CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.1. HTTT quản lý nhân sự của Cơng ty cổ phần Tập đồn thời trang MAY
4.1.1 Mơ tả bài tốn quản lý nhân sự cho cơng ty cổ phần Tập đồn thời trang MAY
Căn cứ vào công tác quản lý nhân sự tại cơng ty thì bài tốn quản lý nhân sự của cơng ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY được tiến hành như sau:
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy đinh tuyển dụng của công ty, trải qua phỏng vấn nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm tại công ty. Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động và hoàn thiện hồ sơ nhân viên nộp cho công ty, thông tin của nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại,…Nhân viên được chia theo phòng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phịng ban, một phịng ban có thể có nhiều nhân viên, hồ sơ nhân viên sẽ được hệ thống tiếp nhận, lưu và cập nhật khi có yêu cầu. Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Ngồi những thơng tin cá nhân, thơng tin cơng ty, hợp đồng lao động có thêm những thơng tin như ngày ký kết, thời hạn, công việc, chế độ làm việc.
Nhân viên quản lý nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Hàng tháng, nhân viên kế toán sẽ tổng hợp bảng chấm cơng rồi tính lương theo hệ số lương và lập bảng lương cho nhân viên.
4.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
Để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện các chức năng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên. Hệ thống quản lý nhân sự còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên quản lý nhân sự. Báo cáo sẽ gửi đến cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn. Hệ thống cũng cho phép nhân viên kế tốn đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để thực hiện việc quản lý lương. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty và ban lãnh đạo đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để tìm kiếm thơng tin cá nhân, thông tin về lương.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của cơng ty bao gồm 4 chức năng chính như sau:
Quản lý hồ sơ nhân viên : Chức năng này cho phép nhân viên quản lý nhân sự
thêm hồ sơ nhân viên mới, thơng qua việc tìm kiếm để sửa thơng tin hồ sơ nhân viên và xóa hồ sơ nhân viên.
Quản lý tiền lương: Chức năng này cho phép nhân viên kế tốn tính lương cho nhân
viên.
Quản lý chấm công: Chức năng này cho phép nhân viên kế tốn chấm cơng cho nhân
viên.
Báo cáo, thống kê: Chức năng này cho phép nhân viên quản lý nhân sự báo cáo,
thống kê về thông tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên.
Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên và ban lãnh đạo tìm kiếm các
thơng tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên.
Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ 4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
4.1.3 Các yêu cầu của hệ thống
Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Về tính bảo mật thơng tin: Mỗi người sử dụng đều có một tài khoản (tên người
dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép. Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định.
Về mặt hệ thống: Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thơng minh để thuận tiện
trình cho phép người sử dụng tìm kiếm những thơng tin cần thiết như thông tin cá nhân hoặc thông tin về lương của nhân viên.
Về mặt nhập liệu: Giao diện phải đẹp, tạo thiện cảm cho người sử dụng và thuận
tiện cho các thao tác nhập liệu vào. Hệ thống kiểm tra các bước nhập một cách chặt chẽ nhằm tránh tối thiểu việc sai sót ngồi ý muốn, tự động điền những tham số cần thiết, giảm thiểu những sai sót khơng đáng có (tự động chuyển sang phần khác khi nhập xong một phần).
Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thông tin
linh hoạt, nhanh chóng và an tồn hơn.