2.3. Trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký hộ tịch tại UBND xã Thái Sơn huyện Hiệp
2.3.3. Trình tự thực hiện và đăng ký hộ tịch
Bước 1:
Cơng dân có cơng việc liên quan đến cơng tác hộ tịch đến UBND xã, vào bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa của UBND xã, gặp công chức tư pháp, đặt vấn đề cấn được giải quyết, công chức tư pháp sẽ hướng dấn các thủ tục cần thiết khi thực hiện cơng việc của mình.
Bước 2:
Cơng chức Tư pháp - Hộ tịch thụ lý hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trong trường hợp, hồ sơ có thể giải quyết được ngay thì tập trung xử lý ngay để trả kết quả cho công dân, nếu hồ sơ chưa xử lý được ngay thì hẹn cơng dân bằng giấy hẹn, ghi rõ thời gian hẹn trả hồ sơ cho cơng dân.
Bước 3:
Sau khi hồn thành hồ sơ, cơng chức Tư pháp - Hộ tịch trình Phó chủ tịch UBND xã, chịu trách nhiệm trực tiếp về thủ tục hành chính, ký xác nhận;
Bước 4:
Chuyển hồ sơ cho Cơng chức văn phịng đóng dấu, ghi vào sổ theo dõi giải quyết các thủ tục hành chính để theo dõi;
Đến hạn trả hồ sơ cho công dân, Công chức tư pháp thực hiện việc trả hồ sơ cho công dân theo những nội dung trong giấy hẹn công dân, tại bộ phận một cửa;
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TẠI XÃ THÁI SƠN HUYỆN HIỆP HÒA,
TỈNH BẮC GIANG 3.1. Một số giải pháp
* Nhằm khắc phục những hạn chế tồn tại trong quản lý Nhà nước và ý thức chấp hành của một bộ phận cán bộ và nhân dân đối với công tác hộ tịch theo em nên cần một số giải pháp sau:
Một là: Tăng cường hơn nữa công tác tuyên truyền phổ biến rộng rãi, thường
xuyên các văn bản liên quan đến nhân thân con người, đặc biệt là Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Quốc Hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghìa Việt Nam. Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch để cán bộ và nhân dân hiểu rõ được vai trị, vị trí và tầm quan trọng của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
Hai là: Tăng cường sự lãnh đạo của các Cấp ủy, Chính quyền địa phương xác
định được việc đăng ký quản lý hộ tịch là một nhiệm vụ Chính trị, Kinh tế, xã hội cần được quan tâm chu đáo. Về cơ sở vật chất, tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ và nhân dân thực hiện tốt công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
Ba là: Cơng tác cán bộ phải được rà sốt và có kế hoạch bố trí, bồi dưỡng, thay
thế để cho đội ngũ này thực sự là cán bộ có năng lực chun mơn, phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm trong việc thực thi nhiệm vụ.
Bốn là: Công tác phối hợp giữa các ngành như Cơng an, Phịng Giáo dục, Phòng
Lao động Thương binh và xã hội, Bảo hiểm xã hội trong giải quyết công việc, mọi cơ quan, tổ chức cần xác minh tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân được điều chỉnh các giấy tờ, hồ sơ cá nhân theo đúng nội dung của giấy khai sinh đảm bảo quy định.
Năm là: Đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ tin học vào công tác đăng ký và
quản lý hộ tịch đây là cơ sở dữ liệu hết sức quan trọng trong việc quản lý hộ tịch và quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực khác.
Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp cơ bản sẽ là cơ sở, điều kiện giúp cho hoạt động quản lý Nhà nước về hộ tịch có hiệu quả, góp phần tích cực trong việc xây dựng và phát triển Kinh tế, xã hội, Quốc phòng, an ninh.
- Tồn tại quá nhiều loại sổ sách trong quản lý hộ tịch gây khó khăn cho cơng tác quản lý của Cơ quan Nhà nước, đồng thời khó khăn cho người dân tiếp cận với cơ sở dữ liệu thông tin về hộ tịch.
- Về lưu trữ sổ sách hộ tịch, việc lưu trữ chưa khoa học, không lưu riêng biệt từng trường hợp đăng ký hộ tịch, loại việc đăng ký hộ tịch; một số trường hợp chỉ lưu bản photo Quyết định cho phép thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch…việc này cần lưu giấy tờ, hồ sơ riêng biệt từng trường hợp đăng ký và đánh số theo đúng số đăng ký trong sổ đăng ký hộ tịch để tiện lợi cho việc quản lý.
3. 2. Một số đánh giá nhận xét 3.2.1. Những kết quả đạt được
Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch không những liên quan đến nhân thân của con người mà cịn liên quan đến chế độ Chính trị, Kinh tế, Văn hóa - xã hội, Quốc phịng - an ninh, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân, cơ cấu, nguyên tắc tổ chức và hoạt động của cơ quan Nhà nước, thể chế hóa mối quan hệ giữa Đảng lãnh đạo, nhân dân làm chủ, Nhà nước quản lý.
Nhận thức được vai trị quan trọng đó, trong những năm qua Ban Tư pháp – Hộ tịch xã Thái Sơn đã hoàn thành nhiệm vụ và đạt được những kết quả nhất định. Ngoài ra, trong hơn 10 năm qua từ khi thực hiện Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch, trên địa bàn xã Thái Sơn đã có nhiều chuyển biến tích cực, các sự kiện đăng ký hộ tịch của nhân dân cơ bản được thực hiện kịp thời và đúng quy định của pháp luật; công tác phổ biến giáo dục pháp luật về hộ tịch được chú trọng triển khai đến tận cơ sở. Nhận thức và ý thức chấp hành pháp luật về hộ tịch của nhân dân được nâng lên; đội ngũ cán bộ làm công tác hộ tịch cơ sở được quan tâm, củng cố về số lượng và kỹ năng thực hiện nghiệp vụ; các loại sổ sách, biễu mẫu hộ tịch được hỗ trợ và cung cấp kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước.
Công tác lưu trữ, hồ sơ, sổ sách được thực hiện tốt, các loại sổ biểu mẫu dùng để đăng ký hộ tịch được sử dụng đúng mẫu do Bộ Tư pháp ban hành, sổ lưu và hồ sơ lưu về đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, đăng ký lại việc sinh, thay đổi, cải chính được lưu trữ đầy đủ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho công tác tra cứu, sao lục khi
cần, các tủ đựng lưu trữ sổ sách hộ tịch được Ủy ban nhân dân xã trang bị riêng đảm bảo cho công tác lưu trữ.
Thực hiện tốt việc niêm yết công khai các thủ tục, trình tự, thời gian và lệ phí về hộ tịch đúng quy định của pháp luật thuận lợi cho dân khi có u cầu, mọi cơng dân khi đến đăng ký khai sinh đều được cán bộ Tư pháp – Hộ tịch hướng dẫn cụ thể, đảm bảo đầy đủ, chính xác.
Việc đăng ký khai sinh, khai tử, kết hơn, cho nhận con ni, thay đổi, cải chính hộ tịch…được thực hiện đúng trình tự thủ tục và thời hạn quy định, hạn chế tình trạng đăng ký khai sinh quá hạn…
Công tác tuyên truyền pháp luật về hộ tịch được quan tâm, địa phương đã lồng ghép vấn đề tuyên truyền pháp luật thong qua các hội nghị bằng nhiều hình thức đa dạng như thơng qua hội thi Hộ tịch viên giỏi theo kế hoạch đề ra, đồng thời thực hiện nhiều biện pháp như làm tài liệu tuyên truyền, có những tủ sách pháp luật về hộ tịch tại các nhà văn hóa thơn, cụm dân cư để người dân tự tìm hiểu pháp luật nói chung và pháp luật về hộ tịch nói riêng; lập chuyên mục tuyên truyền trên hệ thống đài truyền thanh của xã để người dân hiểu và tự giác thực hiện đăng ký hộ tịch đúng quy định của pháp luật.
3.2.2. Những hạn chế, bất cập
Với đặc trưng của một xã miền núi, dân cư thưa thớt, địa hình đồi núi, nên cơng tác đăng ký và quản lý hộ tịch gặp nhiều khó khăn, cụ thể như sau:
- Đội ngũ cán bộ Tư pháp - Hộ tịch còn mỏng, chưa được đào tạo chuyên sâu về trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ quản lý hộ tịch. Hơn nữa, đội ngũ cơng chức địa phương ngồi nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý và đăng ký hộ tịch, họ cịn phải đảm nhiệm nhiều cơng việc khác như chứng thực, hòa giải, trợ giúp pháp lý, phổ biến pháp luật…các việc khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã giao cho, vì vậy họ khơng đủ thời gian để tập trung thực hiện tốt nhiệm vụ hộ tịch được giao.
- Ý thức chấp hành pháp luật của người dân chưa cao, trình độ hiểu biết pháp luật kém. Dẫn đến việc họ chưa nhận thức được tầm quan trọng trong việc đi đăng ký các sự kiện như: kết hôn, đăng ký khai sinh cho con, đăng ký khai tử…
- Cơ sở vật chất, phương tiện làm việc còn thiếu thốn, chật hẹp, thiếu trang bị nên chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dân và ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện cơng tác này; Kinh phí phục vụ cho cơng tác đăng ký hộ tịch chưa được quy định cụ thể nên lúng túng khi thực hiện, chưa cấp kinh phí ban đầu cho việc mua sổ, biểu mẫu hộ tịch nên còn luẩn quẩn trong việc nhận và thanh toán biểu mẫu.
Viêc đăng ký khai sinh quá hạn vẫn còn tồn tại, các cặp vợ chồng đến đăng ký kết hôn, các đối tượng đến đăng ký khai tử chưa đúng theo quy định của pháp luật vẫn còn xảy ra, làm thủ tục cho các đối tượng muốn thay đổi họ, tên còn rất rườm dà và thường hay chậm so với quy định của Luật. Nguyên nhân các tình trạng trên vẫn cịn xảy là do những hạn chế, bất cập sau:
Một là: Đội ngũ cán bộ Tư pháp – Hộ tịch của xã đã từng bước được kiện toàn
và thường xuyên tăng cường, nhưng thực tế vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ như số lượng đăng ký hộ tịch ngày càng tăng và tính chất đa dạng và phức tạp hơn, cho nên cán bộ Tư pháp - Hộ tịch vẫn chưa đảm đương và hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Mặt khác, đội ngũ cán bộ Tư pháp – Hộ tịch xã chưa ổn định, thường xun phải chuyển vị trí cơng tác, nên khơng được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời thiếu cán bộ dự nguồn khi có sự thay đổi nhân sự. Bên cạnh đó cán bộ Tư pháp - Hộ tịch của xã chưa có chế độ ưu đãi đặc thù hoặc phụ cấp như một số chức danh Tư pháp khác (công chứng viên, trợ giúp viên, chấp hành viên).
Hai là: Quy định của pháp luật về việc cấp lại giấy khai sinh cũng ảnh hưởng
đến tiến độ giải quyết các việc liên quan đến hộ tịch ở xã Thái Sơn: Nghị định số 158/NĐ-CP, ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (gọi tắt là Nghị định 158) quy định: “Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi lưu trữ sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính giấy khai sinh” tuy nhiên, thơng tin để ghi vào nội dung chính của bản khai sinh lại được lưu ở cấp xã.
Do vậy, cần thiết có thể quy định cho cấp xã và cấp huyện được quyền cấp lại bản chính giấy khai sinh khi có lưu sổ đăng ký khai sinh là phù hợp và thuận lợi hơn.
Mặt khác, theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Nghị định số 158/NĐ-CP, quy định: “Trong trường hợp người đã thành niên đăng ký khai sinh quá hạn cho mình thì có thể đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại Điều 13 hoặc tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú”. Đây là một quy
định gây khó khăn cho cơng chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã, khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh q hạn cho cơng dân, vì khơng có cơ sở để xác định người đó đã khai sinh chưa khi họ đi đăng ký khai sinh quá hạn. Hơn nữa, việc xác định những nội dung trong bản chính giấy khai sinh như: Ngày, tháng, năm sinh là căn cứ vào giấy tờ gì? (sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, lý lịch, văn bằng chứng chỉ, thẻ đảng viên, các loại giấy tờ khác hay bản khai của đương sự).
Ngồi ra tình trạng các cơ quan, tổ chức, đồn thể chưa xác định đúng giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch, có cơ quan, đơn vị cịn gây nhiều khó khăn cho cơng dân. Thực trạng trên có ngun nhân xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ quy định của pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch của một bộ phận cán bộ, công chức và nhân dân. Sự phối hợp thiếu nhịp nhàng giữa các cơ quan hữu quan trong việc giải quyết những sai sót trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân; công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, trợ giúp pháp lý về đăng ký và quản lý hộ tịch chưa thực sự sâu rộng; năng lực của một số cơng chức cịn hạn chế. Tuy công việc liên quan đến nhân thân của một con người và cũng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác của xã hội, nhưng nhìn từ gốc độ bên ngồi thì rất “thầm lặng” và cũng được ít ai quan tâm.
Trên đây là những khó khăn, vướng mắc và tồn tại trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại xã Thái Sơn. Nhằm củng cố và tăng cường công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đề nghị cấp có thẩm quyền sớm xúc tiến việc xây dựng Luật Hộ tịch để trình Quốc hội thơng qua là cơ sở pháp lý quan trọng giúp cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ngày càng hoàn thiện hơn.
* Định hướng phát triển địa phương trong thời gian tới
- Đổi mới tổ chức Chính quyền địa phương xã Thái Sơn góp phần xây dựng một nền Hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, từng bước hiện đại đảm bảo cho hệ thống tổ chức Chính quyền địa phương gọn nhẹ thơng suốt, hoạt động có hiệu quả phù hợp với thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa.
- Đổi mới tổ chức bộ máy và hoạt động của Chính quyền địa phương phải xuất phát từ yêu cầu khách quan, yêu cầu về quản lý kinh tế xã hội, đảm bảo sự lãnh đạo của các Cấp ủy Đảng và của các cơ quan địa phương về cải cách tổ chức bộ máy và hoạt động của Chính quyền địa phương.
- Đổi mới tổ chức bộ máy hoạt động của Chính quyền địa phương phải nắm vững các quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về các cách tổ chức bộ máy và hoạt động của Chính quyền địa phương; Phải xác định rõ và cụ thể: cải cách về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Chính quyền địa phương và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp theo hướng trách nhiệm, gọn nhẹ, phân cơng rõ ràng, tăng cường tính chun nghiệp giải quyết nhanh chóng việc của cá nhân, tổ chức, cải tiến phương thức quản lý, lề lối làm việc của cơ quan hành chính, cải tiến nguyên tắc làm việc và quy chế phối hợp trong sự vận hành bộ máy hành chính, định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và kết quả hoạt động của bộ máy do cơ quan mình phụ trách..
3.3. Một số kiến nghị