3.3. Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng
3.3.2. Khâu tổ chức giao hàng
Theo kết quả điều tra khâu tổ chức giao hàng được đánh giá tốt nhất trong 2 khâu. Với 40% cho rằng đã thực hiện tốt ở khâu này ,40% nhận xét ở mức trung bình và chỉ có 20% cho rằng cơng ty đã gặp khó khăn trong thời gian qua, mức điểm trung bình của khâu này được đánh giá cao nhất là 3.2. Đây là khâu khó khăn nhất nhưng cũng là khâu thực hiện tốt nhất, cần đầu tư rất nhiều nguồn lực cả vốn và nguồn nhân lực .Tuy nhiên cơng ty vẫn hồn thành tốt là do cơng ty là một trong những công ty con của của công ty cổ phần Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương có bề dày lich sử về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đồng thời cơng ty có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm quản lý, trình độ nghiệp vụ cao, chuyên nghiệp .
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn
a ,Đối với hàng hóa xuất khẩu phải ( khơng phải ) lưu kho, lưu bãi :
Nhận hàng từ người gửi :
+ Khâu nhận hàng được đánh giá ở mức trung bình khá là 3.4 và với 100% ý kiến đánh giá là chưa thực sự tốt, đơi khi cịn đến nhận hàng chậm để khách hàng phải chờ, thậm chí thất hẹn với khách. Nguyên nhân là do công ty bị hạn chế về nguồn vốn dẫn đến việc cơng ty khơng có được phương tiện vận tải cho riêng mình mà phải đi thuê từ các doanh nghiệp vận tải nội địa. Do đó cơng ty sẽ bị động về phương tiện vận tải và hạn chế về kho bãi. Mặt khác còn một nguyên nhân khách quan nữa là do điều kiện giao thông của nước ta không được thuận lợi dẫn đến việc đến nhận hàng chậm của công ty.
+ Kiểm tra, bao gói hàng hóa được đánh giá rất tốt với 100% ý kiến đồng ý vì cơng ty thực sự quan tâm đến khâu này vì đây là bước đầu tiên của tồn quy trình, kết quả của hoạt động này ảnh hưởng đến uy tín và lợi nhuận của cơng ty .
Khâu ký hợp đồng lưu kho, lưu bãi ,giao hàng cho cảng (với những hàng hóa phải lưu kho bãi ở cảng )
+ Cảng là nơi hàng hóa tập trung chịu trách nhiệm bảo quản và bốc xếp hàng hóa xuất nhập khẩu khi doanh nghiệp có yêu cầu. Theo kết quả điều tra 80% nhận xét rằng cảng đã tạo điều kiện cho công ty trong việc nhận hàng từ người gửi cho vào nhập kho của cảng đó là nhờ cơng ty có mối quan hệ lâu năm, có cơ sở của mình đặt tại cảng nên khi cơng ty ít khi nào gặp khó khăn khi có hàng cần lưu kho lưu bãi. 20% còn lại nhận xét hoạt động đơi khi cịn chậm trễ trong việc nhập kho cảng, lý do chính ở đây là do trong thời gian mùa vụ của dịch vụ giao nhận hàng thì việc các kho ở cảng khơng đủ chỗ tiếp nhận thêm hàng là điều không thể tránh khỏi vì việc đầu tư cho các kho bãi các cảng ở nước ta vẫn còn hạn chế.
+Bốc xếp hàng hóa vào kho của cảng:
90% ý kiến đánh giá việc bốc dỡ, xếp hàng hóa vào kho của cảng được thực hiện chơn tru vì mặc dù cơng việc bốc xếp là do công nhân của cảng làm nhưng công ty ln có đội ngũ nhân viên kiểm tra giám sát trực tiếp. 10% cịn lại đánh giá chưa thực sự tơt là do đơi khi hàng hóa cho vào nhập kho quá nhiều vượt quá mức độ nên đội ngũ nhân viên bốc dỡ của cảng không thể đẩy nhanh tiến độ theo đúng kế hoạch.
Khâu làm thủ tục hải quan:
+ Khai và nộp tờ khai hải quan:
Kết quả điều tra cho thấy Chỉ có 60% cho rằng được tiến hành tốt trong giai đoạn vừa qua ,khơng có những rắc rối lớn phát sinh trong vấn đề này do cơng ty có uy tín với cơ quan hải quan, chấp hành đúng những quy định pháp luật nên được tạo điều kiện thực hiện thủ tục thơng quan nhanh chóng. Tuy nhiên vẫn có 40% đánh giá hoạt động này chưa thực sự hiệu quả lý do là cơng ty chưa có đội ngũ nhân thực sự giỏi và thành thạo trong việc khai báo hải quan nên còn nhiều lần khai sai, nhiều khi có trường hợp cơng ty phải nhờ đến đại lý kinh doanh dịch vụ khai báo hải quan.
+ Xuất trình hàng hóa, nộp thuế:
100% ý kiến cho rằng việc xuất trình hàng hóa hồn thành rất tốt vì hàng hóa của công ty nhận giao hàng đều theo đúng pháp luật, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan nên việc kiểm tra hàng hóa, nộp thuế được thực hiện chơn tru.
Cơng tác hồn thiện bộ chứng từ:
-Là khâu cũng được đánh giá tương đối tốt với mức độ 3.6 điểm, 60% cho rằng khâu này được thực hiện thuận lợi do nhân viên công ty có nhiều kinh nghiệm nhưng vẫn có 40% đánh giá khâu này ở mức độ trung bình do có rất nhiều ngun nhân gây phát sinh những sai sót trong quá trình thực hiện như: khách hàng gửi chứng từ chậm, cán bộ hải quan chậm trễ trong việc kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hóa,...
- Bộ chứng từ của giao hàng đường biển gồm các chứng từ chủ yếu:
Vận đơn đường biển, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết hàng hóa, sơ đồ xếp hàng, giấy chứng nhận xuất xứ, tờ khai hải quan, giấy gửi hàng (booking note). Tuy nhiên theo kết quả điều tra 80% ý kiến cho rằng công ty thường gặp khó khăn khi hồn thành các chứng từ:
+ Tờ khai hải quan: vì cơng ty chưa có đội ngũ nhân viên thực sự giỏi về công tác này nên công ty thường hay mắc lỗi và phải thường xuyên thuê đại lý kinh doanh dịch vụ làm thủ tục hải quan nên cơng ty bị động về thời gian hồn thành chứng từ ảnh hưởng đến việc hoàn thiện các chứng từ khác.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn
+Giấy gửi hàng: vì khi cơng ty gửi booking cho đại diên hãng tàu nhưng hãng tàu không ký nhận ngay, gửi lai chậm ảnh hưởng đến hoàn thiện các chứng từ khác
+Giấy chứng nhận xuất xứ: do việc làm C/O mất rất nhiều thời gian do thủ tục phức tạp.
Còn lại là các ý kiến trái ngược nhau của từng cá nhân nhưng nói chung đều đánh giá việc hoàn thành các chứng từ khác đều thực hiện tốt vì cơng ty đã ứng dụng cơng nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm tạo điều kiên giúp các nhân viên hoàn thành các chứng từ trong thời gian ngắn.
Khâu bố trí vận tải nội địa:
Là khâu được thực hiện kém nhất trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại cơng ty, 80% đánh giá việc bố trí xe nhận hàng của khách bị phụ thuộc quá nhiều vào các hãng vận tải nội địa, 1.8 là mức điểm dành cho khâu bố trí phương tiện vận tải nội địa .Đặc biệt vào giai đoạn mùa vụ của ngành giao nhận, tầm từ tháng 6 đến tháng 8 và các tháng cuối năm, công ty thường gặp khó khăn trong việc thuê phương tiện nhận và gom hàng từ kho của người gửi đến cảng hay đến kho của công ty. Đây là khâu rất dễ gây chậm trễ cho q trình giao nhận và gây khó chịu cho khách hàng. Ngun nhân chính của vấn đề này là do cơng ty hạn chế về vốn, khơng có phương tiện vận chuyển nội địa riêng mà phải đi thuê từ các công ty vận tải nên công ty luôn bị động trong việc vận chuyển hàng nội địa từ kho khách hàng đến kho của công ty, đến cảng.
Khâu bốc xếp hàng lên tàu:
Theo kết quả điều tra 100% ý kiến đề cho rằng khâu này được thực hiện rất tốt vì việc bốc xếp hàng lên tàu là do nhân viên của cảng làm nhưng cơng ty ln có đội ngũ nhân viên cùng với cán bộ hải quan kiểm tra giám sát nên hầu như là khơng có sai sót nghiêm trọng.
Hoạt động theo dõi biến động cước:
Theo kết quả điều tra phỏng vấn 100% ý kiến nhận định hoạt động theo dõi biến động cước được thực hiện thuận lợi với mức điểm trung bình cao nhất 4.4. Đây là thành cơng mà cơng ty đạt được do nhà quản trị đã thấy được tầm quan trọng của việc phải luôn theo dõi sự thay đổi của giá cước nên nhà quản trị ngay từ đầu đã lập ra một bộ phận ln có bộ phận đảm nhiệm chuyên trách công việc này nên thông
tin được cập nhật kịp thời chính xác, cơng ty rất ít gặp rắc rối trong vấn đề tính sai giá cước.
Khâu thanh tốn tiền hàng
Điểm trung bình cho khâu này là 4.0 được đánh giá là khâu hoàn thành khá tốt bởi lẽ công ty là bên thứ 3 nên mọi thủ tục, giấy tờ cần thiết đều được các bên cung cấp đầy đủ từ đó cơng ty chỉ cần tập hợp và xuất trình bộ chứng từ thanh tốn cho Ngân hàng và Thông báo cho bên mua về việc mở L/C và về việc giao hàng.
b/Đối với hàng hóa xuất khẩu bằng container
*Gửi hàng lẻ (LCL)
Quá trình gom hàng :
Được cơng ty hồn thành chưa thực sự tốt, 80% đánh giá tốt vì cơng ty có mối quan hệ tốt với các đại lý vận chuyển hàng nội địa nên không gặp phải vấn đề không thuê được phương tiện vận chuyển, công ty luôn luôn cố gắng tạo dựng uy tín bằng cách cố gắng khơng hủy bất cứ trường hợp nào dù cho chi phí thuê phương tiện vận chuyển lớn, lợi nhuận ít 20 % đánh giá khá, ngun nhân là do cơng ty khơng có phương tiện vận tải nội địa phải đi thuê, nhiều trường hợp các khách hàng ở quá xa, tại nhiều hướng so với cơng ty nên việc đi gom hàng gặp khó khăn, chậm trễ, chi phí th phương tiện vận chuyển nhiều.
Q trình giao hàng cho các đại lý CFS hoặc ICD :
Theo kết quả điểu tra thì 90% đánh giá ở mức tốt, 10% đánh giá ở mức khá, lý do phụ thuộc hoàn toàn vào khâu gom hàng, nếu gom hàng nhanh thì việc vận chuyển đến CFS hoặc ICD sẽ nhanh chóng, dễ dàng và ngược lại nếu cơng tác gom hàng gặp khó khăn ,trục trặc thì kết quả sẽ chậm và sẽ ảnh hưởng đến việc giao container đến CY trước thời gian quy định (closing time).
Mời đại diện hải quan để kiểm tra ,kiểm hóa ,giám sát việc đóng hàng vào container:
Khâu này được đánh giá tốt vì cơng ty hồn thành khâu này ít khi xảy ra những sai sót lớn do có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn
Thuê container ,phuơng tiện vận tải ,bốc hàng lên tàu
Đối với việc thuê container ,thuê đầu kéo kéo container về nơi của người sản xuất hoặc kho của công ty cho việc giao hàng xuất nguyên(FCL), các cá nhân được phỏng vấn cho ý kiến trái ngược, 20% cho rằng hoạt động chưa tốt lý do là công ty bị động phải đi thuê đầu kéo. Đây cũng là khó khăn chung cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận có quy mơ nhỏ.Tuy nhiên về vấn đề này 80% còn lại đánh giá việc thuê container, thuê đầu kéo đã được thực hiện khá tốt khi giao hàng cả container vì cơng ty có mối quan hệ tốt với cầu cảng, đại lý vận chuyển tạo điều kiện thuận lợi trong việc vận chuyển và bốc xếp hàng hóa lên tàu.
Giao container cho tàu tại CY
Khâu này cũng được đánh giá tốt vì khâu này phụ thuộc hồn tồn vào việc thuê đầu kéo kéo container rỗng đến nơi sản xuất, và sau đó chở hàng đến CY trước khi hết thời gian quy định (closing time ).