a. Lĩnh vực kinh doanh
2.2. Thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long
Thăng Long
2.2.1 Tình hình nhân sự cơng nghệ thơng tin của công ty
Công nghệ thông tin trong thời buổi hiện nay đang phát triển ngày càng tốc độ, đòi hỏi sự bắt kịp của cả doanh nghiệp và cán bộ nhân sự trong thời đại 4.0 như hiện nay. Thế nhưng, dù hiện trạng là vậy, thách thức của doanh nghiệp trong tình hình sử dụng cơng nghệ thơng tin của bộ phận nhân sự vẫn cịn nhiều điều đáng phải bàn.
Nhìn chung, nhân viên của cơng ty cổ phần nhựa Thăng Long trải có độ tuổi trải dài từ 30 cho đến 55. Chính vì vậy việc địi hỏi cơng nghệ kĩ thuật cao con nhiều hạn chế. Bên cạnh đó, trình độ kĩ thuật về tin học văn phòng của các nhân viên đáp ứng rất tốt. Các kỹ thuật tạp vũ sử dụng hệ thống phần mềm Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007 chủ yếu được đáp ứng tốt. Các phần mềm như phần mềm kế toán Misa, hay một số phần mềm được sử dụng trong kĩ thuật khác cũng được đáp ứng tốt. Công ty chủ trương thuê một năm có hai lần giáo viên, người hướng dẫn sẽ về Cơng ty, cập nhật tình hình tin học hiện thời cho bộ phận cơng nhân viên ở Công ty. Hỗ trợ tối đa nhân viên, ngày càng đáp ứng được những yêu cầu trong thời buổi hội nhập kinh tế và thời đại công nghệ kỹ thuật đang phát triển với tốc độ chóng mặt.
Về cơ bản, hoạt động quả lý nhân sự của công ty được chia ra làm 3 giai đoạn hoạt động khá hiệu quả. Với các giai đoạn lần lượt là quản lý hồ sơ của nhân viên, quản lý hoạt động tuyển dụng và đào tạo, quản lý tiền lương. Tuy đây là 3 quy trình quản lý thơng tin được đưa ra rõ ràng, nhưng về cơ bản, công ty Nhựa Thăng Long vẫn chưa có một hệ thống mang tính nhất qn giúp giải quyết cả 3 quy trình này hoạt động một cách trơn tru hiệu quả, thống nhất. Đặc biệt là hai quy trình liên quan đến nhau là quản lý hồ sơ của nhân viên và quản lý hoạt động tuyển dụng, đào tạo, nhân viên của cơng ty trong phịng nhân sự đã rất nhiều lần bị nhầm lẫn thông tin khi mà các thông tin của nhân viên ở hồ sơ của nhân viên như bằng cấp, vị trí làm việc, thơng tin
cá nhân, khi chuyển qua quy trình tuyển dụng, các thơng tin này nhiều khi bị sai lệch do dữ liệu phức tạp, nhiều, mà nhân viên của doanh nghiệp lại sử dụng phần nhiều là bằng phương pháp thủ cơng. Theo như thơng tin được tìm hiểu từ nhân viên phịng nhân sự, đã có một thời điểm cơng ty sử dụng phần mềm HR-Manager, nhưng sau một thời gian, phần mềm này để lộ ra nhiều mặt hạn chế khi tốc độ xử lý kém, đồng thời phần mềm cũng không đa dạng, cũ. Nhân sự của cơng ty do độ tuổi trung bình cũng khơng phải là q trẻ, chưa có một đội ngũ cơng nghệ kĩ thuật phù hợp do đây là doanh nghiệp thiên hướng sản xuất. Chính vì vậy, cho tới thời điểm bây giờ, các khâu trong quản lý nhân sự vẫn đang là một trong những trở ngại khá lớn khi hoạt động của doanh nghiệp.
Trong kế hoạch phát triển dài hạn, nhằm đáp ứng những yêu cầu khắt khe, tính cạnh tranh cao của thời đại kĩ thuật số như hiện nay. Công ty cũng đang dự định thành lập ra một bộ phận chuyên môn nhằm đáp ứng những yêu cầu của công nghệ thông tin.
2.2.2. Cơ sở vật chất
a. Cơ sở vật chất trang thiết bị của công ty (Phần cứng) :
Công ty đáp ứng đầy đủ yêu cầu thiết bị cho công nhân viên trong công ty, đều được trang bị máy tính, kết nối mạng. Hầu hết đều là máy tính mới, tốc độ xử lý bộ nhớ RAM và CPU nhanh chóng. Ngồi ra cơng ty cịn có một máy chủ đặt trong văn phòng. Hệ thống cơ sở hạ tầng: Cơng ty được trang bị 18 máy tính để bàn, máy fax, máy in các loại, sử dụng cấu trúc mạng Lan được bố trí theo hình nhánh
b. Các phần mềm ứng dụng
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán đang được sử dụng là MISA SME.NET 2019 giúp thực hiện các nghiệp vụ kế tốn. Ngồi ra, các hoạt động phần mềm văn phòng: Microsoft Office 2007, Microsoft Exel 2007 được sử dụng là chủ yếu. Thêm vào đó, để tăng cường an tồn bảo mật, tồn bộ máy tính của cơng ty được trang bị phần mềm BKAV PRO Internet Security giúp bảo vệ máy tính cá nhân của doanh nghiệp, bảo vệ quản lý email của từng cá nhân trong Công ty và bảo vệ truy cập Internet, ngăn chặn Malware và Virus.
_ Ngoài ra cịn 1 số phần mềm hỗ trợ thơng dụng như: + Phần mềm gõ tiếng Việt: Unikey,…
c. Cơ sở hạ tầng mạng truyền thông
Công ty sử dụng mạng Internet của VNPT, kết nối theo mơ hình mạng LAN bố trí theo nhánh, tốc độ đường truyền cao, băng thơng khơng giới hạn, được bố trí theo kiểu nhánh để đảm bảo việc hỏng hóc của từng máy cá nhân khơng gây ảnh hưởng tới hoạt động chung của tồn hệ thống
2.3. Đánh giá và phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long
Từ đây, có thể dễ dàng nhận thấy, hoạt động quản lý nhân sự của công ty cổ phần nhựa Thăng Long được chia ra làm các giai đoạn
Giai đoạn đầu tiên là quản lý hồ sơ của nhân viên. Các thông tin trong hồ sơ nhân viên sẽ bao gồm thơng tin cá nhân, bằng cấp, vị trí làm việc mà nhân viên đang ứng tuyển, nghiệ vụ… tồn bộ các thơng tin này được lưu lại trên hệ thống trong file Excel và bản cứng, các giấy tờ. Khi nhận đủ số hồ sơ công ty sẽ sắp xếp lịch, tiến hành phỏng vấn để từ đó quyêt định tuyển dụng nhân viên. Sau đó nhân viên quản lý sẽ theo dõi các hoạt động của nhân viên làm việc. Các thông tin về đào tạo, tuyển dụng hay đánh giá kết quả hoạt động sẽ được lưu lại trong hồ sơ xin việc của nhân viên. Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, nhân viên sẽ được sắp xếp thời gian biểu để phỏng vấn. Thông tin bao gồm nhân viên tuyển dụng, lịch đào tạo, phỏng vấn sẽ được lưu trữ dưới file Excel và Word, đồng thời cả trên giấy tờ.
Giai đạn thứ hai là việc quản lý tiền lương của cơng ty. Nhìn chung, Tất cả các khoản tiền cần được thanh toán sẽ được theo dõi bởi kế tốn. Đồng thời, mỗi phịng ban tự quản lý nhân viên của mình về phân cơng cơng việc, chấm công, các dữ liệu được lưu lại dưới file Excel. Các thông tin này sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán qua email, bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu các thông tin cá nhân, cập nhật thông tin về thuế suất và các khoản khấu trừ khác,…
Trên cơ sở những thơng tin này, bộ phận kế tốn sẽ tiến hành tính lương cho nhân viên. Mỗi nhân viên đăng ký tài khoản ngân hàng với công ty khi bắt đầu làm việc. Tiền lương nhân viên được công ty trả qua tài khoản ngân hàng.
Đánh giá về quy trình quản lý nhân sự:
Nhìn chung việc quản lý nhân sự hiện tại của công ty cổ phần nhựa Thăng Long vẫn thực hiện thủ cơng là chính dưới các công cụ hỗ trợ bao gồm Microsoft Word và Microsof Excel. Đồng nghĩa với việc công ty đang thiếu một hệ thống quản lý hiệu
quả, tác vụ nhanh chóng và hợp lý. Có thể nói, hai cơng cụ trên là hai công cụ cơ bản, dễ sử dụng, thuận tiện, thêm vào đó là tất cả các nhân viên đều có thể sử dụng được phần mềm này.
Vậy nhưng còn khá nhiều hạn chế bất cập nếu như công ty tiếp tục chỉ sử dụng các phần mềm cơ bản để hỗ trợ. Về cơ bản, các thông tin và dữ liệu trong tương lai có thể sẽ lớn hơn rất nhiều, điều đó trực tiếp gây ảnh hưởng lên người sử dụng, làm chậm quá trình và gây ra sự thiếu hiệu quả trong cơng việc, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty. Tiếp theo đó, càng hình thức quản lý nhân sự bao gồm sắp xếp dữ liệu, chấm cơng cũng sẽ gây ra sự thiếu chính xác nhất định. Hơn hết, nếu như khơng có một hệ thống quản lý thống nhất giữa 8 phịng ban như trên, đơi khi sẽ xảy ra sự sai sót và nhầm lẫn, thiếu hụt, đặc biệt là giữa phịng kế tốn và các phịng ban cịn lại.
Nói tóm lại, cơng ty Thăng Long có một nhược điểm khá rõ ràng là chưa có một phần mềm hệ thống thông tin giúp quản lý nhân sự phù hợp nhất, tối ưu nhất, một hệ thống nhất quán, đảm bảo nhất nên chính vì vậy việc quản lý nhân sự, lương thưởng của công ty đôi lúc cịn tồn tại một vài khó khăn. Đây thật ra cũng là điều dễ hiểu khi quy mô nhân sự của công ty chưa phải quá lớn, đạt mức quy mơ của các tập đồn, công ty lớn. Nhưng ở trong kế hoạch dài hạn, với thực trạng hiện tại thì việc Thăng Long sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự sẽ trở nên cấp thiết, từ đó có thể thực hiện cơng việc dễ dàng, nâng cao năng suất, giúp nhân viên và ban quản trị có thể quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA THĂNG LONG
3.1. Đặt bài tốn 3.1.1. Mơ tả bài tốn:
Dựa trên quy trình quản lý nhân sự của cơng ty, nhân viên sau khi qua được phỏng vấn sẽ được tuyển dụng và sau đó ký hợp đồng lao động với công ty.
Sau khi được tuyển dụng, các thông tin của nhân viên gồm có: Tên nhân viên, mã nhân viên, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, …. được lưu trong hồ sơ nhân viên. Nhân viên được chia theo phịng ban và có các chức vụ khác nhau, hưởng chinh sách và mức đãi ngộ khác nhau.
Hồ sơ của nhân viên sẽ được lưu vào hệ thống. Mỗi nhân viên chỉ thuộc về một phòng ban, một phịng ban có nhiều nhân viên. Sau khi nhân viên được tuyển dụng, hợp đồng lao động sẽ lưu cùng hồ sơ nhân viên. Thông tin hợp đồng lao động gồm: Ngày ký kết, thời hạn, chức vụ, chế độ làm việc.
Lịch phỏng vấn và đào tạo ứng viên sẽ được được cơng ty sắp xếp sau khi có thơng tin về vị trí, thời gian và địa điểm. Thơng tin về lịch đào tạo gồm có địa điểm, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, nội dung đào tạo. Thông tin ứng viên bao gồm thông tin cá nhân, mã ứng viên, vị trí ứng tuyển, nguyện vọng.
Tồn bộ các thơng tin bao gồm ngày làm, ngày nghỉ sẽ được lưu lại và theo dõi qua bảng chấm công của nhân viên bởi nhân viên quản lý. Bảng chấm công này sẽ được nhập vào hệ thống tính lương cũng các khoản chi phí như phụ cấp. Sau đó, bộ phận kế tốn sẽ lập báo cáo để gửi lên ban giám đốc.
3.1.2. Xác định yêu cầu hệ thống
Yêu cầu chức năng:
Hệ thống quản lý nhân sự thực hiện chức năng:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Bộ phận nhân sự sẽ tìm kiếm và xem thơng tin hồ sơ
nhân viên và cập nhập thơng tin hồ sơ nhân viên khi có sự thay đổi. Quá trình cập nhật hồ sơ nhân viên gồm có thêm, sửa, xóa hồ sơ nhân viên.
- Quản lý hợp đồng lao động: Bộ phận nhân sự sẽ tìm kiếm và xem thơng tin
hợp đồng lao động và cập nhật thơng tin hợp đồng lao động khi có sự thay đổi. Q trình cập nhật hợp đồng lao động gồm có thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động.
- Quản lý tuyển dụng và đào tạo: Bộ phận quản lý nhân sự có chức năng cập
nhật thơng tin tuyển dụng khi có yêu cầu , theo dõi lịch phỏng vấn và theo lõi dịch đào tạo nhân viên để có thể sắp xếp lịch phỏng vấn và đào tạo. Trong khi cập nhật thơng tin tuyển dụng thì sẽ gồm có : thêm, sửa và xóa ứng viên.
- Quản lý lương: Hệ thống thực hiện chức năng chấm cơng và tính lương. Cơng
thức tính lương: Tiền lương tháng= Số tiền lương chính+ phụ cấp ( nếu có)/ Số ngày làm việc
- Thống kê báo cáo: Hệ thống thực hiện chức năng thống kê, báo cáo số lượng
nhân viên, chấm công và báo cáo lương. Về tổ chức lưu trữ:
Cần lưu lại tất cả các thông tin, dữ liệu của nhân viên sau khi tìm kiếm, xem, thêm, sửa, xóa phục vụ cho cơng tác quản lý, thống kê tình hình hoạt động của công ty.
Yêu cầu phi chức năng:
- Khả năng sử dụng: Hệ thống dễ sử dụng đối với những người sử dụng có kinh
nghiệm. Đối với những người có ít kiến thức về tin học cũng có khả năng sử dụng hệ thống.
-Tính hiệu quả: Tốc độ xử lý nhanh, dữ liệu được xử lý chính xác, tự động lưu
trữ dữ liệu. Hệ thống đáp ứng khả năng truy cập thông tin của nhiều người sử dụng cùng lúc, cho kết quả nhanh, đảm bảo thông tin không bị gián đoạn giữa chừng.
-Bảo mật: Hệ thống có độ an tồn cao do mỗi người dùng sẽ được cấp một tài khoản,
chính vì vậy các thơng tin sẽ khơng bị để lộ ra ngồi, tránh bị truy cập trái phép
-Giao diện: Giao diện đẹp, thân thiện, sử dụng Tiếng Việt, các màn hình xử lý có tương đồng về hình thức, các tiêu đề, thông báo rõ ràng, dễ hiểu, các chức năng được sắp xếp đúng trật tự, dễ tìm kiếm.
Ngồi ra hệ thống phải tương thích với Window XP hoặc Window 7,8; tương thích với các thiết bị hỗ trợ như máy in, máy fax,…
3.1.3. Sơ đồ phân cấp chức năng:
3.2. Phân tích hệ thống
3.2.1. Biểu đồ usecase
Xác định tác nhân:
Các tác nhân tác động lên hệ thống nhân sự bao gồm
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả usecase
Nhân viên nhân sự
Đăng nhập Nhân viên nhân sự có ID và PASS để đăng nhập vào sự dụng tất cả các chức năng của hệ thông
Quản lý thơng tin HSNV Nhân viên nhân sự tìm kiếm, sửa, xóa, thêm thơng tin hồ sơ nhân viên trong CSDL hệ thống.
Quản lý thơng tin HĐLĐ Nhân viên nhân sự tìm kiếm, sửa, xóa, thêm thơng tin hợp đồng lao động trong CSDL hệ thống
Quản lý TD-ĐT Nhân viên nhân sự cập nhật thông tin về tuyển dụng, theo dõi lịch đào tạo, tuyển dụng và tiến hành phân cơng cho nhân viên có trách nhiệm. Quản lý tiền lương Nhân viên nhân sự lập bảng
công cho các nhân viên trong công ty, cập nhật các thông tin về ngày nghỉ, phụ cấp, khấu trừ vào CSDL hệ thống để làm cơ sở lập bàng lương nhân viên
Tổng hợp, báo cáo Nhân viên quản lý lập báo cáo về thông tin nhân viên, chấm công, tiền lương, tuyển dụng, đào tạo,…in ra và gửi cho ban giám đơc khi có u cầu.
3.2.2. Biểu đồ usecase
a. Biểu đồ usecase tổng quát
Biểu đồ 3.1: Usecase tổng quát
Biểu đồ use case tổng quát được mơ hình hóa như trên. Nhân viên nhân sự thơng qua đăng nhập để thực hiện các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, quản lý tiền lương, tổng hợp báo cáo. Sau khi đăng nhập, nhân viên nhân sự có thể tìm kiếm thơng tin về thơng tin cá nhân cũng như lương của nhân viên.
Biểu đồ 3.2: Usecase hồ sơ nhân viên.
Bộ phận quản lý nhân sự sẽ thực hiện các chức năng bao gồm tìm kiếm hồ sơ nhân viên, thêm, cập nhật, xóa hồ sơ nhân viên khi có yêu cầu.
c. Biểu đồ Usecase hợp đồng lao động
Biểu đồ 3.3: Biểu đồ Usecase Hợp đồng lao động
Bộ phận quản lý nhân sự sẽ thực hiện các chức năng bao gồm tìm kiếm, thêm,