5. Kết cấu khóa luận
3.2 ĐỀ XUẤT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
3.2.1 Phân tích hệ thống thơng tin
Hệ thống quản lý khách hàng mới cần đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Giao diện của phần mềm thân thiện, các chức năng dễ sử dụng, các bảng hiện ra hợp lý, kích thước chữ và các bảng phù hợp, dễ nhìn.
+ Phân quyền người dùng, quản lý tài khoản
+ Quản lý thơng tin của khách hàng, có thể tìm kiếm và cập nhật thơng tin khách hàng.
+ Quản lý giao dịch: Các giao dịch trước và sau kí hợp đồng.
+ Quản lý hợp đồng: Cập nhật và theo dõi tình trạng của hợp đồng, xác định doanh thu.
+ Lập báo cáo phục vụ cho việc quản trị.
Sơ đồ phân cấp chức năng
Qua q trình phân tích u cầu của nhân viên, phần mềm cần có bốn chức năng chính là: quản lý thông tin khách hàng, quản lý giao dịch, quản lý hợp đồng, thống kê- táo cáo.
Các chức năng:
o Quản lý thơng tin khách hàng: theo dõi tình trạng của khách hàng, cập nhật
thơng tin của khách hàng, tìm kiếm thơng tin khách hàng.
o Quản lý giao dịch: theo dõi quá trình giao dịch, cập nhật và tìm kiếm thơng
tin các giao dịch.
o Quản lý hợp đồng: theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, cập nhật và tìm
kiếm thông tincác hợp đồng.
o Thống kê- báo cáo: thống kê các dữ liệu( tính tốn), truy xuất dữ liệu và lập báo cáo
Ta có sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống:
Sơ đồ 3. Sơ đồ phân cấp chức năng kinh doanh
Biểu đồ luồng dữ liệu
o Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
cho cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý khách hàng tại công ty. Quản lý khách hàng
Quản lý thông tin
khách hàng Quản lý giao dịch Thống kê- Báo cáo Quản lý hợp đồng Cập nhật Thống kê Cập nhật Cập nhật Theo dõi tình trạng Tìm kiếm Theo dõi
giao dịch Truy xuất
dữ liệu Theo dõi hợp đồng Tìm kiếm Lập báo cáo Tìm kiếm
Sơ đồ 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ 5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho thấy có bốn chức năng chính: Quản lý thơng tin khách hàng, quản lý giao dịch, quản lý hợp đồng, thống kê- báo cáo. Nhân viên,
ban lãnh đạo và khách hàng là nguồn, đích của các tiến trình. Các dữ liệu truy xuất và lưu trữ trong các kho dữ liệu: Khách hàng, Giao dịch, Hợp đồng, Báo cáo.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý thông tin khách hàng
Sơ đồ 6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý thông tin khách hàng
Các công việc cụ thể của quản lý thông tin khách hàng là cập nhật, theo dõi tình trạng khách hàng và tìm kiếm.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý giao dịch
Các công việc cụ thể của quản lý giao dịch là cập nhật, theo dõi tình trạng giao dịch và tìm kiếm.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hợp đồng
Sơ đồ 8. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hợp đồng
Các công việc cụ thể của quản lý hợp đồng là cập nhật, theo dõi tình trạng hợp đồng và tìm kiếm.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của thống kê -báo cáo
Sơ đồ 9. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của thống kê -báo cáo
Các công việc cụ thể của thống kê- báo cáo là thống kê , truy xuất dữ liệu và lập báo cáo. Các dữ liệu lấy từ các kho dữ liệu được thống kê, tính tốn. Sau đó q trình truy xuất dữ liệu sau khi tính tốn. Và dữ liệu truy xuất được lập báo cáo. Các báo cáo lưu vào kho báo cáo và chuyển cho lãnh đạo. Lãnh đạo có thể xem các báo cáo từ trước từ kho dữ liệu báo cáo.