3.3. Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng
3.3.3. Khâu điều hành và giám sát giao hàng
Theo kết quả điều tra phỏng vấn thì 20% ý kiến cho rằng đây là khâu khó thực hiện và 60% nhận định khâu này hoạt động kém hơn khâu tổ chức giao hàng và chỉ có 20% đánh giá khâu này thực hiện đạt ở mức khá, mức điểm của khâu này thấp nhất chỉ có 3.0 mà thơi. Có thể nói, khâu điều hành giám sát của cơng ty cịn hoạt động chưa tốt vì hoạt động này chiếm rất nhiều nguồn lực trong khi cơng ty cịn hạn chế về vốn và cơ sở vật chất kỹ thuật. Các cá nhân cho biết công ty mới chỉ họp giao ban hàng tháng để đánh giá về tình hình thực hiện cơng việc chứ chưa đưa ra được những tiêu chuẩn giám sát cụ thể hay chỉ thi thoảng tiến hành thăm dò các ý kiến của các nhân viên và thu nhận ý kiến điều chỉnh .Chính vì vậy,việc đánh giá hiệu quả hoạt đơng chưa chính xác, dẫn tới những hoạt động điều chỉnh được tiến hành không kịp thời đầy đủ.
a ,Nội dung giám sát
Khối lượng, chất lượng hàng hóa :
Khâu này được đánh giá cao với mức điểm rất cao là 4.4, vì cơng tác kiểm tra, kiểm đếm hàng hóa của nhân viên cơng ty khi nhận từ người gửi được thực hiện hết sức tập trung và chú ý vì ban quản trị ln quan tâm và nhắc nhở nhân viên khi thực hiện khâu này.
Chỉ định tàu cảng :
Công ty thuê cả tàu chợ và tàu chuyến tùy theo đặc điểm của từng lô hàng, công việc này được thực hiện rất tốt với mức điểm trung bình là 3.5 vì mặc dù cơng ty có mối quan hệ tốt với các hãng tàu nhưng việc liên lạc với hãng tàu đơi khi cịn gặp trục trặc (đối với tàu chợ) do việc truyền tải thông tin với hãng tàu đôi khi bị lỗi.
Lịch giao hàng :
Theo kết quả điều tra thì kết quả hồn thành của hoạt động này đạt mức điểm là 3.8, thể hiện cơng ty hồn thành cơng việc khá, tuy nhiên mức điểm đó cũng đã chứng tỏ cũng có sai sót ngun nhân là do cơng ty lên lịch trình giao hàng, và đã thơng báo việc giao hàng cho khách nhưng vì một số lý do do thời tiết,từ đại lý bên nước ngoài mà thay đổi thời gian hoặc địa điểm giao hàng ,bên tàu và đại lý không kịp thông báo cho công ty và do đó cơng ty khơng kịp thơng báo lại cho bên nhận hàng .
Cước phí và thanh tốn tiền cước :
Khâu này đạt mức điểm trung bình là 4.2 cơng ty đã hồn thành tốt cơng việc tính cước và thanh tốn cho các bên liên quan vì cơng ty có đội ngũ riêng phụ trách việc cập nhật thơng tin về cước phí, tỷ giá đồng tiền trên thị trường nên thuận lợi cho việc tính cước và thanh tốn.
b/Nội dung điều hành
Sự thay đổi về số lượng và chất lượng hàng hóa so với hợp đồng
Mức điểm cho hoạt động này là 4.3, cơng ty đã hồn thành tốt vì như đã nói ở các mục trên nhà quản trị của công ty rất quan tâm đến hoạt động nhận hàng từ người gửi nên khi có sai sót xảy ra thì nhân viên trực tiếp giám sát thơng báo về cho cơng ty từ đó tránh tổn thất xảy ra.
Lịch giao hàng :
Theo đánh giá của các nhân viên cơng ty thì hoạt động này được đánh giá khá tốt với mức điểm trung bình là 4.2 lý do là do người bán muốn thay đổi lịch giao hàng do: chưa chuẩn bị kịp hàng, ùn tắc ở cảng, ...được ghi trong hợp đồng mua bán và đồng thời khi điều này xảy ra công ty thông báo ngay cho các bên liên quan.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn
Hợp đồng vận tải :
Với 4.2 là mức đỉểm đánh giá, công ty đã điều hành khá tốt khâu này do cơng ty có mối quan hệ tốt với các đại lý vận tải tạo điều kiện trong việc ký kết hợp đồng, cơng ty có đơi ngũ nhân viên giám sát luôn chú ý trong viêc bốc xếp hàng hóa lên tàu.
Hợp đồng bảo hiểm
Vì là cơng ty giao nhận nên tùy trường hợp và yêu cầu của khách hàng mà công ty mua bảo hiểm cho hàng hóa, 4.3 là mức độ hồn thành của cơng ty, cơng ty đã hồn thành rất tốt vì khi cơng ty ký hợp đồng bảo hiểm nhân viên phụ trách đã thơng báo, thực hiện, hồn thành tốt các thủ tục cần thiết với công ty bảo hiểm, và khi ký kết cũng như khi xảy ra tổn thất đối với hàng hóa.
Giải quyết khiếu nại và giải quyết tranh chấp
Do công ty là công ty giao nhận nên công ty chỉ tham gia hỗ trợ khách hàng với tư cách là bên thứ 3 của mình khi xảy ra tranh chấp, cơng ty đã hoàn thành rất tốt hoạt động này với mức điểm đánh giá là 4.4 vì khi xảy ra tranh chấp cơng ty ln hết mình giúp đỡ khách hàng các việc như thu thập các thông tin, chứng từ liên quan, cùng khách hàng thảo luận đưa ra phương án tốt ưu nhất.
Trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu công ty cũng đã đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá hiệu qủa của giao hàng xuất khẩu, thông qua kết quả điều tra phỏng vấn ta có được những kết quả đánh giá sau:
+Giao hàng chính xác, an tồn
Tiêu chuẩn này được đánh giá cao nhất, với 40 % cho rằng nó rất quan trọng và 60% cịn lại đánh giá là quan trọng, mức đánh giá với tiêu chuẩn này là cao nhất 3.4 vì đây chính là tiêu chuẩn giúp khách hàng ln an tâm về hàng hóa họ gửi.
+ Tiêu chuẩn giao hàng đúng hạn:
Với 100% ý kiến là quan trọng, vì việc hồn thành thời hạn giao hàng theo đúng hợp đồng mua bán ngoại thương giúp công ty và cả người ủy thác giữ được uy tín của mình.
+ Đảm bảo chi phí thấp nhất cho khách hàng
60% cho rằng đây là yếu tố quan trọng vì nó giúp cơng ty có thể cạnh tranh trên thị trường giao nhận, trong khi đó 40% cịn lại lại cho rằng đây khơng phải là tiêu chuẩn quan trọng vì họ đề cao yếu tố chất lượng dịch vụ giao hàng hóa cho khách hàng .