3.2.1. Yêu cầu chức năng
Quản lý hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của cơng ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thơng tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phịng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
Cập nhật phịng ban: nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phịng ban khi có sự thay đổi về các phịng ban trong cơng ty: Khi cơng ty có quyết định thành lập thêm phịng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phịng ban. Xóa bớt các phịng ban khi có sự sát nhập các phịng ban thu gọn bộ máy nhân sự của công ty.
Cập nhật thông tin nhân viên: khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thơng tin chi tiết về nhân viên, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết về nhân viên : họ tên , ngày sinh, địa chỉ số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương …. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm :
Thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng .
Xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc.
Sửa thơng tin nhân viên khi có sự ln chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thơng tin trong hồ sơ.
Cập nhật danh mục công việc: nhân viên nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty.
Cập nhật chức vụ: khi trong cơng ty có thay đổi về các chức vụ của nhân viên, nhân viên nhân sự cập nhật lại cho các nhân viên được biết.Việc cập nhật chức vụ là một điều cần thiết. Cập nhật thêm chức vụ vào danh sách chức vụ thể hiện sự công bằng cho các nhân viên.
Quản lý khen thưởng kỷ luật: khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thơng tin khen thưởng kỷ luật. Quản lý hình thức khen thưởng kỷ luật: nhân viên được khen thưởng (kỷ luật) bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống. Khi muốn thay đổi cũng được cập nhật, sửa, xóa một cách thuận lợi. Quản lý lí do khen thưởng (kỷ luật): nhân viên bị kỷ luật vì lý do gì cũng được cập nhật vào hệ thống.
Quản lý lương cho nhân viên: Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp…Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên.
Thực hiện tính lương : Dựa vào hệ số lương để tính lương cho nhân viên. Cơng thức tính lương của cơng ty:
Bảo hiểm y tế = 1,5% * Tiền lương cơ bản Bảo hiểm xã hội = 8% * Tiền lương cơ bản
Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Trợ cấp + Thưởng – Phạt.
Tìm kiếm: tìm kiếm thơng tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, và trong HTTT quản lý lương người ta cũng thống kê báo cáo theo:
+ Báo cáo thông tin nhân viên bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, q trình khen thưởng kỷ luật, q trình cơng tác, đào tạo của nhân viên.
+ Báo cáo thơng tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thông tin lương chi tiết của nhân viên công ty
3.2.2. Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống:
Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống.
Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự. Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hoàn thành cơng việc cao, có độ chính xác cao.
Thao tác nhanh chóng, áp dụng được nhiều cơng nghệ mới, ít hỏng hóc và các lỗi kỹ thuật.
Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống.
Yêu cầu về giao diện của hệ thống:
Đối với người sử dụng là nhân viên phịng nhân sự - kế tốn : Yêu cầu giao diện phải thân thiện, rõ ràng, dễ hiểu, có tính kết dính: Các chức năng Quản lý nhân viên – phòng ban, quản lý lương, quản lý khen thưởng kỷ luật phải rõ ràng dễ hiểu, dễ quản lý. Tìm kiếm nhân viên phịng ban thơng qua tên hoặc mã nhân viên.
Giao diện thuận tiện dễ sử dụng, bố trí hợp lý, phù hợp với thao tác người sử dụng, đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác .
Yêu cầu về thời gian sử dụng: Thời gian phản hồi thông tin nhanh của các chức
năng hệ thống.
Ứng dụng và chuyển giao phần mềm: Đào tạo và phát triển phần mềm; bảo hành
Yêu cầu ngoài
Khả năng tương thích trong doanh nghiệp có khả năng kết nối với các modul khác của hệ thống và với phần mềm của nhà cung cấp : kết nối phần mềm quản lý kho với phần mềm kế tốn…
Có khả năng mở rộng trong tương lai , phát triển phần mềm cao hơn , nâng cấp phần mềm , cải tiến phần mềm .
Khả năng tương thích
Có khả năng tương thích trên hệ điều hành windows XP/7, 8 của Microsoft. Hệ thống cho phép người sử dụng tương tác với hệ thống qua giao diện phần mềm, thân thiện và dễ dùng. Người sử dụng có thể tra cứu thơng tin nhân viên và tình hình nhân sự trong các phịng ban. Ngồi ra hệ thống còn cung cấp khả năng bảo mật cao. 3.3. Phân tích hệ thống 3.3.1. Biểu đồ UC - Xác định các tác nhân, các UC và đặc tả vắn tắt: Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Nhân viên nhân sự (NVNS) Cập nhật hồ sơ nhân viên.
NVNS có thể thêm, sửa hay xóa HSNV tùy theo sự thay đổi về nhân sự của công ty.
Cập nhật quá trình khen thưởng kỷ luật.
NVNS có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa q trình KTKL cho nhân viên trong cơng ty.
Cập nhật bảng chấm công
Nhân viên phòng nhân sự cập nhật bảng chấm cơng theo từng phịng ban vào hệ thống.
Báo cáo thông tin nhân sự
Thống kê báo cáo tình hình nhân sự các phịng ban cho Ban lãnh đạo công ty.
Nhân viên kế toán (NVKT)
Cập nhật bảng lương NVKT lập bảng lương, thêm mới, sửa hoặc xóa bảng lương theo yêu cầu của công ty.
Báo cáo thông tin lương
Thực hiện việc báo cáo lương hàng tháng, quý, năm cho Ban lãnh đạo.
Ban lãnh đạo
Xem báo cáo nhân sự Xem báo cáo, tra cứu thông tin về nhân sự. Xem báo cáo lương Xem báo cáo, tra cứu thông tin về lương. Nhân viên
Xem hồ sơ nhân viên Nhân viên công ty đăng nhập vào hệ thống, xem thông tin hồ sơ nhân viên.
Xem thông tin lương Nhân viên công ty đăng nhập vào hệ thống, xem thơng tin lương.
Biểu đồ UC tổng qt
Hình 3.1. Mơ hình Use Case tổng qt.
Mơ tả UC:
Hai tác nhân thao tác nhiều nhất với hệ thống là nhân viên nhân sự và nhân viên kế toán. Ban giám đốc và nhân viên là những tác nhân sử dụng hệ thống để đọc báo cáo và khiếu nại nếu có sai sót.
Nhân viên nhân sự phụ trách việc làm hồ sơ nhân viên, ký kết hợp đồng và định vị hệ số lương cho nhân viên.
Nhân viên kế toán phụ trách thanh toán, kiểm tra hệ thống tính lương hàng tháng nếu có sai sót.
Mỗi tác nhân đều phải đi qua khâu đăng nhập để có thể tương tác với hệ thống theo các quyền tương ứng với mỗi nhóm tác nhân.
Hệ thống có các user case chính là
Quản lý hồ sơ nhân viên: Thêm, sửa, xóa hồ sơ nhân viên. Ngồi ra cịn lưu trữ các hồ sơ cần thiết.
Quản lý khen thưởng kỷ luật: Thêm, sửa, xóa các hình thức khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
Cập nhật bản chấm công: Quản lý thông tin ngày làm việc của nhân viên, đảm bảo ghi nhận đúng và đủ thời gian làm việc của nhân viên.
Quản lý Lương: Hệ thống dựa theo hồ sơ nhân viên, hình thức khen thưởng kỷ luật và chấm cơng để xây dựng tự động bảng lương cho tồn cơng ty. Nhân viên kế tốn có thể kiểm tra tính chính xác của bảng lương nếu có khiếu nại từ nhân viên. Nếu có sai sót trong chấm cơng và bảng lương, nhân viên nhân sự có thể tiến hành điều chỉnh thơng tin đầu vào.
Báo cáo: Giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng qt về chi phí lương trong cơng ty. Hỗ trợ nhà quản lý trong các quyết định tuyển thêm nhân viên hay giảm nhân viên để giảm chi phí đầu vào.
Them Moi BCC
Sua BCC
Xoa BCC Cap Nhat Bang Cham Cong
Ban Lanh Dao Nhanvien NS
Bao Cao TT Luong
Sua bang luong Them bang luong
Xoa bang luong Cap Nhat Bang Luong
Nhanvien Ke Toan
cap Nhat He So Luong
Hình 3.2. Biểu đồ UC quản lý lươngMô tả UC: Mô tả UC:
Nhân viên nhân sự cập nhật bảng chấm công hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, về thời gian làm việc, số giờ đi muộn, số ngày nghỉ có phép và khơng có phép.
Nhân viên kế toán dựa theo thỏa thuận trên hợp đồng với nhân viên, cập nhật bảng lương, hệ số lương, các chế độ phụ cấp, thai sản, thuế và thu nhập chịu thuế.
Kết hợp giữa bảng lương và bảng chấm công, hệ thống sẽ tổng hợp và tạo báo cáo cho cán bộ quản lý có cái nhìn tổng thể về chi phí lương của cơng ty.
3.3.2 Biểu đồ lớp
Xác định các lớp
HOSONV (MaNV, HoTen, MaPB, GioiTinh, NgaySinh, Diachi, Dienthoai,
TDHocvan, HonNhan, DangVien, NoiSinh, SoCMTND, NgayCap, NoiCap, MaDanToc, MaTonGiao, MaNgoaiNgu).
PHONGBAN (MaPB, TenPB, DienThoai, DiaChi). CHUCVU (MaChucVu, ChucVu, GhiChu).
NGOAINGU (MaNgoaiNgu, NgoaiNgu, GhiChu) DANTOC (MaDanToc, DanToc, GhiChu).
TONGIAO (MaTonGiao, TonGiao, GhiChu). HOCVAN (MaHocVan, HocVan, GhiChu).
QUATRINHKTKL (MaKTKL, MaHTKTKL, MaLyDoKTKL, MucKTKL,
NgayKTKL).
HINHTHUCKTKL (MaHTKTKL, HTKTKL, GhiChu) LIDOKTKL (MaLyDoKTKL, LyDoKTKL, GhiChu)
BANGLUONG (MaBangLuong, MaPB, Thang, Nam, TongLuongCB,
TongBHYT, TongBHXH, TongPhuCap, TongThueTN, TongLuong).
HESOLUONG (MaHSLuong, HSLuong, MaHSLuong, SogiGhiChu). BANGCHAMCONG (MaBCC, MaPB, MaNV, Thang, Nam, SoNgayLV,
SoNgayNghiPhep, SoGioLamThem).
CT_BANGLUONG (MaNV, MaBangLuong, HSLuong, SoBHYT, SoBHXH,
LuongCB, MucBHYT, MucBHXH, PhuCap, MucThueTN, Luong).
CONGVIEC (MaCV, TenCV, GhiChu).
BHYT (MaBHYT, MaNV, NgayCap, NgayHetHan, SoBHYT, NoiDK,
MucBHYT, TenBV).
BHXH (MaBHXH, MaNV, NgayCap, NgayHetHan, SoBHXH, NoiDK,
Hình 3.3. Biểu đồ lớp
3.3.3 Biểu đồ tuần tự
: NhanvienNS : NhanvienNS
: F QL-HSNV
: F QL-HSNV : HOSONV: HOSONV : PHONGBAN: PHONGBAN : HOCVAN: HOCVAN : DANTOC: DANTOC : TONGIAO: TONGIAO : NGOAINGU: NGOAINGU 1: Mo Form
2: YC Them Moi HSNV
3: Hien Thi Form Them Moi HSNV 4: Nhap Ma PB
5: Lay Ten PB ( ) 6: Hien Thi Ten PB ( )
7: Nhap Ma HocVan
8: Lay Ten HocVan ( ) 9: Hien Thi Ten HocVan ( )
10: Nhap Ma DanToc
11: Lay Ten DanToc ( ) 12: Hien Thi Ten DanToc ( )
13: Nhap Ma TonGiao
14: Lay Ten TonGiao ( ) 15: Hien Thi ten TonGiao ( )
16: Nhap Ma NgoaiNgu()
17: Lay Ten NgoaiNgu ( ) 18: Hien Thi Ten NgoaiNgu ( )
19: Nhap TT ( )
20: Kiem Tra TT Nhap 21: Luu HSNV 23: YC Sua (Xoa) HSNV 24: YC Nhap Ma NV 25: Nhap MaNV 26: Lay TT HSNV ( ) 27: Hien Thi HSNV ( ) 28: Sua (Xoa) HSNV
29: Kiem Tra TT Sua (Xoa) 30: Luu TT Sua (Xoa)
22: Luu Thanh Cong
31: Luu Thanh Cong
Mơ tả:
Nhân viên nhân sự khi có trường hợp cần khai báo quản lý cho nhân viên mới. Nhân viên mở giao diện Thêm mới hồ sơ nhân viên.
Với mỗi mã Phịng ban, Học vấn, Dân tộc, Tơn giáo, NgoaiNgu hệ thống gọi vào các method tương ứng trong class HoSONV, PhongBan, HocVan, DanToc, TonGiao, NgoaiNgu. Các method này phụ trách đối chiếu dữ liệu từ database, mapping dữ liệu đến tên của các mã. Nếu mã không khớp với dữ liệu, method sẽ tự động cập nhật vào database với bảng tương ứng.
Với các thơng tin khơng cần mapping dữ liệu ví dụ như tên Nhân viên, mã tài khoản v.v.. sẽ được hệ thống sử dụng validate_primitive để kiểm tra dạng dữ liệu hợp lệ như: thông tin chỉ cho phép dạng Alphanumeric hoặc Number. Nếu không hợp lệ sẽ gửi error message về cho giao diện và dừng mọi hành động lưu vào database.
Với trường hợp cần cập nhật hồ sơ nhân viên trong q trình thơng tin bị sai. Nhân viên nhân sự sẽ tra cứu hồ sơ thông qua MaNV, nhập MaNV vào ô tra cứu trên giao diện, MaNV này sẽ được gửi đến method Lay TT HoSo Bang MaNV() trong class HoSoNV, kết quả của method này là tồn bộ thơng tin liên quan đến MaNV sẽ được trả về giao diện và đưa lên form. Quy trình sửa thơng tin là lặp lại quả quá trình thêm mới, cũng sẽ gọi đến các method validate và check mã. Kiểm tra tính đúng đắn và phản hồi về giao diện.
: NVKETOAN : NVKETOAN : F CAPNHAT- BANGLUONG : F CAPNHAT-
BANGLUONG : BANGLUONG: BANGLUONG : CT-BANGLUONG: CT-BANGLUONG
3: HienThi Form Them BangLuong ( ) 4: Nhap TT BangLuong ( ) 5: KiemTra TT Nhap 6: Luu BangLuong 7: YC Sua BangLuong 8: YC Nhap MaBangLuong 9: Nhap MaBangLuong ( ) 10: Lay TT BnagLuong ( ) 11: Hien Thi TT BangLuong ( ) 12: Nhap MaNV
13: Lay TT Luong NV ( ) 14: Hien Thi Luong NV
15: Nhap TT Sua ( )
16: Kiem Tra TT Sua 17: Luu TT Sua
19: YC Xoa BangLuong
20: YC Nhap MaBangLuong
24: Nhap MaNV
26: Hien Thi bangLuong
18: Luu TT sua
21: Nhap MaBangLuong
22: Lay TT BangLuong 23: Hien Thi BangLuong
27: Xoa BangLuong
25: Lay TT BangLuong 1: Mo Form ( )
2: YC Them BangLuong
Sau khi nhân viên đã có hồ sơ trong hệ thống, Nhân viên nhân sự tiếp tục ghi nhận bảng lương của nhân viên vào hệ thống bằng việc mở giao diện Quản lý bảng lương. Sau khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu, dữ liệu về bảng lương sẽ được kiểm tra độ chính xác về định dạng, khơng cho phép các ký tự đặc biệt. Nếu quá trình kiểm tra độ chính xác thành cơng, dữ liệu sẽ được lưu vào database, ngược lại nếu có lỗi xẩy ra, một error message sẽ hiện ra đề nghị người nhập sửa thông tin khơng chính xác.
Việc tra cứu bảng lương theo MaNV, sẽ gọi vào hàm Lay_TT_BangLuong của class CT-BANGLUONG, nếu tìm được dữ liệu bảng lương của MaNV nhập vào, thơng tin sẽ được đưa lên màn hình.
Việc Sửa và Xóa bảng lương sẽ được thực hiện tuần tự bắt đầu từ việc Nhân viên Nhân sự nhập mã bảng lương, method Lay TT BangLuong của class BangLuong sẽ được gọi và lấy tồn bộ thơng tin bảng lương theo MaBangLuong, và trả về giao diện. Nếu mã bảng lương bị sai thì q trình lấy thơng tin sẽ trả về kết quả rỗng. Nhân viên nhân sự tiến hành xác nhận thông tin bảng lương và quyết định có xóa hay cập nhật sửa. 3.3.4. Biểu đồ hoạt động Nhap Ma Nhanvien Cap Nhat QTKTKL TT QTKTKLKiem Tra Luu QTKTKL Mo Form YC Cap Nhat KTKL Sai Dung
TT QTKTKL bao gom: MaNV, MaHTKTKL, MaLyDoKTKL, MucKTKL, ngayKTKL
HienThi TT QTKTKL
Nhap Ma Nhanvien
Cap Nhat
BangLuong Kiem Tra TT BangLuong Luu BangLuong Mo Form
YC Cap Nhat BangLuong
Sai Dung
TT BangLuong bao gom: MaNV, TenBangLuong, TongLuongCB, TongBHYT, TongBHXH, TongPhuCap, TongLuong HienThi BangLuong
Hình 3.7. Sơ đồ hoạt động Cập nhật bảng lương
3.3.5. Biểu đồ thành phần
Hình 3.8. Biểu đồ thành phần
Mơ tả: Hệ thống cấu thành bởi 4 giao diện chính: Giao diện nhân viên NS, giao
diện nhân viên kế toán, Giao diện giám đốc và giao diện nhân viên bình thường.
Giao diện nhân viên Nhân Sự bao gồm giao diện quản lý hồ sơ, giao diện khen thưởng kỷ luật, giao diện cập nhật bảng chấm cơng.
3.3.6. Biểu đồ triển khai
Hình 3.9. Biểu đồ triển khai
Mô tả: Mỗi máy client sẽ truy cập vào Server thông qua đường truyền Internet,