(Nguồn: Website của Công ty)
Qua biểu đồ số liệu trên ta thấy: Tổng doanh thu từ năm 2012 đến 2014 đã tăng hơn 8 tỷ đồng và đồng thời cũng kéo theo lợi nhuận tăng lên đến gần 3 tỷ đồng. Đây cũng là con số đầy ấn tượng, nguyên nhân của sự tăng trưởng này là do: Năm 2012 Giám đốc Cơng ty đã khơng ngừng tìm kiếm khách hàng và chú trọng chủ yếu vào chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt những nhu cầu của khách hàng.
Do quy mô của Công ty ngày một tăng, nên nhu cầu sử dụng máy tính và mở rộng văn phịng làm việc là điều tất yếu. Chính vì thế doanh thu của Công ty cũng không ngừng tăng lên.
Phịng ban chun mơn tại showroom số 1 tại 141 Phố Vọng,Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội được trang bị như sau:
+ Phòng Kinh doanh: 12 người. + Phòng Nhân sự: 5 người. + Phịng Kế tốn : 4 người. + Phòng Kỹ thuật: 9 người.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab
- Cơ cấu nhân sự của Cơng ty
Đơn vị: Người
Nguồn nhân lực Tháng 12/2011 Tháng 12/2012 Tháng 12/2013 Tháng 12/2014 Giám đốc 1 1 1 1 Quản lý bộ phận 7 10 12 13 Công nhân 50 55 62 66 Tổng cộng 58 66 75 80
(Nguồn: Website của Công ty) Bảng 2.4. Nguồn nhân lực của Cơng ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab năm
2012-2014 Giám đốc Phịng Kế tốn Phịng Nhân Sự Phịng Kỹ Thuật Phịng Kinh Doanh
Tính đến tháng 12 năm 2011, nguồn nhân lực của Cơng ty là 58 người, trong đó có 7 quản lý và 50 cơng nhân. Quy mô và chất lượng nguồn nhân lực của Công ty ngày càng tăng trong 3 năm tiếp theo. Năm 2011 là 58 người, năm 2012 là 66 người, năm 2013 là 75 người và năm 2014 là 80 người với 13 quản lý. Trong năm 2014, doanh số của Công ty cũng tăng đáng kể nên số lượng công nhân cũng tăng lên
- Cơ sở vật chất
Trang thiết bị phần cứng tại showroom số 1 tại 141 Phố Vọng,Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội được trang bị như sau:
+ Dịng máy chủ Cơng ty sử dụng là HP Proliant ML 110G5 + Tổng số máy chủ: 1 máy.
+ Tổng số máy để bàn: 19 máy. + Tơng số máy tích xách tay: 10 máy. + Tổng số máy in: 1 máy.
+ Tổng số máy scan: 1 máy. + Tổng số máy fax: 1 máy. + Tổng số máy chiếu: 1 máy.
Công ty đảm bảo mỗi nhân viên văn phịng đều được trang bị một máy tính trong q trình làm việc, tỉ lệ máy tính được kết nối Internet là 100%.
2.3.2 Tình hình chung hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thiết bịmáy tính Hà Nội Lab máy tính Hà Nội Lab
Cơng ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab là cơng ty dẫn đầu trong mảng cung cấp các trang thiết bị về máy tính và laptop nhập khẩu từ Mỹ cho khách hàng có yêu cầu. Hiện nay, các nhà cung cấp đối thủ xuất hiện rất nhiều. Vì vậy, ngồi việc quan tâm đến uy tín chất lượng các thiết bị máy tính, Cơng ty ln chú trọng đến cơng tác tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao để có thể nâng cao dịch vụ chăm sóc, đáp ứng được đầy đủ và cao nhất yêu cầu của tất cả khách hàng.
Phịng nhân sự của cơng ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab chính là bộ phận quản lý nguồn nhân lực về tất cả mọi mặt, từ khâu tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi q trình cơng tác,… của tồn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty cũng như đưa ra các báo cáo về lao động và tiền lương cho cấp trên.
Sự phát triển của Công ty kéo theo số lượng nhân viên cũng lớn dần. Chất lượng làm việc của nhân viên phụ thuộc rất lớn vào cách quản lý của nhà quản trị. Quản lý
tốt thì năng lực làm việc của nhân viên sẽ hiệu quả, chính vì vậy việc quản lý nhân viên cũng không kém phần quan trọng. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự của cơng chưa có phần mềm quản lý hệ thông, Công ty chỉ quản lý trên Word và Excel. Vậy nên công ty cũng đang lập kế hoạch xây dựng HTTT để phục vụ công tác quản lý nhân sự hiệu quả.
2.3.3. Đánh giá thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thiết bịmáy tính Hà Nội Lab máy tính Hà Nội Lab
Nhìn chung, hệ thồng quản lý nhân sự hiện tại ở Công ty đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất về các công tác, nghiệp vụ quản lý nhân sự diễn ra tại công ty. Tuy nhiên hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại bộc lộ nhiều điểm yếu:
- Hiệu quả quản lý thấp do thủ tục xử lý rườm rà, chậm chạp khi có nhiều yêu cầu cần giải quyết
- Thiếu nhân lực xử lý thông tin
- Phương tiện lưu trữ dẫn đến nguy cơ sai xót thơng tin
- Các tài liệu xuất trong hệ thống trình bày kém, mất nhiều thời gian để lập báo cáo, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của nhà quản lý
Vì vậy, cần phải xây dựng hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý nhân sự trong Công ty. Hệ thống mới xây dựng cần đến khả năng mở rộng và tích hợp được với các hệ thống khác trong tương lai. Mặt khác, trong việc xây dựng hệ thống mới phải quan tâm đến vấn đề chuyển đổi cơ sở dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống dữ liệu mới. Do đó, em lựa chọn đề tài phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự tại Công ty theo hướng đối tượng.
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ MÁY TÍNH HÀ NỘI LAB
3.1 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
3.1.1 Khái quát về chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại cơng ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab
Trong khi làm việc tại Công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với Công ty, hợp đồng giữa nhân viên và Cơng ty sẽ được phịng nhân sự lưu giữ và quản lý. Nhân viên trong Công ty sẽ được nhân viên phịng nhân sự cập nhật thơng tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên.
Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về nhân viên và hồ sơ khen thưởng kỷ luật trong thời gian làm việc tại Cơng ty.
Nhân viên kế tốn sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, thưởng, phạt
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và Giám đốc có thể tra cứu mọi thơng tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế tốn. Báo cáo sẽ gửi đến cho Giám đốc cơng ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong Công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình.
3.1.2. Các yêu cầu chức năng của hệ thống
Các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab: - Quản lý thơng tin nhân viên, phịng ban: quản lý và lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên như họ tên, ngày sinh, giới tính, chức vụ cơng tác... Đồng thời giúp bộ phận quản lý nhân sự và ban Giám đốc Công ty nắm bắt được số lượng nhân viên của Công ty ở từng thời điểm, số nhân viên chính thức, khơng chính thức…
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của Cơng ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Quá trình làm việc của nhân viên trong Công ty sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình
độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
- Cập nhật phịng ban: nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phịng ban khi có sự thay đổi về các phịng ban trong Cơng ty: Khi Cơng ty có quyết định thành lập thêm phịng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phịng ban. Xóa bớt các phịng ban khi có sự sát nhập các phịng ban thu gọn bộ máy nhân sự của Công ty.
- Cập nhật thơng tin nhân viên: khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thơng tin chi tiết về nhân viên. Hệ thống hỗ trợ: thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới, xóa thơng tin nhân viên khi Cơng ty có nhân viên thơi việc, sửa thơng tin nhân viên khi có sự ln chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật: khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thông tin khen thưởng kỷ luật.
- Quản lý hợp đồng lao động: khi nhân viên ký hợp đồng lao động với Công ty, hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống.
- Quản lý lương cho nhân viên: nhân viên khi được tuyển dụng sẽ tùy vào từng bộ phận sẽ có những cách tính :
Lương thực lĩnh= Lương cơ bản+ Lương tăng ca- Bảo hiểm
Trong đó, Bảo hiểm bao gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn được tính theo tỷ lệ dưới đây:
Các khoản trích theo lương Người Lao Động (%)
Bảo hiểm xã hội 8
Bảo hiểm y tế 1,5
Bảo hiểm thất nghiệp 1
Kinh phí cơng đồn
Cộng (%) 10,5
Tìm kiếm: tìm kiếm thơng tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
- Thống kê báo cáo: Là cơng việc thống kê báo cáo tình hình nhân sự các phịng ban cho Giám đốc
3.1.3 Yêu cầu phi chức năng
Về giao diện: Giao diện của hệ thống cần: Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn, thuận tiện,
thân mật với người sử dụng.
Về vận hành: Cần có một nhóm phụ trách riêng về tính ổn định của hệ thống.
Nếu q trình cập nhật thơng tin có sai sót, cần có cơ chế dễ dàng chỉnh sửa. Tránh mất cơng sức trong chỉnh sửa.
Về hiệu năng: Hệ thống có khả năng phục vụ nhiều người tại cùng một thời điểm.
Bao gồm: toàn bộ nhân viên và ban giám đốc. Thiết kế hệ thống nhằm tiết kiệm chi phí tối đa.
Về an tồn, bảo mật: Nhân viên có quyền xem các thơng tin trong phạm vi cho
phép. Chỉ có ban Giám đốc mới có quyền xem, sửa thơng tin trong toàn bộ hệ thống. Tiến hành backup dữ liệu định kỳ. Kiểm sốt bằng cách ghi lại nhật kí những thay đổi trong hệ thống theo từng ngày.
3.2 Phân tích hệ thớng
3.2.1 Biểu đồ use case
a. Xác định tác nhân
Thông qua chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại cơng ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab, các tác nhân tác động lên hệ thống thông tin quản lý nhân sự:
- Nhân viên nhân sự
- Nhân viên kế toán
- Giám đốc
- Nhân viên
Dựa vào các tác nhân đã được xác định, bảng mô tả Use case của hệ thống thông tin quản lý nhân sự được xây dựng như sau:
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên nhân sự
Cập nhật hồ sơ nhân viên.
- NVNS có thể thêm, sửa hay xóa HSNV tùy theo sự thay đổi về nhân sự của Công ty.
Cập nhật quá trình khen thưởng kỷ luật.
NVNS có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa q trình KTKL cho nhân viên trong Công ty.
Cập nhật hợp đồng lao động
NVNS tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động cho nhân viên khi ký hợp đồng, hoãn hợp đồng hay hủy hợp đồng.
Báo cáo thông tin nhân sự
Thống kê báo cáo tình hình nhân sự các phịng ban cho Giám đốc cơng ty.
Nhân viên kế toán
Cập nhật bảng lương NVKT lập bảng lương, thêm mới, sửa hoặc xóa bảng lương theo u cầu của Cơng ty. Báo cáo thông tin lương Thực hiện việc báo cáo lương hàng tháng,
quý, năm cho Giám đốc Công ty.
Giám đốc Xem báo cáo nhân sự Xem báo cáo, tra cứu thông tin về nhân sự. Xem báo cáo lương Xem báo cáo, tra cứu thông tin về lương.
Nhân viên
Xem hồ sơ nhân viên Nhân viên Công ty đăng nhập vào hệ thống, xem thông tin hồ sơ nhân viên. Xem thông tin lương Nhân viên Công ty đăng nhập vào hệ
thống, xem thông tin lương.
Bảng 3.2: Bảng mô tả Use case của hệ thống thông tin quản lý nhân sựBiểu đồ Use case Biểu đồ Use case
- Biểu đồ Use Case tổng quát
Biểu đồ Use Case tổng qt được mơ hình hóa như trong hình 3.1. Các nhân viên nhân sự thơng qua đăng nhập để thực hiện các chức năng cấp nhật thông tin nhân sự. Nhân viên kế tốn thơng qua đăng nhập để thực hiện cập nhật thông tin lương. Sau khi đăng nhập, nhân viên và ban quản lý chỉ có thể tìm kiếm thông tin về thông tin cá nhân cũng như lương của nhân viên. Chức năng tìm kiếm được dùng như một phần của các chức năng quản lý nhân sự nên sử dụng quan hệ include.
Hình 3.1: Biểu đồ Use Case tổng quát
Hình 3.3. Biểu đồ Use Case phân rã tác nhân Nhân viên kế tốn.
Hình 3.5. Biểu đồ Use Case phân rã tác nhân Nhân viên.
Biểu đồ use case chi tiết:
Hình 3.7: Biểu đồ Use Case cập nhật hồ sơ nhân viên.
Hình 3.9: Biểu đồ Use Case cập nhật bảng lương.3.2.2 Biểu đồ lớp 3.2.2 Biểu đồ lớp - Xác định các lớp thực thể + Nhanvien + Bangluong + Chitietbangluong + Hopdong + Loaihopdong + Bangcap + Phongban + Khenthuongkyluat
- Xác định mối quan hệ giữa các lớp thực thể + Mối quan hệ kết hợp: Nhanvien- Hopdong Nhanvien- Bangluong Nhanvien- Bangcap Nhanvien- Phongban Nhanvien- Khenthuongkyluat + Mối quan hệ phụ thuộc
Bangluong- Chitietbangluong Hopdong- Loaihopdong
Biểu đồ lớp được mơ tả như trong hình 3.10 Trong hệ thống thơng tin quản lý nhân sự, lớp Nhanvien có mối quan hệ kết hợp với Hopdong, Bangcap, Bangluong, Phongban và Khenthuongkyluat. Lớp Hopdong có quan hệ phụ thuộc với lớp Loaihopdong. Lớp Bangluong cũng có quan hệ phụ thuộc ớ lớp Chitietbangluong
3.2.3 Biểu đồ trạng thái
a. Biểu đồ trạng thái lớp người dùng
Khi đăng nhập vào hệ thống sẽ kiểm tra tên đăng nhập và mật khẩu của người dùng.
- Nếu tên đăng nhập đúng hệ thống sẽ phân quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho chủ quyền đăng nhập( ví dụ như nhân viên chỉ được xem thơng tin, chỉ có nhân viên nhân sự mới có thể thêm, sửa, xóa thơng tin của nhân viên của Công ty).
- Nếu tên đăng nhập sai: hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu đăng ký trước khi đăng nhập.
Hình 3.11: Biểu đồ trạng thái lớp người dùngb. Biểu đồ trạng thái cho lớp nhân viên b. Biểu đồ trạng thái cho lớp nhân viên
- Bao gồm việc cập nhật thông tin từ các nguồn tác động vào nhân viên, hệ thống cho phép nhân viên nhân sự có thể cập nhật thơng tin của nhân viên trong Công ty như việc thêm, sửa, xóa thơng tin.
- Trong q trình chỉnh sửa u cầu thơng tin phải đúng các trường cơ sở dữ