5 .Kết cấu của khúa luận tốt nghiệp
2.2. Thực trạng kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty TNHH Thuốc Thỳ Y Trung Ương I
2.2.1 Tổ chức cụng tỏc kế toỏn, chớnh sỏch kế toỏn và đặc điểm kế toỏn bỏn hàng tạ
2.2.1 Tổ chức cụng tỏc kế toỏn, chớnh sỏch kế toỏn và đặc điểm kế toỏn bỏn hàng tạiCụng ty TNHH Thuốc Thỳ Y Trung Ương I Cụng ty TNHH Thuốc Thỳ Y Trung Ương I
2.2.1.1 Tố chức bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty tổ chức mụ hỡnh quản lý theo chức năng, tập trung nờn phũng kế toỏn của cụng ty cũng được tổ chức theo hỡnh thức tập trung.
Phũng kế toỏn cú 4 người: gồm kờ toỏn trưởng và cỏc phần hành kế toỏn như: Kế toỏn NVL-HH, Cụng nợ; Kế toỏn thanh toỏn; Kế toỏn TSCĐ-Thủ quỹ
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
(Nguồn: Phũng tài chớnh kế toỏn)
Kế toỏn trưởng: Phụ trỏch toàn bộ cụng tỏc kế toỏn của cụng ty, hướng dẫn
nghiệp vụ, nghiờn cứu triển khai chế độ kế toỏn hiện hành. Chịu trỏch nhiệm giải trỡnh cỏc vấn đề liờn quan đến cụng tỏc TCKT với Giỏm Đốc cụng ty, chi cục thuế và cơ quan chức năng.Kế toỏn trưởng khụng chịu trỏch nhiệm trước Ban Giỏm Đốc và phỏp luật về tớnh chớnh xỏc, phỏp lý của lĩnh vực kế toỏn tài chớnh tại cụng ty.
Thủ quỹ, kế toỏn TSCĐ: Là người cú trỏch nhiệm theo dừi và quản lý tiền mặt,
ngõn phiếu, ghi chộp vào cỏc sổ quỹ hàng ngày và lập bỏo cỏo tồn quỹ hàng ngày đảm bảo kịp thời, chớnh xỏc. Theo dừi tỡnh hỡnh tăng, giảm, phõn bổ và trớch khấu hao của TSCĐ.
Kế toỏn NVL và theo dừi cụng nợ: Theo dừi hạch toỏn NVL tại cụng ty. Kiểm tra
hướng dẫn hồ sơ vay vốn, theo dừi tiền vay. Theo dừi cỏc khoản cụng nợ của khỏch hàng, nhà cung cấp cũng như nghĩa vụ đối với nhà nước.
Kế toỏn thuế kiờm kờ toỏn tiền lương: Cú nhiệm vụ tớnh thuế định kỳ, nộp thuế
và giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế. Theo dừi tỡnh hỡnh tiền lương, tớnh lương, phõn bổ tiền lương, thưởng, BHXH cho toàn bộ CBCNV trong toàn cụng ty.
2.2.1.2 Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty
Cụng ty đó thực hiện cỏc chớnh sỏch kế toỏn đỳng theo chế độ kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014của bộ trưởng Bộ tài chớnh và cỏc thụng tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toỏn của Bộ tài chớnh.
- Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho:
+ Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giỏ gốc. + Phương phỏp tớnh giỏ trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bỡnh quõn gia quyền. + Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: Kờ khai thường xuyờn.
Kế toỏn NVL và theo
dừi cụng nợ Kế toỏn thuế kiờm kế toỏn tiền lương Thủ quỹ kiờm kế
toỏn TSCĐ
- Phương phỏp tớnh thuế: Cụng ty là đơn vị tớnh thuế Giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ, ỏp dụng luật thuế GTGT theo đỳng quy định của Bộ Tài Chớnh.
- Phương phỏp tớnh khấu hao tài sản cố định: Cụng ty ỏp dụng phương phỏp khấu hao theo đường thẳng. Căn cứ để tớnh khấu hao tài sản cố định là nguyờn giỏ và thời gian sử dụng của TSCĐ.
Cụng ty thực hiện kỳ kế toỏn theo năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thức vào ngày 31/12 của năm đú. Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chộp và hạch toỏn là đồng Việt Nam (VNĐ). Cỏc bỏo cỏo Tài chớnh được lập vào cuối niờn độ kế toỏn do kế toỏn trưởng lập và gửi lờn ban giỏm đốc, cơ quan thuế, cỏc ngõn hàng, cỏc nhà đầu tư và cỏc đối tượng khỏc cú liờn quan.
Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn: Cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật kớ chung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc rồi được phản ỏnh, ghi chộp và tổng hợp chi tiết theo hệ thống sổ và trỡnh tự ghi sổ, được hỗ trợ bởi phần mềm kế toỏn Fast Accounting 10.0
Cỏc mẫu sổ cụng ty ỏp dụng đều phự hợp với quy định theo chế độ kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014của bộ trưởng Bộ tài chớnh và cập nhật kịp thời cỏc mẫu sổ của cỏc thụng tư sửa đổi bổ sung cú liờn quan. Cỏc loại sổ chủ yếu mà cụng ty sử dụng là Sổ Nhật kớ chung; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngõn hàng; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa; Sổ TSCĐ và sổ theo dừi TSCĐ; Sổ chi tiết mua,bỏn hàng; Sổ chi tiết cỏc tài khoản; Sổ theo dừi thuế GTGT… và một số cỏc sổ phụ khỏc cú liờn quan khỏc.
2.2.1.3. Đặc điểm nghiệp vụ bỏn hàng tại Cụng ty TNHH Thuốc Thỳ Y Trung Ương I.
Ngày 19 thỏng 2 năm 2013, Cụng ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hưng Yờn cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu số 0900227476 với số vốn điều lệ ban đầu là 20 tỷ đồng với tờn làCụng ty TNHH Thuốc Thỳ y Trung ương I.
Cụng ty TNHH Thuốc Thỳ Y Trung Ương I là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu và uy tớn hoạt động cung cấp thuốc, hóa dược và dược liệu, chi tiết: sản xuất thuốc thú y, thuốc thủy sản, thức ăn gia súc, gia cầm và thủy sản. Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu và động vật sống
Trong khuõn khổ của bài bỏo cỏo khúa luận tốt nghiệp, em chỉ đề cập đến kế toỏn bỏn sản phẩm thuốc thỳ y.
Việc cung cấp sản phẩm thuốc thỳ y cho khỏch hàng thụng qua cỏc hợp đồng kinh tế được ký kết giữa khỏch hàng với cụng ty. Đối với những hợp đồng nhỏ thỡ cụng ty cú thể đạt được thụng qua thỏa thuận, qua đơn đặt hàng.
Bỏn hàng là giai đoạn quan trọng tạo ra lợi nhuận nờn Cụng ty rất chỳ trọng đến việc quản lý cỏc phương thức tiờu thụ, thanh toỏn.
Hiện tại cụng ty ỏp dụng hai hỡnh thức tiờu thụ chớnh là bỏn buụn và bỏn lẻ: - Với phương thức bỏn buụn: Đõy là hỡnh thức chiếm tỷ trọng lớn trong quỏ trỡnh tiờu thụ hàng hoỏ tại cụng ty. Hỡnh thức bỏn buụn chủ yếu tại Cụng ty là bỏn buụn qua kho: Bờn mua nhận hàng trực tiếp từ kho hàng của cụng ty hoặc tại kho của bờn mua theo hợp đồng kớ kết trước đú.
Với phương thức bỏn lẻ: Cụng ty vẫn quan tõm tới tập khỏch hàng này, với một số đại lý trờn địa bàn hay cỏc cửa hàng bỏn thuốc thỳ y khỏc thỡ cụng ty vẫn cố gắng mở rộng thị trường cung ứng. Nhõn viờn bỏn hàng trực tiếp thu tiền của khỏch hàng và giao hàng cho khỏch. Gớa thành bỏn lẻ đối với tập khỏch hàng trờn thỡ cú sự điều chỉnh dựa vào ban lónh đạo của cụng ty, ớt cú sự ưu đói, giảm giỏ hay khuyến mại hơn so với cỏc chớnh sỏch ỏp dụng với cỏc khỏch hàng bỏn buụn.
+) Phương thức thanh toỏn:
Khỏch hàng cú thể chọn thanh toỏn ngay hoặc thanh toỏn trả chậm. Cú thể thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt, hoặc thanh toỏn qua chuyển khoản ngõn hàng bằng sộc, ủy nhiệm chi…
Trường hợp cụng ty bỏn hàng cho khỏch hàng theo hỡnh thức bỏn buụn thỡ thường hỡnh thức thanh toỏn sẽ được ghi rừ trong hợp đồng kinh tế. Thường nếu thanh toỏn ngay, khỏch hàng sẽ ứng trước % giỏ trị hợp đồng qua chuyển khoản ngõn hàng cho Cụng ty trước khi hàng được giao, và thanh toỏn nốt phần cũn lại sau khi nhận được hàng đầy đủ.
Khi nhận được giấy bỏo cú của ngõn hàng, kế toỏn phản ỏnh số doanh thu của hàng bỏn, ghi Cú TK 511 và ghi Nợ TK 1121, đồng thời phản ỏnh vào bảng kờ số 2 và kốm theo hoỏ đơn thuế GTGT. Bờn cạnh việc thanh toỏn ngay, đối với khỏch hàng thõn thiết và một số trường hợp để khuyến khớch bỏn hàng cụng ty đó thực hiện biện phỏp bỏn hàng theo phương thức thanh toỏn trả chậm.
Kế toỏn phản ỏnh doanh thu bỏn hàng khi thực hiện việc giao hàng cho khỏch hàng vào bờn Cú TK 511 và đồng thời kế toỏn ghi bờn Nợ TK 131. Để theo dừi cụng nợ, kế toỏn mở sổ chi tiết theo dừi cụng nợ cho từng khỏch hàng và hạch toỏn vào cuối thỏng.
Với việc tiờu thụ sản phẩm là mặt hàng thuốc thỳ y, để khỏch hàng luụn tin tưởng và tạo dựng hỡnh ảnh tốt của cụng ty, cụng ty luụn chỳ trọng đến quy cỏch, chất lượng luụn được đảm bảo. Chỳ trọng hướng dẫn cỏch bảo quản và tư vấn cho khỏch hàng nờn hàng húa cụng ty bỏn ra ớt khi bị giảm giỏ hay trả lại.
Cỏc mặt hàng thuốc thỳ y của cụng ty được kế toỏn phõn loại chi tiết theo từng hóng sản xuất đồng thời chi tiết tờn cho từng mặt hàng sàn để cú thể quản lý dễ dàng.
2.2.2 Kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty TNHH Thuốc Thỳ Y Trung Ương I
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng:
Kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty sử dụng cỏc chứng từ chủ yếu sau : - Hợp đồng kinh tế (hoặc thỏa thuận mua bỏn) (Phụ lục 01) - Lệnh xuất kho
- Phiếu xuất kho (MS 02-VT) (Phụ luc 02)
- Húa đơn GTGT (MS 01 GTGT-3LL): Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn viết húa đơn GTGT. Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn:
Liờn 1: Lưu tại quyển gốc của phũng kinh doanh. ( Phụ luc 03) Liờn 2: Giao cho khỏch hàng.
Liờn 3: Lưu tại phũng kế toỏn.
- Phiếu thu: Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toỏn viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liờn:
Liờn 1: Giao cho người nộp tiền.
Liờn 2: Phũng kế toỏn thu. ( Phụ luc 19) - Giấy bỏo của ngõn hàng ( Phụ luc 18)
-Húa đơn GTGT liờn 2 của cỏc bờn cú liờn quan như CP vận chuyển, bốc dỡ, chi phớ bỏn hàng…
Quy trỡnh luõn chuyển cỏc chứng từ như sau: Khi khỏch hàng đồng ý mua hàng, hoặc chấp nhận lời chào hàng của cụng ty, hai bờn tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế (hoặc thỏa thuận mua bỏn hàng húa). Kế toỏn căn cứ vào thời điểm giao hàng, số lượng hàng bỏn trờn hợp đồng, viết lệnh xuất kho rồi trỡnh giỏm đốc ký. Căn cứ vào
lệnh xuất kho, thủ kho viết phiếu xuất kho và tiến hành kiểm kờ, giao hàng. Phiếu xuất kho đó đầy đủ chữ kớ của bờn giao và bờn nhận hàng húa được chuyển lờn phũng kế toỏn làm căn cứ để kế toỏn viết Húa đơn GTGT. Cỏc liờn của húa đơn GTGT được chuyển tới bộ phận xử lý, tập hợp HĐ GTGT hàng bỏn, húa đơn chi phớ của việc bỏn hàng, để kế toỏn cú thể kờ khai thuế GTGT hàng thỏng, thuế TNDN tạm tớnh của quý và căn cứ để lờn cỏc BCTC cũng như quản lý tốt tỡnh hỡnh tiờu thụ của doanh nghiệp.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng:
Cụng ty tuõn thủ hệ thống tài khoản theo TT 200/2014/TT-BTC, đồng thời trờn cơ sở cỏc tài khoản mẹ đú ỏp dụng phõn thành cỏc tài khoản con phự hợp. Cụng ty sử dụng những TK chớnh phục vụ cho kế toỏn bỏn hàng như sau :
- TK 5111: Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ - TK 5211 – Chiết khấu thương mại
- TK 5212 – Hàng bỏn bị trả lại - TK 5213 – Giảm giỏ hàng bỏn - TK 156: Hàng hoỏ.
- TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn. - TK 6421: Chi phớ bỏn hàng
- TK 6422: Chi phớ quản lý doanh nghiệp
- TK 333: Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước. - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
- TK 33311: Thuế GTGT đầu ra.
- TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu - TK 131 dư Nợ: Phải thu khỏch hàng. - TK 131 dư Cú: Khỏch hàng ứng trước - TK 1111: Tiền mặt.
- TK 1122: Tiền gửi ngõn hàng.
Dựa vào cỏc tài khoản mà kế toỏn cụng ty sử dụng em nhận thấy bờn cạnh việc cụng ty sử dụng tài khoản đỳng theo chuẩn mực, TT 200 thỡ khụng thấy việc cụng ty ỏp dụng cỏc tài khoản dự phũng như dự phũng hàng tồn kho TK 1592 và dự phũng phải thu khú đũi TK 1592. Do tớnh chất mặt hàng của cụng ty là mặt hàng phục vụ cho xõy dựng, lắp đặt nội thất, nờn tớnh chất mặt hàng này cũn cú độ rủi ro cao, việc chấp
nhận cho khỏch hàng cú thể thanh toỏn trả sau cũng là một rủi ro tiềm ẩn mà cụng ty cần phải cõn nhắc trớch lập dự phũng phự hợp.
2.2.2.3 Quy trỡnh hạch toỏn
(1)Kế toỏn ghi nhận doanh thu:
* Theo hỡnh thức bỏn buụn.
Bỏn buụn qua kho: Sau khi nhận được yờu cầu mua hàng của khỏch hàng, căn cứ
vào hợp đồng, đến thời hạn giao hàng, kế toỏn tiến hành kiểm tra hàng húa tồn kho. Sau đú, kế toỏn tiến hành lập Phiếu xuất kho (Phụ lục 02). Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản kho giữ làm cơ sở để theo dừi tỡnh hỡnh xuất hàng húa và là chứng từ gốc để lờn thẻ kho, một bản kế toỏn sử dụng để viết húa đơn GTGT ( Phụ lục 03). Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn trong đú liờn 2 giao cho khỏch hàng, cũn lại làm căn cứ để kế toỏn ghi vào sổ nhật ký chung (Phụ lục 04):
Kế toỏn hạch toỏn nghiệp vụ như sau: Nợ TK 111, 112, 131:
Cú TK 5111: Cú TK 3331
Vỡ đõy là hỡnh thức bỏn buụn, khỏch hàng thường thanh toỏn tiền theo hợp đồng đó ký với cụng ty. Trường hợp khỏch hàng ứng trước một phần hợp đồng trước khi nhận hàng kế toỏn phản ỏnh:
Nợ TK 111,112: số tiền ứng trước
Cú TK 131(dư cú): số tiền ứng trước
Khi giao hàng, dựa trờn húa đơn GTGT hạch toỏn: Nợ TK 131: Tổng số tiền trờn húa đơn
Cú TK 5111: Doanh thu chưa cú thuế GTGT Cú TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Khi nhận thanh toỏn từ khỏch hàng:
Nợ TK 111,112: Số tiền cũn phải thu khỏch hàng Cú TK 131: Số tiền cũn phải thu khỏch hàng
Đồng thời, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn bỏn hàng lờn sổ NKC, là căn cứ để ghi vào sổ cỏi TK 511, 131.
(Sổ cỏi TK 131 - xem phụ lục số 11)
Đồng thời, từ NKC, sổ Cỏi ghi vào cỏc sổ chi tiết: Sổ chi tiết bỏn hàng , Sổ chi tiết TK 131 (Phụ lục 12)
Căn cứ vào húa đơn GTGT, kế toỏn kờ vào Bảng kờ húa đơn GTGT đối chiếu sổ chi tiết TK 3331,1331 (Phụ lục 15,16) để cuối thỏng lập Tờ khai thuế giỏ trị gia tăng (GTGT).
* Theo hỡnh thức bỏn lẻ:
Đõy là hỡnh thức bỏn hàng mà khỏch hàng đến trực tiếp kho của cụng ty để mua hàng. Điểm khỏc biệt giữa hai phương thức bỏn buụn và bỏn lẻ là hàng hoỏ sẽ được giao trực tiếp cho khỏch hàng tại cụng ty và phương thức thanh toỏn là thanh toỏn bằng tiền mặt. Kế toỏn sẽ lập phiếu xuất kho và viết hoỏ đơn bỏn lẻ giao trực tiếp cho khỏch hàng. Cỏc húa đơn bỏn lẻ này sau đú sẽ được tập hợp vào Bảng kờ chi tiết bỏn hàng. Khi nhận kốm phiếu thu tiền, kế toỏn sẽ phản ỏnh vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bỏn hàng, sổ quỹ tiền mặt.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ của mậu dịch viờn, kế toỏn định khoản:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (theo tổng giỏ thanh toỏn)
Cú TK 511 - Doanh thu (theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT) Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (tớnh trờn giỏ bỏn).
Trường hợp số thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trờn bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ thỡ mậu dịch viờn phải bồi thường, kế toỏn ghi
Nợ TK 111 - Tiền mặt (số tiền thực thu)
Nợ TK 1388 - Phải thu khỏc ( số tiền nộp thiếu)
Cú TK 511 - Doanh thu theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT ghi trờn bảng kờ Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp ( tớnh trờn doanh số bỏn)
Trường hợp số phải nộp lớn hơn doanh số ghi trờn bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ thỡ khoản thừa được hạch toỏn vào khoản thu nhập khỏc của doanh nghiệp, kế toỏn ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt theo số tiền thực tế mậu dịch viờn thực nộp
Cú TK 5111 - Doanh thu theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT Cú TK 3331 - Thuế GTGT
(2) Kế toỏn cỏc trường hợp giảm trừ doanh thu:
* Kế toỏn cỏc khoản chiết khấu thương mại và giảm giỏ hàng bỏn:
Khi cú khỏch hàng quen, cú quan hệ mua bỏn với cụng ty lõu năm và mua với