3.1.2 .Nhược điểm
3.2. Một số đề xuất và kiến nghị nhằm tiết kiệm chi phí kinh doanh
3.2.1.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức:
Bộ máy tổ chức của cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung tương đối đơn giản, gọn nhẹ. Tuy nhiên trong thời gian tới, cơng ty cần tiếp tục hồn thiện hơn nữa bộ máy các phòng ban, bộ phận nhằm tạo ra một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ nhưng đủ mạnh để đáp ứng được yêu cầu của mình trong quá trình kinh doanh. Với một bộ máy tổ chức gọn nhẹ nên các phòng ban đều năm được từng nhiệm vụ cụ thể của mình, có trách nhiệm cao đối với mọi hoạt động của cơng ty, hầu như khơng có hiện tượng thiếu trách nhiệm, cơng việc bị chậm trễ,.. Do bộ máy gọn nhẹ nên mỗi bộ phận đều có thể tự tạo ra cho mình được phong cách làm việc, hoạt động thực sự linh hoạt, cân đối và hiệu quả.
3.2.2. Tách chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp:
Điều này có thể mang lại sự rõ ràng cho từng loại chi phí. Khi chi phí phát sinh ta thấy được chi phí này ở bộ phận nào, dùng vào việc gì… để khi muốn phân tích các chi phí ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh, cắt giảm chi phí một cách hợp lí thì việc này sẽ thực hiện dễ dàng hơn.
3.2.3.Cải tiến công tác tuyển dụng:
Công tác tuyển dụng cần phải tiến hành nghiêm túc, phải qua kiểm tra sát hạch trình độ theo đúng quy chế tuyển dụng của công ty và nhà nước, đảm bảo thu hút được lao động có năng lực chun mơn và phẩm chất đạo đức tốt. Tránh tuyển dụng tràn lan. Gây lãng phí hoặc thiếu lao động, khơng đáp ứng được yêu cầu kinh doanh.
3.2.4. Giảm chi phí dành cho người lao động
Cho dù doanh nghiệp không chọn giải pháp cắt giảm số lượng nhân viên thì cũng có nhiều cách để giảm chi phí nhân cơng trong giai đoạn kinh doanh khó khăn. Việc yêu cầu nhân viên làm thêm giờ có nghĩa là doanh nghiệp phải trả lương gấp đơi bình thường cho mỗi giờ làm thêm.
Thay vì trả lương ngồi giờ, doanh nghiệp nên cố gắng sắp xếp lại bảng phân công công việc và tránh việc phải làm thêm giờ. Có lẽ một số nhân viên sẽ muốn bắt đầu làm việc sớm hơn và một số khách lại muốn tan làm muộn hơn. Những giải pháp này sẽ cho phép họ hồn thành cơng việc trong giờ làm việc mà khơng phải tốn thêm chi phí cho các ca làm thêm giờ. Một cach khác để giảm chi phí nhân cơng là khuyến khích nhân viên cố gắng giảm bớt ngày nghỉ vì những lý do cá nhân hay đau ốm. Mỗi khi có một nhân viên phải nghỉ ốm, doanh nghiệp sẽ cần tìm cách thay thế vị trí đó, bằng cách yêu cầu nhân viên khác làm thêm giờ, hoặc phải giảm ca làm và giảm năng suất. Dù bằng cách nào, những ngày nhân viên nghỉ ốm và bận công việc cá nhân đều là gánh nặng cho công ty.
Một số công ty đã thành công khi áp dụng chế độ khen thưởng cho những nhân viên không nghỉ phép do ốm đau trong một năm hay sáu tháng. Đối với doanh nghiệp, khoản chi cho khen thưởng sẽ là kinh tế hơn so với chi phí khi để nhân viên nghỉ phép
3.2.5. Tăng tính an tồn
Tăng chi phí ban đầu cho việc đảm bảo an toàn lai động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Hãy xét tất cả các chi phí tổn thất, cả trực tiếp và gián tiếp, khi có 1 tai nạn xảy ra ở nơi làm việc, bao gồm:
- Phí bảo hiểm tăng
- Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ
- Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn - Tinh thần lao động giảm sút
- Mất uy tín cơng ty và chi phí cho quan hệ cơng chúng
- Tiền phạt và ánh phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp
Do vậy tăng biện pháp an tồn và phịng chống tai nạn lao động trước hết sẽ cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp.
3.2.6. Các thủ tục đánh giá và đảm bảo hiệu quả
Đây là thời điểm tốt để xem xét tất cả các thủ tục và các quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi. Liệu các cơng việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định?
Liệu doanh nghiệp có thế giảm số lượng tài liệu photocopy và tiết kiệm chi phí giấy mực khơng? Liệu doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng việc lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng khơng? Có những quy trình nào đã trở nên thừa thãi nhưng nhân viên vẫn đang dành thời gian hoàn thành khơng? Có phương pháp nào giúp hồn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?
Doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Xem xét đến việc tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt đèn vào ban đêm và chỉ làm vệ sinh văn phịng hai ngày 1 lần thay vì hàng ngày. Làm việc hiệu quả hơn sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực đáng giá
3.2.7. Giảm thiệt hại cho các thiết bị
Thiệt hại về thiết bị ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh theo hai cách. Thứ nhất, thiệt hại về thiết bị làm giảm năng suất trong khi thiết bị được sửa chửa. Tùy vào tầm quan trọng đối với tồn bộ quy trình mà các phần bị hư hỏng có thể đẩy cả dây chuyền hoạt động của doanh nghiệp mất năng suất trong một khoảng thời gian. Thứ hai, thiệt hại về thiết bị sẽ tiêu tốn một khoản chi phí sửa chữa liên bao gồm tiền công sửa, thời gian sửa và các vật tư thay thế
Trong dài hạn, đảm bảo nhân viên làm đúng quy trình để tránh thiệt hại cho thiết bị có thể góp phần đáng kể vào việc tiết kiệm chi phí cho cơng ty
Trước khi xảy ra thiệt hại nghiêm trọng và tốn kém, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị của mình để có thể thay thế bộ phận bị hỏng hóc.
3.2.8. Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng mình đang nhận được dịch vụ tốt nhất cho các vật tư cần thiết. Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất có thể giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một khoản khá lớn
Ví dụ, nếu có thể mua giấy rẻ hơn chỉ 10 nghìn đồng (500 tờ) với cùng một chất lượng, thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền trong một năm? Nếu doanh nghiệp mua 5000 tờ giấy trong một tháng thì sẽ tiết kiệm được một khoản là 12 triệu một năm. Nếu thực hiện hình thức tiết kiệm này trên mỗi sản phẩm bằng cách đổi nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một lượng đáng kể hàng năm. Rõ ràng hình thức tiết kiệm này có thể được áp dụng hiệu quả dựa trên quy mô và các doanh nghiệp lớn sẽ tiết kiệm được nhiều hơn, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tiết kiệm bằng cách đổi nhà cung cấp rẻ hơn.
3.2.9. Các biện pháp khuyến khích nhân viên cắt giảm chi phí trong dài hạn
Nhiều cơng ty áp dụng chính sách để nhân viên cũng có thể góp phần vào việc tiết kiệm chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này khuyến khích và thúc đẩy nhân viên tự làm việc hiệu quả hơn, tự hạn chế tai nạn giao thơng và thiệt hại, góp phần trong việc giảm chi phí, hơn là đẩy tồn bộ việc đó lên vai nhà quản lý
Ví dụ, nếu nhân viên có thể giảm chi phí tới 250 triệu một tháng thì trong sáu tháng cơng ty sẽ tiết kiệm được 1,5 tỷ. Nếu doanh nghiệp chi hơn 50% trong khoản tiết kiệm đó vào việc khen thưởng nhân viên, doanh nghiệp vẫn sẽ tiết kiệm được 125 triệu trong sáu tháng. Tạo điều kiện để nhân viên đóng góp 10-25% trong các khoản tiết kiệm để tạo lợi ích nhiều hơn cho cơng ty, đồng thời vẫn khuyến khích các nhân viên giảm chi phí vì lợi ích của doanh nghiệp.
Có rất nhiều cách để giảm chi phí của doanh nghiệp. Với mỗi hoạt động tiết kiệm chi phí, lợi nhuận của cơng ty sẽ tăng lên nhiều hơn và giảm tác động của khủng hoảng tài chính tồn cầu, Cắt giảm chi phí ngay lúc này có thể đảm bảo sự tồn tại cho các doanh nghiệp trong những thời điểm khó khăn và điều này vẫn có thể áp dụng khi kinh tế phục hồi.