5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2.5 Tổ chức sổ kế toán
Doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế tốn Nhật ký chung vì đây là hình thức đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu và thuận tiện cho công tác phân cơng kế tốn. Với hình thức này, sổ kế tốn bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong đó có Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết gồm sổ chi tiết của từng tài khoản.
Sổ Nhật ký chung: phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán
Sổ cái các tài khoản: TK 911, TK 511, TK 711, TK 811, TK 632, TK 642, TK 635, TK 515… dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi đã được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng kế tốn ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó từ sổ NKC ghi vào Sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 515, TK 711.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế tốn ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ sổ NKC kế tốn ghi vào Sổ cái tài khoản 632 – giá vốn hàng bán
Căc cứ vào hóa đơn GTGT, hoặc hóa đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ của Ngân hàng kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ NKC, căn cứ vào sổ NKC kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ cái các tài khoản: TK 642, TK 635, TK 811.
Cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh kế toán căn cứ vào số phát sinh trên sổ Cái của từng tài khoản: TK 521, TK 511, TK 711, TK 632, TK 641, TK 642, TK 635, TK 811… để kết chuyển sang TK 911. Sau đó căn cứ bảng tính thuế TNDN phải nộp, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh được ghi nhận vào sổ NKC và sổ cái TK 821. Cuối cùng xác định lãi lỗ kết chuyển sang tài khoản 421.
Cuối kỳ cộng số liệu trên sổ cái, từ các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên sổ cái sau khi được đối chiếu khớp đúng với các bảng tổng hợp chi tiết sẽ dùng để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Hiện nay, cơng ty CP TMDV Tân Minh hạch toán kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán và phần mềm được cài đặt để thực hiện kế tốn theo hình thức NKC.
Căn cứ vào các chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi,…) kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm trên máy tính theo các mẫu chứng từ đã có sẵn trong phần mềm. Sau khi nhập xong phần mềm sẽ tự động xử lý thông tin và lên các sổ tổng hợp như Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ Cái TK 511, TK 515, TK 642, TK 911…
Cuối kỳ hay theo yêu cầu của nhà lãnh đạo cơng ty thì kế tốn sẽ in các sổ ra giấy và đóng lại thành quyển để lưu trữ hoặc nộp cho nhà lãnh đạo để phục vụ cơng tác quản trị của mình.
Sơ đồ 2.4: Trình tự hạch toán trên phần mềm kế toán
(Nguồn: Phịng Kế tốn-Kỹ thuật cơng ty CP TMDV Tân Minh)
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI
Chương 3: MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ TÂN MINH 3.1 Một số kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Trong suốt thời gian tồn tại và phát triển của cơng ty, bộ máy kế tốn của cơng ty đặc biệt là kế tốn kết quả kinh doanh ln là một công cụ trợ giúp đắc lực, hữu hiệu cho các nhà quản trị. Bộ máy kế tốn đã khơng ngừng được cải tổ, hoàn thiện để nâng cao hiệu quả lao động cũng như luôn cố gắng để đưa ra được những số liệu chính xác phản ánh đúng tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giúp các nhà quản trị có những quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý, hiệu quả.
Qua thời gian thực tập tại phòng kế tốn của CT, được tìm hiểu, tiếp xúc thực tế cơng tác quản lý nói chung cũng như cơng tác kế tốn KQKD nói riêng, em nhận thấy cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn KQKD tại đơn vị nói riêng đã đạt được một số u cầu, bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại những hạn chế cần hồn thiện.
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
Về bộ máy kế toán
Cùng với sự phát triển chung của cơng tác quản lý, bộ máy kế tốn đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý hạch tốn của CT. Nhìn chung, bộ máy kế tốn của đơn vị đã thực hiện khá tốt chức năng của mình như: cung cấp thơng tin, phản ánh khá trung thực và hợp lý tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của CT, đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các chủ thể liên quan. CT tổ chức kế tốn theo mơ hình kế tốn tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều được tập trung xử lý tại phịng kế tốn CT. Điều này sẽ giúp cho công tác quản lý đơn giản và dễ dàng hơn. Mặt khác, các nhân viên phịng kế tốn đều là những người có trách nhiệm cao và nhiệt tình trong cơng việc nên phịng kế tốn ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, cung cấp thơng tin một cách thường xuyên, liên tục giúp ban lãnh đạo đánh giá được chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị trong bất kỳ thời điểm nào một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả.
Đồng thời trong bộ máy kế tốn, việc phân cơng cơng việc là khá hợp lý. Mặc dù CT có quy mơ nhỏ, nhưng việc tổ chức phịng kế tốn rất được chú trọng, vừa không cồng kềnh, vừa đảm bảo sắp xếp công việc được thuận lợi. Phịng kế tốn được phân chia theo các phần hành kế toán khác nhau. Mỗi nhân viên kế toán sẽ đảm nhận một hoặc một số phần hành nhất định, phù hợp với trình độ chun mơn của từng người. Kế tốn trưởng là người kiểm tra, giám sát tồn bộ hoạt động của các phần hành cũng như chỉ đạo thực hiện các yêu cầu của cấp trên. Việc phân chia như vậy giúp các nhân viên kế tốn xác định chính xác nhiệm vụ, cơng việc của mình, tránh sự chồng chéo, trùng lắp trong quá trình thực hiện, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc lấy thông tin cũng như việc kiểm tra, giám sát và đối chiếu thơng tin khi cần thiết.
Về hình thức kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, đây là hình thức kế tốn dễ hiểu, dễ thực hiện và được áp dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Ngồi ra, cơng ty cịn có một số thay đổi để phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của cơng tác kế tốn trong công ty, việc mở sổ chi tiết các tài khoản theo quy định giúp thuận tiện cho việc kiểm tra theo dõi tình hình kế tốn – tài chính của cơng ty.
Hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống sổ sách, báo cáo được tổ chức hợp pháp, hiệu quả kinh tế cao cung cấp thông tin kịp thời hữu ích cho các nhà quản lý và những người cần thông tin. Việc tập hợp luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ, tránh đến mức tối đa sự thất thốt về tài sản, tiến vốn của cơng ty cũng như của xã hội. Kế tốn tại Cơng ty đã thực sự thể hiện và phát huy được vai trò trong việc cung cấp thông tin.
Công ty sử dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng và yêu cầu quản lý của cơng ty. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sử dụng nguyên vật liệu, sự hoạt động của tài sản cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Về hệ thống chứng từ kế tốn
Cơng ty đã áp dụng QĐ 48/2006/QĐ/ BTC vào trong kế toán. Hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống sổ sách, báo cáo được tổ chức hợp pháp, hiệu quả kinh tế cao cung cấp thơng tin kịp thời hữu ích cho các nhà quản lý và những người cần thông tin. Việc tập hợp luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ, tránh đến mức tối đa sự thất thoát về tài sản, tiến vốn của cơng ty cũng như của xã hội
Quy trình ln chuyển chứng từ do phịng kế tốn của cơng ty quy định. Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài đều phải tập trung tại phịng kế tốn. Bộ phận kế toán kiểm tra kỹ chứng từ và sau khi kiểm tra xong thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế tốn. Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu của Nhà nước. Với thời gian lưu trữ chứng từ: 4 năm hoặc 6 năm tùy theo loại chứng từ quy định thời hạn lưu trữ. Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải khai báo với Giám đốc và kế tốn trưởng để có biện pháp xử lý. Riêng trường hợp mất hóa đơn bán hàng, biên lai, phải báo với cơ quan thuế hoặc cơng an để có biện pháp thơng báo và vơ hiệu hóa chứng từ bị mất.
Về hệ thống tài khoản kế toán
Để phản ánh một cách cụ thể và đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế tốn cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14/09/2006. Để phục vụ nhu cầu quản lý, công ty mở các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 tạo điều kiện thuận lợi cho q trình theo dõi và hạch tốn. Các tài khoản công ty sử dụng thống nhất trong nhiều kỳ kế toán, tuân thủ nguyên tắc nhất quán (VAS 01 - Chuẩn mực kế toán Việt Nam) từng tài khoản được sử dụng theo đúng nội dung phản ánh, kết cấu của tài khoản đó theo đúng chế độ kế toán ban hành.
Về hệ thống sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức nhật ký chung trong kế tốn. Hình thức này có ưu điểm đơn giản, dễ sử dụng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đước phản ánh rõ trên sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết theo trình tự thời gian và định khoản. Các mẫu biểu kế toán được áp dụng phần nhiều đúng theo quy định và phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán.
Hệ thống sổ sách của cơng ty được trình bày rõ ràng, chi tiết và khoa học. Thuận tiện cho việc theo dõi và lên các báo cáo quản trị.
- Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký chung, sổ cái - Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hệ thống phần mềm kế tốn của cơng ty đã tạo được các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu, phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng và đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu trình bày báo cáo.
Về các báo cáo tài chính
Việc lập báo cáo tài chính của cơng ty được kế tốn trưởng lập đúng theo 4 mẫu biểu của bộ tài chính, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã được quy định đối với từng loại báo cáo. Báo cáo tài chính của cơng ty được lập đúng kỳ hạn và nộp tại chi cục thuế. Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo đã được thực hiện thống nhất ở các kỳ kế tốn, tạo điều kiện cho cơng tác tổng hợp, phân tích, kiểm tra và đối chiếu số liệu chính xác và trung thực.
Số liệu trong báo cáo tài chính đã được cơng ty phản ánh chính xác, trung thực, khách quan và các số liệu đó đều được tổng hợp từ chứng từ kế toán sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khoá sổ kế toán
Về việc áp dụng hệ thống máy tính trong hạch tốn của Cơng ty
Việc áp dụng phần mềm kế toán AC Soft , đã giúp cho khối lượng công việc mà kế toán phải làm giảm đi rất nhiều. Điều này cho thấy sự tiếp cận với công nghệ thông tin phục vụ trong hoạt động sản xuất của công ty rất nhan h chóng và nó phù hợp với đặc điểm là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp. Hơn nữa, phần mềm kế tốn giúp ích rất nhiều trong việc xử lý, lưu trữ thơng tin kế tốn.
Những ưu điểm trong cơng tác quản lý nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng đã góp phần tích cực vào q trình phát triển sản xuất kinh doanh của cơng ty. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên cơng ty vẫn cịn những hạn chế nhất định tồn tại.Những hạn chế này phải được xem xét cẩn thận để đưa ra được các biện pháp nhằm khắc phục và cũng cố,hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm mà doanh nghiệp đạt được kể trên, kế toán kết quả kinh doanh tại công ty Cổ phần TMDV Tân Minh vẫn tồn tại một số vấn đề còn hạn chế, cần được quan tâm và hoàn thiện hơn nữa để cho cơng tác kế tốn xác định kết quả kinh doanh ngày càng tốt hơn về nhiệm vụ cũng như chức năng của mình đảm bảo phục vụ kịp thời công tác quản lý và ra các quyết định kinh doanh của lãnh đạo trong điều kiện kinh tế hiện nay.
3.1.2.1 Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty nhìn chung được tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, rõ ràng tuy nhiên trong bộ máy kế tốn, bên cạnh những nhân viên có chun mơn, kinh nghiệm thì vẫn có nhân viên kế tốn khơng được đào tạo đúng chuyên ngành. Do đó nhân viên này khơng có kiến thức chun mơn sâu, cịn trẻ nên cịn ít kinh nghiệm nghề nghiệp do đó khơng thể tránh khỏi những sai sót trong q trình làm việc và việc xử lý số liệu cũng như các cơng việc cịn chậm.
Việc tổ chức khơng gian trong phịng kế tốn chưa thật sự hợp lý, kế tốn trưởng khơng có phịng làm việc riêng, khơng gian làm việc chung khá chật hẹp vì tất cả các nhân viên kế toán chỉ làm việc trong một phòng nhỏ. Như vậy, chưa tạo được sự thoải mái hồn tồn trong q trình làm việc cho nhân viên.
3.1.2.2 Chứng từ và việc luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ sử dụng, việc lập và luân chuyển chứng từ của công ty được thực hiện đúng theo quy định hiện hành. Các bộ phận trong công ty đều cố gắng đảm bảo chuyển chứng từ đến phịng kế tốn một cách nhanh nhất để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán. Tuy nhiên, do thiếu nhân sự nên việc luân chuyển chứng từ lên bộ phận kế tốn để hạch tốn cịn chậm do đó làm ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc hạch toán kế toán ảnh hưởng đến chất lượng thông tin cung cấp cho nhà quản trị.
3.1.2.3 Vận dụng tài khoản
Hệ thống tài khoản của công ty về cơ bản tuân thủ đúng theo chế độ hiện hành, một số tài khoản được chi tiết hoá để đáp ứng nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản sử dụng và việc vận dụng tài khoản vẫn cịn một số tồn tại cần được hồn thiện.
Tài khoản doanh thu: Công ty đang kinh doanh nhiều mặt hàng: bán nguyên vật liệu xâu dựng, nguyên nhiên liệu, cho thuê thiết bị xây dựng…Tuy nhiên, cơng ty lại chỉ hạch tốn tồn bộ doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của công ty trên một tài khoản doanh thu duy nhất là tài khoản 511. Điều đó sẽ khiến cho kế