Bàng 3. 2 : Tỷ trọng hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Nguyên Đăng
3.4.3 Những nguyên nhân
Nguyên nhân chủ quan :
Do trình độ đội ngũ cán bộ còn hạn chế. Mặc dù nhân lực của công ty đều tốt nghiệp trình độ cao đẳng, đại học trở lên tuy nhiên trải nghiệm thực tế lại chưa có nhiều, cịn chưa trau dồi được nhiều tay nghề và chuyên môn.
Thêm nữa, do thời gian sử dụng dài nhưng nguồn vốn còn hạn chế nên việc bảo trì, nâng cấp cho thiết bị, máy móc cịn chưa được thực hiện đều đặn dẫn đến việc thực hiện quy trình cịn gặp nhiều khó khăn, bị động, lệ thuộc vào các bên cơng ty thuê ngoài, đồng thời nguồn lợi to lớn từ loại hình dịch vụ tổng hợp này vẫn tiếp tục chảy vào túi
Ngoài ra cịn có các ngun nhân chủ quan khác phát sinh trong các khâu của quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển như sau:
Vấn đề với việc chuẩn bị chứng từ
Vấn đề này có thể xuất phát sự chủ quan xuất phát trực tiếp từ người phụ trách của Công ty. Khi chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo Hải quan, nhân viên Nguyên Đăng lại kiểm tra không kỹ, làm thiếu chứng từ hoặc khai báo sai sót các thơng số ở các loại chứng từ khác nhau. Đây là lỗi rất dễ mắc phải bởi vì bộ chứng từ bao gồm rất nhiều loại giấy tờ kèm theo rất nhiều khoản mục trên đó. Các thơng số khai báo khơng khớp nhau dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ cũng gây mất rất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị Hải quan trả lại hoặc phải mất thời gian sửa chữa hoàn thiện lại bộ chứng từ dẫn đến chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những bước tiếp theo của quá trình nhận hàng nhập khẩu.
Đôi khi, bộ chứng từ bị thiếu lại do bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song do nhân viên của Công ty đã không theo sát thời phát hiện để thông báo cho khách hàng bổ sung, cũng có thể do trình đọ nghiệp vụ của nhân viên mới vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời những thiếu sót này
Phát sinh trong khâu nhận hàng nhập khẩu:
Nếu nhận viên của Nguyên Đăng không chú ý cẩn thận kiểm tra, giám sát q trình nhận hàng thì có thể làm phát sinh nhiều sai sót như nhận hàng khơng đúng, khơng đủ, thiếu về trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói khơng đúng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng… Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết hoặc phát sinh chi phí khơng cần thiết.
Phát sinh trong khâu vận chuyển hàng hóa:
Việc vận chuyển hàng hóa dù ở bất kì phương thức nào thì trở ngại do vấn đề thời tiết, thiên tài như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt, ... đều khơng thể dự báo, phịng tránh được, kích thước các con tàu chở hàng từ nước quá lớn, không thể vào cảng bên trong. Khí đó, hãng tàu mặc dù cũng kết hợp với cảng để giải quyết hợp lý bảo đảm an tồn cho hàng hóa nhưng thời gian hàng phải chờ đợi cũng khiến cho quy trình bị gián đoạn, chậm trễ
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa nhiều khi gặp những trở ngại ngồi dự định, chẳng hạn như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt…, kích cỡ các con tàu chở hàng từ nước ngồi q lớn, khơng đi sâu vào cảng được. Khi đó, hãng tàu kết hợp với cảng để có cách giải quyết hợp lý, thời gian hàng bị tồn đợi này rất hay xảy ra khiến hàng nhập chậm lại.
Việc nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cũng như các cơng việc giao nhận khách không chỉ được thực hiện bởi một các nhân mà là nằm trong một phần của chuỗi cung ứng gồm nhiều thành phần như khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, ... Chúng ít nhiều cũng trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình và nhiều khi làm hàng hóa giao nhận gặp sự cố về hỏng hóc, sức mẻ, ... làm giảm chất lượng nhận hàng của cơng ty
Ngồi ra do sự phối hợp của các bộ phận tham gia ( nhân viên làm chứng từ, nhân viên giao nhận, khách hàng, bộ phận th tàu, ...) cịn chưa có sự nhịp nhàng ăn ý nên tiến độ của lô hàng nhập khẩu thường xuyên bị gián đoạn
Nguyên nhân khách quan :
- Trong làm thủ tục hải quan, cán bộ Hải quan gây khó dễ trong quá trình làm thủ tục khai hải quan, thuế nộp cho cán bộ hải quan phải vòng qua kho bạc Nhà nước.
- Do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn hoặc tàu đến trễ.
- Do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định.
- Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hóa chính là đối tượng của hoạt động giao nhận.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM
4.1 Định hướng phát triển nhằm hồn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn, với đà tăng trưởng mạnh mẽ của năm 2020 Nguyên Đăng đã đề ra mục tiêu giữ vững mức độ tăng trưởng ở mức 10% - 20% trên mặt năm trong những năm tiếp theo. Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển cố gắng chiểm tỉ trọng 60% -70% so với các hoạt động còn lại. Để đạt được mục tiêu, Cơng ty đã gặp phải khơng ít khó khăn và cần phải nỗ lực duy trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu vừa và nhỏ ở trong nước. Cùng với đó, Cơng ty cũng đã xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:
- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn vào việc đầu tư cơ sở hạ tầng, khai thác và tận dụng tối đa chức năng của kho bãi, phương tiện thiết bị vận chuyển bốc dỡ phục vụ công tác giao nhận
- Xây dựng cơ chế điều hành kinh doanh, quy chế về hoa hồng, doanh thu phù hợp tạo động lực thúc đẩy kinh doanh, tăng cường cơng tác quản lý, tiết kiệm chi phí hoạt động, đảm bảo dịch vụ và khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường nhằm thu hút được khách hàng mới và giữ chân được khách hàng quen thuộc
- Tích cực mở rộng thị trường, đẩy mạnh hoạt động Marketing thông qua website của Nguyên Đăng nhằm giới thiệu được đến khách hàng hoạt động, khả năng giao nhận của công ty . Tập trung phát triển các thị trường trọng điểm như Châu Mỹ, Châu Á, mở rộng ngành nghề đảm nhận
- Thường xuyên tham gia huấn luyện, đào tạo thêm kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức các buổi hội thảo để truyền đạt kinh nghiệm, bổ sung kiến thức và nâng cao trách nhiệm đối với công ty
- Khuyến khích sự gắn kết giữa các phịng ban, chi nhánh, tạo sự gắn bó, phối hợp trôi chảy trong hoạt động của công ty nhằm đạt được lợi ích chung và lợi ích của
- Nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển các phương tiện vận chuyển của hoạt động giao nhận nhằm đáp ứng thêm nhu cầu cho khách hàng và khai thác thêm các thế mạnh có sẵn về cơ sở vật chât, đội ngũ nhân viên được đào tạo
Ngồi những định hướng chung của Cơng ty trong thời gian tới, Cơng ty cịn đưa ra phương hướng nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả cơng tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Đó là hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, đồng thời đơn giản hóa và hiện đại hóa việc thực hiện quy trình đó.
4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của cơng ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
4.2.1 Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã HS cho hàng hóa
Sau q trình hoạt động tại cơng ty, nhận thấy các nhân viên thường rất ngại khi phải tra mã HS cho hàng hóa mà khách hàng nhập khẩu. Đây là một khó khăn mà cơng ty đang phải đối mặt làm giảm hiệu quả trong công tác tư vấn cho khách hàng và làm việc với hải quan. Vấn đề về mã HS thường gây ra tranh luận giữa Hải quan và nhân viên giao nhận, vì khách hàng thường khơng khai báo đúng tên hàng, mô tả chi tiết hàng hóa gây khó khăn trong việc áp đúng mã HS. Vấn đề này làm thủ tục kéo dài thời gian và tốn thêm chi phí. Vì vậy giải pháp đưa ra là tối ưu hóa thời gian và tăng độ chính xác trong khâu áp mã HS
Để có thể khắc phục được vấn đề về áp mã HS, trước tiên trước khi tiến hành làm thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết nhƣ catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, cơng dụng,... của hàng hóa nhằm tạo thuận lợi cho áp mã HS hàng hóa phù hợp. Nếu hàng hóa là máy móc, thiết bị phức tạp, địi hỏi kiến thức chuyên môn, nên yêu cầu nhân viên kỹ thuật phía khách hàng hỗ trợ cơng tác trực tiếp tham gia. Cơng việc này địi hỏi một kiến thức tổng quát về các loại hàng cũng như nắm vững cơ cấu của biểu thuế nhập khẩu. Thực tế việc áp mã hàng hóa khơng phải cơng việc đơn giản địi hỏi sự hỗ trợ từ phía khách hàng về các thơng tin về đặc điểm, tính chất, cơng dụng, ... kết hợp với sự linh hoạt trong việc
vận dung kiến thức và kinh nghiệm đề đưa ra mã HS chính xác. Ngồi ra với nhân viên cần phải cập nhật thường xuyên các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan
4.2.2 Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ
Điều đầu tiên cần kiểm tra trong việc chuẩn bị chứng từ là bộ chứng từ cần đầy đủ giấy tờ cần thiết cho lô hàng. Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết sẽ không thể nhận hàng đúng hạn cho khách hàng. Sau đó cần đảm bảo tính chính xác và khớp nhau giữa chứng từ để tránh mất thời gian và chi phí sửa chữa. Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thơng suốt, dễ dàng hơn. Có thể áp dụng các biện pháp cụ thể như sau:
- Phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào cịn chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bêb liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ thiếu sót hoặc khơng phù hợp.
- Cần phân cơng người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.
4.2.3 Hồn thiện cơng tác kiểm hàng và nhận hàng
Nhân viên đầu tiên cần phải nắm bắt được hàng hóa mình nhận, đảm bảo nhận chính xác lơ hàng sau đó cần kiểm tra kỹ xem có phù hợp về chất lượng, với các chứng từ đã được giao và các điều khoản đã thỏa thuận không. Cần thực hiện tốt khâu kiểm hàng để tránh rắc rối cho cơng ty vì đã có căn cứ xác nhận khi có vấn đề xảy ra về chất lượng hay số lượng hàng hóa
- Nhân viên giao nhận cần lưu ý địa điểm kiểm hóa và nội dung đầu tiên kiểm hóa. Bởi chỉ cần sai sót nhỏ về thời gian hay địa điểm cũng khiến cho công tác kiểm tra bị chậm lại kéo theo tiến độ nhận lô hàng cũng chậm lại
- Công ty cũng phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng sao cho có sự thuận tiện nhất cả về thời gian và địa điểm nhận hàng. Cấn cử thêm cán bộ chuyên trách trong Công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra
để tránh những đổ vỡ, hư hỏng khơng đáng có ngay thời điểm nhận và kiểm hàng. Vì vậy cần lựa chọn cán bộ có chun mơn, nghiệp vụ, hiểu biết về mặt hàng và cẩn thận
- Nhân viên cần đối chiếu tên hàng hóa với packing list cẩn thẩn vì danh sách hàng hóa có thể dài và nhiều loại khác nhau rất dễ gây nhầm lẫn
- Khi kiểm tra bao bì cũng cần chú ý kiểm tra cẩn thận bao gồm cả mã kí hiệu nằm trên bao bì ( nếu có). Nhân viên giao nhân Ngun Đăng cần đảm bảo tính ngun vẹn của bao bì, nếu có hiện tượng rách hay ký mã hiệu thiếu thì cần phải bỏ hàng ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thấy cần thiết
4.2.4 Đầu tư hiện đại hóa các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận hàng nhập khẩu
`Việc làm việc trong thời gian dịch bệnh truyền nhiễm nguy hiểm, hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đều chuyển sang phương thức hoạt động trực tuyến. Tuy nhiên, Nguyên Đăng mặc dù đều đã được trang bị hệ thống máy tính, máy fax, máy in, điện thoại… nhưng hầu hết các náy này cũ, thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động liên lạc, kinh doanh trong Cơng ty. Vì vậy, để đáp ứng được nhu cầu cho khách hàng, việc nâng cấp đổi mới trang thiết bị cho nhân viên sẽ giúp hiệu quả công việc được tăng lên, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, chi nhánh và thuận tiện cho công tác giao dịch với khách
Ngoài ra nếu muốn mở rộng thêm hoạt động vận tải, cơng ty có thể đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị vận tải và bảo trì để các phương tiện như xe tải, đầu kéo, máy nâng hoạt động hiệu quả và đảm bảo an toàn kỹ thuật
4.2.5 Giải pháp đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên
Việc đầu tư cho nhân viên cũng giống như đặt nền móng cho cơng ty để có thể đạt được các mục tiêu to sau đó do con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh phải có những cá nhân mạnh. Vì vậy Cơng ty cần có biện pháp nâng cao trình độ tay nghề nhân viên như sau:
vụ giao nhận vận tải, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp, marketing, luật pháp cho các nhân viên kinh doanh. Ngồi ra có thể tố chức các cuộc thi để tăng tính thi đua học tập cho các nhân viên trong công ty
- Ngay từ khâu tuyển dụng của Công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có tài thật sự, nhiệt tình trong cơng việc. Như vậy mới đảm bảo đƣợc nhân viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khóa đào tạo sau này
- Cơng ty cần có quy tắc riêng trong cơng ty nhằm tăng tinh thần trách nhiệm cho các cá nhân khi làm việc. Đưa ra những hình thức khiển trách hoặc kỷ luật tương xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hồn thành tốt, ít để xảy ra sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý những tình huống có thể phát sinh khi chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh.
4.3 Một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan chức năng để hồn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam
4.3.1 Sửa đổi hệ thống quy phạm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giao nhận
Thực tế cho thấy hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nƣớc ta chƣa đầy đủ, thiếu đồng bộ và đơi khi cịn nặng tính áp đặt, chƣa đứng về lập trƣờng của ngƣời làm