1.8.4. Hình thức kế tốn máy
Kế tốn máy vi tính là q trình áp dụng cơng nghệ thơng tin trong hệ thống thong tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế tốn thành những thơng tin kế tốn đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thơng tin. Đó là một phần thuộc hệ thống thông tin quản lý doang nghiệp; hệ thống thơng tin kế tốn dựa trên máy gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một hệ thống thơng tin kế toán hiện đại:
- Phần thiết bị cứng - Phần mềm
- Con người điều hành và sử dụng
Trong đó phần mềm kế tốn là tồn bộ chương trình dùng để xử lý tự động các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
chứng từ, xử lí thơng tin trên chứng từ theo quy trình của kế tốn sau đó in ra các sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. Phần mềm kế tốn chính là cơng cụ tự động hố cơng tác xử lý các thơng tin kế tốn trong các đơn vị. Khi áp dụng phần mềm kế tốn thì bộ phận kế tốn trong đơn vị khơng phải thưc hiện thủ công mà chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế tốn để có thể đửâ quyết định phù hợp.
Nguyên tắc tổ chức kế toán trong điều kiện kế tốn máy:
Khi tổ chức cơng tác kế tián trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học nhất thiết phải quán triệt những nguyên tắc sau:
- Đảm bảo phù hợp cới chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các ngun tắc, chuẩn mực, chế độ kế tốn hiện hàng nói riêng.
- Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng máy tính phải đảm bảo phù hợp với đăc điểm, tính chất mục đích hoạt động, quy mơ và phạmvi hoạt động của dơn vị.
- Đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ quả lý, trình độ kế tốn của đơn vị. - Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hố cao; trong đó phải tính đến độ tin cậy, an tồn và bảo mật trong cơng tác kế toán.
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong điệu kiện kế tốn máy:
- Tổ chức mã hố các đối tưọng cần quản lý.
Mã hóa là các thúc để thực hiện việc phân loại, gán ký hiệu, xếp lớp các đối tưọng cần quả lý; mã hoá được sử dụng trong tất cả hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thơng tin kế tốn. Mã hố là các đối tượng cần qủan lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, khơng nhầm lẫn các đối tượng, trong các q trình xử lý thơng tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Để đạt được điều đó khi tiến hành mã hố các đối tượng cần phải đảm bảo mã hố đầy đủ đầy đủ, đồng bộ có hệ thống
cho tất cả các đối tượng cần quản lý, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm quản trị dữ liệu.
Việc xác định các đối tượng cần mã hố là hồn toàn tuỳ thuộc yêu cầu quản tri doanh nghiệp. Thông thường các đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hoá:
Danh mục chứng từ
Danh mục vật tư, sản phẩm, hàng hoá Danh mục khách hàng
Danh mục TSCĐ . . . - Tổ chức chứng từ kế toán.
Tổ chức từ kế toán là khâu đầu tiên trong cơng tác kế tốn nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thơng tin biến đổi thành thơng tin kế tốn cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Viếc tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiên ứng dụng phần mềm tin học phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau:
+ Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ. + Tổ chức hạch toán ban đầu.
+ Tổ chức kiểm tra thơng tin trong chứng từ kế tốn. + Tổ chức luân chưyển chứng từ
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản do nhà nứơc ban hành, được quy định sử dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, song mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mơ, kiếm tra ghi chép tài chính, kế tốn trên các tài khoản cấp I, cấp II. Vì vậy trong q trình tổ chức cơng tác kế tốn nói chung, kế tóan máy nói riêng, ngồi việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II, doanh nghiệp có thể mở các tài khoản chi tiết phù hợp với doanh nghiệp, cho từng đối tượng cần quản lý chi tiết. Các tài khoản này là cơ sở để mã hố, cài đặt trong chương trình kế tốn.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Hệ thống sổ kế tốn tổng hợp và trình tự hệ thống hố thơng tin kế tốn; mỗi hình thức kế tốn có hệ thống sổ kế tốn và trình tự thơng tin kế tốn khác nhau.
Thơng thường q trính xử lý hệ thống hố thơng tin trong hệ thống kế tốn tự động được thực hiện theo quy trình sau: Các tài liệu gốc được cập nhập vào máy thông qua thiết bị nhập và được lưu dữ trên thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu chi tiết, từ dữ liệu chi tiết được chuyển vào các tệp các sổ cái để hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng đối tượng quản lý. Định kỳ, cac sổ cái được xử lý báo cáo kế tốn.
- Trình bày và cung cấp thơng tin
Sản phẩm cuối cùng của quy trình xử lý, hệ thống hố thơng tin kế tốn là các báo cáo kế toán, các loại sổ kế tốn và các thơng tin kế tốn khác nhau: Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, sổ kế tốn tơng hợp; Song thực hiện kế tốn trên máy có thể dễ dàng sàng lọc từ chương trình để lấy ra các báo cáo kế tốn, sổ kế tốn, thơng tin kế toán khác theo đúng yêu cầu của người dùng.