Hương Vang.
2.2.1 Tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty
(a) Tố chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý, để phù hợp với điều kiện và trình độ hạch tốn. Cơng ty Cổ Phần Hương Vang áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung thực hiện tại phịng Kế tốn của cơng ty, từ ghi chép ban đầu đến tổng hợp báo cáo và kiểm tra kế tốn. Cịn ở các đơn vị sản xuất, các phòng ban khác chỉ tập hợp các chứng từ phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ hàng tháng gửi về phịng Kế tốn cơng ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Mỗi một nhân viên trong bộ máy kế toán phụ trách một phần hành kế toán nhất định. Mỗi người có chức năng và nhiệm vụ riêng. Cụ thể:
- Kế tốn trưởng: phổ biến chỉ đạo cơng tác kế tốn của phịng kế tốn,
chịu trách nhiệm trước cấp trên, là người kiểm tra tình hình hạch tốn của đơn vị, chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác tiềm năng của tài sản, để ban giám đốc đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý.
- Kế toán tổng hợp: làm nhiệm vụ mở sổ theo dõi tổng hợp các khoản chi
phí dựa trên phiếu chi, giấy thanh tốn tạm ứng, chi phí ngun vật liệu kết chuyển vào các tài khoản liên quan nhằm tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phân bổ kết quả kinh doanh, phân bổ tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên.
- Phó phịng kế tốn kiêm kế tốn tiêu thụ hàng hóa: Là người có thể
thay mặt kế toán trưởng khi được ủy nhiệm đưa ra các quyết định chỉ đạo, quản lý hoạt động hạch toán kế tốn, chịu tổ chức phần hành tiêu thụ tồn cơng ty. Hàng ngày căn cứ vào các hóa đơn bán hàng, kế tốn tiêu thụ theo dõi trên từng bảng kê chi tiết theo từng đơn hàng, khách hàng, từng loại hàng bán về số lượng và giá trị. Cuối tháng xác định tổng doanh thu, giá vốn hàng bán để tính kết quả lãi hoặc lỗ của công ty trong kỳ kinh doanh.
- Kế toán nguyên bán hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi về tình hình bán
hàng của cơng ty và hạch tốn các nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
- Kế toán tài sản cố định: Hàng tháng kế toán căn cứ vào nguyên giá tài sản cố định hiện có và thời gian dự kiến sử dụng tài sản cố định và tỷ lệ khấu hao do nhà nước quy định tiến hành tính toán số khấu hao hàng năm, phân bổ cho các tháng theo sản lượng kế hoạch năm và thực tế các tháng, tiếp đó phân bổ cho các đối tượng sử dụng vào cuối tháng và lập bảng khấu hao TSCĐ. Đồng thời căn cứ phần tăng giảm TSCĐ để theo dõi giá trị cịn lại.
- Kế tốn tiền lương và BHXH: Kế tốn căn cứ vào bảng chấm cơng, bậc
lương, mức lương tối thiểu để lập bảng thanh tốn lương, sau đó tập hợp chi phí lương theo đối tượng sử dụng lao động. Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ do Nhà nước quy định kế toán xác định mức phải trích dựa trên mức lương thường xuyên của từng người. Cuối tháng kế toán ghi vào bảng phân bổ tiền lương
và các khoản trích theo lương. Phần lương và khoản trích theo lương chi tiết cho từng phịng ban, phân xưởng.
- Kế toán thanh toán: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu chi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ mua bán chịu hàng hóa vật tư, các khoản phải trả, phải nộp khác kế toán ghi sổ chi tiết các khoản theo các hóa đơn tương ứng với từng đối tượng khách hàng hay nhà cung cấp.
- Thủ quỹ: Là người có nhiệm vụ trực tiếp quản lý thu chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán, số dư trên tài khoản 111 ( tài khoản tiền mặt) phải trùng khớp với tiền mặt tại quỹ để đảm bảo rằng việc ghi sổ và kiểm kê là trùng khớp.
(b) Chính sách kế tốn áp dụng tại Công ty CP Hương Vang
Chế độ kế tốn cơng ty áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Niên độ kế tốn được tính theo năm dương lịch từ ngày 01/01 đến hết 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ kế tốn sử dụng là VND.
Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Khấu khao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
Hình thức kế tốn áp dụng: Cơng ty sử dụng hình thức kế toán máy với phần mềm kế tốn MISA, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. ( Phụ lục 2.2)
2.2.2 Kế toán bán sản phẩm rượu Men- Vodka tại Công ty CP Hương Vang
2.2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán sản phẩm rượu Men- Vodka tại Công ty CPHương Vang Hương Vang
* Phương thức bán hàng: Công ty áp dụng mọi phương thức trừ bán trả góp
và do đây là một công ty khá lớn nên phương thức bán lẻ rất ít khi phát sinh.
- Phương thức bán hàng trực tiếp: Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của công ty. Số hàng bán này khi giao cho người mua được trả tiền ngay hoặc được người mua chấp nhận thanh tốn. Vì vậy, khi sản phẩm xuất bán được coi là hoàn thành.
- Phương thức hàng gửi đi bán: Là phương thức mà bên bán gửi hàng cho
khách hàng theo các điều kiện đã ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn về số hàng đã chuyển giao thì số hàng đó được coi là đã bán và cơng ty đã mất quyền sở hữu số hàng đó.
- Phương thức đại lý, ký gửi: Bên bán hàng thông qua các đại lý bán đúng
giá hưởng hoa hồng là phương thức mà công ty xuất hàng cho bên đại lý để bán. Bên nhận đại lý ký gửi hàng theo đúng giá đã quy định và được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng. Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá bên giao đại lý quy định thì tồn bộ số thuế GTGT sẽ do chủ hàng chịu, đại lý không phải nộp thuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng. Nếu bên đại lý hưởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT.
- Phương thức bán lẻ hàng hóa: Theo phương thức này, khi khách hàng đến mua hàng, kế toán bán hàng lập phiếu giao hàng trên phiếu ghi đầy đủ về số lượng, loại hàng theo yêu cầu của khách hàng. Sau đó khách hàng nộp tiền, nhân viên viết phiếu thu tiền, viết hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên. Khách hàng cầm phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT có đầy đủ chữ ký và dấu của DN thì mới được lấy hàng.
* Hình thức thanh tốn:
- Phương thức trả tiền ngay: bằng tiền mặt, séc, ngân phiếu…áp dụng với mọi đối tượng khách hàng để đảm bảo thu hồi vốn nhanh, tránh chiếm dụng vốn.
- Phương thức bán chịu: Chỉ áp dụng đối với khách hàng lớn và truyền thống. Đây là biện pháp tình thế và là vấn đề tiềm ẩn, nhiều rủi ro nên công ty ban hành quy chế bắt buộc những trường hợp được trả chậm như sau:
+ Thẩm định hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị đó thơng qua xác nhận của Cục Quản Lý Vốn
+ Số tiền trả chậm phải căn cứ vào vốn chủ sở hữu của đơn vị xin trả chậm.
+ Thường xuyên theo dõi tình hình của đơn vị kinh doanh của đơn vị trả chậm.
+ Thời hạn trả chậm khơng q 2 tháng. Nếu có dấu hiệu khơng địi được thì phải có biện pháp xử lý kịp thời.
2.2.2.2 Kế toán bán sản phẩm rượu Men- Vodka tại Công ty CP Hương Vang
a) Chứng từ sử dụng: Kế tốn sản phẩm tại Cơng ty CP Hương Vang sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Phiếu xuất kho (MS 02-VT): Căn cứ vào lệnh xuất kho, thủ kho viết phiếu xuất kho rồi trình giám đốc ký và cho người nhận hàng ký.
- Hóa đơn GTGT (MS 01 GTKT-3LL): Hóa đơn GTGT được sử dụng tại cơng ty là hóa đơn GTGT tự thiết kế dựa trên biểu mẫu số 01 GTKT. ( Phụ lục 2.3)
Hóa đơn GTGT do bộ phận kế tốn bán hàng và theo dõi cơng nợ lập thành 3 liên căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế giữa 2 bên.
Liên 1: Lưu tại quyển gốc của phòng kinh doanh. Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Lưu tại phịng kế tốn.
Hóa đơn GTGT là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước.
- Phiếu thu ( MS 01 – TT) do bộ phận kế toán bán hàng và theo dõi cơng nợ lập khi nhận được được thanh tốn của khách hàng. Trên phiếu ghi đầy đủ các nội dung, thơng tin sau đó chuyển cho kế tốn trưởng sốt và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Phiếu thu được lập thành 2 liên
Liên 1: Giao cho người nộp tiền. Liên 2: Phịng kế tốn thu.
- Giấy báo của ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của DN. Đây là căn cứ kế toán vào các sổ sách liên quan.
Quy định chung của Công ty về lập và luân chuyển chứng từ:
Đối với nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng, khi nhận được biên bản giao nhận, đối chiếu với hợp đồng kinh tế đã ký kết và phiếu xuất kho, kế tốn lập hóa đơn GTGT ghi nhận số lượng hàng hóa đã tiêu thụ.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phòng kinh doanh ghi vào “Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra” cho từng tháng và cuối tháng lập “Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra”.
b) Tài khoản sử dụng
Kế toán bán sản phẩm rượu Men- Vodka tại Công ty CP Hương Vang sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
- TK 511- Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Trong đó chi tiết thành TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa, TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm, TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
- TK 131- Phải thu khách hàng ( chi tiết cho từng khách hàng ) - Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 156- Hàng hóa chi tiết cho từng sản phẩm rượu + TK 1561: Sản phẩm – Men’ Vodka 25% 500ml + TK 1562: Sản phẩm – Men’ Vodka 29,5% 500ml + TK 1563: Sản phẩm – Men’ Vodka 29,5% 300ml + TK 1564: Sản phẩm – Men’ Vodka 39,5% 500ml + TK 1565: Sản phẩm – Men’ Vodka 39,5% 300ml + TK 1566: Sản phẩm – Rượu Sân Đình
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước chi tiết + TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
+ TK 3332: Thuế TTĐB phải nộp trong kỳ.
- TK 521 - Chiết khấu thương mại: Thông thường công ty sẽ chiết khấu 1 % cho khách hàng tính trên doanh thu chưa thuế.
- TK 531 - Hàng bị trả lại: Áp dụng trong trường hợp khách hàng trả lại hàng do nhiều nguyên nhân khách quan như: Vỏ thùng bị rách, rượu bị va đập mạnh dẫn đến bị vỡ…
- TK 532 - Giảm giá hàng bán: Công ty sẽ giảm giá cho khách hàng trong trường hợp rượu tồn kho quá lâu khó bán được.
- Ngồi ra cịn sử dụng một số TK 111 - tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 641 – Chi phí bán hàng ....
c) Quy trình kế tốn
* Kế tốn doanh thu bán hàng - Hình thức bán hàng trực tiếp
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản kho giữ làm cơ sở để theo dõi tình hình xuất hàng hóa và là chứng từ gốc để lên thẻ kho, một bản kế tốn sử dụng để viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, còn lại làm căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 131.
Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 511, 131. Kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền cần phải thanh tốn
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 (3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bán
Kế toán ghi nhận doanh thu: ghi tăng TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa thuế của số sản phẩm đã bán, và ghi tăng TK 3331 - số thuế GTGT phải nộp của số hàng bán. Vì đây là hình thức bán trực tiếp, nên khách hàng có thể thanh tốn tiền ngay lúc này ghi tăng TK tiền mặt (111) hoặc TK tiền gửi ngân hàng (112) hoặc khách hàng có thể thanh tốn sau theo thỏa thuận của khách hàng và của công ty lúc này kế toán sẽ ghi tăng số phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán) - chi tiết cho từng khách hàng.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế tốn kê vào Bảng kê hóa đơn bán ra để cuối tháng lập tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Căn cứ vào các chứng từ kế toán bán hàng ghi vào các sổ chi tiết như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK phải thu khách hàng (131)
Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán bán hàng ghi vào các chứng từ ghi sổ và là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 511, TK 131.
- Hình thức bán hàng giao đại lý
Khi xuất kho rượu để gửi bán đại lý kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi giá trị số hàng đã gửi bán lúc này kế toán ghi:
Có TK 156: Giá trị hàng hóa xuất kho.
Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ trong q trình gửi bán đại lý thì kế tốn ghi tăng TK chi phí bán hàng (641) theo chi phí chưa có thuế và ghi tăng Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ( 1331), đồng thời ghi Có TK Tiền mặt ( 111), hoặc TK Tiền gửi ngân hàng ( 112) hoặc TK Phải trả người bán ( 331) theo giá thanh toán.
Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý. Công ty thường khấu trừ tiền hoa hồng luôn cho các đại lý bán hàng, kế toán ghi
Nợ TK 111, 112,131: Số tiền thanh toán Nợ TK 641: Hoa hồng dành cho bên đại lý
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hoa hồng Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra của hàng bán
Đồng thời kế toán xác định giá vốn của số hàng gửi đại lý đã xác định tiêu thụ ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632) và Có TK hàng gửi bán (157) theo trị giá thực tế của hàng hóa gửi bán.
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, bảng thanh toán hàng bán kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK 511, TK 131, TK 641, TK 133…, sổ chi tiết TK 131, Sổ chi tiết TK 511.
* Kế toán các khoản giảm trừ DT
Do kinh doanh có thời gian dài và đã có thương hiệu trên thị trường do vậy mà cơng ty có rất nhiều khách hàng quen thuộc, có quan hệ mua bán với cơng ty lâu năm và mua với số lượng lớn thì cơng ty cũng thực hiện việc giảm giá hàng bán hay chiết khấu cho khách hàng. Số tiền mà công ty chiết khấu hay giảm giá cho khách hàng được thể hiện trên hóa đơn GTGT do vậy những khoản giảm giá này được phép cho vào những khoản giảm trừ doanh thu của công ty.