Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng kế toán tiêu thụ thành phẩm NPK

2.2.2.3 .Phương pháp hạch toán

3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng kế toán tiêu thụ thành phẩm NPK

3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng kế tốn tiêu thụ thànhphẩm NPK tại Xí nghiệp NPK Hải Dương phẩm NPK tại Xí nghiệp NPK Hải Dương

3.1.1. Những kết quả đã đạt được

Cơng tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm về cơ bản đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ việc nhập xuất hàng hoá, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phịng tài chính – kế hoạch đều lập chứng từ lập trình tự luân chuyển và bảo quản, lưu trữ chứng từ nhập xuất kho thành phẩm theo đúng chế độ quy định.

Việc sử dụng các bảng kê, nhật ký chứng từ ... để ghi sổ kế toán theo đúng hệ thống kế toán ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính. Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng nhật ký chứng từ, là hình thức kế tốn phù hợp với điều kiện kinh doanh của Xí nghiệp, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình của từng loại hàng hố, sản phẩm, tình hình thanh tốn của từng khách hàng. Kế toán cũng đã chú trọng tới việc quản lý, lưu trữ chứng từ gốc làm cơ sở pháp lý được quản lý chặt chẽ cả về khâu khai thác nhập kho và tiêu thụ. Kế tốn tổng hợp và kế tốn chi tiết có quan hệ chặt chẽ. Cơng việc kế tốn được tiến hành liên tục, cụ thể đảm bảo cho việc cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo làm cơ sở cho việc đẩy mạnh quá trình tiêu thụ thành phẩm.

Mặc dù kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là một bộ phận rất phức tạp nhưng cùng với tinh thần trách nhiệm và lịng nhiệt tình cán bộ phịng kế tốn đã khơng ngừng đổi mới, học hỏi thêm kinh nghiệm, học tập chế độ kế tốn mới nhằm thích ứng và phù hợp với tình hình mới, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường cho các sản phẩm của Xí nghiệp.

Xí nghiệp đã thực hiện việc chun mơn hố phần mềm quản lý và nâng cao được tay nghề. Đồng thời vừa áp dụng vi tính hố, đã tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác chuyên môn thực hiện tốt chức năng của mình, giảm bớt khối lượng cơng việc ghi chép và sử lý số liệu kế toán, nâng cao năng suất lao động, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.

3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân

Bên cạnh những thành tích đã đạt được của cơng tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Xí nghiệp cịn bộc lộ một số mặt hạn chế nhất định thể hiện ở các mặt sau :

- Hiện nay Xí nghiệp vẫn chưa có những chính sách về chiết khấu thanh tốn để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm. Đây là một trong những điểm cần bổ sung vào chính sách bán hàng tại Xí nghiệp. Do đặc thù sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là phân bón, hầu hết khách hàng của Xí nghiệp là các cơng ty hoặc đại lý nên ít khi có thanh tốn ngay, chủ yếu là trả chậm, lịch thanh toán được xác định cụ thể theo quy định của cơng ty.

- Xí nghiệp vẫn chưa mở một số sổ chi tiết để phục vụ cho việc quản lý theo dõi doanh số bán hàng như: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng loại sản phẩm và thị trường, sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo nhân viên và thị trường. Việc mở các sổ này là cần thiết, bởi Xí nghiệp có thể theo dõi được cụ thể doanh thu bán hàng của từng nhân viên

- Tổ chức công tác kế toán quản trị là rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, tuy nhiên tại Xí nghiệp NPK Hải Dương, cơng tác kế tốn quản trị vẫn chưa thực sự được chú trọng và thực hiện nghiêm túc.

3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế tốn tiêu thụ thành phẩm NPK tại Xí nghiệp NPK Hải Dương

Mặc dù đã trải qua nhiều năm hoạt động với bề dày kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn, Xí nghiệp đã tổ chức bộ máy làm việc có hiệu quả nhưng bên cạnh đó kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cịn có một số mặt tồn tại cần được khắc phục.

Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp NPK Hải Dương trên cơ sở lý luận đã được học ở trường em xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhỏ của mình với mong muốn hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn tiêu thụ thành phẩm NPK của Xí nghiệp như sau :

* Giải pháp thứ nhất:

- Tên giải pháp: Hồn thiện chính sách chiết khấu thanh tốn tại Xí nghiệp NPK Hải Dương

- Lý do đưa ra giải pháp: Như trình bày ở phần nhược điểm của Xí nghiệp là chưa có chính sách về chiết khấu thanh tốn để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, từ đó Xí nghiệp có thể ln chuyển vốn nhanh và quay vịng sản phẩm. Việc áp dụng chính sách chiết khấu là điều cần thiết đối với Xí nghiệp nhằm mục đích phát triển hoạt động kinh doanh trong tương lai.

- Nội dung: Mức chiết khấu có thể được áp dụng cụ thể như sau: Nếu hạn thanh tốn của cơng ty là 20 ngày, thì khi khách hàng trả tiền sớm trong vịng 10 ngày khi mua hàng sẽ được hưởng mức chiết khấu là 1% trên tổng giá trị thanh toán. Số tiền chiết khấu này sẽ được hạch toán vào TK 635 “ Chi phí hoạt động tài chính”. Khi phát sinh các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế kí kết giữa hai bên, căn cứ vào chính sách tín dụng của Xí nghiệp quy định, kế tốn xác định cụ thể mức chiết khấu cho khách hàng để làm cơ sở viết Phiếu Chi. Kế tốn định khoản tăng chi phí hoạt động tài chính bên Nợ TK 635, và giảm số tiền phải chi tương ứng với mức chiết khấu trên bên Có TK 111,112. Từ những thơng tin trên, kế toán vào mục Phiếu Chi trên phần mềm và nhập đầy đủ các thơng tin về số tiền, bút tốn. Khi đó phần mềm sẽ tự động căn cứ vào Phiếu Chi được lập và ghi vào sổ cái TK 635,111 hoặc 112, sổ quỹ tiền mặt, hay sổ tiền gửi ngân hàng.

Trong trường hợp, khi khách hàng thanh tốn tiền, Xí nghiệp trừ khoản chiết khấu vào số tiền hàng được nhận. Khi đó kế toán sẽ viết Phiếu thu về số hàng thực nhận ghi tăng số tiền thực tế nhận được bên Nợ TK 111,112, ghi tăng Chi phí hoặt động tài chính bên Nợ TK 635 và ghi giảm số tiền công nợ cho khách hàng bên có TK 131. Căn cứ vào các thơng tin chiết khấu, kế tốn vào Phiếu thu trên phần mềm nhập đầy đủ thơng tin về số tiền, bút tốn. Từ phiếu thu này, phần mềm sẽ tự động ghi sổ cái TK 111(112),635,131, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ quỹ tiền mặt hay sổ tiền gửi ngân hàng. Cuối kỳ kế tốn thực hiện cơng đoạn kết chuyển khoản chi phí hoạt động tài chính này sang bên nợ TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.

- Lý do đưa ra giải pháp: Như đã trình bày ở phần nhược điểm trên, Xí nghiệp nên cần đưa thêm một số sổ chi tiết theo để theo dõi doanh thu tiêu thụ thành phẩm.

- Nội dung: Xí nghiệp cần mở thêm một số sổ chi tiết để theo dõi tình hình tiêu thụ của từng nhân viên trên từng khu vực thị trường nhất định, hay theo dõi doanh số bán hàng của từng loại thành phẩm trên các thị trường nhất định. Để thực hiện được cơng việc trên, Xí nghiệp nên mở sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ theo từng loại thành phẩm và thị trường và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo nhân viên và thị trường.

Việc mở sổ chi tiết nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tiêu thụ, biết rõ được doanh thu cụ thể của từng đối tượng, từ đó có thể đưa ra được những đánh giá chính xác nhất về năng lực nhân viên, biết được loại thành phẩm nào mạnh để tập trung phát triển hướng kinh doanh cho tương lai.

Mẫu sổ trên được thiết kế theo mẫu dưới đây: Tên giải pháp: Hồn thiện hệ thống sổ kế tốn

- Lý do đưa ra giải pháp: Như đã trình bày ở phần nhược điểm trên, Xí nghiệp nên cần đưa thêm một số sổ chi tiết theo để theo dõi doanh thu tiêu thụ thành phẩm.

- Nội dung: Xí nghiệp cần mở thêm một số sổ chi tiết để theo dõi tình hình tiêu thụ của từng nhân viên trên từng khu vực thị trường nhất định, hay theo dõi doanh số bán hàng của từng loại thành phẩm trên các thị trường nhất định. Để thực hiện được cơng việc trên, Xí nghiệp nên mở sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ theo từng loại thành phẩm và thị trường và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo nhân viên và thị trường.

Việc mở sổ chi tiết nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tiêu thụ, biết rõ được doanh thu cụ thể của từng đối tượng, từ đó có thể đưa ra được những đánh giá chính xác nhất về năng lực nhân viên, biết được loại thành phẩm nào mạnh để tập trung phát triển hướng kinh doanh cho tương lai.

Mẫu sổ trên được thiết kế theo mẫu dưới đây:

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG THEO NHÂN VIÊN VÀ THỊ TRƯỜNG

Từ ngày…đến ngày… Tến TK: 5111 Mã nhân viên Thị trường: Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Tài

khoản đối ứng

Doanh thu Các khoản tính

trừ Số hiệu Ngày , tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521,532), Tổng cộng -Doanh thu thuần bán hàng

-Giá vốn hàng bán

-Lãi gộp

Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG THEO MẶT HÀNG VÀ THỊ TRƯỜNG

Từ ngày…đến ngày… Tến TK: 5111 Mặt hàng: Thị trường: Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Tài

khoản đối ứng

Doanh thu Các khoản tính

trừ Số hiệu Ngày , tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521,532), Tổng cộng -Doanh thu thuần bán hàng -Giá vốn hàng bán -Lãi gộp Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Giải pháp thứ ba:

- Tên giải pháp: Hồn thiện kế tốn tiêu thụ thành phẩm dưới góc độ kế tốn quản trị. - Lý do đưa ra giải pháp: Trong xu thế hiện nay, hồn thiện cơng tác kế tốn khơng chỉ dừng lại ở góc độ kế tốn tài chính mà nó cần hồn thiện cả dưới góc độ kế tốn quản trị để có thể phục vụ tốt nhất yêu cầu quản lý. Đối với công tác tiêu thụ thành phẩm thì điều này càng trở nên quan trọng hơn. Trong q trình thực tập tại Xí nghiệp, em nhận thấy cơng tác kế toán quản trị cũng đã được đơn vị quan tâm và chú trọng thông qua các kế hoạch, dự toán. Em cũng xin được phép đưa ra một số ý kiến để góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn quản trị đối với kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Xí nghiệp.

+Về cơng tác dự tốn:

Để có thể chủ động trong sản xuất kinh doanh và đảm bảo quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao như mong muốn, trước mỗi kỳ kinh doanh Xí nghiệp phải xây dựng cho mình một kế hoạch cụ thể. Trong quá trình kinh doanh thường xuyên so sánh kế hoạch thực tế hoạt động để có thể điều chỉnh phù hợp sao cho hoạt động kinh doanh luôn nằm trong tầm kiểm sốt của doanh nghiệp. Đối với cơng tác tiêu thụ công ty nên xây dựng kế hoạch bán hàng.

Kế hoạch bán hàng của cơng ty có thể được xây dựng theo từng khu vực bán phân NPK cho từng đối tượng khách hàng hoặc cho từng loại thành phẩm NPK, được tập trung vào các vấn đề sau:

1) Xác định nhu cầu, thị hiếu của từng địa bàn do các cán bộ phòng thị trường quản lý từ đó dự tốn khối lượng thành phẩm có thể tiêu thụ được.

2) Xây dựng giá bán trong mối quan hệ với giá vốn và các chi phí có liên quan trong q trình tiêu thụ thành phẩm

Từ đó xây dựng bản doanh thu kế hoạch NPK theo từng địa bàn quản lý của nhân viên thị trường.

DỰ TOÁN DOANH THU BÁN THÀNH PHẨM CHO TỪNG NHÂN VIÊN THỊ TRƯỜNG

Chỉ tiêu Tồn Xí nghiệp Ơng Vũ Minh Liên Ơng Nguyễn Mạnh Hùng Bà Vũ Thị Nhung NPK 5.10.3 NPK 12.5.10 NPK 5.10.3 NPK 12.5.10 NPK 5.10.3 NPK 12.5.10 NPK 5.10.3 NPK 12.5.10 Sản lượng kế hoạch Đơn giá kế hoạch Doanh thu kế hoạch

+Về công tác phân tích: Căn cứ vào kế hoạch đặt ra cho các bộ phận, nhà quản trị tiến hành so sánh và phân tích thực tế thực hiện so với kế hoạch đặt ra, tìm ra những địa bàn do từng cán bộ nhân viên phịng thị trường quản lý hồn thành và vượt mức kế hoạch để tiếp tục phát huy đồng thời giải quyết những bộ phận chưa hồn thành kế hoạch. Cơng ty có thể sử dụng mẫu bảng sau để phân tích doanh thu thực hiện của từng nhân viên

Đơn vị kinh doanh Dự toán Thực tế Chênh lệch

Số tiền Tỷ lệ Tồn Xí nghiệp

Ơng Nguyễn Mạnh Hùng Bà Vũ Thị Nhung

*. Các giải pháp khác như: - Về việc mở sổ sách kế tốn:

Xí nghiệp NPK Hải Dương đang áp dụng hình thức kế tốn theo Nhật ký chứng từ có sử dụng phần mềm kế tốn EFFECT, việc áp dụng công nghệ thông tin vào khâu hạch toán là rất tốt. Tuy nhiên một số mẫu biểu của Xí nghiệp cịn phù hợp với việc theo dõi nội bộ. Theo em bên cạnh các mẫu biểu báo cáo phục vụ nội bộ thì Xí nghiệp nên mở các loại mẫu biểu theo đúng quy định của nhà nước.

Hiện nay, mọi Doanh nghiệp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh đều đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu. Vì vậy đối với Xí nghiệp NPK Hải Dương muốn tăng lợi nhuận thì phải giảm các chi phí và hạ các giá thành sản xuất là một chỉ tiêu quan trọng. Để thực hiện được điều đó thì Xí nghiệp cần áp dụng nhiều biện pháp về tổ chức sản xuất nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh tiêu thụ và quay vòng vốn.

- Tiết kiệm hợp lý các chi phí sản xuất gắn liền với nâng cao chất lượng sản phẩm địi hỏi Xí nghiệp phải giảm tối đa các chi phí khơng hợp lý, lãng phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cũng như trong thu hồi như mất mát hư hỏng. Việc tiết kiệm hợp lý các chi phí sản xuất khơng chỉ phụ thuộc vào một cá nhân mà phụ thuộc toàn thể cán bộ cơng nhân viên trong tồn Xí nghiệp.

- Cải tiến đổi mới công nghệ sản xuất: Công nghệ sản xuất hiện đại sẽ nâng cao năng suất lao động, từ đó tác động làm hạ giá thành sản phẩm. Xí nghiệp cần phải thường xuyên đổi mới, nâng cao cơng nghệ sản xuất máy móc trang thiết bị một mặt tăng năng suất chất lượng sản phẩm, mặt khác giảm các chi phí tiêu hao, hay thiệt hại do yếu tố kỹ thuật gây ra. Đây là một yếu tố hết sức quan trọng để Xí nghiệp tham gia cạnh tranh trên thị trường về chất lượng mẫu mã chủng loại sản phẩm.

- Tăng năng suất lao động, trước hết Xí nghiệp cần phải có chính sách Marketing thích hợp để đẩy thúc đẩy quá trình bán hàng, mở rộng thị trường. Tiếp đó phải những biện pháp bồi dưỡng nâng cao năng cao tay nghề cho người lao động, có những chính sách về tiền lương hợp lý, kích thích người lao động, có các biện pháp khen thưởng, kỷ luật nâng cao ý thức trách nhiệm cũng như tác phong làm việc của người cơng nhân. Khi đó chi phí khấu hao tài sản không đổi làm cho giá thành hạ xuống. Đây là hệ quả rất quan trọng thúc đẩy quá trình tổ chức thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.

- Cần mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước: Mặc dù sản phẩm của Xí nghiệp có chất lượng tốt, giá cả hợp lý nhưng vẫn chưa chiếm được thị phần lớn ở nhiều thị trường.