(Nguồn: Phịng hành chính- nhân sự)
Cơng ty cổ phần đầu tư Nam Duy hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần. Đứng đầu là Ban Giám Đốc trực tiếp điều hành cơng ty. Dưới Ban Giám Đốc là các phịng: phịng Kinh doanh, phịng Marketing, phịng Hành chính- Nhân sự, Bộ phận kho, phịng Kỹ thuật và phịng Tài chính- Kế tốn.
Ban Giám đốc Phịng Kinh doanh Phịng Marketing Phịng Hành chính- Nhân sự Bộ phận kho Kĩ thuậtPhịng Bộ phận Hành chính Bộ phận Nhân sự Phịng Tài chính- Kế tốn
Các Trung tâm và Đơn vị kinh doanh chiến lược (SBUs) phụ trách những lĩnh vực hoạt động chủ chốt của Cơng ty, mang tính chun mơn hóa cao, để đảm bảo tối ưu hóa mọi nguồn lực.
Đây là mơ hình quản lý điều hành trực tuyến-chức năng tiên tiến hiện nay, thống nhất quá trình triển khai và kiểm sốt của cơng ty.
Trong đó nhiệm vụ của từng phịng ban như sau:
Ban Giám đốc
- Xây dựng giá trị cơng ty cũng như các chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, giám sát công ty nhằm đảm bảo việc kinh doanh được thực hiện một cách có hiệu quả.
- Bảo đảm cơng ty tn thủ với tất cả các quy định của pháp luật, đầy đủ và kịp thời.
- Xây dựng hoạch định các mục tiêu chiến lược dài hạn cho công ty.
- Xác định trách nhiệm của các phòng ban và cách thức đánh giá hiệu quả làm việc của họ.
Phòng Kinh doanh
- Thiết lập chiến lược kinh doanh hiệu quả
- Xây dựng được hệ thống khách hàng trung thành - Tiếp xúc, thu hút và chăm sóc khách hàng
Phịng Marketing
- Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công tác Marketing, phát triển thị trường và phát triển thương hiệu
- Nghiên cứu tiếp thị và thơng tin, tìm hiểu nhu cầu thị trường
- Lập các chiến lược marketing theo từng giai đoạn, mục tiêu của ban giám đốc đưa ra trong đó có các hoạt động Marketing Online và Marketing truyền thống.
- Phát triển sản phẩm theo xu hướng mới của khách hàng yêu cầu.
Phịng Hành chính- Nhân sự
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty
Bộ phận kho
- Tổ chức, giám sát, bảo quản, kiểm sốt hàng hóa.
- Quản lý số lượng nhập và xuất sản phẩm.
Phòng Kỹ thuật
- Xây dựng, tiếp nhận chuyển giao và quản lý các quy trình vận hành thiết bị, sản phẩm công nghệ mới.
- Quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng cho các dự án mà công ty thực hiện - Kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa nhập vào và bán ra thị trường - Thực hiện các chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng kỹ thuật cho nhân viên - Đặt ra các yêu câù của sản phẩm
Phịng Tài chính- Kế tốn
- Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Cơng ty về lĩnh vực tài chính kế tốn. - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Công ty.
- Thực hiện thu tiền bán hàng, quản lý kho quỹ.
- Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc lập hóa đơn chứng từ ban đầu cho cơng tác hạch toán kế toán; hướng dẫn, tổng hợp báo cáo thống kê.
2.3. Cơ cấu lao động của Công ty
Bảng 1.2. Cơ cấu lao động của công ty theo giới tính và theo độ tuổi năm 2016-2017
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lê
Tổng số lao động 1.Giới tính Nam 73.33 26.67 2.Độ tuổi Dưới 25 13.33 25-35 Trên 35 16.67 (Nguồn: Phịng hành chính- nhân sự)
Từ Bảng 1.2, ta thấy cơ cấu lao động của công ty Cổ phần đầu tư Nam Duy như sau:
Về giới tính:
Trong 2 năm qua thì số lượng lao động nam của cơng ty đều nhiều hơn lao động nữ và số lượng lao động nam chiếm khoảng hơn 2/3 tổng số lượng lao động của cơng ty. Vì cơng ty kinh doanh mặt hàng chăn ga , gối , đệm và tính chất của sản phẩm cũng cần lao động nam nhiều hơn nên việc số lao động nam nhiều hơn là điều dễ hiểu.
Về độ tuổi:
Lao động trong công ty chủ yếu là trong độ tuổi từ 25-35 tuổi với tỷ lệ năm 2016 là 60% và năm 2017 tăng lên 70%. Điều đó cho thấy hiện nay lực lượng lao động khá trẻ, họ năng động, sáng tạo và khả năng nhạy bén với thị trường. Điều này cũng là một lợi thế của công ty, giúp xây dựng công ty ngày một vững mạnh hơn.
2.4 Cơ sở hạ tầng và nhân sự của doanh nghiệp
Cơ sở hạ tầng trang thiết bị của công ty
Trang thiết bị cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty.
Phần cứng:
Là một công ty chuyên về giải pháp phần mềm, công nghệ thông tin nên công ty hết sức chú trọng đầu tư cho cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT. Cụ thể như sau:
- Số lượng máy chủ là 5 chiếc. - Số lượng máy in là 2 chiếc. - Số liệu máy chiếu là 3 chiếc. - Máy tính để bàn là 80 chiếc. - Máy laptop 40 chiếc.
- Máy quét vân tay: 4 chiếc. - Máy scan: 4 chiếc.
- Máy photocopy 3 chiếc.
Phần mềm:
- Sử dụng hệ điều hành Windows
Hệ điều hành thông dụng này có những ưu điểm như : - Tính tương thích cao
- Bảo mật : Thường xuyên cập nhật hệ thống quét virus và vá các lỗ hổng bảo mật
- Hỗ trợ nhiều ứng dụng: Windows hỗ trợ đầy đủ các ứng dụng . - Phần mềm văn phòng
- Sử dụng các phần mềm Microsoft Word, Excel, Power Point, Visio. - Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey.
- Các trình duyệt web: Chrome, Firefox , Cốc Cốc - Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
Customer Relationship Management- CRM giúp quản lý tồn bộ thơng tin liên quan đến khách hàng đã, đang và sẽ sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của cơng ty, từ đó giúp nâng cao tối đa chất lượng dịch vụ, tăng cường quản lý và nắm bắt mọi cơ hội từ khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phần mềm kế toán FAST.
Fast Accounting là phần mềm kế tốn dành cho các doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ.
Các phân hệ nghiệp vụ chính của phần mềm kế tốn Fast Accounting : - Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả - Báo cáo các khoản mục phí
- Kế tốn tổng hợp
- Báo cáo phân tích, quản trị - Báo cáo thuế
2.5 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty
Khảo sát dựa trên phiếu điều tra
Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, theo đúng kế hoạch làm việc từng tuần đã phát phiếu điều tra và tiến hành phỏng vấn trực tiếp các cán bộ nhân viên của công ty.
Số lượng phiếu phát ra: 15 phiếu Số phiếu thu về: 10 phiếu
Nhìn chung qua cuộc khảo sát ta rút ra được những vẫn đề cơ bản của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh, cũng như hoạt động quản lý nhân sự của công ty.
kết quả thu được đem lại cái nhìn tổng quát về doanh nghiệp: thông tin cơ bản về cơng ty, số lượng nhân viên chính thức, các lĩnh vực mà cơng ty kinh doanh, tình hình tài chính 3 năm gần đây của doanh nghiệp, số lượng chính xác cơ sở hạ tầng CNTT, mức độ quan tâm của công ty đến HTTT và CNTT
Đồng thời nhận thấy được thực trạng hiện nay của công ty trong hệ thống kinh doanh bán hàng và hệ thống nhân sự cịn nhiều lỗ hổng cần phải khắc phục. Đó cũng là hai vấn đề chính mà cuộc khảo sát muốn hướng đến để nhằm tìm ra giải pháp phù hợp
Đánh giá hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: Đánh giá chung về mức độ đầy đủ trong việc trang bị máy tính và các thiết bị CNTT, HTTT phục vụ cho hoạt động kinh doanh
Kết quả: Tất cả các phiếu đều được thu hồi đầy đủ và có đánh giá. Nhìn chung mức độ trang bị các thiết bị công nghệ thông tin cho các nhân viên và cán bộ phục vụ hệ thống kinh doanh và điều hành của công ty là khá đầy đủ.
Đánh giá tốc độ đường truyền và tốc độ xử lý dữ liệu của hệ thống mạng trong công ty Mức độ Số phiếu chọn % tương ứng 1. Tốt 7/10 70% 2. Trung bình 3/10 30% 3. Chậm 0/10 0%
Kết quả: kết quả khá tốt. Có thể thấy theo phiếu khảo sát thu được thì đa số nhân viên đều đánh giá khá cao khả năng xử lý dữ liệu và đường truyền. Vậy nên mạng máy tính hồn tồn đủ điều kiện để đáp ứng hoạt động kinh doanh quản lý của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM DUY
3.1. Xác định bài tốn:
Mơ tả nội dung bài toán quản lý nhân sự tại công ty:
- Quản lý nhân sự: Khi nhân viên được nhận vào công ty, công ty sẽ kí hợp
đồng lao động theo thời hạn, và sau khi hết hạn hợp đồng sẽ được kí lại.
Tùy vào từng khả năng, trình độ chun mơn của mỗi nhân viên và nhu cầu, vị trí có nhu cầu bổ sung nhân viên mà nhân viên sẽ được phân công vào từng vị trí khác nhau.
Phịng nhân sự quản lí hồ sơ nhân viên, bao gồm: sơ yếu lí lịch; trình độ học vấn; chức vụ; phòng; bậc lương; hợp đồng lao động.
- Quản lí Khen thưởng kỉ luật: trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của cơng ty có trách nhiệm khen thưởng, kỉ luật những các nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm. Những thành tích hay kỉ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của công ty.
- Báo cáo thống kê: nếu Ban lãnh đạo yêu cầu xem hồ sơ, danh sách nhân viên
thì phịng tổ chức lao động phải in thống kê, báo cáo.
3.2. Phân tích:
3.2.1. Xác định các tác nhân và use case:
Bảng 3.1: Xác định tác nhân và use case (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Actor Use Case
Người quản trị - Đăng nhập hệ thống
- Thay đổi mật khẩu - Quản lí người dùng
Nhân viên phòng tổ chức lao động - Đăng nhập hệ thống
- Thay đổi mật khẩu - Quản lí hồ sơ
- Quản lí khen thưởng/ kỉ luật - Báo cáo, thống kê
3.2.2. Đặc tả ca sử dụng và vẽ biểu đồ use case:
Khi đặc tả ca sử dụng ta tập trung vào hành vi bên ngồi khơng quan tâm tới các xử lý bên trong. Cấu trúc đặc tả theo bảng sau:
Bảng 3.2: Đặc tả ca sử dụng
Tên usecase Tên usecase
Tác nhân: Những tác nhân liên quan đến ca sử dụng, chỉ rõ tác nhân nào bắt đầu với ca sử dụng.
Mục đích Mục đích của usecase
Mơ tả: Tóm tắt tiến trình xử lý cơng việc cần thực hiện
Hình 3.1: Biểu đồ use case tổng thể của cả hệ thống:
dangxuat doimatkhau dangnhap nguoidung <<include>> <<include>> qlnguoidung quantrihethong qlnhansu qlKTKL baocaothongke nvtochuclaodong
1. Ca sử dụng “Đăng nhập hệ thống”
Bảng 3.3: Đặc tả ca sử dụng “Đăng nhập hệ thống”
Tên Usercase Đăng nhập hệ thống
Tác nhân Người dùng
Mục đích Nhân viên đăng nhập vào hệ thống để thực hiện các công
việc của mình
Mơ tả - Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống để thực hiện
cơng việc của mình thì phải đăng nhập vào hệ thống , from đăng nhập cho phép người dùng nhập tài khoản của mình gồm tên đăng ký và mật khẩu.
- Hệ thống thực hiện kiểm tra tài khoản người dùng nhập vào đúng hay chưa. Nếu đúng hệ thống thực hiện kiểm tra quyền truy cập, trong trường hợp người dùng có quyền thì hệ thống sẽ thiết lập trạng thái cho người dùng. Trong trường hợp người dùng nhập sai tài khoản thì hệ thống sẽ thơng báo lại cho người dùng
Hình 3.2: Biểu đồ use case tổng quát của quản trị hệ thống:
xoanguoidung
quantrihethong
2. Ca sử dụng : “thêm người sử dụng”
Bảng 3.4: Đặc tả ca sử dụng “ cấp quyền người dùng”
Tên Usercase Cấp quyền người dung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tác nhân Người quản trị
Mục đích - Cấp quyền để người dùng có thể thực hiện các
cơng việc của mình
Mơ tả - Người dùng muốn tham gia vào hệ thống thì
phải được cấp quyền đúng với chức năng cơng việc của mình
- Người quản trị căn cứ vào thông tin của người dùng, kiểm tra người dùng thuộc bộ phận nào, thuộc nhóm quyền nào để cấp quyền cho người dùng, quyền cấp cho người dùng phải có trong danh sách quyền của hệ thống. Thông tin quyền người dùng được cấp được cập nhật vào bảng chi tiết quyền người dùng ghi lại quyền cụ thể của từng người.
3. Ca sử dụng “xóa người dùng”
Bảng 3.5: Đặc tả ca “xóa người dùng”
Tên Usercase Xóa người dùng
Tác nhân Người quản trị
Mục đích Xóa người dùng
Mơ tả - Khi người dùng khơng cịn quyền truy cập vào hệ
thống thì người quản trị sẽ xóa tài khoản người dùng đó.