Bất cứ công ty nào khi tham gia hoạt động thương mại quốc tế cũng phải tìm con đường đi đúng đắn để tận dụng thời cơ và hạn chế những rủi ro. Công ty cổ phần Tosy cũng vạch ra những định hướng để phát triển trước mắt và lâu dài. Cụ thể :
Tổ chức tốt công tác theo dõi nắm bắt thơng tin thị trường và tình hình tiêu thụ trong nước để có biện pháp điều chỉnh giá bán cho phù hợp và thực hiện các biện pháp bình ổn giá theo sự chỉ đạo của Chính phủ.
Tăng cường hoạt động marketing, xúc tiến thương mại, phát triển hệ thống mạng lưới tiêu thụ. Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm giảm sức ép cạnh tranh trên thị trường nội địa.
Phấn đấu nỗ lực không ngừng để tăng tỷ trọng xuất khẩu trong nước và ngoài
nước, từ đó tăng doang thu và lợi nhuận của cơng ty,
Nâng cao mối quan hệ với các đối tác, bạn hàng quốc tế để đem về những hợp đồng xuất khẩu có giá trị.
4.2. Một số giải pháp nhằm cải thiện cơng tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty
4.2.1. Giải pháp cho công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã được công ty giao cho từng nhân viên khá cụ thể. Ban lãnh đạo đã có sự quan tâm kiểm tra về nội dung kế hoạch trước khi nó được đưa vào thực hiện. Tuy nhiên, trong quá trình biến kế hoạch thành các hoạt động trong quy trình thì cơng ty lại khơng có sự quản lý bằng các ràng buộc rõ ràng, nội dung kế hoạch mang tính chung chung, dẫn đến tình trạng nhân viên thực hiện hợp đồng thiếu khoa học, hay thiếu sót. Điều này khiến cho việc lập kế hoạch không những không phát huy được hiệu quả của nó mà cịn gây lãng phí cơng sức của cơng ty, ảnh hưởng đến các công tác khác trong kinh
doanh. Để khắc phục tình trạng này, ban lãnh đạo cần có những quy định cụ thể về việc bám sát kế hoạch của nhân viên, có các hình thức kiểm tra, đơn đốc để kế hoạch lập phù hợp với từng hợp đồng cụ thể.
4.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác triển khai tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hợp đồng xuất khẩu
Giải pháp hoàn thiện cho phương thức thanh tốn
Đối với phương thức thanh tốn thì cơng ty nên có lựa chọn cho cơng ty mình nhiều phương thức thanh tốn khác nhau như: T/T (100%), D/P at sight, L/C… áp dụng cho các đối tác khác nhau. Nếu phía đối tác có quan hệ lâu dài tin tưởng lẫn nhau thì cơng ty khơng nên dùng phương thức L/C vì mỗi lần tu bổ L/C là rất tốn kém, không những cho bên người mua và cả bên người bán. Tuy nhiên, nếu đối tác là lần đầu hợp tác với cơng ty thì L/C là phương thức đảm bảo nhất giúp công ty tránh được những rửi ro trong quá trình thanh tốn tiền hàng.
Lựa chọn ngân hàng có uy tín trong thanh tốn cũng là giải pháp tốt cho cơng ty, với một ngân hàng có uy tín, khả năng thanh tốn nhanh, chi phí dịch vụ ưu đãi giúp ích cho cơng ty cả về hoạt động xuất và nhập khẩu.
Nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên xuất nhập khẩu về nghiệp vụ thanh toán để khi lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng tốt hơn, giảm thiểu rủi ro khi lập bộ chứng từ bất hợp lệ vì bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ kéo dài thời gian thanh tốn chậm, chi phí cao, vốn ứ đọng, lãi suất ngân hàng phát sinh.
Để tránh các sai sót trong nghiệp vụ hồn thiện bộ chứng từ cung cấp cho ngân hàng TP Bank, công ty cần thỏa thuận cụ thể, chính xác với bên đối tác về các điều khoản trong hợp đồng: thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện vận tải và các chứng từ cần xuất trình… Khi tiến hành lập bộ chứng từ có liên quan thì cần phải bám sát vào các điều khoản trong hợp đồng đã được ký kết. Các trưởng phòng cần nhắc nhở các nhân viên kiểm tra kỹ các nội dung bộ chứng từ thanh tốn để tránh những sai sót khơng đáng có như: sai lỗi chính tả, viết nhầm tên, địa chỉ… để không mất thời gian sửa chữa. Các nhân viên thực hiện lập bộ chứng từ thanh tốn phải có kiến thức vững chắc về nghiệp vụ L/C, nắm rõ các giấy tờ cần thiết và đầy đủ vì nếu xảy ra sai sót hoặc thiếu một trong các giấy tờ quan trọng, ngân hàng mở L/C sẽ từ
chối thanh tốn. Bên cạnh đó, nhân viên cũng phải linh hoạt giải quyết khi có vấn đề xảy ra để thỏa thuận với ngân hàng và nhận tiền thanh toán.
Giải pháp đối với kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Đổi mới trang thiết bị máy móc, giúp doanh nghiệp gia tăng sản phẩm, sẽ giúp cơng ty có khả năng chuẩn bị tốt nguồn hàng xuất khẩu hơn, công ty nhập thêm nhiều dây chuyền công nghệ mới vào sản xuất, với đội ngũ cơng nhân may có tay nghề cao. Từ đó sản xuất ra nhiều sản phẩm đáp ứng được đơn hàng xuất khẩu từ đối tác nâng cao lợi nhuận cho công ty.
Hồn thiện khai báo hải quan
Do cơng ty th đại lý làm thủ tục hải quan nên các nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp các giấy tờ cần thiết cho đại lý phải hết sức cẩn thận và đầy trách nhiệm và có kinh nghiệm.
Chú trọng mua bảo hiểm hàng hóa
Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa, cơng ty cần hiểu rõ điều khoản hợp đồng và tính chất của hàng hóa cũng như đặc thù riêng của q trình vận chuyển từ đó đi đến quyết định lựa chọn mức bảo hiểm phù hợp.
Đối với hợp đồng xuất khẩu sản phầm robot Discorobo sang thị trường Mỹ theo điều kiện CIF, công ty chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa và phải theo dõi sát, sử dụng các nhà cung cấp bảo hiểm có tên tuổi và có trụ sở tại Việt Nam để thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm của công ty đối với mặt hàng xuất khẩu.
4.2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả giám sát điều hành thực hiện hợp đồngxuất khẩu xuất khẩu
Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác
Giám sát hợp đồng XK khơng chỉ là giám sát hoạt động của chính mình mà cịn giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngồi. Thực tế hiện nay cơng ty đã dần chú trọng đến giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác Mỹ, tuy nhiên các hình thức giám sát vẫn chưa đa dạng. Công ty mới chỉ giám sát bằng cách gửi thư điện tử, gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax cho đối tác và biết được qua giấy thơng báo do bên xuất khẩu gửi tới. Đó là những biện pháp giám sát từ xa, có thể chưa phản ánh đúng tình hình thực tế của đối tác. Do vậy, ngồi các biện pháp trên
cơng ty có thể thực hiện việc giám sát bằng nhiều cách khác như: cử cán bộ nghiệp vụ của mình đi kiểm tra thực tế việc thực hiện hợp đồng của đối tác…
Ngoài ra, công ty nên thiết lập một hệ thống nhắc nhở đối tác thực hiện nghĩa vụ của mình tại từng thời điểm, tránh xảy ra việc đối tác quên hoặc khơng thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Cơng ty cần tăng cường giám sát việc thực hiện hợp đồng của đội ngũ nhân viên, luôn cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình vừa để tránh các sai sót vừa đẩy nhanh tiến trình thực hiện hợp đồng và hơn nữa là tạo nên sự tin tưởng của đối tác.
Lựa chọn phương pháp điều hành, giám sát hợp đồng phù hợp
- Sử dụng máy điện tốn trong cơng tác điều hành, giám sát hợp đồng
Điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện bằng máy vi tính giúp cho việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Thiết lập hệ thống các công việc cần thực hiện và giám sát trên máy vi tính thơng qua bảng biểu sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác giám sát và đảm bảo việc điều hành hợp lý, giảm thiểu chi phí, dễ dàng trong tổ chức và thu thập thơng tin về q trình thực hiện hợp đồng và tiện cho việc kiểm tra.
Nhiều công ty lớn trên thế giới đã sử dụng một số phần mềm phục vụ cho công tác giám sát và điều hành hợp đồng như: EDI – Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, ICMOS – Hệ thống giám sát hợp đồng nhập khẩu. Thực tế, một vài năm trở lại đây, các công ty XNK thường sử dụng phần mềm Quản lý hợp đồng Esoft HD và cho thấy hiệu quả tốt. Công ty nên tiếp cận và đưa vào sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm này để giúp quản lý hoạt động nhập khẩu đơn giản, hiệu quả hơn. Phần mềm này giúp công ty quản lý tốt hơn các hợp đồng, theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình thực hiện hợp đồng. Trên cơ sở đó, cơng ty có thể đưa ra các loại báo cáo liên quan đến hợp đồng từ chi tiết đến tổng hợp theo nhiều tiêu chí khác nhau. Ngồi ra, Esoft HD cịn cho phép cơng ty tự tạo ra những mẫu hợp đồng cũng như mẫu báo cáo mới theo những phát sinh mới trong công tác quản lý hợp đồng.
- Xây dựng hệ thống bảng biểu, phiếu giám sát phục vụ cho công tác giám sát điều hành hợp đồng
Để giám sát và điều hành hợp đồng theo một trình tự cơng việc nhất định, cán bộ điều hành cần thiết lập hệ thống bảng biểu ghi lại những sự kiện, những công việc đã ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng bắt đầu và kết thúc của cơng việc, các biện pháp giám sát phịng ngừa cần thiết.
Các giải pháp về nguồn nhân lực
Con người là yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để cơng tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng XK đạt được hiệu quả tốt hơn, cơng ty phải thường xun nâng cao trình độ, nghiệp vụ XNK cho các cán bộ nhân viên. Công ty cần chú trọng đến các biện pháp sau:
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho đội ngũ nhân viên tham gia thực hiện hợp đồng XK, tạo điều kiện cho nhân viên đi học thêm để nâng cao trình độ nghiệp vụ.
- Cơng ty cần tuyển dụng thêm nhân lực để hỗ trợ cho đội ngũ nhân viên đã có, giảm tải số đầu việc một nhân viên phải đảm nhận, tăng tính chun mơn hóa trong các phịng ban. Để lựa chọn nguồn nhân lực mới có năng lực, trình độ, được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ XK, cơng ty phải đưa ra chính sách tuyển dụng đi kèm với đãi ngộ hợp lý.
- Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên về các văn bản, nghị định của Chính phủ, thơng tư của Nhà nước và các nghị định hướng dẫn thi hành luật sửa đổi... liên quan đến hoạt động XK để có thể thực hiện đúng theo qui định của pháp luật. Ngồi ra, cơng ty cần u cầu nhân viên thường xuyên theo dõi sự thay đổi của giá cả hàng hóa, tỷ giá ngoại tệ, xu hướng thị trường để có những biện pháp thích nghi với tình hình kinh tế nhiều biến động hiện nay.
4.3. Một số kiến nghị
a. Đối với cơ quan Nhà nước
Vai trò của Nhà nước đối với sự phát triển của các doanh nghiệp được thể hiện ở các hệ thống văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động xuất khẩu. Nó có thể là nhân tố thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của mỗi cơng ty, đặc biệt là những công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các cơng ty xuất nhập khẩu nói chung và cơng ty cổ phần Tosy
Robotics nói riêng, Nhà nước cần quan tâm hỗ trợ hơn nữa bằng các biện pháp. Cụ thể:
Tăng cường mức ưu đãi đầu tư cho sản xuất kinh doanh mặt hàng robot và đồ chơi cơng nghệ cao
Với hệ thống chính sách khuyến khích, ưu đãi hiện hành trong sản xuất kinh doanh nội địa, các dự án sản xuất mặt hàng robot và đồ chơi công nghệ cao không được hưởng mức ưu đã cao hơn các mặt hàng cơng nghệ truyền thống. Chính vì vậy, Nhà nước cần hỗ trợ mức hưởng mức ưu đãi cao hơn đối với mặt hàng đồ chơi công nghệ cao.
Tăng cường trợ cấp xuất khẩu cho các dooanh nghiệp xuất nhập khẩu Có hai hình thức trợ cấp xuất khẩu đó là trợ cấp xuất khẩu trực tiếp và trợ cấp xuất khẩu gián tiếp.
Trợ cấp xuất khẩu trực tiếp là việc áp dụng thuế suất ưu đãi đối với hàng xuất khẩu hoặc miễn giảm thuế đối với các nguyên vật liệu nhập khẩu để sản xuất xuất khẩu, cho các công ty xuất khẩu hưởng giá ưu đã đối với các yếu tố đầu vào sản xuất.
Trợ cấp gián tiếp là hình thức trợ cấp của Nhà nước thơng qua việc Nhà nước dùng ngân sách để quảng cáo các mặt hàng sản xuất trong nước, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch xuất khẩu.
Đối với mặt hàng robot, cả hai hình thức nói trên đều rất cần thiết. Hình thức trợ cấp xuất khẩu trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất, nâng cao chất lượng hàng hóa, giảm giá thành, nâng cao cạnh tranh. Hình thức trợ cấp xuất khẩu gián tiếp có tác dụng giúp cơng ty xuất nhập khẩu nói chung và cơng ty cổ phần Tosy Robotics nâng cao kim ngạch và mở rộng thị trường.
Thực hiện nhanh gọn các thủ tục liên quan tới quản lý XNK và thuế quan, thủ tục hải quan
Cần có biện pháp hỗ trợ các doanh nghiệp về vốn thông qua hệ thống ngân hàng. Sử dụng hiệu quả vốn hỗ trợ xuất khẩu, giải quyết khó khăn về vốn lưu động và vốn đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc, áp dụng thành cơng các thành tựu khoa học kỹ thuật.
Cải thiện mơi trường đầu tư, thương mại, hồn thiện hành lang pháp lý, tạo điều kiện hỗ trợ các doanh nghiệp xuất khẩu, luật thương mại.
Hệ thống ngân hàng Việt Nam phải có cơ sở pháp lý đủ mạnh, nâng cao nghiệp vụ
Tìm hiểu lộ trình hội nhập quốc tế, bảo hộ mậu dịch của Việt Nam để thực hiện đúng các quy định, chính sách này và để tận dụng những ưu đãi thuế quan mà các nước đã dành cho Việt Nam.
Nhà nước thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm, diễn đàn giao lưu hợp tác kinh tế nhiều hơn với các nước, hỗ trợ doanh nghiệp dệt may trong nước tìm hiểu thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động các tổ chức xúc tiến thương mại, đẩy mạnh hợp tác ký kết với các nước ASEAN.
Cần nghiện cứu, có kế hoạch hỗ trợ đầu tư vào ngành cơng nghệ cao và các sản phẩm robot đồ chơi cơng nghệ cao vì trong tương lai, đây được coi là ngành trọng điểm trong thời đại kinh tế hiện đại phát triển.
Nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng và khuyến khích các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các hợp đồng TMQT.
Nhà nước cần tiếp tục quan tâm mở rộng hệ thống ga, cảng biển, sân bay để đáp ứng được nhu cầu vận chuyển trọng tải lớn của các hợp đồng của các doanh nghiệp. Mở rộng hệ thống kho bãi, nâng cao chất lượng dịch vụ của những khu vực này nhằm giảm chi phí lưu trữ, bốc dỡ đồng thời đảm bảo bảo quản hàng hóa nhập khẩu.
Có cơ chế quản lý ngoại tệ linh hoạt, ổn định tỷ giá.
Tỷ giá hối đoái là một nhân tố quan trọng để thực hiện chiến lược hướng ngoại, đẩy mạnh xuất khẩu hàng hóa. Tỷ giá hối đối ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp xuất khẩu. Thực tế cho thấy trong thời gian hoạt