Bàng 3. 2 : Tỷ trọng hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Nguyên Đăng
3.3.9Bàn giao hồ sơ, hóa đơn và thanh tốn hóa đơn cho khách hàng
3.3 Thực trạng Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng dường biển tại cơng ty
3.3.9Bàn giao hồ sơ, hóa đơn và thanh tốn hóa đơn cho khách hàng
Sau khi hồn tất cơng việc ở cảng, nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra và ghi chép, sắp xếp các hóa đơn đóng lệ phí hải quan, các hóa đơn liên quan đến giám định định, các chi phí lấy D/O và tờ khai hải quan đã thơng quan mang về văn phịng. Sau đó
kế tốn sẽ dựa vào các hóa đơn chi phí liên quan đến lơ hàng để lập hóa đơn và lập thêm 2 bảng kê bàn giao hồ sơ, chứng từ. Sau khi thanh tốn hết mọi hóa đơn, Ngun Đăng sẽ trả chứng từ gốc về cho khách. Khách hàng sẽ kiểm tra nếu thấy đầy đủ các chứng từ thì sẽ ký tên xác nhận lên biên bản bàn giao chứng từ. Sau khi khách hàng ký nhận thì nhân viên giao nhận sẽ mang biên bản bàn giao chứng từ về công ty và lưu vào hồ sơ để chuyển bảng kê thanh toán cho kế toán
3.3.10 Lưu hồ sơ
Sau khi hồn tất q trình giao nhận, nhân viên Ngun Đăng sẽ photo các chứng từ cần thiết và lưu lại cùng với bảng kê có ký tên xác nhận của khách hàng để tiện cho việc theo dõi sổ sách cũng như yêu cầu khách hàng thanh toán lại, tránh những rắc rối chứng từ phát sinh
3.4 Đánh giá chung về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
3.4.1 Những thành công
Nhờ sự cố gắng và nỗ lực của toàn thể các nhân viên , cán bộ ở các chi nhánh, Nguyên Đăng đã xây dựng được lên thương hiệu của mình trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển , đại lý hải quan và nhận được những kết quả tích cực
Hoạt động kinh doanh của các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam mặc dù diễn ra trong bối cảnh thị trường thế giới có nhiều biến động về cung, cầu, giá cả, chính sách xuất nhập khẩu… do dịch bệnh COVID 19 gây ra nhưng vẫn đạt mức tăng trưởng rất tốt và còn đột phá. Với sự thích nghi tốt, quyết đốn và biết nắm bắt thời cơ, ban giám đốc của công ty cùng với sự nỗ lực quyết tâm của thành viên công ty đã vượt qua mọi thử thách, tận dụng lợi thế từ chính cơng ty và thị trường nên kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển ln có những bước tiến vượt bậc, cơng tác quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phát triển và ngày càng bền vững, góp phần xây dựng uy tín của Cơng ty trên thương trường.
Có thể nhận thấy, nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển của Ngun Đăng nhìn chung có những chuyển biến tích cực nhờ uy tín thương hiệu.
Bộ phận Kinh doanh của Cơng ty đã tích cực làm việc tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ đem lại kết quả tốt, khơng chỉ chi nhánh ở Hồ Chí Minh, mà trụ sở ở Hà Nội…cũng đạt được những thành cơng to lớn. Nhờ đó thị trường giao nhận ngày càng mở rộng trên phạm vi cả nước và quốc tế.
Qua quá trình làm việc lâu dài của mình, hiện giờ Nguyên Đăng cũng có mối quan hệ rất tốt với các hãng tàu nên thường xuyên nhận được ưu đãi và sự ưu tiên. Ngoài ra đối với thị trường nước ngoài, Nguyên Đăng ngay từ đầu cũng chú trọng nên cũng có nhiều đối tác thân thiết uy tín tại nhiều quốc gia khác nhau giúp hàng hóa của cơng ty được giao nhận an tồn và thơng suốt tối ưu hóa thời gian. Các mối quan hệ cũng là một nguồn lực mà công ty đã cố gắng đạt được trong thời gian làm việc góp phần tạo lên thành công cho công ty trong quá trình quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
3.4.2 Những khó khăn
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, dù các nhà quản trị, các nhân viên của Ngun Đăng đã ln nỗ lực để hồn thành tốt nhất những cơng việc có liên quan đến nghiệp vụ nhận hàng, song vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại, vướng mắc phát sinh khi thực hiện chúng.
- Thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định
Đây không chỉ là vấn để tồn tại ở Nguyên Đăng mà ở hầu hết các công ty giao nhận. Đặc biệt với nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì đây lại là tồn tại rất lớn.
- Trong quá trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ
Nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khâu khác nhau trong đó có các khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa như khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng…Chúng cũng ít nhiều liên quan, ảnh hưởng và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ…làm giảm chất lượng nhận hàng của công ty.
- Hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ nhân viên chưa cao
Tại Nguyên Đăng, nhân viên thực tế còn non yếu, thiếu các kĩ năng và sự hiểu biết cần thiết. Thực tế hoạt động ở Nguyên Đăng cho thấy rằng những sai sót thiệt hại gay
ra cho Cơng ty hầu hết là do nhận viên thiếu kinh nghiệm và hạn chế về trình độ chun mơn. Và bên cạnh đó, hiệu quả làm việc cũng chưa phản ánh đúng thực lực của Công ty
- Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên được nâng cao, đổi mới
Do hỏng hóc, trục trặc thường xun trong trang thiết bị, máy móc văn phịng, cơ sở vật chất kỹ thuật dẫn đến việc thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, chưa được hiện đại hóa.
- Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ
Đây khơng chỉ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà còn được coi là một tồn tại cần khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận quá lớn trong khi thiếu thiết bị, kho bãi,… không thể phục vụ hết nhu cầu của khách hàng; song đến mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, sản lượng giao nhận cũng giảm. Khoảng thời gian hàng nhiều thường là những tháng giữa năm từ tháng 6 đến giữa tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dương lịch). Những tháng cịn lại việc kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn nên lượng hàng hóa giao nhận cũng ít đi.
Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của Cơng ty không ổn định, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của nhân viên gây ra nhận thức không đúng đắn về nghề nghiệp.
Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngồi sự trù liệu của doanh nghiệp nên để khắc phục khơng đơn giản, nó cần sự vận động của bản thân doanh nghiệp, hơn thế là sự tin tưởng, ủng hộ của khách hàng.