4. Phương pháp thực hiện đề tài
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng các nhân tố môi trường tới kết quả kinh
2.1.2.3. Bộ máy tổ chức của công ty cổ phần phân phối-bán lẻ VNF
a. Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh:
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty:
Trong công ty, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất, tiếp đến mới là hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân doanh cơng ty để
quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đơng.
Ban kiểm sốt: thực hiện giám sát HĐQT, Ban GĐ trong việc quản lý và điều hành
Ban giám đốc: có trách nhiệm lập BCTC hàng năm phản ánh trung thực, hợp lý tình
hình tài chính cũng như tình hình KQHĐKD, tình hình lưu LCTT của cơng ty trong năm. Các phịng ban chức năng và chi nhánh các thành viên:
Phòng Tổ chức lao động: Tuyển dụng, xây dựng đội ngũ nhân sự cho hệ thống; xây dụng chính sách lương, thưởng cho nhân viên; xây dựng chương trình đào tạo cho đội ngũ nhân viên các cấp.
Phịng Tổng hợp: Kiểm sốt hoạt động cuả các cửa hàng trong chuỗi; thực hiện các cơng tác quản trị hành chính của cơng ty; thực hiện kiêm vai trị của phịng thơng tin: lắp đặt bảo trì hệ thống mạng, quản lý thông tin đảm bảo dữ liệu…
Phịng Tài chính - Kế tốn: Tính tốn, ghi chép phản ánh liên tục, tồn diện, có hệ thống các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, giám sát mọi hoạt độngcủa công ty nhằm thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý kế tốn- tài chính của cơng ty. Đồng thời kiểm tra xét duyệt các báo cáo các đơn vị trực thuộc, tổng hợp số liệu báo cáo kế tốn tồn cơng ty.
Phòng Kinh doanh bất động sản: Đầu tư triển khai các dự án BĐS; kinh doanh
BĐS: thuê và cho thuê văn phòng; kinh doanh dịch vụ BĐS; xây dựng TTTM và khách sạn, tư vấn, mô giới chuyển giao BĐS…
Phòng Kinh doanh: Bộ phận mua hàng: Tìm kiếm, tập hợp NCC, thương lượng
NCC về giá, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán; xây dựng danh mục sản phẩm cho từng mơ hình kinh doanh, từng đại phương cụ thể; phối hợp với phòng tổ chức và phòng Marketing xây dựng chính sách giá cả, xây dựng hệ thống kho bãi tại các vùng, địa phương khác nhau. Bộ phận kho: Phân bổ hàng cho các cửa hàng đối với hàng hóa do VNF1 sản xuất; giao hàng của nhà cung cấp cho chuỗi;
Phòng Phân phối- bán lẻ: Chức năng phụ trách chuyên về hoạt động kinh doanh
lương thực, nông sản của công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ trên cơ sở định hướng sản xuất kinh doanh hàng năm, đề ra phương án kinh doanh cụ thể; xây dựng kế hoạch, tham gia tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh do công ty lương thực Miền Bắc giao cho…
Phòng Đầu tư; Tham mưu chủ chương, hướng dẫn các đơn vị lập dự án, thiết kế kỹ thuật, lâp dự toán, thẩm định hồ sơ, hiệu quả dự án, lập hồ sơ mời thầu, đấu thầu, đấu giá các công việc liên quan khác đối với các dự án và cơng trình đầu tư mới hay đầu tư chiều sâu nâng cấp…
Phòng Marketing; Xây dựng kế hoạch chiến lược ; lập kế hoạch Marketing hàng
năm; nghiên cứu thị trường, cập nhập đối thủ cạnh tranh thị hiếu người tiêu dùng, xu hướng mua hàng…; tìm kiếm cơ hội để mở rộng cạnh tranh.
Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu: Tham mưu giúp Ban giám đốc công ty hoạch
định phương án kinh doanh của tồn cơng ty dài hạn, ngắn hạn hoặc trong từng thương vụ kinh doanh cụ thể.
CÁC CHI NHÁNH:
- Chi nhánh sản xuất và chế biến lương thực- thực phẩm Hưng Yên; chi nhánh VNF1 Hải Phòng; chi nhánh bán lẻ VNF1; chi nhánh Đáp Cầu.
( Xem biểu đồ 01:Tổ chức bộ máy quản lí của cơng ty cổ phần phân phối – bán lẻ VNF1)
Bộ máy kế tốn cơng ty
Kế tốn trưởng cơng ty kiêm trưởng phòng: Làm nhiệm vụ giúp TGĐ các vấn đề
TC-KT trong công ty: tổ chức công tác kế toán đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo luật kế tốn quy định; phụ trách chung cơng tác TC-KT.
Phó phịng TCKT: Giúp trưởng phịng tổ chức tồn bộ cơng tác hạch toán,thống kê,
tổng hợp, xử lý số liệu, lập BCTC theo quy định. Theo dõi chấp hành quản lý chứng từ, sổ sách, tài liệu kê toán theo đúng chế độ quản lý nhà nước và công ty. Theo dõi cập nhật thông tin TC-KT đầy đủ, kịp thời, chính xác để lập BCTC và báo cáo thuế.
Kế tốn hàng hóa và kê tốn thanh tốn: Quản lý tiền, hàng phát sinh từ khâu mua
của phòng kinh doanh; quản lý tiền hàng phát sinh từ khâu bán siêu thị, cửa hàng; kiểm tra kho hàng hóa bán lẻ; quản lý chứng từ, tài liệu, sổ sách kế tốn, theo dõi, phát hành hóa đơn GTGT cho các nghiệp vụ phát sinh trong phần hành mình phụ trách; chịu trách nhiệm trước pháp luật, Tổng giám đốc, Kế tốn trưởng về phần hành cơng việc được phân công, chủ động đề xuất giải pháp phù hợp phần hành mình.
Thủ quỹ: Thực hiện thu chi tiền mặt theo đúng quy định kế toán, quy chế cơng ty,
quản lý an tồn quỹ, tự chịu trách nhiệm về sự thiếu hụt của quỹ; mở sổ sách ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh, tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm; hàng ngày cùng kế toán thanh toán lập biên bản kiểm quỹ tiền mặt; định kỳ đối chiếu sổ quỹ tiền mặt, sổ kế tốn tiền mặt với kế tốn thanh tốn, nếu có chênh lệch kiểm tra lại , xác định rõ nguyên nhân, đưa ra kiến nghị , biện pháp xử lý chênh lệch; thực hiện rút, nộp tiền mặt vào ngân hàng, hỗ trợ kế toán thanh toán trong giao dịch với ngân hàng; hỗ trợ kế toán tổng hợp trong lập hồ sơ, kê khai thuế GTGT hàng tháng, lập báo cáo thuế định kỳ.
Kế tốn kho hàng hóa bán lẻ:Trực tiếp tham gia cùng tổng điều phối, quản lý hàng
hóa Nhập, Xuất, Tồn, phát hành chứng từ luân chuyển hàng hóa nội bộ quy định; tham gia quản lý hàng hóa (N,X,T) đến từng cửa hàng trong hệ thống chuỗi cửa hàng,
siêu thị; gia kiểm kê hàng hóa định kỳ, chủ động đề xuất biện pháp xử lý hàng hóa kém, mất phẩm chất, quá hạn sử dụng, thiếu hụt...
( Xem Biểu đồ 02: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty cổ phần phân phối – bán
lẻ VNF1)