5. Kết cấu khóa luận
2.3. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự của công ty
Ưu điểm:
- Tất cả mọi nhân viên trong từng phịng ban đều có trình độ từ cao đẳng trở lên, có khả năng sử dụng thành thạo máy tính, các phần mềm, có chun mơn trong việc quản lý hệ thống. Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nâng động và nhiệt tình trong cơng việc. Cơng ty thường xun tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiên bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của cơng ty.
- Cơng ty có phần hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin khá hiện đại và đầy đủ. Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt. Vì thế, mặc dù vẫn đang thực hiện cơng tác quản lý nhân sự hồn tồn bằng thủ cơng nhưng đây là một thuận lợi rất lớn cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hồn tồn bằng máy tính, bằng sử dụng cơng nghệ thơng tin để mang lại hiệu quả cao và mang tính chuyên nghiệp.
Nhược điểm:
- Song song với những ưu điểm thì cơ sở hạ tầng và hệ mạng truyền thông của công ty cần chi phí bảo trì, sửa chữa các thiết bị máy móc và hệ thống mạng định kỳ, chi phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ Internet của công ty cao.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhân sự của công ty khi ứng dụng Excel các thao tác cịn mang tính thủ cơng nhiều, dễ gây nhiều sai sót và lưu trữ khó khăn, dễ bị mất thơng tin. Việc tìm kiếm, truy xuất thơng tin chậm, kém hiệu quả gây khó khăn trong việc quản lý. Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
Nguyên nhân:
- Hình thức quản lý nhân sự của cơng ty chưa được tin học hóa tồn bộ, các nghiệp vụ lưu trữ, xử lý thông tin chủ yếu lưu trữ trên văn bản giấy tờ. Công ty chưa xây dựng một CSDL chung, thống nhất và hoàn thiện cho tồn bộ hệ thống.
- Cơng ty chưa có chính sách đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự nhằm tăng chế độ đãi ngộ đồng thời quản lý sát sao hơn đối với nhân viên.
Từ những nhược điểm trên, vấn đề cần đặt ra tại công ty là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Hệ thống này được xây dựng với mục đích giúp các cơng tác quản lý tiết kiệm thời gian, chi phí.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CPĐT PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI TÂN THỜI ĐẠI
3.1. Giải pháp về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
3.1.1. Mơ tả bài tốn
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng của công ty, sau khi phỏng vấn nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm tại công ty. Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động và sẽ được hưởng mức lương, ưu đãi của công ty. Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Hợp đồng lao động có các thơng tin mã hợp đồng, một số thơng tin của nhân viên, ngày kí kết và ngày kết thúc hợp đồng. Đồng thời nhân viên quản lý nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm) các thơng tin về nhân viên và hợp đồng lao động
Thông tin của nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email. Nhân viên được chia theo phịng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên có một chức vụ và chỉ thuộc về một phịng ban, Một phịng ban có thể có nhiều nhân viên.
Hàng ngày, q trình làm việc của nhân viên được theo dõi qua bảng chấm công. Đến cuối tháng nhân viên kế toán tổng hợp bảng chấm cơng, thưởng phạt, tính lương theo hệ số lương, trợ cấp và lập bảng lương cho nhân viên. Bảng tính lương mà nhân viên sẽ nhận được có dạng:
Bảng 3.1. Bảng tính lương hiện tại của Công ty CP đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
(Nguồn: Tài liệu phịng tài chính- Kế tốn của Cơng ty CP đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại)
Hàng tháng nhân viên quản lý nhân sự và nhân viên kế toán sẽ lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty theo mẫu báo cáo. Báo cáo tình hình tăng giảm nhân sự theo từng tháng có dạng như sau:
Bảng 3.2. Bảng báo cáo tình hình nhân sự tháng 11 năm 2019 tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
(Nguồn: Tài liệu phịng hành chính- Nhân sự của Cơng ty CP đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại)
Để thuận tiện cho việc quản lý, hệ thống phải cho phép nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế tốn và ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin của nhân viên một cách thuận tiện nhất.
3.1.2. Yêu cầu chức năng của hệ thống
Chức năng đăng nhập: Chức năng này yêu cầu người dùng nhập vào các thông tin usename và password. Chức năng này kết hợp phân quyền người dùng sẽ hạn chế việc rủi do cho dữ liệu của hệ thống
Chức năng quản lý hồ sơ: Khi có nhân viên mới hoặc thôi việc sẽ trực tiếp cập nhật sự thay đổi vào hệ thống. Chức năng giúp Ban lãnh đạo có thể quản lý thơng tin nhân sự tại cơng ty. Các thao tác chính là thêm hồ sơ, sửa thơng tin, xóa hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ.
Quản lý bảng chấm công: Lưu thông tin chấm công của nhân viên và cập nhật khi có sự thay đổi, cập nhật số ngày công hàng tháng của nhân viên, in danh sách chấm cơng, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thơng tin.
Quản lý tiền lương: quản lý tiền lương theo từng tháng của các nhân viên, nhân viên kế toán hàng tháng phải thống kê các khoản tiền thưởng, phạt, để tính ra tiền
lương thực tế mà nhân viên được nhận. Ban lãnh đạo dựa vào để tổng hợp đánh giá tình hình tài chính của cơng ty, nhằm đưa ra các chính sách.
Tùy vào bộ phận, chức vụ sẽ có mức lương khác nhau:
Lương thực lĩnh= (lương cơ bản* hệ số lương)+ phụ cấp chức vụ+ thưởng- phạt- (Bảo hiểm xã hội+ bảo hiểm y tế+ bảo hiểm thất nghiệp+ kinh phí cơng đồn)
Trong đó các khoản trích theo lương của nhân viên được tính: Bảo hiểm xã hội 8%
Bảo hiểm y tế 1,5% Bảo hiểm thất nghiệp 1% Kinh phí cơng đồn 2%
Chức năng báo cáo thống kê: Quản lý lập các báo cáo, xuất báo cáo theo tháng, theo quý giúp ban lãnh đạo có thể xem xét một cách chính xác thơng tin nhân viên, tài chính cơng ty.
3.1.3. Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về hệ thống
- Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến nâng cấp sau này.
- Thực hiện hiệu quả, cung cấp đầy đủ các chức năng và hoạt động chính xác. - Thao tác rõ dàng, đơn giản.
Yêu cầu về kiến trúc và ngôn ngữ xử dụng phần mềm - Ngơn ngữ lập trình xử dụng: C#.
- Ngơn ngữ cơ sở dữ liệu: SQL server. Về giao diện:
- Hệ thống giao diện cần dễ nhìn, thuận tiện, thân thiện với người sử dụng - Font chữ Unicode
- Đảm bảo nhanh chóng, chính xác Về an tồn bảo mật:
Phân quyền các bộ phận có quyền xem, sửa, thay đổi các thông tin trong phạm vi cho phép. Chỉ có Ban lãnh đạo mới có quyền xem, sửa thơng tin tồn bộ hệ thống. Kiểm soát bằng cách ghi lại nhật kí những thay đổi trong hệ thống theo từng ngày
3.1.4. Xây dựng sơ đồ phân tích HTTT quản lý nhân sự Cơng ty Cp đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
Biểu đồ use case
Biểu đồ use case tổng quát
Biểu đồ use case tổng qt được mơ hình hóa như trong biểu đồ 3.3 dưới đây. Nhân viên quản lý nhân sự thông qua đăng nhập để thực hiện chức năng cập nhật thông tin nhân sự. Nhân viên kế tốn thơng qua đăng nhập để thực hiện cập nhật thông
tin lương. Sau khi đăng nhập, Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm về thông tin cá nhân, lương của nhân viên và các báo cáo, thống kê.
Hình 3.1. Biểu đồ use case tổng quát
Các use case phân rã bao gồm: Biểu đồ use case quản lý hồ sơ
Hình 3.2. Biểu đồ use case quản lý hồ sơ
Kịch bản cho usecase “quản lý hồ hơ” - Tên usecase: Quản lý hồ sơ
- Tác nhân: Nhân viên quản lý nhân sự
- Điều kiện vào: Nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thành công - Điều kiện ra: Hồ sơ mới của nhân viên được thêm,sửa, xóa và cập nhật vào hệ thống
- Sự kiện chính:
+ Mỗi nhân viên trong cơng ty đều có thơng tin cá nhân. Nhân viên quản lý nhân sự sẽ kiểm tra thông tin của nhân viên trong công ty qua form quản lý hồ sơ
+ Nhân viên quản lý nhân sự có thể chọn chức năng thêm, sửa, xóa, tìm kiếm hồ sơ nhân viên
+ Thông tin hồ sơ nhân viên được cập nhật đầy đủ và lưu vào cơ sở dữ liệu - Sự kiện phụ: Hệ thống đưa ra thông báo lỗi nếu nhân viên quản lý nhân sự nhập sai thơng tin.
Biểu đồ use case quản lý lương
Hình 3.3. Biểu đồ use case quản lý lương
Kịch bản cho use case quản lý lương - Tên usecase: Quản lý lương
- Tác nhân chính: Nhân viên kế tốn
- Điều kiện vào: Nhân viên kế tốn đăng nhập vào hệ thống thành cơng - Điều kiện ra: Form quản lý lương của nhân viên được hiển thị
- Sự kiện chính:
+ Nhân viên kế toán chọn form quản lý lương trên hệ thống + Hệ thống hiển thị form quản lý lương
+ Nhân viên kế tốn chọn chức năng chấm cơng, tính lương
+ Nhân viên kế tốn tính lương dựa trên bảng chấm cơng và tổng hợp thành bảng lương cho nhân viên
- Sự kiện phụ: Hệ thống đưa ra thơng báo lỗi nếu nhân viên kế tốn nhập thông tin lương sai
Biểu đồ use case báo cáo thống kê
Hình 3.4. Biểu đồ use case báo cáo thống kê
Kịch bản cho use case báo cáo thống kê - Tên usecase: Báo cáo thống kê
- Tác nhân: Nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế toán
- Điều kiện vào: Nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế tốn đăng nhập hệ thống thành cơng.
- Điều kiện ra:
+ Bảng thông tin cá nhân của nhân viên được cập nhật đầy đủ, chính xác + Bảng thơng tin lương của nhân viên được hiển thị
- Sự kiện chính:
+ Chọn form báo cáo, thống kê trên hệ thống + Hệ thống hiển thị form báo cáo, thống kê
+ Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng báo cáo, thống kê thông tin cá nhân của nhân viên hoặc nhân viên kế toán chọn chức năng báo cáo, thống kê thông tin lương của nhân viên
+ Hệ thống hiển thị form báo cáo, thống kê thông tin cá nhân, lương của nhân viên và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế toán báo cáo, thống kê
+ Nhân viên quản lý nhân sự, kế tốn báo cáo, thống kê thơng tin cá nhân, lương của nhân viên
Biểu đồ lớp phân tích
Biểu đồ lớp có những thực thể sau:
NGUOIDUNG (TenND, Matkhau, MaCV)
HOPDONGLAODONG (MaHD, MaNV, MaPB, TenNV, MaCV, Ngayky, Thoihanhopdong)
HOSONV ( MaNV, MaPB, TenNV, MaCV, Ngaysinh, Gioitinh, Diachi, SDT, Email)
BANGCHAMCONG (MaBCC, MaBL, MaNV, SoNC, ThangCC)
BANGLUONG (MaBL, MaBCC,MaNV, Hesoluong, Thuong, Phat, BHXH, BHYT, BHTN, KPCD, Luongthuclinh, Thang)
PHONGBAN (MaPB, TenPB, Diadiem, SDT, MaCV) CHUCVU (MaCV, TenCV)
Biểu đồ tuần tự
- Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập
Hình 3.6. Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập
- Biểu đồ tuần tự cho chức năng quản lý hồ sơ
- Biểu đồ tuần tự cho chức năng quản lý tiền lương
Hình 3.8. Biểu đồ tuần tự cho chức năng quản lý tiền lương
- Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo, thống kê nhân viên
Biểu đồ trạng thái
Biểu đồ trạng thái mô tả các thông tin về trạng thái khác nhau của đối tượng nhân viên, thể hiện các đối tượng chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác như thế nào
- Biểu đồ trạng thái đăng nhập
Hình 3.10. Biểu đồ trạng thái đăng nhập
- Biểu đồ trạng thái chấm cơng
- Biểu đồ trạng thái hồ sơ nhân viên
Hình 3.12. Biểu đồ trạng thái hồ sơ nhân viên
- Biểu đồ trạng thái lương
Biểu đồ hoạt động
Các biểu đồ hoạt động liên quan đến chức năng quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý tiền lương và quản lý báo cáo đều có các hoạt động như thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thơng tin. Điều đó được biểu diễn dưới các biểu đồ sau:
- Biểu đồ hoạt động đăng nhập
Hình 3.14. Biểu đồ hoạt động đăng nhập
- Biểu đồ hoạt động Thêm nhân viên
- Biểu đồ hoạt động xóa nhân viên
Hình 3.16. Biểu đồ hoạt động xóa nhân viên
- Biểu đồ hoạt động tìm kiếm
3.1.5. Thiết kế giao diện
Khi mở ứng dụng, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng đăng nhập để sử dụng hệ thống
Hình 3.18 Giao diện đăng nhập hệ thống quản lý nhân sự
Sau khi đăng nhập thành cơng hệ thống có các nút lệnh người dùng truy cập với từng mục đích sử dụng khác nhau như quản lý hồ sơ, quản lý bảng chấm công, quản lý lương hay báo cacso thống kê.
Hình 3.19. Giao diện các chức năng của hệ thống quản lý nhân sự
Khi nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng quản lý hồ sơ thì giao diện lúc này sẽ là:
Hình 3.20. Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên quản lý nhân sự
Trường hợp người đăng nhập là nhân viên kế tốn chọn chức năng quản lý lương thì giao diện hiển thị sẽ là:
Hình 3.21. Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên kế tốn
Hình 3.22. Giao diện phân cấp chức năng của ban lãnh đạo
Giả sử nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng quản lý hồ sơ thì giao diện lúc này sẽ là:
Hình 3.23. Giao diện quản lý hồ sơ
Khi nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng quản lý bảng chấm cơng thì giao diện sẽ là:
Hình 3.24. Giao diện quản lý bảng chấm cơng
Trường hợp nhân viên kế toán đăng nhập và chọn tính lương thì giao diện sẽ là:
Hình 3.25. Giao diện quản lý lương- Tính lương
3.1.6. Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu hồ sơ nhân viên
Bảng 3.3. Cơ sở dữ liệu hồ sơ nhân viên
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích
1 MaNV Text 10 Mã nhân viên
2 TênNV Text 30 Tên nhân viên
3 Ngaysinh Date/ time 10 Ngày sinh
4 Gioitinh Text Giới tính
5 Diachi Text 60 Địa chỉ
6 SDT Number 20 Số điện thoại
7 MaPB Text 10 Mã phòng ban
8 MaCV Text 10 Mã chức vụ
- Cơ sở dữ liệu phòng ban
Bảng 3.4. Cơ sở dữ liệu phòng ban
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích
1 MaPB Text 10 Mã phòng ban
2 TenPB Text 30 Tên phòng ban
3 Diadiem Text 50 Địa điểm
4 SDT Number 30 Số điện thoại
- Cơ sở dữ liệu bảng chấm công
Bảng 3.5. Cơ sở dữ liệu bảng chấm công
STT Tên trường