Phần 1 : Tổng quan nghiên cứu đề tài
3.1 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
3.1.1 Khái quát về chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại cơng ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab
Trong khi làm việc tại Công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với Công ty, hợp đồng giữa nhân viên và Cơng ty sẽ được phịng nhân sự lưu giữ và quản lý. Nhân viên trong Công ty sẽ được nhân viên phịng nhân sự cập nhật thơng tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên.
Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về nhân viên và hồ sơ khen thưởng kỷ luật trong thời gian làm việc tại Cơng ty.
Nhân viên kế tốn sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, thưởng, phạt
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và Giám đốc có thể tra cứu mọi thơng tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế tốn. Báo cáo sẽ gửi đến cho Giám đốc cơng ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong Công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình.
3.1.2. Các yêu cầu chức năng của hệ thống
Các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab: - Quản lý thơng tin nhân viên, phịng ban: quản lý và lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên như họ tên, ngày sinh, giới tính, chức vụ cơng tác... Đồng thời giúp bộ phận quản lý nhân sự và ban Giám đốc Công ty nắm bắt được số lượng nhân viên của Công ty ở từng thời điểm, số nhân viên chính thức, khơng chính thức…
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của Cơng ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Quá trình làm việc của nhân viên trong Công ty sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình
độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
- Cập nhật phịng ban: nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phịng ban khi có sự thay đổi về các phịng ban trong Cơng ty: Khi Cơng ty có quyết định thành lập thêm phịng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phịng ban. Xóa bớt các phịng ban khi có sự sát nhập các phịng ban thu gọn bộ máy nhân sự của Công ty.
- Cập nhật thơng tin nhân viên: khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thơng tin chi tiết về nhân viên. Hệ thống hỗ trợ: thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới, xóa thơng tin nhân viên khi Cơng ty có nhân viên thơi việc, sửa thơng tin nhân viên khi có sự ln chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật: khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thông tin khen thưởng kỷ luật.
- Quản lý hợp đồng lao động: khi nhân viên ký hợp đồng lao động với Công ty, hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống.
- Quản lý lương cho nhân viên: nhân viên khi được tuyển dụng sẽ tùy vào từng bộ phận sẽ có những cách tính :
Lương thực lĩnh= Lương cơ bản+ Lương tăng ca- Bảo hiểm
Trong đó, Bảo hiểm bao gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn được tính theo tỷ lệ dưới đây:
Các khoản trích theo lương Người Lao Động (%)
Bảo hiểm xã hội 8
Bảo hiểm y tế 1,5
Bảo hiểm thất nghiệp 1
Kinh phí cơng đồn
Cộng (%) 10,5
Tìm kiếm: tìm kiếm thơng tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
- Thống kê báo cáo: Là cơng việc thống kê báo cáo tình hình nhân sự các phịng ban cho Giám đốc
3.1.3 Yêu cầu phi chức năng
Về giao diện: Giao diện của hệ thống cần: Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn, thuận tiện,
thân mật với người sử dụng.
Về vận hành: Cần có một nhóm phụ trách riêng về tính ổn định của hệ thống.
Nếu q trình cập nhật thơng tin có sai sót, cần có cơ chế dễ dàng chỉnh sửa. Tránh mất cơng sức trong chỉnh sửa.
Về hiệu năng: Hệ thống có khả năng phục vụ nhiều người tại cùng một thời điểm.
Bao gồm: toàn bộ nhân viên và ban giám đốc. Thiết kế hệ thống nhằm tiết kiệm chi phí tối đa.
Về an tồn, bảo mật: Nhân viên có quyền xem các thơng tin trong phạm vi cho
phép. Chỉ có ban Giám đốc mới có quyền xem, sửa thơng tin trong toàn bộ hệ thống. Tiến hành backup dữ liệu định kỳ. Kiểm sốt bằng cách ghi lại nhật kí những thay đổi trong hệ thống theo từng ngày.