hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty cổ phần Tosy robotics
3.3.1. Công tác lập kế hoạch
Công ty rất coi trọng việc lập kế hoạch trong hoạt động quản trị quy trình nhập khẩu. Ngồi việc lập ra một kế hoạch xuất khẩu chung tổng thể cho năm và các kế hoạch xuất khẩu theo tháng và từng thị trường, đối với mỗi hợp đồng xuất khẩu, cơng ty ln u cầu phải có kế hoạch thực hiện cụ thể. Cơng ty hiện đang xuất khẩu sang thị trường Mỹ các mặt hàng chủ lực bao gồm : UFO, DiscoRobo, AFO, TOPIO. Các mặt hàng này được phân chia cho các nhân viên trong phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý. Theo quy định của công ty, nhân viên quản lý mặt hàng nào sẽ lập kế hoạch và chịu trách nhiệm thực hiện theo dõi q trình xuất khẩu hàng hóa đó. Kế hoạch được trình Giám đốc và trưởng phịng xét duyệt, chậm nhất là 3 ngày kể từ sau khi hợp đồng được kí kết. Quy trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng như sau: Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết, nhân viên chịu trách nhiệm về mặt hàng trong hợp đồng sẽ tiến hành thu thập thông tin và xem xét phân tích lại các yếu tố có ảnh hưởng đến q trình thực hiện hợp đồng như: các quy định, chính sách của Nhà nước; các quy định về hải quan về giấy phép, kiểm định chất lượng và giao nhận hàng hóa, nguồn lực hiện có của đối tác, nghiên cứu phân tích các nội dung của hợp đồng. Từ những yếu tố trên, nhân viên đó tiến hành lập kế hoạch bao gồm: các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện và phân bổ các nguồn lực cho các công việc cụ thể. Kế hoạch thực hiện hợp đồng XK của Tosy bao gồm: kế hoạch chuẩn bị hàng, kế hoạch kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán. Các đối tác Mỹ của Tosy là những khách hàng khó tính nên cơng ty tập trung nghiêm túc việc lập kế hoạch cụ thể và chi tiết để tránh sai sót.
a. Kế hoạch chuẩn bị hàng
Cơng ty Tosy lập kế hoạch chuẩn bị hàng khá cẩn thận và tỉ mỉ. Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu với các đối tác Mỹ, các bộ phận bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu. Các trưởng phòng sẽ lên bản kế hoạch chi tiết về nguồn hàng, nhà cung cấp, số lượng nguyên vật liệu nhập khẩu dựa trên nguồn lực hiện có của cơng ty. Trưởng bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm phân công cho các
nhân viên tìm kiếm và đánh giá, lựa chọn, lập danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy để thực hiện ký hợp đồng.
b. Kế hoạch kiểm tra hàng xuất khẩu
Sau khi lập kế hoạch chuẩn bị hàng, các bộ phận phòng Sản xuất & Cung ứng sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm tra hàng. Việc lập kế hoạch này được thực hiện chi tiết và cẩn trọng, bao gồm kế hoạch kiểm tra chất lượng nguồn hàng, số lượng, quy cách, bao bì đóng gói…
c. Kế hoạch th phương tiện vận tải
Việc lập kế hoạch thuê phương tiện vận tải được công ty Tosy giao cho bộ phận Kinh doanh 2 thực hiện. Trưởng phòng Kinh doanh 2 chỉ đạo nhân viên phác thảo và trình bày kế hoạch thuê phương tiện vận tải, bao gồm kế hoạch thuê hãng vận tải, thời điểm, chi phí thuê.
d. Kế hoạch làm thủ tục hải quan
Việc làm thủ tục hải quan của công ty do đại lý của công ty thuê để thực hiện nên các bộ phận không chịu trách nhiệm lập kế hoạch mà thay vào đó là cung cấp các giấy tờ và chứng từ cần thiết để bên đại lý làm việc với cơ quan hải quan.
e. Kế hoạch giao hàng
Kế hoạch giao hàng của công ty được giao cho bộ phận Kinh doanh thực hiện trên cơ sở các thông tin do các bộ phận khác cung cấp. Các nhân viên phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết các công việc giao hàng cho đối tác, bao gồm kế hoạch về thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng.
f. Kế hoạch thanh toán
Lập kế hoạch thanh tốn là khâu cuối cùng trong cơng tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu của cơng ty. Kế hoạch thanh tốn phải được thực hiện rõ ràng, tránh sai sót nên cơng việc này thường được cơng ty giao cho các nhân viên có tính cẩn thận và tỉ mỉ. Kế hoạch thanh tốn bao gồm kế hoạch về thời gian, địa điểm, phương thức và hình thức thanh tốn.
Sau khi các bản kế hoạch được thực hiện, người được giao lập kế hốch sẽ trình duyệt và bảo vệ trước Trưởng phịng và Ban Giám Đốc. Nếu kế hoạch được chỉnh sửa, bổ sung và phê duyệt, các bộ phận sẽ tiến hành đi vào giai đoạn thực hiện.
3.3.2. Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty Discorobo sang thị trường Mỹ của công ty
a. Xin giấy phép xuất khẩu
Công ty cổ phần Robotics Tosy sau hơn 13 năm thành lập đã trở nên vững mạnh, việc xin giấy phép xuất khẩu đã được thực hiện ngay từ thời gian đầu thành lập.
Với quá trình hiện đại hóa đất nước từ việc Việt Nam là thành viên của khối ASEAN, APEC và mới đây là gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO. các chính sách về thuế quan, thủ tục giấy phép thơng thống để đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong quá trình hội nhập của đất nước với thế giới. Cho nên hiện nay việc đơn giản hóa thủ tục giấy phép là vấn đề cấp bách cần được các cấp chính quyền đơn giản hóa nhằm khuyến khích các doanh nghiệp xuất khẩu và thu hút vốn đầu tư nước ngoài.
b. Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
* Lên kế hoạch sản xuất
Sau khi hợp đồng đã hoàn tất thủ tục, bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá và lên kế hoạch sản xuất. Căn cứ theo tốc độ dây chuyền sản xuất và thời hạn giao hàng, nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ lập bảng báo cáo đánh giá xem cần bao nhiêu chuyền sản xuất cho một lơ hàng đã ký hợp đồng. Từ đó sẽ gửi bản kế hoạch sản xuất xuống các xí nghiệp, lãnh đạo xí nghiệp tự phân cơng sản xuất.
* Nhập nguyên phụ liệu, kiểm tra, chuẩn bị sản xuất
Các thị trường ở nước ngoài rất đa dạng, năng động và có sự cạnh tranh đến mức nếu như nhà sản xuất ở các nước đang phat triển khơng có kế hoạch và khơng có sự chuẩn bị thì khơng có cơ hội thâm nhập. Cần tn thủ và thực hiện đúng những điều kiện trong hợp đồng thương mại về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện khác. Để làm tốt điều này trước tiên phải tổ chức tốt hệ thống thu mua nguyên liệu đúng quy cách phẩm chất và đáp ứng đúng thời hạn giao hàng phục vụ cho xuất khẩu.
Sau khi nguyên phụ liệu tập kết tại kho, được mua đúng số lượng và KCS kiểm tra chất lượng, sẽ được chuyển vào xưởng để thực hiện công đoạn sản xuất sản phẩm theo đúng hợp đồng.
* Triển khai sản xuất, theo dõi
Sản phẩm cần phải xắp xếp theo đúng quy cách mẫu mã, loại hàng sau đó đóng gói ghi tên sản phẩm, nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản sản phẩm, sử dụng, mã số, mã vạch. Công ty tuân thủ rất chặt chẽ những quy định về kiểm tra từng công đoạn đầu đến khi ra thành phẩm, theo dõi tiến độ may hàng ngày và chất lượng sản phẩm. trong quá trình chế tạo và xem xét coi có đạt hiệu quả hay chưa. Vì thế các sản phẩm của Cơng ty đã tạo dựng được uy tín và vị thế trong khách hàng.
* Đóng gói và nhập kho
Khâu tiếp theo là Cơng ty chịu trách nhiệm đóng gói bao bì hàng hóa cũng như nhãn hiệu sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng đưa ra. Trong bn bán quốc tế, khâu đóng gói và bao bì cẩn thận trong q trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy địi hỏi cơng ty phải kiểm tra cơng đoạn này một cách kỹ lưỡng phù hợp với tính chất hàng hóa, điều kiện vận chuyển, phù hợp quy định của bên đối tác.
c. Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Khi sản phẩm đã hồn tất đóng thùng, nhà máy thơng báo cho khách hàng kiểm tra. Nếu hàng đạt yêu cầu và thơng số kỹ thuật và chất lượng thì xuất hàng. Ngược lại, nếu chưa thì khách hàng yêu cầu nhà máy chỉnh sửa lại cho phù hợp. Khi chỉnh sửa xong báo lại cho khách hàng đến kiểm tra và cuối cùng là nhập kho thành phẩm chờ xuất.
Khách hàng thông báo lịch xuất hàng, đơn vị sản xuất cung cấp phiếu đóng gói(P/L, thơng số..) cho nhân viên phịng XNK của Cơng ty để lập bộ chứng từ xuất khẩu.
d. Thuê tàu, lưu cước
Công ty cổ phẩn Tosy thường thực hiện hợp đồng xuất khẩu robot sang thị trường Mỹ theo điều kiện CIF nên công ty sẽ chịu trách nhiệm trong việc thuê phương tiện vận tải, cụ thể là vận tải biển.
Khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, ngay lập tức, công ty sẽ lên kế hoạch giao hàng để đáp ứng mốc thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng. Trong buôn bán quốc tế, ngồi việc giữ chữ tín đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa cịn phải đảm bảo thời gian giao hàng đúng như cam kết trong hợp đồng với các đối tác. Công ty
Tosy luôn nhận thức được điều này nên ln có kế hoạch chi tiết cho các bước trong việc giao hàng, trong đó có thuê phương tiện vận tải.
Công ty thường không sử dụng một hãng tàu cố định. Việc lựa chọn hãng tàu cho lô hàng xuất dựa vào sự phù hợp, đáp ứng của hãng tàu đó về thời gian giao hàng của công ty và các yếu tố khác. Căn cứ vào các bản lịch tàu hàng tuần được gửi đến, công ty sẽ lựa chọn hãng tàu phù hợp và liên hệ với hãng tàu hoặc đại diện để kiểm tra chất lượng dịch vụ. Sau khi tham khảo lịch tàu, chất lượng, giá cước, công ty sẽ đưa ra quyết định hãng vận tải và ký kết hợp đồng vận tải.
Hiện nay, công ty sử dụng nhiều hãng tàu phục vụ vận chuyển như: APM, Vinconship, Cargo. Các hãng tàu tùy từng thời điểm sẽ đáp ứng các yêu cầu của công ty.
Sau khi thỏa thuận với hãng tàu,họ sẽ fax cho công ty đơn xin lưu khoang ( Booking note). Công ty sẽ gửi đơn cho hãng vận tải nội mà đã ký hợp đồng từ trước để họ liên hệ lấy container từ hàng tàu về nơi đóng hàng là kho của cơng ty đặt tại Đường Láng – Hà Nội. Tại đây, hàng hóa sẽ được kiểm tra, đóng gói theo đúng yêu cầu trong hợp đồng xuất khẩu đã ký kết với khách hàng. Sau đó, hàng sẽ được chất lên container bằng xe chuyên dụng của công ty. Khi hàng được xếp đầy đủ lên container, công ty tiến hàng làm thủ tục hải quan và giao cho hãng vận tải nội địa hàng từ chỗ thông quan xuống cảng Hải Phòng.
Việc thuê phương tiện vận tải đối với cơng ty khá thuận lợi vì ở Việt Nam hiện nay có nhiều công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải theo yêu cầu của khách hàng.
e. Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Cơng ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF nên phía cơng ty chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng xuất.
Khi ký kết xong hợp đồng, với trách nhiệm mua bảo hiểm, công ty sẽ liên hệ với cơng ty bảo hiểm uy tín và gửi đến công ty bảo hiểm giấy yêu cầu bảo hiểm. Sau đó, cơng ty sẽ tiến hành đàm phán với cơng ty bảo hiểm các nội dung của hợp đồng bảo hiểm.
Đối tác tin cậy của công ty là Bảo Minh, một trong những cơng ty bảo hiểm uy tín hàng đầu tại Hà Nội. Sauk hi đàm phán xong các nội dung của hợp đồng bảo
hiểm và cung cấp các thông tin cần thiết như loại hàng hóa, số lượng, cảng đi, cảng đến, ngày khởi hành,… công ty sẽ ký hợp đồng với Bảo Minh. Sau khi ký hợp đồng, cơng ty sẽ thanh tốn phí bảo hiểm và Bảo Minh sẽ gửi cho công ty giấy chứng nhận bảo hiểm, bao gồm tên công ty, tên tàu vận chuyển, trọng lượng, tiền bảo hiểm, phí bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm. ngày khởi hàng, cảng đi, cảng đến, tên cơ quan giám định tổn thất.
Việc mua bảo hiểm của công ty cổ phần Tosy Robotics diễn ra thường xun vì cơng ty xuất theo điều kiện CIF.
f. Làm thủ tục hải quan
Công ty cổ phần Tosy Robotics không tự thực hiện thủ tục hải quan, mà thuê đại lý trong q trình làm thủ tục hải quan. Cơng ty TNHH Giao nhận và vận chuyển quốc tế Trường Thành là đối tác được công ty tin tưởng ký kết hợp đồng thuê đại lý.
g. Giao hàng
Việc giao hàng của cơng ty được thực hiện ở cảng Hải Phịng. Đây là kết quả của các quy trình nghiệp vụ chuẩn bị hàng hóa, kiểm tra chất lượng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, thông quan để tiến tới việc giao hàng cho hãng tàu mà công ty đã thuê để vận chuyển lô hàng xuất sang Mỹ.
Để thực hiện nghiệp vụ giao hàng, hãng tàu sẽ fax cho công ty đơn xin lưu khoang ( Booking Note), công ty sẽ ký đơn xin lưu khoang và gửi đơn này cho hãng vận tải nội địa để hãng này liên hệ với hãng tàu lấy container chở về kho của công ty phục vụ đóng hàng. Sau khi cơng ty ký đơn xin lưu khoang và nộp cước phí, hãng tàu sẽ ra lệnh cấp container theo yêu cầu của công ty và giao cho hãng vận tải nội địa mà công ty đã th.
Khi đã có container, cơng ty sẽ mời đại diện bên thực hiện giám định là Divicontrol tới kiểm tra và giám sát việc đóng hàng và họ sẽ kiểm tra các yếu tố khác như số lượng, quy cách. Sau đó, họ sẽ lấy mẫu về kiểm nghiệm chất lượng cho công ty. Sau khi nhân viên hải quan kiểm tra hàng hóa xong sẽ tiến hành niêm phong.
Các container mà công ty sử dụng là loại 20”. Công ty luôn gửi theo dạng đủ một container ( FCL). Sau khi thông quan, công ty vận tải nội địa sẽ vận chuyển
hàng đến cảng Hải Phòng. Tại đây, container sẽ được giao cho hãng tàu tại CY (Container Yarrd) quy định, trước khi hết thời gia quy định của từng chuyến tàu và lấy biên lai nhận container. Sau đó, cơng ty sẽ trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm lịch giao hàng lên tàu. Trong q trình bốc hàng, nhân viên ln theo dõi sát sao để giải quyết vấn đề phát sinh.
Sau khi giao nhận hàng xong, công ty sẽ nhận được vận đơn ( B/L) sạch. Sau khi nhận B/L sạch và hoàn hảo, việc giao hàng được coi là hoàn thành.
Hiện nay, việc giao hàng của công ty thường gặp một số vướng mắc, chủ yếu là lịch giao hàng có thể bị thay đổi đột ngột do các yếu tố khách quan. Điều này dẫn đến việc giao hàng cho đối tác bị chậm trễ và công ty cần xem xét để giải quyết tránh ảnh hưởng đến khách hàng cũng như công ty.
h. Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu quan trọng trong tồn bộ q trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của cơng ty.
Hiện nay, công ty Tosy chủ yếu lựa chọn phương thức thanh toán L/C để thực hiện thủ tục thanh toán. Ngân hàng phục vụ công ty là ngân hàng Tiên Phong Bank ( TP Bank).
Khi tiến hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu mà việc thanh toán được tiến hành theo phương thức tín dụng chứng từ, cơng ty ln nhắc nhở, thúc giục đối tác mở L/C đúng thời hạn theo quy định trong hợp đồng ( L/C mở trước ngày giao hàng 15-20 ngày). Khi L/C được gửi đến, công ty tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng hiệu lực pháp lý và sự phù hợp của L/C với hợp đồng. Sau đó, cơng ty tiến hành lập bộ