1.3 .Ý nghĩa của việc hạ thấp chi phí kinh doanh
2.2. Phân tích chi phí kinh doanh tại công ty cổ phần Đại An
2.2.1. Phân tích tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanhthu thu
Bảng 2.2. Chi phí kinh doanh của công ty trong mối liên hệ với chỉ tiêu doanh thu năm 2016,2017.
Đơn vị : VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 So sánh
Số tiền Tỷ lệ
Chi phí kinh doanh 43,415,139,868 158,701,723,780 115,286,583,900 265,54 Doanh thu thuần 57,136,390,902 158,988,214,021 101,851,823,100 178,26 Tỷ suất chi phí 75,98% 99,8% Mức độ tăng (giảm) TSCF (%) 23,82 Tốc độ tăng (giảm) TSCF (&) 31,35 Mức tiết kiệm CFKD 37,870,992,580
(Nguồn: Báo cáo kết qủa kinh doanh của công ty cổ phần Đại An năm 2016,2017)
Nhận xét:
Năm 2017 cơng ty đã lãng phí 37,870,992,580 đồng chi phí so với năm 2016. Nhìn chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí của cơng ty năm 2017 khơng tốt là vì
Doanh thu của cơng ty năm 2017 tăng so với năm 2016 178,26 % tương ứng 101,852,823,100 đồng.
Chi phí kinh doanh năm 2017 tăng so với năm 2016 265,54% tương ứng 115,286,583,900 đồng có thể nói tốc độ tăng chi phí nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu.
Trong năm 2016 tỷ suất chi phí trên doanh thu của cơng ty là 75,95% cho biết là 100 đồng doanh thu thì mất 75,95 đồng chi phí. Tỷ suất chi phí năm 2017 tăng 23,06% so với năm 2016. Như cậy tình hình quản lý và sử dụng chi phí tại cơng ty chưa tốt, cần tìm nguyên nhân để làm tốt hơn trong năm tài chính tiếp theo
2.2.2. Phân tích chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động
Bảng 2.3. Phân tích chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động của cơng ty năm 2016,2017 Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 So sánh Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ lệ Chi phí bán hàng 40,000,000 0,14 -40,000,000 - 100 Chi phí quản lý 15,560,767,503 56,16 16,935,183,092 44,88 1,374,415,589 8,83 Chi phí tài chính 12,103,704,257 43,7 20,797,553,042 55,12 8,693,848,785 71,8 Tổng chi phí kinh doanh 27,704,471,760 100 37,732,736,130 100 10,028,264,370 36,19 Tổng doanh thu 57,136,390,092 158,988,214,021 101,851,823,900 178,26
(Nguồn: Báo cáo kết qủa kinh doanh của công ty cổ phần Đại An năm 2016,2017)
Nhận xét:
Chi phí bán hàng năm 2017 giảm 100% so với năm 2016 tương ứng 40,000,000 đồng
Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2017 so với năm 2016 tăng 8,8% tương ứng 1,374,415,589 đồng. Qua đó thấy tốc độ tăng của chi phí quản ly doanh nghiệp nhanh hơn
Chi phí tài chính năm 2017 so với năm 2016 tăng 71,85 tương ứng tăng 8,693,848,785 đồng
2.2.3. Phân tích chi phí tiền lương
Bảng 2.4. Phân tích chung chi phí tiền lương năm 2016,2017
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 So sánh
Số tiền Tỷ lệ Tổng doanh thu (M) 57,158,016,100 160,290,953,900 103,132,936,900 180,43 Tổng quỹ lương (X) 6,848,229,057 8,361,429,235 1,513,200,178 2,2 Tổng số lao động (T) 159 163 Năng suất lao
động bình quân 359,484,378 983,380,085 623,895,707 173,55 Tiền lương bình quân/năm 43,070,623 51,297,111 8,226,488 19,09 Tỷ suất chi phí tiền lương 0,12 0,052 Nhận xét:
Năng suất lao động bình quân năm 2017 cao hơn năm 2016 với số tiền là 623,895,707 đồng, với tốc độ tăng là 173,55%. Trong năm 2016 một đồng doanh thu thu về mất 0,12 đồng chi phí tiền lương, đến năm 2017 giảm xuống cịn 0,052 đồng. Do đó cơng ty đã tiết kiệm được chi phí tiền lương.
Ta thấy tỷ lệ tăng năng suất lao động > tỷ lệ tăng mức lương bình quân cho thấy doanh nghiệp đang quản lý tốt chi phí tiền lương.
CHƯƠNG III. CÁC KẾT LUẬN VÀ CÁC GIẢI PHÁP TIẾT KIỆM CHI PHÍ KINH DOANH
3.1. Đánh giá khái qt cơng tác phân tích chi phí tại cơng ty cổ phần Đại An
3.1.1.Ưu điểm
Cơ cấu của phịng Kế tốn gọn nhẹ, chặt chẽ, mỗi người phụ trách một mảng riêng, có nhiệm vụ và quyền hạn đối với mỗi phần hành của mình. Nhân viên kế tốn có tính độc lập, trình độ năng lực chun mơn cao, nhiệt tình và có lịng u nghề, ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giaoD do vậy mà bộ máy kế tốn của cơng ty ln ổn địnhvà đảm bảo việc theo dõi, báo cáo sổ sách hàng tháng của cơng ty đúng hạn. Giám sát và quản lí các chi phí phát sinh theo đúng pháp luật và quy định của cơng ty. Điều này giúp cho cơng tác quản lí cơng ty nói chung và cơng tác kế tốn nói tiêng khơng ngừng củng cố và lớn mạnh.
Nhìn chung cơng ty thực hiện đầy đủ và chính xác chế độ kế toán cũng như chuẩn mực bán hàng, cụ thể:
Chứng từ kế toán: Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế tốn đúng chế độ kế tốn của bộ tài chính bao hành. Các chứng từ sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lí của các nhiệm vụ phát sinh. Những thơng tin về nghiệp vụ kế tốn được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Việc lưu trữ chứng từ tương đối khoa học và gíam sát chặt chẽ, các kế tốn ở phần hành nào thì lưu trữ chứng từ liên quan đến phần hành đó. Vì vậy, đảm bảo tính khơng chồng chéo và ngun tăc phân cơng, phân nhiệm rõ ràng.
Về hạch tốn chi phí kinh doanh tại cơng ty:
+ Công ty đã nắm bắt nhanh những thông tin kinh tế của những thay đổi về chế độ kế tốn đã áp dụng cho đơn vị mình một cách phù hợp, đăc biệt là vấn đề chi phí kinh doanh tại đơn vị.
+ Việc hạch toán kinh doanh đảm bảo thống nhất về nhiệm vụ và phương pháp tính tốn chi tiêu, đáp ứng yêu cầu của ban giám đốc trong việc cung cấp các thơng tin về tình hình kinh doanh của tồn cơng ty một cách kịp thời và chính xác
Cơng ty ln quan tâm tới đời sống của cơng nhân viên và có những chính sách thưởng phạt cơng minh từ đó tạo động lực cho nhân viên làm việc hăng say, có hiệu quả và có trách nhiệm hơn. Ngồi ra cơng ty ln tìm các đối tác cung cấp có chất lượng tốt.
Bên cạnh đó, cơng ty cịn trang bị những thiết bị, máy móc quản lý hiện đại để phục vụ tốt hơn cho công việc kinh doanh của cơng ty: như máy tính, máy photo, các phần mềm kế tốn thích hợp với tình hình quản lý và kinh doanh của công ty.
3.1.2.Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, cơng tác kế tốn chi hí kinh doanh tại cơng ty cổ phần Đại An còn một số hạn chế sau:
- Cơ cấu phịng kế tốn: tuy được tổ chức gọn nhẹ, chặt chẽ nhưng số lượng nhân viên kế tốn của cơng ty là ít trong hki đối tượng cơng việc kế tốn lại rất nhiều. Hiện tại chỉ có 4 kế tốn viên phân cơng phụ trách ác lĩnh vực kinh doanh khác nhau của cơng ty nên có những người sẽ phải đảm nhận nhiều lĩnh vực kinh doanh. Việc thiếu nhân sự sẽ có ảnh hưởng rất lớn tới tính kịp thời của các báo cáo kế tốn cũng như việ cucng cấp các thơng tin cần thiết cho ban giám đốc cơng ty về kết quả kinh doanh và chi phí sản xuất kinh doanh.
- Vấn đề tiết kiệm chi phí điện nước, điện thoại của công ty vẫn chưa được quan tâm đúng mức
- Cơng ty đã sử dụng nhiều hình thức khuyến mại và quảng cáo nhưng chưa có hiệu quả cao, chính vì thế mà cơng ty cần chú trọng hơn nữa trong công tác này
Qua những tồn tại trên đây, công ty cần thấy được sự cần thiết phải khắc phục và tìm các biện pháp thích hợp để giảm thiểu chi phí kinh doanh từ đó đạt hiệu qảu cao trong kinh doanh
3.1.3. Nguyên nhân
Khả năng kiểm sốt chi phí kinh doanh vẫn cịn hạn chế, vì nhiều ngun nhân:
- Thứ nhất: Các khoản chi phí kinh doanh phát sinh hàng ngày, hàng giờ và có nhiều loại nên việc kiểm sốt chặt chẽ là khơng dễ dàng.
- Thứ hai: Một số nhân viên cịn thiếu trách nhiệm chưa hồn thành tốt nghĩa vụ được giao.
- Thứ ba: Các hoạt động quản lí cịn nhiều thiếu sót, chưa chặt chẽ trong việc phối hợp giữa các phịng ban trong cơng ty.
- Các khoản chi phí kinh doanh của cơng ty cịn rất cao chủ yếu là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí tài chính,… chính điều nay làm giảm lợi nhuận của công ty. Nguyên nhân là do đặc điểm kinh doanh của công ty là do hoạt động thương mại, giá vốn hàng bán phụ thuộc vào giá mua và chi phí mua. Chi phí tài chính cao là do lãi suất vay của các tổ chức tín dụng cao. Những điều này làm cho chi phí kinh doanh tăng.
3.2. Một số đề xuất và kiến nghị nhằm tiết kiệm chi phí kinh doanh
3.2.1.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức:
Bộ máy tổ chức của cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung tương đối đơn giản, gọn nhẹ. Tuy nhiên trong thời gian tới, cơng ty cần tiếp tục hồn thiện hơn nữa bộ máy các phòng ban, bộ phận nhằm tạo ra một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ nhưng đủ mạnh để đáp ứng được yêu cầu của mình trong quá trình kinh doanh. Với một bộ máy tổ chức gọn nhẹ nên các phòng ban đều năm được từng nhiệm vụ cụ thể của mình, có trách nhiệm cao đối với mọi hoạt động của cơng ty, hầu như khơng có hiện tượng thiếu trách nhiệm, cơng việc bị chậm trễ,.. Do bộ máy gọn nhẹ nên mỗi bộ phận đều có thể tự tạo ra cho mình được phong cách làm việc, hoạt động thực sự linh hoạt, cân đối và hiệu quả.
3.2.2. Tách chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp:
Điều này có thể mang lại sự rõ ràng cho từng loại chi phí. Khi chi phí phát sinh ta thấy được chi phí này ở bộ phận nào, dùng vào việc gì… để khi muốn phân tích các chi phí ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh, cắt giảm chi phí một cách hợp lí thì việc này sẽ thực hiện dễ dàng hơn.
3.2.3.Cải tiến công tác tuyển dụng:
Công tác tuyển dụng cần phải tiến hành nghiêm túc, phải qua kiểm tra sát hạch trình độ theo đúng quy chế tuyển dụng của công ty và nhà nước, đảm bảo thu hút được lao động có năng lực chun mơn và phẩm chất đạo đức tốt. Tránh tuyển dụng tràn lan. Gây lãng phí hoặc thiếu lao động, khơng đáp ứng được yêu cầu kinh doanh.
3.2.4. Giảm chi phí dành cho người lao động
Cho dù doanh nghiệp khơng chọn giải pháp cắt giảm số lượng nhân viên thì cũng có nhiều cách để giảm chi phí nhân cơng trong giai đoạn kinh doanh khó khăn. Việc yêu cầu nhân viên làm thêm giờ có nghĩa là doanh nghiệp phải trả lương gấp đơi bình thường cho mỗi giờ làm thêm.
Thay vì trả lương ngồi giờ, doanh nghiệp nên cố gắng sắp xếp lại bảng phân công công việc và tránh việc phải làm thêm giờ. Có lẽ một số nhân viên sẽ muốn bắt đầu làm việc sớm hơn và một số khách lại muốn tan làm muộn hơn. Những giải pháp này sẽ cho phép họ hồn thành cơng việc trong giờ làm việc mà khơng phải tốn thêm chi phí cho các ca làm thêm giờ. Một cach khác để giảm chi phí nhân cơng là khuyến khích nhân viên cố gắng giảm bớt ngày nghỉ vì những lý do cá nhân hay đau ốm. Mỗi khi có một nhân viên phải nghỉ ốm, doanh nghiệp sẽ cần tìm cách thay thế vị trí đó, bằng cách yêu cầu nhân viên khác làm thêm giờ, hoặc phải giảm ca làm và giảm năng suất. Dù bằng cách nào, những ngày nhân viên nghỉ ốm và bận công việc cá nhân đều là gánh nặng cho công ty.
Một số công ty đã thành công khi áp dụng chế độ khen thưởng cho những nhân viên không nghỉ phép do ốm đau trong một năm hay sáu tháng. Đối với doanh nghiệp, khoản chi cho khen thưởng sẽ là kinh tế hơn so với chi phí khi để nhân viên nghỉ phép
3.2.5. Tăng tính an tồn
Tăng chi phí ban đầu cho việc đảm bảo an toàn lai động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Hãy xét tất cả các chi phí tổn thất, cả trực tiếp và gián tiếp, khi có 1 tai nạn xảy ra ở nơi làm việc, bao gồm:
- Phí bảo hiểm tăng
- Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ
- Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn - Tinh thần lao động giảm sút
- Mất uy tín cơng ty và chi phí cho quan hệ cơng chúng
- Tiền phạt và ánh phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp
Do vậy tăng biện pháp an tồn và phịng chống tai nạn lao động trước hết sẽ cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp.
3.2.6. Các thủ tục đánh giá và đảm bảo hiệu quả
Đây là thời điểm tốt để xem xét tất cả các thủ tục và các quy trình làm việc để cắt giảm những cơng việc thừa thãi. Liệu các cơng việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định?
Liệu doanh nghiệp có thế giảm số lượng tài liệu photocopy và tiết kiệm chi phí giấy mực khơng? Liệu doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng việc lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng khơng? Có những quy trình nào đã trở nên thừa thãi nhưng nhân viên vẫn đang dành thời gian hồn thành khơng? Có phương pháp nào giúp hồn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?
Doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Xem xét đến việc tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt đèn vào ban đêm và chỉ làm vệ sinh văn phịng hai ngày 1 lần thay vì hàng ngày. Làm việc hiệu quả hơn sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực đáng giá
3.2.7. Giảm thiệt hại cho các thiết bị
Thiệt hại về thiết bị ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh theo hai cách. Thứ nhất, thiệt hại về thiết bị làm giảm năng suất trong khi thiết bị được sửa chửa. Tùy vào tầm quan trọng đối với tồn bộ quy trình mà các phần bị hư hỏng có thể đẩy cả dây chuyền hoạt động của doanh nghiệp mất năng suất trong một khoảng thời gian. Thứ hai, thiệt hại về thiết bị sẽ tiêu tốn một khoản chi phí sửa chữa liên bao gồm tiền cơng sửa, thời gian sửa và các vật tư thay thế
Trong dài hạn, đảm bảo nhân viên làm đúng quy trình để tránh thiệt hại cho thiết bị có thể góp phần đáng kể vào việc tiết kiệm chi phí cho cơng ty
Trước khi xảy ra thiệt hại nghiêm trọng và tốn kém, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị của mình để có thể thay thế bộ phận bị hỏng hóc.
3.2.8. Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng mình đang nhận được dịch vụ tốt nhất cho các vật tư cần thiết. Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất có thể giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một khoản khá lớn
Ví dụ, nếu có thể mua giấy rẻ hơn chỉ 10 nghìn đồng (500 tờ) với cùng một chất lượng, thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền trong một năm? Nếu doanh nghiệp mua 5000 tờ giấy trong một tháng thì sẽ tiết kiệm được một khoản là 12 triệu một năm. Nếu thực hiện hình thức tiết kiệm này trên mỗi sản phẩm bằng cách đổi nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một lượng đáng kể hàng năm. Rõ ràng hình thức tiết kiệm này có thể được áp dụng hiệu quả dựa trên quy mô và các doanh nghiệp lớn sẽ tiết kiệm được nhiều hơn, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tiết kiệm bằng cách đổi nhà cung cấp rẻ hơn.
3.2.9. Các biện pháp khuyến khích nhân viên cắt giảm chi phí trong dài hạn
Nhiều cơng ty áp dụng chính sách để nhân viên cũng có thể góp phần vào việc tiết kiệm chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này khuyến khích và thúc đẩy nhân viên tự làm việc hiệu quả hơn, tự hạn chế tai nạn giao thông và thiệt hại,