Thực trạng tở chứccơng tác kếtốn của Côngty cổ phần thương mạ

1.2.7 .Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

2.2. Thực trạng tở chứccơng tác kếtốn của Côngty cổ phần thương mạ

và khảo sát (SUJCOM,.SJC)

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng hàng đầu trong cơng tác kế tốn, chất lượng cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, sự phân công, phân nhiệm hợp lý. Công ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, tồn bộ cơng viếc xử lý thơng tin trong tồn công ty được thực hiện tập trung ở bộ phận kế tốn.

Sơ đờ 2.2: Tở chức bộ máy kế tốn tại cơng ty cổ phần thương mại và khảo sát (SUJCOM.,SJC)

Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:

Mặc dù có sự phân chia mỡi một bộ phận đều đảm nhận một phần công việc khác nhau nhưng đều có sự kết hợp hài hồ, hỡ trợ nhau để hồn thành nhiệm vụchung. Việc hạch tốn chính xác trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng khâu là tiền đề cho những khâu tiếp theo và đảm bảo cho tồn hệ thống hạch tốn khơng mắc sai sót, các yếu tố đó tạo điều kiện kế tốn tởng hợp xác định đúng kết quả kinh doanh của cơng ty và qua đó có biện pháp hữu hiệu để khắc phục phấn đấu cho kế hoạch kỳ tới.

- Kế toán trưởng là người lãnh đạo tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính của cơng ty, có trách nhiệm tở chức bộ máy kế tốn, tở chức ln chuyển chứng từ, lập kế hoạch

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế tốn tởng hợp Kế tốn tiền lương, BHXH, kiêm thủ quỹ Kế tốn ngân hàng kiêm KT cơng nợ

Kế toán vật tư kiêm Kế toán TS

thu chi tài chính. Kế tốn trưởng có nhiệm vụ cung cấp thơng tin kế tốn và phân tích tình hình tài chính phục vụ cho Ban giám đốc. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán, trực tiếp kiểm tra và ký duyệt các chứng từ kế tốn, có nhiệm vụ lập báo cáo đồng thời chịu trách nhiệm về các thơng tin kế tốn đã cung cấp cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin số liệu đã báo cáo.

- Kế tốn tởng hợp: có trách nhiệm hàng ngày tập hợp các chứng từ vào sổ nhật ký chung. Hàng tháng đối chiếu so sánh sổ sách với các kế toán viên khác để lập báo cáo quản trị theo đúng qui định của hội đồng quản trị rồi trình lên kế tốn trưởng.Theo dõi làm thủ tục thanh toán, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Kế toán Ngân hàng kiêm kế tốn cơng nợ: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, kiểm tra chứng từ gốc phát sinh, làm bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, lập phiếu thu chi. Đồng thời theo dõi sổ chi tiết công nợ, tổng hợp ghi chép số liệu kế toán liên quan đến tiền gửi, tiền vay tại ngân hàng . Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản tại đơn vị

- Kế toán tiền lương, Bảo hiểm, kiêm thủ quỹ: Quản lý tiền mặt thu chi theo chứng từ cụ thể, căn cứ vào chứng từ thu chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ và chi tiền từ quỹ. Có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số liệu, cuối ngày kiểm kê quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền và các giấy tờ có giá trị như tiền, định kỳ lập báo cáo quỹ. Tính lương, các khoản trích theo lương, thưởng của nhân viên trong công ty. Theo dõi làm thủ tục thanh toán, quyết toán BHXH

-Kế toán vật tư kiêm kế tốn tài sản:theo dõi tình hình nhập,xuất,tồn tại cơng ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê các loại vật tư này theo quy định. Đồng thời, theo dõi việc mua sắm và xuất dùng TSCĐ, công cụ dụng cụ tại các bộ phận. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh kiên quan đến TSCĐ. Hàng tháng trích khấu hao cho các TSCĐ.

Công ty cổ phần thương mại và khảo sát (SUJCOM,.SJC) áp dụng chế độ

của Bộ Tài Chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. Niên độ kế toán:

- Trước năm 2017: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch hàng năm.

- Từ năm 2017: chuyển sang niên độ bắt đầu từ ngày 30/06/N đến ngày 30/06/N+1.

Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam là theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Cơng ty áp dụng hình thức ghi sở kế toán là Nhật ký chung và thực hiện kế toán máy. Phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng là phần mềm kế toán

VTSOFT-SQL

Thực trạng lựa chọn chính sách kế toán

Dựa vào đặc điểm và tình hình hoạt động của mình, Cơng ty cở phần thương mại và khảo sát (SUJCOM,.SJC) đã lựa chọn những chính sách kế tốn phù hợp với cơng ty.

Về chính sách liên quan đến hàng tồn kho:

Hàng tồn kho được ghi nhận ban đầu theo giá gốc bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái tại thời điểm ghi nhận ban đầu. Sau ghi nhận ban đầu, tại thời điểm lập Báo cáo tài chính nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc thì hàng tồn kho được ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được tập hợp theo chi phí phát sinh thực tế cho dịch vụ chưa hồn thành.

Dự phịng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm căn cứ theo số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.

Về chính sách liên quan đến tài sản cố định:

Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định hữu hình, tài sản cở định vơ hình được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng.

Khấu hao tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng với thời gian khấu hao được ước tính như sau:

- Nhà cửa, vật kiến trúc: 20-50 năm. - Máy móc, thiết bị: 03-15 năm.

- Thiết bị, dụng cụ quản lý: 03-10 năm. - Tài sản cố định khác: 03-05 năm. - Phần mềm kế tốn: 03 năm.

Về chính sách liên quan đến doanh thu và chi phí:

- Chính sách về doanh thu:

Doanh thu cung cấp dịch vụ

Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; + Xác định được phần cơng việc đã hồn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán;

+ Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hồn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.

Phần công việc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành được xác định theo phương pháp đánh giá cơng việc hồn thành.

Doanh thu hoạt động tài chính

Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời (2) điều kiện sau:

+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó; + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

- Chính sách về chi phí:

+ Chi phí xây dựng cơ bản dở dang:

Các tài sản trong quá trình xây dựng phục vụ mục đích sản xuất, cho thuê hoặc quản trị, hoặc cho bất kì mục đích nào khác, được ghi nhận theo giá gốc. Chi phí tập hợp bao gồm chi phí cho các chuyên gia và đối với các tài sản đủ điều kiện, chi phí đi vay được ghi nhận phù hợp với chính sách kế tốn của công ty. Khấu hao của những tài sản này, cũng giống như các loại tài sản cố định khác, sẽ bắt đầu được trích khi tài sản đã sẵn sang cho mục đích sử dụng.

+ Chi phí trả trước:

Các chi phí trả trước chỉ liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh của một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh được ghi nhận là chi phí trả trước ngắn hạn và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính.

Việc tính và phân bở chi phí trả trước dài hạn vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ kế toán được căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức phân bổ hợp lý. Chi phí trả trước được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo phương pháp đường thẳng.

+ Chi phí đi vay:

Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong năm khi phát sinh, trù chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó (được vốn hóa) khi có đủ các điều kiện quy định trong Chuẩn mực Kế tốn Việt Nam số 16 “Chi phí đi vay”.

Ngoài ra, đối với khoản vay riêng phục vụ việc xây dựng tài sản cố định, bất động sản đầu tư, lãi vay được vốn hóa kể cả khi thời gian xây dựng dưới 12 tháng.

+ Chi phí phải trả:

Các khoản phải trả cho hàng hóa dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã được cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả và các khoản phải trả khác như: chi phí lãi tiền vay phải trả,…được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.

Việc ghi nhận các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong năm được thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong năm. Các khoản chi phí phải trả sẽ được quyết tốn với số chi phí thực tế phát sinh. Số chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế được hồn nhập.

+ Dự phòng giảm giá các khoản đầu tư được lập vào thời điểm cuối năm cụ thể như sau:

Đối với các khoản đầu tư vào công ty liên kết: căn cứ bào Báo cáo tài chính của cơng ty liên doanh, liên kết tại thời điểm trích lập dự phịng. Dự phịng giảm giá đầu tư được lập khi đơn vị nhận đầu tư phát sinh lỗ, ngoại trừ trường hợp khoản lỡ đó đã nằm trong kế hoạch khi quyết định đầu tư.

Đối với khoản đầu tư năm giữa lâu dài (không phân loại là chứng khốn kinh doanh) và khơng có ảnh hưởng đáng kể đối với bên được đầu tư: nếu khoản đầu tư vào cổ phiếu niêm yết hoặc giá trị hợp lý của khoản đầu tư được xác định tin cậy thì việc lập dự phòng dựa trên giá trị thị trường của cổ phiếu; nếu khoản đầu tư không xác định được giá trị hợp lý tại thời điểm báo cáo thì việc lập dự phịng căn cứ vào Báo cáo tài chính tại thời điểm trích lập dự phịng của bên được đầu tư.

2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Việc thu nhận thơng tin kế tốn của công ty được thực hiện qua các chứng từ kế toán. Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại công ty dựa trên Thông tư 200/2014/TT- BTC cuả Bộ Tài chính ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp. Cơng ty căn cứ vào chế độ chứng từ đã được ban hành theo quyết định của Bộ Tài Chính, tiến hành nghiên cứu đặc điểm hoạt động, đặc điểm về đối

tượng kế toán cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để xây dựng và vận dụng chứng từ đều phù hợp với yêu cầu quản lý và đảm bảo tính pháp lý theo quy định của nhà nước. Hệ thống chứng từ của công ty đa phần dựa trên mẫu in sẵn của Bộ tài chính phát hành. Biểu mẫu chứng từ kế toán bao gồm các chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.

Các loại chứng từ phản ánh trong công ty bao gồm 5 loại sau:

- Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương... - Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Bảng mua hàng... - Chứng từ bán hàng:hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho...

- Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi...

- Chứng từ tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ...

Tổ chức chứng từ kế tốn ở cơng ty Cơng ty cổ phần thương mại và khảo sát (SUJCOM,.SJC) thực hiện tương đối khoa học, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ đáp ứng yêu cầu quản lý và kinh doanh dịch vụ. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu được nhân viên kế toánlập chứng từ sau mỗi nghiệp vụ phát sinh sau đó kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức. Sử dụng để ghi sổ, bảo quản và lưu giữ chứng từ theo thời gian quy định. Qua tìm hiểu thực tế, khi có nghiệp vụ phát sinh, việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ thực hiện như sau:

- Lập chứng từ: Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo sự phân công và chỉ đạo của trưởng phịng, kế tốn các phần hành xác định loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ để phản ánh, lập chứng từ cho nghiệp vụ đó. Các nghiệp vụ phát sinh ở phần hành kế tốn nào thì kế tốn phần hành đó sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Do áp dụng phần mềm kế toán nên một số chứng từ được lập trên máy tính rồi in ra theo đúng biểu mẫu quy định, đảm bảo nhanh gọn, chính xác, kịp thời cho cơng việc. Tuy nhiên vẫn xảy ra một số trường hợp không đúng theo quy định dẫn đến vi phạm về chế độ chứng từ kế toán như: Lập chứng từ thiếu khi phát sinh nghiệp vụ, lập chứng từ không đầy đủ chữ ký, thiếu phiếu giao hàng chỉ ký nhận trên hố đơn phơ tơ cho đúng lơ hàng đó để xác

nhận việc nhận hàng và thời gian nhận, khơng có biên bản khi nhập hàng bị hỏng và không lập chứng từ để giảm giá trị hàng tồn kho...

- Kiểm tra chứng từ và tiến hành ghi sổ tổng hợp và chi tiết: Qua khảo sát thực tế có thể thấy công ty Công ty cổ phần thương mại và khảo sát (SUJCOM,.SJC) công tác kiểm tra chứng từ được tiến hành kịp thời và chặt chẽ, đảm bảo chúng từ gốc phản ánh đúng đày đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo phân công của kế tốn trưởng thì kế tốn phụ trách phần hành nào sẽ có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra chứng từ nghiệp vụ liên quan đến phần hành đó. Trước khi chuyển sang phịng kế tốn kiểm tra và trình giám đốc kí duyệt thì trưởng các bộ phận phát sinh nghiệp vụ kinh tế phải kí xác nhận nội dung chứng từ. Sau khi chứng từ được ký duyệt đầy đủ kế toán tiến hành thu tiền hoặc thanh tốn tiền hoặc ghi cơng nợ.

- Phân loại lưu trữ và bảo quản chứng từ: Kế toán viên phụ trách từng phần hành sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu giữ chứng từ vào các tệp liên quan theo nội dung công việc. Sau khi kết thúc ghi sở kế tốn trên máy, các chứng từ kế toán được bảo quản, lưu trữ vào tủ tài liệu tại phịng kế tốn. Các phiêu thu chi được lưu trữ theo trình tự thời gianphát sinh nghiệp vụ để thuận lợi cho việc kiểm tra khi cần thiết.Tuy nhiên các loại chứng từ chưa có mẫu gáy tệp đa phần do kế tốn tự tạo mẫu bìa sở nên hình thức tởng thể của tủ tài liệu và cách thức sắp xếp chứng từ chưa khoa học chưa thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ khi cần thiết.