5. Kết cấu khóa luận
2.2 THỰC TRẠNG CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.2.3 Đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lí khách hàng
Về các tài nguyên hệ thống
- Tài nguyên về phần cứng
Máy chủ và các máy trạm đều đáp ứng được nhu cầu của công việc. Máy chủ được đầu tư, tốc độ xử lý và khả năng lưu trữ thông tin tốt. Mạng máy tính gồm mạng INTERNET và mạng LAN. Khả năng truyền dữ liệu từ mạng LAN và mạng INTERNET từ máy trạm bất kỳ tuy ổn định và tốc độ tối thiểu là 0.5 Megabyte/s nhưng vẫn có những phản ánh rằng vẫn chưa đủ nhanh. Theo nhân viên phịng Kỹ thuật giải thích là do máy chủ được đầu tư nhưng vẫn ở mức trung bình và tốc độ INTERNET vẫn ở mức khá nên khả năng truyền dữ liệu chưa tốt. Nảy sinh ra hiện tượng khởi động và làm mới màn hình chậm của phần mềm.
Hình 6. Tốc độ khởi động phần mềm
- Tài nguyên về phần mềm
Phần mềm quản lý khách hàng được xây dựng trên ngơn ngữ Foxpro, có ưu điểm chạy trong Windows mà không cần cài đặt và cho phép tách ứng dụng thành nhiều mô-đun, dễ nâng cấp sửa đổi. Phần mềm hiện tại gồm 8 mô-đun là Cơ hội, Tiềm năng, 30, 60, 90, 100( Must win), Thất bại, Thành công. Phần mềm hiện tại quản lý khách hàng tiềm năng, 30% đến 100% cơ hội trở thành khách hàng chính thức, khách hàng thất bại và khách hàng thành công. Nghĩa là ở đây, việc quản lý khách hàng vẫn chưa đầy đủ. Phần mềm chỉ quản lý các thông tin khách hàng: Tên khách hàng, Địa chỉ, Ngành nghề, Điện thoại, Nhu cầu, Liên hệ, Thông tin KH, Thông tin GD. Các mô-đun đều chỉ gồm các trường trên.
Hình 7. Object Thất bại của phần mềm.
Phần mềm cịn có các cơng cụ hỗ trợ như Tìm, Lọc, Sắp xếp, Thêm dịng, Gửi mail, Gửi SMS,..
Ngồi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng, nhân viên sử dụng thêm các phần mềm khác. Cụ thể là phần mềm Microsoft Excel để làm báo cáo, phần mềm Skype để trao đổi thông tin giữa các nhân viên. Phần mềm quản lý khách hàng đã có các cơng cụ hỗ trợ như Gửi mail hay Gửi SMS nhưng tốc độ và dung lượng tin nhắn thấp nên không được sử dụng nhiều cho công việc.
Nguồn nhân lực sử dụng hệ thống và sử dụng phần mềm đều là người của công ty. Phần mềm do công ty tự làm ra nên vấn đề đào tạo nguồn nhân lực sử dụng và nhu cầu về sửa lỗi phát sinh, bảo trì đều rất tốt. Nhưng một số phòng ban còn thiếu nhân lực, cụ thể là phòng Phát triển kinh doanh.
- Tài nguyên về dữ liệu
Cơ sở dữ liệu hiện tại chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu so với thực tế. Đó là quản lý thơng tin cơ bản của khách hàng. Hiện nay, quản lý khách hàng không chỉ là quản lý thông tin khách hàng mà còn quản lý cả giao dịch, hợp đồng,…
Về quy trình xử lý của hệ thống thơng tin quản lý khách hàng
Khả năng thu thập thông tin của hệ thống cịn yếu. Do khách hàng chỉ biết đến cơng ty qua công ty đã sử dụng sản phẩm hoặc qua INTERNET. Phòng Phát triển kinh doanh chưa thực sự đáp ứng đủ về nhu cầu thu thập thông tin do thiêu nhân sự và cách thức thu thập thông tin. Thông tin khách được nhập vào phần mềm và xử lý trên hệ thống. Sau đó thơng tin khách hàng được lưu trữ và sử dụng.
Q trình quản lý khách hàng tại cơng ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh diễn ra như sau:
Nhân viên phòng Phát triển kinh doanh tiếp nhận nhu cầu sản phẩm từ khách hàng. Sau đó tư vấn và lưu thơng tin khách hàng, chuyển các yêu cầu đến các bộ phận liên quan để đưa ra giải pháp phù hợp với yêu cầu khách hàng.
Sau đó nhân viên phát triển kinh doanh sẽ liên hệ lại với khách hàng và đưa ra giải pháp. Nếu khách hàng đồng ý thì hợp đồng sẽ được ký và thơng tin khách hàng được cập vào hồ sơ khách hàng chính thức. Nếu khơng đồng ý, nhân viên phòng Phát triển kinh doanh lại tư vấn và chuyển yêu cầu tới phòng liên quan. Quá trình này diễn ra 3 lần. Sau 3 lần thì khách hàng đó sẽ được lưu vào hồ sơ khách hàng thất bại.
Sau khi hợp đồng được ký, nhân viên phòng Phát triển kinh doanh sẽ theo dõi thực hiện hợp đồng và tiến hành giao dịch.
Đánh giá tổng thể hệ thống thông tin quản lý khách hàng
Hiện nay, việc quản lý khách hàng tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh được thực hiện bằng phần mềm quản lý khách hàng. Phần mềm chỉ quản lý thông tin khách hàng, nhằm cung cấp thông tin để công ty thực hiện giao dịch với khách hàng trên cơ sở nhận biết và phân biệt khách hàng. Phần cứng đáp ứng nhu cầu đủ. Nguồn nhân lực tuy có trình độ cao nhưng vẫn cịn thiếu để phát huy tối đa hệ thống thơng tin quản lý khách hàng. Quá trình thu thập thơng tin ở quy trình quản lý hệ thống thơng tin vẫn chưa tốt.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH