch.
Nhờ sự phối hợp giữa các thành viên trong công ty mà công việc chuẩn bị này được diễn ra khá nhanh chóng.
2
Tiến hành lập kế hoạch
Sau khi làm xong việc chuẩn bị sẽ bắt tay vào lập kế hoạch chi tiết cho hợp đồng thực hiện công việc.
Nếu việc chuẩn bị được diễn ra thuận lợi và hiệu quả cao thì việc tiến hành lập kế hoạch sẽ được diễn ra nhanh chóng hơn.
3
Trình duyệt
kế hoạch
Cơng việc này sẽ được giám đốc trực tiếp đưa ra ý kiến và đưa ra đóng góp, bổ sung cho kế hoạch được đưa ra.
3.3.1.1 Chuẩn bị lập kế hoạch
Những công việc sau đây đều được nhà quản lý đưa ra một cách chi tiết, lựa chọn người thực hiện phù hợp cho hợp đồng. Với mỗi hợp đồng, nhà quản lý sẽ lưu ý về hiệu quả làm việc trên tất cả các phương diện, sau đó rút kinh nghiệm và sẽ đưa ra lời khuyên, hướng dẫn cũng như phê bình nếu có cho nhân viên thực hiện cơng việc đó. Bên cạnh đó, trường phịng kinh doanh là người song song giám sát các cơng việc đó, để có thể giúp đỡ, thay đổi cũng như hỗ trợ khi cần cho nhân viên. Sau khi có sự bàn bạc về hợp đồng, nhân viên phụ trách hợp đồng sẽ bắt đầu chuẩn bị cho kế hoạch. Trong giai đoạn này sẽ tiến hành thu thập thông tin doanh nghiệp sản xuất thép có đủ khả năng, nguồn hàng như thế nào, các yếu tố bắt buộc
do đối tác yêu cầu, các nguồn lực.
Do hợp tác với doanh nghiệp Nhật Bản nên việc chuẩn bị càng phải được chuẩn bị kỹ càng hơn do thói quen và ngun tắc trong cơng việc của người Nhật rất khắt khe.
Công việc này thường yêu cầu phải làm trong ít hơn một tuần sau khi bàn bạc về hợp đồng để có thể triển khai liên lạc với nhà sản xuất hoặc nhà cung ứng, làm việc với họ để yêu cầu đưa ra khả năng về sản xuất, cung ứng cũng như thời gian và địa điểm giao hàng.
Cơng việc này có thể coi là nhanh chóng tuy nhiên cũng cần phải chính xác để có thể đem lại hiệu quả cao.
Tuy nhiên vấn đề xảy ra ở đây rằng, khi đối tác mới chỉ đưa ra yêu cầu mà chưa ký kết hợp đồng, nhân viên phụ trách sẽ phải xem xét xem liệu hợp đồng này có thể thực hiện nhanh chóng hay khơng, liệu nhà sản xuất, cung ứng lâu năm có đáp ứng được khơng, hay phải đi tìm thêm những nhà sản xuất, cung ứng mới để có biện pháp trả lời với đối tác và thỏa thuận thời gian trước, tránh việc phải đền bù hợp đồng gây thiệt hại cho cơng ty.
Sau đó phải có những biện pháp thực hiện để tiết kiệm thời gian nhất và tránh gây bất lợi cho công ty.
Sau đây là bảng thời gian hoàn thành khâu chuẩn bị kế hoạch hợp đồng qua các năm của Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nam. Qua đây ta có thể thấy được hiệu quả làm việc được nâng lên rõ rệt. Đây cũng là kết quả nhận được khi công việc được quản lý một cách hiệu quả, nhà quản trị đã tìm hiểu cũng như hoàn thiện khâu chuẩn bị kế hoạch hơn khiến cho cơng việc diễn ra nhanh chóng hơn. Thơng qua việc học hỏi từ kinh nghiệm, thực tế, nhà quản trị của công ty giúp cho công việc diễn ra hiệu quả hơn.
Bảng 5: Thời gian chuẩn bị kế hoạch qua các năm (sau khi đã ký hợp đồng)
Chỉ tiêu 2014 2015 2016
Tìm nhà cung cấp 2 đến 4 ngày 2 đến 4 ngày 2 đến 3 ngày Đàm phán về giá 1 đến 2 ngày 1 đến 2 ngày 1 đến 2 ngày Chuẩn bị về thơng tin hàng
hóa theo như hợp đồng
Theo như bảng số liệu ta có thể thấy hiệu quả chuẩn bị kế hoạch đã được nâng cao hơn từng năm.
Những hợp đồng thời kỳ bắt đầu của công ty thường mất một chút thời gian hơn vì thời gian đó chưa có nhà cung cấp quen thuộc, và cơng ty vẫn cịn đi tìm nhà cung cấp đạt yêu cầu các hợp đồng của mình. Do đó giai đoạn đầu thường mất thời gian nhiều hơn. Trong thời gian tìm hiểu nhà cung cấp thường làm luôn động tác đàm phán về giá, do đó thời gian cũng giảm bớt khi ghép chung hai hoạt động này với nhau.
Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có những hợp đồng khiến cơng ty khơng thể ký kết được.
Ví dụ như hợp đồng mới nhất của cơng ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật không thể ký hợp đồng cung cấp sản phẩm cho công ty của Nhật ở Yokohama. Lí do vì u cầu kỹ thuật của sản phẩm đinh ốc mà công ty Nhật yêu cầu khá cao, công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật đã bỏ ra khá nhiều thời gian để đi tìm hiểu, gặp gỡ các nhà sản xuất trong nước, liên lạc với các nhà sản xuất ở Trung Quốc nhưng vẫn khơng tìm được nhà cung cấp đạt u cầu. Vì một số lí do sau đây :
+ Kĩ thuật khá cao => nhà sản xuất trong nước khơng có đủ trang thiết bị máy móc phù hợp để sản xuất.
+ Các nhà sản xuất trong nước không thể bỏ ra số vốn đầu tư lớn chỉ vì một lơ hàng vì quy mơ sản xuất khơng đủ lớn.
+ Các nhà sản xuất phía Trung Quốc có thể cung cấp nhưng giá thành lại quá cao, bên cạnh đó là việc liên lạc trao đổi không thực sự hiểu nhau do khác nhau về ngôn ngữ. Như thế chi phí mà cơng ty Nhật và cơng ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật bỏ ra đều lớn hơn so với việc phía cơng ty Nhật Bản tự đi tìm một nhà cung cấp khác.
3.3.1.2 Tiến hành lập kế hoạch
Sau khi đã chuẩn bị kỹ càng cho kế hoạch, các nhân viên sẽ tập trung thống nhất ý kiến sau đó lập kế hoạch sau khi đã ký kết hợp đồng. Khi này, dựa vào những điều khoản hoặc yêu cầu của đơn hàng mà phải thiết kế các hoạt động sao cho đạt
hiệu quả.
Đầu tiên phải xem xét hợp đồng, có thể có những trường hợp sau :
Thứ nhất, hợp đồng có thể thực hiện được ngay, có mẫu mã của đối tác Nhật Bản, nhà sản xuất quen biết của Công ty ở khu vực phường Vĩnh Tuy-Hà Nội có thể sản xuất được, khi này sẽ tiến hành làm việc với nhà sản xuất để đưa ra các yêu cầu cũng như nội dung sản xuất và đi đến ký kết hợp đồng.
Thứ hai, hợp đồng này có những điều khoản hoặc những yêu cầu khắt khe hơn đối với thiết kế, hoặc yêu cầu về nguyên liệu bằng thép khắt khe hơn. Với những hợp đồng này, sẽ mất thời gian tìm hiểu thơng tin, kiểm tra nhà sản xuất nào có thể