STT Họ và tên Chức vụ Trình độ học vấn
1 Trần Ngọc Tuấn Thủ kho Cử nhân
2 Lương Hồng Yến Thủ kho Cử nhân
3 Phạm Thị Lượt Kế toán kho Cử nhân
4 Vũ Văn Phong Công nhân làm việc trong kho Cử nhân 5 Lâm Thị Thu Trang Công nhân làm việc trong kho Cao đẳng 6 Nguyễn Văn Hòa Nhân viên vận chuyển Cao đẳng
7 Phạm Văn Minh Nhân viên vận chuyển Trung cấp
8 Lê Xuân Hà Nhân viên vận chuyển Cử nhân
9 Đào Minh Hiển Nhân viên vận chuyển Cao đẳng
10 Nguyễn Văn Duy Bảo vệ kho Trung cấp
11 Nguyễn Văn Đông Bỏa vệ kho Cao đẳng
( Nguồn: Phịng kế tốn năm 2015) Trong đó lượng nhân viên được chia đều cho 2 kho, cả kho của công ty và kho đi thuê, một kế toán sẽ làm việc với cả 2 kho. Do chỉ thuê mặt bằng, trang thiết bị còn mọi hoạt động quản trị kho đều do công ty thực hiện nên các nghiệp vụ kho ở 2 kho đều thực hiện như nhau.
b, Tổ chức các nghiệp vụ kho: Nghiệp vụ tiếp nhận hàng:
Hoạt động tiếp nhận hàng hóa trong kho chịu ảnh hưởng của quá trình kinh doanh cũng như phương hướng phát triển và kế hoạch của công ty. Kế hoạch nhận hàng được phịng kinh doanh của cơng ty thực hiện dựa vào tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty và trình lên ban giám đốc. Sau khi kế hoạch được duyệt phòng kinh doanh sẽ tiến hành đặt hàng với nhà cung ứng. Hàng hóa được đặt chuyển về kho để thực hiện nhập kho hàng hóa dựa trên hợp đồng mua. Trung bình mỗi tháng cơng ty sẽ có 2 cơng nhập hàng vào kho, mỗi lần nhập từ 40-70 tấn, tùy vào loại sản phẩm, nhập nhiều nhất là phụ kiện hàn: Cút đen, tê đen, côn đen, cút mạ, tê mạ sau đó đến phụ
kiện ren mạ kẽm.
Chuẩn bị nhận hàng, chuẩn bị kho chứa hàng: Trước khi tiến hành nhập kho hàng hóa, các cơng nhân làm việc trong kho sẽ chuẩn bị các vị trí trống trong kho để tiếp nhận hàng hóa. Tùy thuộc vào khối lượng hàng hóa, loại hàng mà chuẩn bị về dung tích và vị trí để hàng phù hợp. Kho phải được vệ sinh trước khi nhập hàng, hàng tồn được xếp gọn vào một khu vực. Hàng mới chuyển về được đặt ở khu vực trước kho để tiến hành tiếp nhận hàng.
Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ, vận chuyển: Các nhân viên vận chuyển kết hợp với các công nhân làm việc trong kho sẽ sử dụng các phương tiện sẵn có xe tải, xe nâng… hoặc do nhà cung ứng đưa đến để bốc dỡ.
Tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hóa: việc tiếp nhận số lượng được tiến hành giữa người giao hàng và nhân viên kho. Qua trình tiếp nhận sẽ được nhân viên kho kiểm tra hàng hóa về số lượng, tình trạng hàng hóa… thơng qua hóa đơn giao hàng và thơng tin hàng hóa trên nhãn mác, bao bì. Cơng tác tiếp nhận số lượng hàng hóa của cơng ty được thực hiện tương đối tốt. Số lượng mỗi lơ hàng hóa nhập được thủ kho và kế toán kho ghi chép cẩn thận vào sổ nhận hàng, tạo thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập hàng tại kho. Với đặc thù là các linh kiện phịng cháy chữa cháy thì việc kiểm tra chất lượng gặp tương đối nhiều khó khăn so với các mặt hàng khác, khó có thể đánh giá được từ các giác quan. Tại công ty việc tiếp nhận chất lượng hàng hóa được tiến hành bằng phương pháp cảm quan giám định…Tuy nhiên để nâng cao hơn nữa uy tín và sức cạnh tranh cho hàng hóa của cơng ty nên quan tâm nhiều hơn đến việc kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho.
Làm chứng từ nhập hàng: Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, nếu lơ hàng nhập đảm bảo yêu cầu thủ kho sẽ tiến hành ký vào hóa đơn giao hàng.
Khi hàng hóa vào nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho để chuyển lên ban giám đốc và chuyển qua cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán làm cơ sở thanh tốn cho các đơn vị cung ứng hàng hóa. Khi có sự cố bất thường xảy ra, thủ kho phải lập biên bản để có biện pháp xử lý kịp thời.
Nhìn chung cơng tác làm chứng từ nhập hàng tại kho của công ty tương đối đầy đủ các chứng từ cần thiết. Hàng hóa nhập kho đều được ghi chép cẩn thận vào sổ nhập hàng và thẻ kho. Tuy nhiên, sổ sách chứng từ nhập hàng tại kho của công ty chủ yếu là viết tay và quản lý file máy tính nhưng chưa áp dụng phần mềm quản lý kho hàng, chưa sử dụng the kho điện tử trong việc ghi chép và quản lý tình hình nhập hàng xuất
hàng hóa. Cơng ty nên áp dụng phần mềm trong quản lý kho hàng và quản lý thẻ kho trên máy tính để nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Qúa trình tác nghiệp trong kho:
Phân bổ và chất xếp hàng hóa: Hàng hóa khi nhập về kho của công ty thường được chất xếp thành đống, chờ có chỗ để mang vào kho. Điều này cho thấy cơng tác phân bổ chất xếp hàng hóa tại kho của cơng ty chưa tốt….
Chăm sóc, giữ gìn, bảo quản hàng hóa tại kho:
Quản lý nhiệt độ, độ ẩm: Do đặc thù là các loại linh kiện kẽm, inoc ít bị nhạy cảm với môi trường hơn, nên công ty chưa chú trọng và đo đạc, kiểm tra độ ẩm, nhiệt độ trong kho, không hề được ghi lại hay lưu trữ. Vì các sản phẩm này ít bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ và độ ẩm nên việc quản lý nhiệt độ kho tương đối đơn giản, không tốn kém quá nhiều chi phí.
Vệ sinh kho: Nhân viên kho hàng ngày luôn làm công tác vệ sinh kho hàng sạch sẽ.. Phịng cháy chữa cháy: Đảm bảo an tồn, chống cháy nổ, không được phép mang những vật dụng dễ cháy nổ vào kho. Ông Trần Ngọc Tuấn- thủ kho cho biết nhân viên trong kho của công ty thực hiện nghiêm nội quy không hút thuốc lá, không mang xách những vật dễ cháy nổ, thiết bị điện luôn được kiểm tra an toàn.
Bảo mật: Với mỗi nhà kho cơng ty sẽ có một bảo vệ chuyên làm nhiệm vụ kiểm tra, canh gác, bảo vệ nhà kho và hàng hóa. Cơng ty ln nêu cao tinh thần nhân viên trong việc ý thức bảo vệ tài sản chung. Trong nhà kho cũng được trang bị các điều kiện và thiết bị như: khóa cửa chắc chắn, điện bật sáng, nhà kho kín…
Phát hàng: Quy trình nghiệp vụ phát hàng của cơng ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ phát hàng của công ty
Đơn đặt hàng Xây dựng kế hoạch
phát hàng Chuẩn bị lơ hàng
Giao hàng Vận chuyển
Qúa trình nghiệp vụ phát hàng tại kho của công ty được thực hiện tương đối tốt, đầy đủ các cơng đoạn theo quy trình, đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu của quá trình nghiệp vụ kho. Trách nhiệm thuộc về những người có trách nhiệm như: tổ trưởng kho. Các chứng từ có liên quan: Phiếu xuất kho.
Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng:
Khi có hợp đồng mua hàng bộ phận kho sẽ phải xây dựng một kế hoạch giao hàng cho khách nhằm đảm bảo quá trình giao hàng được thực hiện đúng theo quay trình, đảm bảo độ chính xác về thời gian và lô hàng giao.
Việc công ty thực hiện một bản kế hoạch tốt đã giúp cho quá trình giao hàng thực hiện tốt được mục tiêu của mình cũng như thực hiện được mục tiêu của tồn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng. Qúa trình phát hàng tốt đã giúp cơng ty có nhiều bạn hàng lâu năm và tạo được uy tín với khách hàng của mình.
Chuẩn bị phát hàng:
Cũng như công tác nhập hàng, để đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu xuất hàng thì tại cơng đoạn này cơng ty cũng có những chuẩn bị rất ký lưỡng.
Chuẩn bị hàng hóa: Khi có yêu cầu đặt hàng của khách hàng, thủ kho sẽ tiến hành phân loại, sắp xếp, đóng gói, hàng hóa tùy theo yêu cầu cụ thể của khách hàng trong đơn đặt hàng đảm bảo việc xuất hàng được nhanh gọn, chính xác, an tồn.
Chuẩn bị các phương tiện và các dụng cụ cần thiết: các loại xe, xe vận chuyển.. Chuẩn bị lực lượng nhân viên: nhân viên bốc xếp, nhân viên vận chuyển. Dựa trên hợp đồng bán hàng, giám sát kho xem xét đơn hàng, trong trường hợp bị lỗi phải thông báo cho các bộ phận trên để giải quyết. Nhân viên soạn hàng theo từng phiếu xuất kho, số lượng hàng soạn đúng với Phiếu xuất kho và ký tên lên phiếu xuất kho để đám bảo chính xác, xác nhận lên trên bảng kê hàng hóa và hóa đơn. Một bản sao sẽ được lưu và một bản sẽ được gửi tới bộ phận kinh doanh liên quan. Hồ sơ bao gồm: Phiếu xuất kho, bảng kê, lịch xuất hàng.
Giao hàng: Sau khi công tác chuẩn bị được thực hiện, theo đúng thời gian giao hàng đã ghi trong hợp đồng, nhân viên vận chuyển sẽ giao hàng cho khách. Hàng hóa sẽ từ kho của công ty được vận chuyển đến các cơ sở logistics của khách hàng.
đơn thanh toán và lệnh xuất kho, kiểm tra người nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, làm chứng từ giao hàng.
Vận chuyển: Hiện nay mọi dịch vụ vận chuyển đến và đi Công ty Thanh Hà đều thuê ngoài, các xe tải chuyện dụng, người lái xe theo phương pháp mua đứt bán đoạn, trả tiền theo chuyến hàng và kèm theo người của công ty đi cùng.
Các chỉ tiêu trong q trình quản trị kho:
Tối đa hóa hiệu quả của việc sử dụng nhân lực, chi phí nhà kho. Đảm bảo tối đa hóa sự hài lịng của khách hàng.
Đảm bảo năng suất theo chỉ tiêu kế hoạch. Giao nhận chính xác, đầy đủ kịp thời
Phịng ngừa và giảm thiểu tối đa mất mát hư hỏng về tài sản, hàng hóa, mơi trường.
Thanh Hà ln đi đầu trong việc tn thủ những nguyên tắc vàng khi quản lý kho: Nguyên tắc 5s: Sắp xếp hợp lý, sạch sẽ, sẵn sàng, sàng lọc.
Nguyên tắc 4 dễ: Dễ trông, dễ cất, dễ lấy, dễ kiểm.
c, Quản lý thông tin giấy tờ chứng từ và lao động trong kho
Mỗi lần xuất nhập hàng thì đều có các chứng từ và ghi chép lại trong sổ sách của kế tốn kho và người xuất nhập hàng hóa. Sau mỗi ngày làm việc sẽ đối chiếu các chứng từ sổ sách với nhau để kiểm tra một cách rõ ràng nhất về hoạt động kho trong một ngày làm việc. Các kho nhập và xuất hàng đều cần phải ghi chép số lượng hàng hóa xuất nhập…để đảm bảo rằng hàng hóa được sản xuất theo đúng kế hoạch đặt ra.
Các chứng từ có liên quan đến việc xuất nhập hàng hóa cần được giữ cẩn thận và báo cáo lên giám đốc kinh doanh để có kế hoạch kinh doanh cho thời gian tới
Các loại giấy tờ chứng từ nhập, xuất kho có mẫu cụ thể theo quy định chung của Bộ tài chính và cơng ty.
Về nhân lực, có thể thấy lực lượng lao động trong kho là tương đối đầy đủ và chun mơn hóa. Việc tổ chức lao động trong kho của công ty là phù hợp với khối lượng và yêu câu công việc. Sự sắp xếp lượng lao động ở mỗi kho như thế là hợp lý. Tuy nhiên với khối lượng nhân viên kho như vậy cân có nơi làm việc giành riêng cho học để đảm bảo hiệu quả công việc.
Công nhân trong trong kho được chun mơn hóa làm các cơng việc khác nhau, nhưng cũng có thể giúp các cơng nhân khác để đảm bảo cho việc kinh doanh diễn ra một cách liên tục và hiệu quả nhất.
2.2.3 Kiểm tra và đánh giá các hoạt động kho
Để kiểm tra các hoạt động trong kho công ty sử dụng phương pháp so sánh với những kế hoạch đã đặt ra. So sánh các chứng từ hóa đơn nhập, xuất hàng có khớp với nhau khơng, thời gian thực hiện những đơn hàng đó.
Thời điểm đánh giá là sau khi thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho. Bao gồm số lượng hàng được vận chuyển, chất lượng hàng hóa trước và sau khi được bảo quản trong kho, sự tận dụng diện tích kho và sự sắp xếp khoa học trong kho.
Với đặc thù hàng hóa là các linh kiện lắp đặt trong phịng cháy chữa cháy nên có những linh kiện rất nhỏ như các ốc vít, cút hàn…Cũng có những mặt hàng nặng đến 40 kg như cơn hàn SCH20 DN150/50, cút hàn SCH20DN100. Do đó cần kiểm tra sự phân bổ trong kho và sự thất thoát của các mặt hàng nhỏ. Với chất liệu sắt, thép nên một số mặt hàng dễ bị oxi hóa han rỉ trong mơi trường ẩm mốc, nên cũng cần kiểm tra kỹ lưỡng nghiệp vụ bảo quản hàng hóa.
Các hoạt động kho của cơng ty thực hiện cơ bản là tốt so với một công ty nhỏ như Thanh Hà, bên cạnh đó vẫn cịn những vấn đề cần lưu ý.
Các nghiệp vụ kho tại công ty cơ bản đã được thực hiện theo các quy trình tương đối tốt. Tuy nhiên, để đáp ứng thực hiện các mục tiêu của cơng ty trong những năm tới thì cần phải hồn thiện hơn nữa công nghệ này. Các nghiệp vụ trong kho được thực hiện đầy đủ theo đúng quy trình và khoa học sẽ giúp hoạt động của cơng ty hiệu quả hơn, đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường, kiểm sốt tốt hàng hóa trong kho, tiết kiệm chi phí…
Thực tế cơng tác chuẩn bị nhận hàng tại kho của công ty được thực hiện khá đơn giản do mặt hàng kinh doanh dễ bảo quản. Tuy nhiên để công tác nhập hàng diễn ra nhanh chóng, góp phần giải phóng nhanh phương tiện vận chuyển thì cơng ty nên chú ý hơn đến công tác chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho quá trình nhập hàng như chuẩn bị kho chứa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ..
Về phương tiện bốc dỡ, chất xếp hàng hóa, trang thiết bị đồ dùng trong kho của cơng ty cịn thiếu và thủ công nên ảnh hưởng đến hiệu quả công tác nhập hàng. So với
tiến độ giao hàng nhiều khi bị chậm, do đó cơng ty nên có kế hoạch đầu tư trang thiết bị kho.
So với các đối thủ cạnh tranh chính như Cơng ty CP Vận tải và Vật tư công nghiệp Việt Hàn, Công ty CP Đầu tư Minh Hịa, Cơng ty Cổ phần vật tư thiết bị cấp thốt nước H&C cơng tác quản trị kho của công ty chưa thực sự khác biệt và nổi trội. Một phần lý do cũng là do cơng ty mới thành lập, chưa có nhiều kinh nghiệm và vốn đầu tư.
2.3 Kết luận về thực trạng
2.3.1 Những ưu điểm
Công tác nhập hàng tại kho của công ty được thực hiện tương đối nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian.
Trang thiết bị: Công ty đã đầu tư xây dựng nhà kho của mình với tường, sàn nhà được xây dựng và xử lý thích hợp đảm bảo đủ cứng, phẳng, tránh ẩm mốc, thơng thống, đảm bảo hoạt động của các phương tiện cơ giới, dễ vệ sinh. Có hệ thống điều hịa kiểm sốt độ ẩm (<70%) tránh xảy ra tình trạng han rỉ hàng hóa. Trang thiết bị hệ thống giá kệ, xe nâng hàng, xe chở hàng đáp ứng đủ yêu cầu. Hệ thống phòng cháy chữa cháy được kiểm nghiệm bởi Cơng an phịng cháy chữa cháy Thành phố Hà Nội. Kho đi thuê cũng đáp ứng những yêu cầu để thực hiện tốt các hoạt động kho.
Công tác bảo quản hàng hóa nhìn chung đạt hiệu quả tốt, tình trạng mất mát, thiếu hụt hàng hóa khơng để xảy ra. Các nghiệp vụ bảo quản được công ty quan tâm chú ý. Cơng tác phịng cháy chữa cháy được cán bộ nhân viên chấp hành và thực hiện rất tốt.
2.3.2 Những hạn chế
Chất lượng nguồn nhân lực: Nhân viên chưa có sự làm việc chuyên nghiệp, chưa xử lý nhanh các tình huống, cịn sai sót trong cơng tác soạn hàng, ghi chép sai hoặc để nhầm hàng, chưa nhớ hết được các mã hàng.
Chưa có quy định chi tiết và thực hiện việc kiểm soát đầy đủ với hàng nhập kho.