5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp:
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại, và nguyên nhân
Trình độ của cán bộ, nhân viên trong phịng kế tốn nhìn chung khá cao nhưng hầu hết là những người cịn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp nên việc xử lý số liệu cịn chậm và có khi cịn mắc sai sót.
3.1.2.1 Những hạn chế và tồn tại
-Chứng từ và việc luân chuyển chứng từ:
Hệ thống chứng từ sử dụng, việc lập và luân chuyển chứng từ của công ty được thực hiện đúng theo quy định hiện hành. Các bộ phận trong công ty đều cố gắng đảm bảo chuyển chứng từ đến phịng kế tốn một cách nhanh nhất để đảm bảo tính chính xác của việc hạch tốn. Tuy nhiên, do thiếu nhân sự nên việc luân chuyển chứng từ lên bộ phận kế tốn để hạch tốn cịn chậm do đó làm ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc hạch toán kế toán ảnh hưởng đến chất lượng thông tin cung cấp cho nhà quản trị.
Hệ thống tài khoản của công ty về cơ bản tuân thủ đúng theo chế độ hiện hành, một số tài khoản được chi tiết hoá để đáp ứng nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản sử dụng và việc vận dụng tài khoản vẫn cịn một số tồn tại cần được hồn thiện.
Tài khoản doanh thu: Công ty đang kinh doanh nhiều mặt hàng: Các loại bàn, ghế...Tuy nhiên, cơng ty lại chỉ hạch tốn tồn bộ doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của công ty trên một tài khoản doanh thu duy nhất là tài khoản 511. Điều đó sẽ khiến cho kế tốn gặp khó khăn khi nhà quản trị hoặc các tổ chức cần thông tin của doanh nghiệp muốn có thơng tin chi tiết về doanh thu từng hoạt động để so sánh, đánh giá và đưa ra các giải pháp phù hợp.
-Về tổ chức hạch toán ban đầu
Hệ thống chứng từ và vận dụng chứng từ tại công ty luôn được thực hiện theo đúng yêu cầu quy định, tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban và bộ phận còn chậm làm ảnh hưởng đến việc xử lý và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
-Về trích lập các khoản dự phịng
Cơng ty khơng trích lập các khoản dự phịng phải thu khó địi và dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Trong khi đó, cơng ty kinh doanh chủ yếu các mặt hàng trong lĩnh vực nôi thất như : gỗ lim, gỗ hương,… Đặc điểm của loại hàng này là có giá cả biến động thất thường không ổn định tùy theo cung cầu trên thị trường và các chính sách kích cầu của Nhà nước. Do đó, ngồi mặt chất lượng tốt thì giá cả cung ứng thấp là một lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Mặt khác, Công ty thường bán hàng cho khách hàng theo các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, nên khách hàng khi mua thường không thể trả tiền ngay hoặc trả hết trong một lần, dẫn đến công ty luôn tồn tại một số lượng lớn các khoản phải thu. Việc khơng tiến hành trích lập các khoản dự phịng đồng nghĩa với việc công ty không dự kiến trước các tổn thất. Do vậy, khi những rủi ro kinh tế bất ngờ xảy ra thì cơng ty khó có thể xử lý kịp thời. Khi đó, tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty sẽ chịu những ảnh hưởng nặng nề hơn với những tổn thất khơng đáng có, ảnh hưởng đến việc phân tích, đánh giá hoạt động cũng như tình hình tài chính. Trong khi nếu trước đó cơng ty đã có kế hoạch tạo lập các nguồn kinh phí trang trải cho những rủi ro này thì những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của cơng ty sẽ giảm đi đáng kể.
-Về sổ kế tốn
Theo tìm hiểu thực tế cũng như theo dõi sổ tổng hợp các TK 511, 632 ta thấy chủng loại hàng hóa và dịch vụ mà cơng ty đang bán và cung ứng trên thị trường là rất đa dạng và phong phú, nhưng kế toán chỉ ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Cái các TK 511, 632…mà không mở sổ chi tiết và ghi nhận vào các sổ chi tiết.
Vì vậy, khơng thể đối chiếu, so sánh vào cuối kỳ về hoạt động tiêu thụ của từng nhóm sản phẩm và các loại dịch vụ đã cung cấp. Đồng thời, khơng mở sổ kế tốn chi tiết sẽ ảnh hưởng đến việc theo dõi của nhân viên kế toán và chủ doanh nghiệp. Hơn nữa, khi chủ doanh nghiệp yêu cầu xem xét chi tiết về một nhóm hay một sản phẩm nào đó thì kế tốn sẽ mất nhiều thời gian để tập hợp, có thể gây nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp và kết quả đạt được khơng cao. Do đó, việc mở sổ kế tốn chi tiết là rất cần thiết đối với công ty hiện nay.
3.1.2.2 Nguyên nhân
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tồn tại trong cơng tác tổ chức hạch tốn kế tóan kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thực Thảo trong đó bao gồm cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Sau đây là một số nguyên nhân chủ yếu :
- Nguyên nhân khách quan:
+ Thứ nhất : do nhu cầu khách hàng, điều kiện tự nhiên
Công ty là doanh nghiệp hoạt động về nhiều lọai hàng hóa nên nắm bắt nhu cầu của khách hàng rất quan trọng trong việc phân bố và bố trí nhân viên thực hiện. Mà nhu cầu khách hàng là vơ hạn nên việc nắm bắt khó.
Cơng ty cịn hoạt động về lĩnh vực xây dựng nên yếu tố thời tiết cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc vận chuyển và việc bảo quản dự trữ các vật liệu xây dựng đặc biệt là giá cả biến động thất thường không ổn định của các mặt hàng này.
+ Thứ hai : Công ty phải chịu áp lực cạnh tranh của các đối thủ trên thị trường khiến cho việc kinh doanh gặp khơng ít khó khăn. Hiện nay các cơng ty về sản xuất nội thất nhiều đặc biệt là trong các lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh nên bắt buộc cạnh tranh cao.
+Do tài chính cịn hạn chế nên doanh nghiệp đã xa thải bớt công nhân khiến cho việc kinh doanh đơi lúc cịn khó khăn trong việc thiếu nhân lực.
+Trình độ chuyên mơn của một số cán bộ kế tóan chưa cao nên vẫn cịn những sai sót và hạn chế trong cơng tác hạch tốn.
3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế tốn KQKD tại cơng ty TNHH Thực Thảo
Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát thực tế kế tốn kết quả kinh doanh tại cơng ty TNHH Thực Thảo đã mang lại cho em rất nhiều kiến thức thực tế. Nhìn chung cơng ty đã thực hiện đúng những chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên do những điều kiện hạn chế về số lượng và trình độ của đội ngũ kế tốn nên những kinh nghiệm thực tế về các nghiệp vụ kế tốn cịn ít tại doanh nghiệp nên khó tránh khỏi những bất cập hạn chế trong kế toán kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp.
Với những điểm cịn hạn chế trong cơng tác kế tốn kết quả kinh doanh như đã phân tích ở trên, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn kết quả kinh doanh tại cơng ty TNHH Thực Thảo như sau:
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty hiện nay về căn bản đã được tổ chức khá hợp lý, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán. Tuy nhiên để bộ máy kế tốn của cơng ty hoạt động ngày càng hiệu quả, công ty cần chú trọng hơn nữa đến việc đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên vì nhân tố quyết định nhất trong mọi hoạt động vẫn là con người.
Trình độ của nhân viên kế tốn tại cơng ty hiện nay đã khá phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của cơng ty. Tuy nhiên, hầu hết nhân viên kế tốn đều là những nhân viên trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Do đó, để nâng cao chất lượng của cơng tác kế tốn, cơng ty nên cần tăng cường công tác đào tạo nhân viên, tạo điều kiện cũng như khuyến khích nhân viên tham gia các lớp huấn luyện nghiệp vụ, ngồi ra, cơng ty có thể trích một khoản tiền trong chi phí quản lý để th chun gia kế tốn về giảng dạy hoặc tổ chức các buổi thảo luận tìm hiểu về lịch sử cơng ty, về các chính sách kế tốn mới,…để từ đó nâng cao trình độ nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công ty, về các chính sách kế tốn mới, góp phần vận
dụng phù hợp các chính sách của Nhà nước vào cơng tác kế tốn của cơng ty, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp cũng như của nền kinh tế.
Khi đào tạo được đội ngũ kế tốn chun nghiệp thì cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn kết quả kinh doanh nói riêng sẽ được xử lý nhanh nhẹn, đúng đắn, đảm bảo tính trung thực, hợp lý và chính xác của số liệu kế toán. Hệ thống chứng từ được xử lý tốt từ khâu lập chứng từ đến khâu nhập liệu sẽ giúp cho cơng tác kế tốn kết quả kinh doanh cuối kỳ khơng gặp khó khăn và sai sót. Việc xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ sẽ nhanh chóng hơn, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời cho nhà quản trị ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Công ty nên mở rộng không gian cho phịng kế tốn và kế tốn trưởng nên có phịng làm việc riêng như vậy sẽ tạo nên tính chuyên nghiệp và thoải mái nhất cho các nhân viên từ đó nâng cao chất lượng cơng việc.
3.2.2 Hồn thiện hệ thống tài khoản kế tốn
Để theo dõi, phản ánh chi tiết các khoản doanh thu, kế tốn cơng ty nên mở các tài khoản con chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Đối với tài khoản doanh thu bán hàng hóa (511), cơng ty để có thể quản lý tốt hơn với các khoản doanh thu và phù hợp với nhu cầu quản lý của cơng ty, cơng ty có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 511: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5111: Doanh thu bán đồ nội thất phòng ăn TK 5112: Doanh thu bán đồ nội thất phòng ngủ TK 5113: Doanh thu bán đồ nội thất phòng khách
TK 5114: Doanh thu bán đồ nội thất văn phòng, hội nghị TK 5118: Doanh thu thành phẩm khác
+ TK 632 – Giá vốn hàng bán
TK 6321: Giá vốn loại hàng gỗ tự nhiên TK 6322: Giá vốn loại hàng gỗ công nghiệp TK 6323:Giá vốn loại hàng khác
Với cách mở tài khoản chi tiết như trên, cơng ty có thể quản lý các khoản doanh thu theo từng đối tượng khách hàng, qua đó có thể xác định đối tượng khách hàng
nào là đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp, đối tượng khách hàng nào là khách hàng tiềm năng để có những chính sách, phương pháp bán hàng phù hợp.
Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kế toán ghi nhận doanh thu bán từng mặt hàng, sau đó cuối mỗi tháng kế tốn sẽ tổng hợp lên tài khoản doanh thu tổng 511. Đồng thời với bút toán ghi nhận doanh thu kế toán cũng ghi nhận luôn vào tài khoản 632. Cụ thể khi xuất kho bán hàng hóa kế tốn ghi nhận giá vốn lần lượt vào tài khoản 6321, 6322,6323. Sau đó tổng hợp lên tài khoản giá vốn 632. Như vậy, việc phản ánh doanh thu sẽ được rõ ràng hơn. Khi đó, việc kết chuyển doanh thu, giá vốn cũng phải được thực hiện theo từng tài khoản chi tiết cấp 2 này.
3.2.3 Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ trong công ty
Các chứng từ sử dụng trong kế toán kết quả kinh doanh chủ yếu là các chứng từ tự lập và các chứng từ kế thừa từ các nghiệp vụ kế tốn trước. Hiện nay ở cơng ty, các chứng từ tự lập tương đối đơn giản và gọn nhẹ. Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban cịn chậm. Để khắc phục tình trạng này, cơng ty có thể đưa ra một số giải pháp nhất định để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ được nhanh chóng hơn: yêu cầu các cán bộ quản lý cần thường xuyên chú ý đôn đốc việc luân chuyển chứng từ để đảm bảo kịp thời phản ánh các số liệu kế tốn, cung cấp thơng tin kịp thời cho nhà quản trị và các đối tượng cần thông tin khác, tăng tần suất luân chuyển chứng từ từ các kho lên phịng kế tốn 3 lần một tuần… để số liệu kế toán được cập nhật kịp thời và thường xuyên. Việc luân chuyển chứng từ một cách thường xuyên như trên sẽ giúp cho cơng tác hạch tốn kế tốn được thực hiện chính xác, kịp thời hơn, các số liệu kế toán kết quả kinh doanh cũng được phản ánh chính xác hơn, đáng tin cậy hơn.
3.2.4 Về trích lập các khoản dự phịng
Công ty thường phải cho khách hàng nợ tiền hàng , nếu là những khách hàng quen có quan hệ lâu dài với cơng ty, ln đảm bảo thanh tốn các khoản nợ thì cơng ty khơng phải lo lắng về việc thu hồi vốn, bên cạnh đó cũng có một số khách hàng mới lạ đối với cơng ty, thì khi cho khách nợ cơng ty phải thận trọng xem xét về tình hình tài chính của khách hàng đó, có khả năng thanh tốn các khoản nợ khơng? Nếu khoản phải thu đó quá hạn thanh tốn hoặc doanh nghiệp đó đang trong tình trạng bị
giải thể, phá sản hoặc bị truy tố trước pháp luật mặc dù trường hợp này rất ít xẩy ra nhưng khi phát sinh cơng ty cần lập dự phòng cho các khoản nợ xét thấy thuộc diện khó địi.
- Việc lập dự phịng nợ phải thu khó địi một mặt để cân đối lợi nhuận giữa các năm trong trường hợp xảy ra những khoản thiệt hại do không thu hồi được nợ, mặt khác cung cấp thông tin về giá trị thực của các khoản nợ phải thu trên BCĐKT, nâng cao chất lượng thông tin cho người đọc. Muốn vậy, kế toán cần dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng để phân loại theo thời gian thu hồi nợ. Các khoản phải thu quá hạn được xếp loại nợ khó địi, nghi ngờ. Cuối kỳ, kế tốn phải lên các báo cáo cơng nợ phải thu theo thời hạn thanh tốn của từng đối tượng khách hàng
- Ngồi ra, nợ phải thu khó địi cịn bao gồm những khoản nợ chưa q hạn thanh tốn nhưng có thể khơng địi được do người nợ khơng có khả năng thanh tốn. Vì vậy, kế tốn bán hàng và công nợ phải thường xuyên theo dõi và đối chiếu công nợ với khách hàng nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho công tác quản lý cơng nợ tại đơn vị mình. Đồng thời, đây là căn cứ để xác định mức trích lập dự phòng hợp lý cho các khoản nợ.
- Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phịng.
- Cuối niên độ kế tốn, cơng ty phải tiến hành kiểm kê các khoản nợ phải thu, xác định thời hạn của các khoản nợ, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, xác định khoản nợ phải thu khó địi và lập dự phịng.