B. Kế toán hàng trong doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
2.2.2.1 Hạch tốn bán đầu:
Quy định:
Cơng ty cổ phần thương mại máy tính Anh Minh thực hiện hiện theo chế độ chứng từ kế tốn theo quyết định 48 của Bộ tài chính đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Các chứng từ thường sử dụng tại cơng ty là:
Kế tốn bán máy vi tính trong cơng ty sử dụng các chứng từ sau - Hóa đơn GTGT.
Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc, kế toán ghi sổ nhật ký chung. + Liên 2: Giao cho khách hàng.
+ Liên 3: Sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp
Trong trường hợp hàng trả lại, kế toán căn cứ vào liên 2 của hóa đơn GTGT do khách hàng chuyển tới, đối chiếu với BBGH hàng hóa để ghi sổ.
Ngồi ra cịn có các chứng từ khác như: - Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ - Hóa đơn cước phí vận chuyển
- Hóa đơn thuê kho, th bãi, th bốc dỡ hàng hóa trong q trình bán hàng - Hợp đồng kinh tế với khách hàng
- Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán
- Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng.
Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Nhân viên kinh doanh tiến hành lập hợp đồng phản ánh các điều kiện ràng buộc giữa người mua và doanh nghiệp, ghi rõ mẫu mã hàng hóa và các thơng số kỹ thuật, sau đó chuyển xuống cho bộ phận kho, Kế tốn kho tiến hành kiểm tra và lập phiếu xuất kho.
+ Kế toán bàn hàng tiến hành kiểm tra phiếu xuất kho, lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng.
+ Kế tốn kiểm tra lại các thơng số như kí hiệu hóa đơn, số seri, ngày tháng lập hóa đơn, số tiền chưa thuế, số tiền thuế, và tổng tiền để tiến hành ghi sổ nhật ký chung.
+ Quyển chứng từ được lưu trữ tại tủ quy định của công ty.
2.2.2.2Tài khoản sử dụng và một số nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp.
• Tài khoản sử dụng:
- TK 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ Trong đó có tài khoản con chi tiết TK 5111MT –Doanh thu bán máy vi tính. +TK 5111LK – Doanh thu bán linh kiện.
- TK 632 – Giá vốn
- TK 131 – Phải thu của khách hàng.
131001 Công ty TNHH Phát Triển TM & DV Đức Việt./ 37 Khuất Duy Tiến. Chi tiết:
131003 Nhà sách Thái Thịnh/ Ngõ Hịa Bình 4, Minh Khai 131004 Cơng ty thi cơng cơ giới/ 85 Hạ Đình.
131005 Tổng cục du lịch/ 80 Quán Sứ - Hoàn Kiếm - HN 131006 PRO MINH/ T6, 170 Bạch Mai
131008 VPP, TBVP VÀ ĐiỆN TỬ TRỌNG TÍN (chị Vân)/ Nguyễn Tuân- Thanh Xuân -HN
131009 Công ty xây dựng Việt Nam/ Số 5 Láng Hạ 131010 Kính mắt Tràng Tiền/ Số 48 Tràng Tiền. 131011 Cơng ty Đức Thành/ N3A Trung Yên 131012 Công ty FICS(3C) Số 8 Láng Hạ
131014 Công ty Ngô Han/ Khu đô thị Văn Khê. 131015 Công ty DTH soft/ 170 Đê La Thành
131016 Công ty Dược phẩm Quốc Gia/ 119 Nguyễn Ngọc Nại 131017 Công ty điện tử 3C/ Đại lộ thăng long
131018 Công ty điện tử 3C/ ( An Khánh)
Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng tài khoản khác như: 112, 1111, 156, 138 (1381), 133 (1331), 333 (3331)…
• Một số nghiệp cụ kinh tế phát sinh:
Doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu theo hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn, và phương thức bán lẻ.
Kế tốn bán bn.
Khi giao dịch buôn bán thông qua hợp đồng của khách hàng và doanh nghiệp được ký kết. Kế toán căn cứ vào hợp đồng lập phiếu xuất kho.
Ngày 21/02/2012 Công ty xuất bán công ty TNHH phát triển TM và DV Đức Việt 1 lơ hàng gồm:
+ 4 Máy tính xách tay DELL VOSTRO 5460 -VT14SV1401001 với giá 13 290 000 VND/ chiếc.
+ 3 Máy tính xách tay DELL INSPIRON 3420 - IN14SV5609107 giá là 12 300 000 VND/ chiếc.
Phiếu xuất kho (Phụ lục 2.1), sau đó căn cứ vào khối lượng hàng đã xuất trên PXK và đơn giá đề nghị giao hàng để lập hóa đơn GTGT ( Phụ lục 2.2).
Nhiệm vụ của kế toán là tập hợp các chứng từ liên quan đến hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, để ghi vào sổ NKC (Phụ lục 2.3)cụ thể với mặt hàng là máy tính DELL Vostro kế tốn ghi nợ tài khoản 131(131001)số tiền là 58,476,000 có tài khoản doanh thu 5111(5111MT) số tiền là 53,160,000 và ghi tăng thuế GTGT phải nộp Nhà nước vào tài khoản 3331 số tiền 5,316,000. Với mặt hàng máy tính DELL Insprison kế tốn ghi nợ TK 131(131001)số tiền là 40,590,000, Doanh thu bán máy tính 5111MT là 36,900,000, thuế GTGT phải nộp nhà nước là 3,690,000. Các chứng từ được nhập, kế toán ghi sổ cái chi tiết TK 5111MT (Phụ lục số 2.4) Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu tổng hợp của sổ chi tiết doanh thu với sổ cái TK 5111.
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi giá vốn vào sổ NKC (Phụ lục 2.3). Đối với mặt hàng máy tính DELL Vostro ghi Nợ cho tk 632 và ghi giảm hàng hóa trong kho theo giá ghi trên phiếu xuất kho là: 47,120,000. Đối với mặt hàng máy tính DELL Insprison ghi nợ TK 632 và Có 156 theo giá xuất kho là 34,500,000
Cuối các tháng kế tốn tính gia hàng xuất kho và lập bảng xuất nhập tồn. Cách tính giá hàng xuất kho:
Giá đơn giá = (giá trị hàng tồn đầu kỳ+giá trị hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng tồn đầu kỳ+số lượng hàng nhập trong kỳ).
Khi KH trả lại hàng thì ta ghi tăng hàng nhập (hàng bán bị trả lại ) theo đơn giá xuất bán.
Đồng thời sổ cái tài khoản 131 và sổ cái chi tiết TK 131001(Phụ lục 2.5) • Kế tốn các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng:
+ Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại:
Sau khi bán hàng cho khách đội kỹ thuật tiến hàng cài Win cho khách dùng thử trong vòng 1 tháng. Trong thời gian 05 ngày sử dụng nếu khách hàng nhận thấy máy tính khơng đạt u cầu trong hợp đồng của khách hàng và công ty,và đội kỹ thuật đã xác nhận là do lỗi của nhà sản xuất. Khách hàng có quyền trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu đổi sản phẩm khác tương đương hoặc thay thế.
Khi nhận được biên bản giao lại hàng không đúng phẩm chất, chất lượng như trong hợp đồng. Đội kỹ thuật tiến hàng kiểm tra lơ hàng. Khi nhận được hóa giá trị gia tăng do bên mua gửi lại (trong trường hợp bên mua có hóa đơn) kế tốn tiến hành điều chỉnh doanh số bán và thuế GTGT đầu ra. Nếu bên mua là các khách lẻ khơng có hóa đơn thì kế tốn phải căn cứ vào biên bản bên mua và bên bán phải lập biên bản thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá khơng có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hố đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán.
Kế toán tiến hành đối chiếu số lượng với đơn giá bán trên hóa đơn đã bán của lơ hàng đó, trùng khớp về số liệu thì tiến hành ghi sổ NKC, Lập phiếu nhập kho hàng hóa sau đó ghi sổ cái TK 521,TK 131, TK 3331; căn cứ vào hóa đơn để ghi sổ chi tiết TK 131 về khoản công nợ giảm đi(nếu có) hoặc lập phiếu chi tiền trả khách .
-Nếu khách hàng yêu cầu đổi sản phẩm khách thay thế tiến hành lập phiếu xuất kho và ghi nhận doanh thu như các trường hợp trên.
Ngày 17 tháng 02 công ty Cổ phần thương mại máy tính Anh Minh bán cho anh Nguyễn Thành Tín một máy tính xách tay Acer Aspire E1-571-33114G50Mnks với giá 7,600,000 bao gồm cả thuế VAT, sau 3 ngày dùng thử anh Tín nhận thấy khi bật nguồn không lên. Sau khi đội kỹ thuật kiểm tra và kết luận lỗi phần cứng. Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho lại máy tính (phụ lục số 2.6) biên bản kiểm nghiệm hàng hóa (phụ lục.2.7.) tiến hành ghi sổ NKC Nợ TK 156 Có 632 theo giá xuất kho là 6,300,000. Đồng thời ghi Nợ TK 5212 theo giá chưa thuế là: 6,909, 091 ghi Nợ TK 3331 là 690,909 và ghi giảm tiền bằng tổng số tiền thu của khách 7,600,000. Chi tiết sổ cái TK 5212 (phụ lục 2.8)
+ Kế chi phí phát sinh trong q trình bán:
Cơng ty có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng có tổng giá trị thanh tốn trên 20,000,000 VNĐ miễn phí chun chở trên địa bàn Hà Nội.
Ngày 21/02/2012 cơng ty chở 7 máy tính cho cơng ty TNHH Phát triển TM & DV Đức Việt tới 37 Khuất Duy Tiến. Dùng phương tiện vẫn tải của công ty. Đơn vị dùng tiền mua xăng có Phiếu chi (Phụ lục 2.9) là 200,000 đồng
Sau khi kiểm tra chính xác HĐ kê tốn tiến hành ghi tăng chi phí 6421 tăng thuế GTGT được khấu trừ 1331, và giảm tiền.
• Kế tốn bán hàng khi được hưởng khuyến mại.
Để xúc tiến quá trình bán hàng cơng ty có đưa ra một số chính sách như giảm giá bán hay bán hàng tặng kèm sản phẩm.
+ Đối với trường hợp giảm giá bán:
Trong thời kỳ giảm giá hàng bán kế toán tiến hành giảm giá trực tiếp trên doanh thu của hàng hóa và ghi như thông thường nếu đủ điều kiện ghi nhận doanh thu trên tài khoản 5111 và các tài khoản con chi tiết cho các đối tượng căn cứ trực tiếp trên hóa đơn bán hàng. Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán trên TK 632 giảm hàng hóa trên TK 156.
+ Đối với trường hợp mua hàng tặng kèm sản phẩm.
Phịng kinh doanh đưa ra chính sách kích cầu vào tháng 3 là giảm 5% tổng giá thanh tốn khi mua các mặt hàng như máy tính hay điện thoại di động. Đồng thời tặng kèm chuột và USB.
Ngày 25/3/2012 công ty bán cho một khách lẻ chị Quyến 1 máy tính xách tay HP Pavilion Lean 14/4200M giá 12 499 000 (bao gồm cả thuế GTGT) được tặng kèm 1 chuột Genus và phần mềm diệt virus Kis (6 tháng) theo hóa đơn số HĐ 0000581.
Kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu máy tính theo giá thực trên hóa đơn( phụ lục 2.10 ) không ghi nhận doanh thu hàng tặng kèm.Vào sổ NKC, cụ thể ghi Nợ TK 1111: 12,499,000 ghi Có thuế GTGT (3331) phải nộp là 1,135,455. Và chi ghi nhận phần doanh thu của máy tính ghi Có TK 5111MT là: 11,345,545, ghi tăng giá vốn, giảm hàng hóa theo giá xuất kho.
Nghiệp vụ bán lẻ hàng hố tại cơng ty:
Đây là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty.
Hiện nay công ty Cổ phần thương mại máy tính Anh Minh áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Khi có nhu cầu tiêu dùng hàng hố thì khách hàng đến liên hệ trực tiếp tại phòng kinh doanh bán lẻ để mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhân viên bán hàng. Với khách hàng này tuỳ thuộc vào giá trị hàng hố mua vào và mục đích sử dụng hàng hoá mà yêu cầu nhân viên bán
hàng ghi hoá đơn GTGT. Thủ quỹ nhận được hoá đơn GTGT lập phiếu thu và thu tiền trực tiếp từ khách hàng. Trường hợp khách nhận nợ kế toán hạch toán vào sổ chi tiết TK 131. Cuối tháng, số liệu trong sổ chi tiết TK 131 được phản ánh vào bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua. Căn cứ vào các chứng từ kế toán lập sổ chi tiết tài khoản 5111.
Ngày 17 tháng 02 cơng ty Cổ phần thương mại máy tính Anh Minh bán cho anh Nguyễn Thành Tín một máy tính xách tay Acer Aspire E1-571- 33114G50Mnks với giá (7,600,000 bao gồm cả thuế VAT). Kế toán lập phiếu xuất kho (Phụ lục 2.11)
Căn cứ phiếu xuất kho kế toán lập HĐ GTGT (Phụ lục 2.12), Căn cứ phiếu thu ( Phụ lục2.13) tiền kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng ghi Nợ TK 1111 theo tổng giá thanh tốn là 7,600,000. Ghi tăng doanh thu Có TK 5111MT là 6,909, 091. Ghi tăng thuế phải nộp nhà nước Có 3331 là 690,909.
Từ phiếu xuất kho căn cứ mã hàng hóa, kế tốn ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ 632 và giảm hàng hóa (156) vào sổ NKC theo giá xuất kho là 6,300,000.