4.2. Một số giải pháp nhằm cải thiện cơng tác quản trị quy trình thực hiện hợp
4.2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả giám sát điều hành thực hiện hợp đồng xuất
Đổi mới trang thiết bị máy móc, giúp doanh nghiệp gia tăng sản phẩm, sẽ giúp cơng ty có khả năng chuẩn bị tốt nguồn hàng xuất khẩu hơn, công ty nhập thêm nhiều dây chuyền công nghệ mới vào sản xuất, với đội ngũ cơng nhân may có tay nghề cao. Từ đó sản xuất ra nhiều sản phẩm đáp ứng được đơn hàng xuất khẩu từ đối tác nâng cao lợi nhuận cho cơng ty.
Hồn thiện khai báo hải quan
Do cơng ty thuê đại lý làm thủ tục hải quan nên các nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp các giấy tờ cần thiết cho đại lý phải hết sức cẩn thận và đầy trách nhiệm và có kinh nghiệm.
Chú trọng mua bảo hiểm hàng hóa
Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa, cơng ty cần hiểu rõ điều khoản hợp đồng và tính chất của hàng hóa cũng như đặc thù riêng của q trình vận chuyển từ đó đi đến quyết định lựa chọn mức bảo hiểm phù hợp.
Đối với hợp đồng xuất khẩu sản phầm robot Discorobo sang thị trường Mỹ theo điều kiện CIF, công ty chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa và phải theo dõi sát, sử dụng các nhà cung cấp bảo hiểm có tên tuổi và có trụ sở tại Việt Nam để thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm của công ty đối với mặt hàng xuất khẩu.
4.2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả giám sát điều hành thực hiện hợp đồngxuất khẩu xuất khẩu
Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác
Giám sát hợp đồng XK không chỉ là giám sát hoạt động của chính mình mà cịn giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngồi. Thực tế hiện nay cơng ty đã dần chú trọng đến giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác Mỹ, tuy nhiên các hình thức giám sát vẫn chưa đa dạng. Cơng ty mới chỉ giám sát bằng cách gửi thư điện tử, gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax cho đối tác và biết được qua giấy thông báo do bên xuất khẩu gửi tới. Đó là những biện pháp giám sát từ xa, có thể chưa phản ánh đúng tình hình thực tế của đối tác. Do vậy, ngoài các biện pháp trên
cơng ty có thể thực hiện việc giám sát bằng nhiều cách khác như: cử cán bộ nghiệp vụ của mình đi kiểm tra thực tế việc thực hiện hợp đồng của đối tác…
Ngồi ra, cơng ty nên thiết lập một hệ thống nhắc nhở đối tác thực hiện nghĩa vụ của mình tại từng thời điểm, tránh xảy ra việc đối tác qn hoặc khơng thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Cơng ty cần tăng cường giám sát việc thực hiện hợp đồng của đội ngũ nhân viên, luôn cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình vừa để tránh các sai sót vừa đẩy nhanh tiến trình thực hiện hợp đồng và hơn nữa là tạo nên sự tin tưởng của đối tác.
Lựa chọn phương pháp điều hành, giám sát hợp đồng phù hợp
- Sử dụng máy điện toán trong công tác điều hành, giám sát hợp đồng
Điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện bằng máy vi tính giúp cho việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Thiết lập hệ thống các công việc cần thực hiện và giám sát trên máy vi tính thơng qua bảng biểu sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác giám sát và đảm bảo việc điều hành hợp lý, giảm thiểu chi phí, dễ dàng trong tổ chức và thu thập thơng tin về q trình thực hiện hợp đồng và tiện cho việc kiểm tra.
Nhiều công ty lớn trên thế giới đã sử dụng một số phần mềm phục vụ cho công tác giám sát và điều hành hợp đồng như: EDI – Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, ICMOS – Hệ thống giám sát hợp đồng nhập khẩu. Thực tế, một vài năm trở lại đây, các công ty XNK thường sử dụng phần mềm Quản lý hợp đồng Esoft HD và cho thấy hiệu quả tốt. Công ty nên tiếp cận và đưa vào sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm này để giúp quản lý hoạt động nhập khẩu đơn giản, hiệu quả hơn. Phần mềm này giúp công ty quản lý tốt hơn các hợp đồng, theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình thực hiện hợp đồng. Trên cơ sở đó, cơng ty có thể đưa ra các loại báo cáo liên quan đến hợp đồng từ chi tiết đến tổng hợp theo nhiều tiêu chí khác nhau. Ngồi ra, Esoft HD cịn cho phép cơng ty tự tạo ra những mẫu hợp đồng cũng như mẫu báo cáo mới theo những phát sinh mới trong công tác quản lý hợp đồng.
- Xây dựng hệ thống bảng biểu, phiếu giám sát phục vụ cho công tác giám sát điều hành hợp đồng
Để giám sát và điều hành hợp đồng theo một trình tự cơng việc nhất định, cán bộ điều hành cần thiết lập hệ thống bảng biểu ghi lại những sự kiện, những công việc đã ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng bắt đầu và kết thúc của cơng việc, các biện pháp giám sát phịng ngừa cần thiết.
Các giải pháp về nguồn nhân lực
Con người là yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng XK đạt được hiệu quả tốt hơn, công ty phải thường xuyên nâng cao trình độ, nghiệp vụ XNK cho các cán bộ nhân viên. Công ty cần chú trọng đến các biện pháp sau:
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho đội ngũ nhân viên tham gia thực hiện hợp đồng XK, tạo điều kiện cho nhân viên đi học thêm để nâng cao trình độ nghiệp vụ.
- Cơng ty cần tuyển dụng thêm nhân lực để hỗ trợ cho đội ngũ nhân viên đã có, giảm tải số đầu việc một nhân viên phải đảm nhận, tăng tính chun mơn hóa trong các phịng ban. Để lựa chọn nguồn nhân lực mới có năng lực, trình độ, được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ XK, cơng ty phải đưa ra chính sách tuyển dụng đi kèm với đãi ngộ hợp lý.
- Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên về các văn bản, nghị định của Chính phủ, thơng tư của Nhà nước và các nghị định hướng dẫn thi hành luật sửa đổi... liên quan đến hoạt động XK để có thể thực hiện đúng theo qui định của pháp luật. Ngồi ra, cơng ty cần u cầu nhân viên thường xuyên theo dõi sự thay đổi của giá cả hàng hóa, tỷ giá ngoại tệ, xu hướng thị trường để có những biện pháp thích nghi với tình hình kinh tế nhiều biến động hiện nay.