1.2 Kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại theo
1.2.2 Kế toán bán hàng trong DNTM theo hệ thống kế toán hiện hành (Theo quyết
định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006)
1.2.2.1 Chứng từ kế tốn sử dụng và trình tự ln chuyển chứng từ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế bán hàng phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, khơng viết tắt, số tiền phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
* Chứng từ sử dụng cho kế tốn bán hàng gồm có: - Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01 – 3LL) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03PXK – 3LL) - Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ(Mẫu số 06-GTGT)
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT) - Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
* Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:
+ Lập chứng từ kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ. + Kiểm tra chứng từ kế toán.
+ Ghi sổ kế toán.
1.2.2.2 Tài khoản vận dụng
a. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ.
Kết cấu của tài khoản 511:
Bên nợ:
- Thuế XK, thuế TTĐB của số hàng tiêu thụ
- Thuế GTGT phải nộp của DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp - Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ - Giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả
Bên có:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ Tài khoản 511 khơng có số dư cuối kỳ.
TK 511 chi tiết làm 5 TK cấp 2:
+ TK 5111: “Doanh thu bán hàng hóa” + TK 5112: “Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113: “Doanh thu cung cấp dịch vụ” + TK 5114: “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”
+ TK 5117: “Doanh thu kinh doanh bất động sản”
(b) Tài khoản 632 - "Giá vốn hàng bán":
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ trong kỳ.
Kết cấu của tài khoản 632:
Bên nợ:
- Phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ
- Số trích lập chênh lệch dự phịng giảm giá hàng tồn kho năm nay cao hơn năm trước
- Trị giá sản phẩm, hàng hóa hao hụt, mất mát sau khi trừ phần cá nhân bồi thường
Bên có:
- Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa…đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả
- Hồn nhập chênh lệch dự phịng giảm giá hàng tồn kho của năm nay thấp hơn năm trước
- Trị giá vốn của số hàng hóa, sản phẩm… đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại
Tài khoản 632 khơng có số dư cuối kỳ.
(c) Tài khoản 131: - “ Phải thu khách hàng”
Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và tình hình thanh tốn các khoản phải thu của khách hàng. Ngồi ra tài khoản 131 cịn được sử dụng để phản ánh số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng.
Kết cấu của tài khoản 131:
Bên nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng về việc bán chịu hàng hóa, sản phẩm trong kỳ - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
Bên có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng
- Khoản giảm trừ tiền hàng cho khách sau khi đã xác định tiêu thụ (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại)
- Chiết khấu thanh toán dành cho người mua
Số dư bên Nợ: Số tiền cịn phải thu của khách hàng.
Số dư bên Có(nếu có): - Số tiền nhận ứng trước của khách hàng. - Số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu.
Ngoài ra, kế tốn bán hàng trong doanh nghiệp thương mại cịn sử dụng một số tài khoản sau:
+ Tài khoản 111 – Tiền mặt + Tài khoản 156 – Hàng hóa
+ Tài khoản 521 – (5211-Chiết khấu thương mại, 5212: hàng bán bị trả lại, 5213: giảm giá hàng bán)
+ Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước
1.2.2.3.Trình tự hạch tốn các phương thức bán hàng chủ yếu theo quyết định Số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006
Kế tốn nghiệp vụ bán hàng ở DNTM tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
* Kế tốn bán bn hàng hoá (Kèm theo phụ lục số 04)
- Khi xuất kho bán hàng hố, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế tốn ghi nợ TK tiền mặt (111) hoặc tiền gửi ngân hàng (112) hoặc phải thu khách hàng (131) theo giá thanh toán của hàng hoá; đồng thời ghi có TK doanh thu bán hàng (511) theo giá bán chưa có thuế GTGT và ghi có TK thuế GTGT phải nộp (3331). Lúc này kế toán cũng ghi nhận giá vốn hàng bán. Căn cứ vào PXK, kế toán ghi nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi có TK hàng hố (156) theo giá thực tế hàng xuất kho.
- Trong trường hợp xuất hàng gửi bán, căn cứ vào PXK, ghi nợ TK hàng gửi bán (157) ghi Có TK hàng hố (156) theo giá thực tế hàng xuất kho để phản ánh trị giá thực tế của hàng gửi bán. Đến khi hàng hố được xác định là tiêu thụ thì kế tốn ghi nhận doanh thu tương tự trường hợp xuất kho bán hàng hoá. Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán bằng cách ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632) ghi Có TK hàng gửi bán (157) theo giá thực tế xuất kh
Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán bn:
- Chiết khấu thanh tốn: Khi thanh tốn có phát sinh khoản chiết khấu thanh
toán cho khách hàng do thanh toán tiền sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng, phù hợp với chính sách bán hàng mà DN đã quy định thì kế tốn ghi Nợ TK chi phí tài chính (635) số tiền chiết khấu cho khách hàng, ghi Nợ TK tiền mặt (111), hoặc ghi Nợ TK TGNH (112) số tiền thực thu của khách hàng và ghi Có TK phải thu khách hàng (131) tổng số tiền phải thu của khách hàng.
- Chiết khấu thương mại: Khi bán buôn phát sinh CKTM giảm trừ cho khách
hàng thì kế tốn ghi Nợ TK CKTM (5211) theo số chiết khấu cho khách hàng, ghi Nợ TK thuế GTGT phải nộp (3331) tính trên khoản chiết khấu, ghi Có TK tiền mặt (111) hoặc TGNH (112), hoặc TK Phải thu khách hàng (131) theo tổng số tiền phải giảm trừ.
- Giảm giá hàng bán: Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán ra do kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách ghi trong hợp đồng thì kế tốn ghi Nợ TK giảm giá hàng bán (5213) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi Nợ TK thuế GTGT (3331) tính trên trị giá hàng bị giảm giá, ghi Có TK tiền mặt (111) hoặc TGNH (112), hoặc phải thu khách hàng (131) theo giá thanh toán.
- Hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh hàng bán bị trả lại kế toán phản ánh doanh
thu bán hàng bị trả lại, ghi Nợ TK hàng bán bị trả lại (5212) theo giá bán lô hàng bị trả lại, ghi Nợ TK thuế GTGT (3331) tính trên trị giá hàng bị trả lại, ghi Có TK tiền mặt (111) hoặc TGNH (112), hoặc phải thu khách hàng (131) theo tổng giá thanh tốn của lơ hàng bị trả lại.
Khi hàng bị trả lại đã được chuyển về nhập kho, kế toán ghi Nợ TK hàng hố (156), ghi Có TK giá vốn hàng bán (632).
Nếu hàng bị trả lại chưa được chuyển về nhập kho thì kế tốn ghi Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi Có TK giá vốn hàng bán (632) theo giá trị thực của hàng bán bị trả lại.
- Kế tốn hàng thừa, thiếu trong q trình bán hàng: Khi phát sinh hàng thiếu trong quá trình gửi bán chưa rõ nguyên nhân kế toán chỉ phản ánh doanh thu theo số tiền mà bên mua chấp nhận thanh toán. Số hàng thiếu chưa xác định nguyên nhân kế toán ghi Nợ TK hàng thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân (1381), đồng thời ghi Có TK hàng gửi bán (157) theo trị giá hàng thiếu.
Khi phát sinh hàng thừa trong quá trình gửi bán chưa xác định rõ nguyên nhân, kế toán chỉ ghi nhận doanh thu theo hoá đơn GTGT mà bên mua đã chấp nhận thanh toán,. Số hàng thừa kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi Có TK hàng thừa chưa xác định nguyên nhân (3381) theo trị giá hàng thừa.
*Kế toán bán lẻ hàng hoá thu tiền trực tiếp( Kèm theo phụ lục số 05)
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hoá của mậu dịch viên. Kế toán các định giá bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra của hàng hóa tiêu thụ. Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế tốn ghi Nợ TK tiền mặt (111) theo tổng giá thanh tốn, ghi Có TK doanh thu (511) theo giá bán chưa thuế GTGT, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331)tính trên giá bán.
Trường hợp mậu dịch viên thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hố thì mậu dịch viên phải bồi thường, kế tốn ghi Nợ TK tiền mặt (111) số tiền mậu dịch viên thực nộp, ghi Nợ TK phải thu khác (1388) số tiền nộp thiếu, ghi Có TK doanh thu (511) theo giá bán chưa thuế GTGT ghi trên bảng kê, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331) tính trên doanh số bán.
Trường hợp mậu dịch viên nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hố thì khoản thừa được hạch tốn vào khoản thu nhập khác của doanh nghiệp, kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (111) theo số tiền thực tế mậu dịch viên thực nộp, ghi Có TK doanh thu theo giá bán chưa thuế GTGT (511), ghi Có TK thuế GTGT (3331), ghi Có TK thu nhập khác (711) theo số tiền thừa.
Đồng thời kế toán xác định giá vốn hàng bán trong kỳ và ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hố (156).
*Kế toán nghiệp vụ bán đại lý (Kèm theo phụ lục số 06)
+ Trong trường hợp doanh nghiệp là bên giao thì khi xuất kho giao cho đại lý kế toán ghi tăng TK 157 trị giá thực tế xuất kho, giảm số hàng hóa đem đi giao. Nếu doanh nghiệp mua hàng sau đó chuyển thẳng cho đại lý thì cũng hạch tốn như kế tốn bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng. Số chi phí phát sinh trong quá trình giao hàng, nếu doanh nghiệp chịu thì phản ánh khoản chi phí này vào chi phí bán hàng của doanh nghiệp (TK 6421) và nếu doanh nghiệp chi hộ cho bên đại lý thì phản ánh vào khoản phải thu khác (TK 138).
Khi cơ sở đại lý thanh tốn, dựa vào các hóa đơn chứng từ liên quan mà kế toán ghi nhận doanh thu và cắt hoa hồng đại lý. Số tiền hoa hồng này sẽ được phản ánh trên tài khoản chi phí bán hàng của doanh nghiệp (TK 6421), số thuế GTGT của hoa hồng phản ánh vào TK 133 và ghi giảm tiền phải thu theo tổng giá trị thanh toán.
Sau khi ghi nhận doanh thu, kế toán phải ghi nhận giá vốn cho số hàng gửi đại lý này vào TK 632 và ghi giảm cho TK 157 trị giá hàng gửi bán.
+ Trong trường hợp doanh nghiệp là bên nhận đại lý, khi nhận hàng hóa căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hóa kế tốn ghi tăng TK 003 số hàng hóa nhận gửi bán. Khi bán được hàng ghi giảm TK 003 và ghi nhận số tiền hoa hồng được hưởng vào tài khoản 511 nếu số hoa hồng đã được khấu trừ. Nếu doanh nghiệp chưa tính hoa hồng thì ghi tăng tiền, tăng khoản phải trả bên giao đại lý. Và khi tính tốn, thanh tốn tiền
hoa hồng kế toán cũng phản ánh số tiền vào tài khoản doanh thu của doanh nghiệp. Sau khi bán được hàng, doanh nghiệp sẽ thanh toán tiền hàng cho bên giao đại lý kế toán ghi giảm khoản phải trả bên đại lý và tài khoản tiền.
*Kế toán bán hàng trả chậm trả góp(Kèm theo phụ lục số 07)
Kế tốn phản ánh doanh thu bán hàng theo số tiền trả ngay chưa có thuế GTGT: ghi Nợ TK phải thu khách hàng(131) số tiền còn phải thu, ghi Nợ TK tiền mặt (111) hoặc tiền gửi ngân hàng (112) số tiền trả lần đầu, ghi Có TK doanh thu (511) theo giá bán trả ngay chưa có thuế, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331), ghi Có TK doanh thu chưa thực hiện (3387) phần lãi trả góp.
Kế tốn xác định giá vốn hàng hố đã bán trả góp, ghi Nợ TK giá vốn(632), ghi Có TK hàng hố(156) theo trị giá vốn hàng xuất bán.
Định kỳ thu nợ của khách hàng kế toán ghi Nợ TK tiền mặt(111), tiền gửi ngân hàng(112), ghi Có TK phải thu khách hàng(131) số tiền thu từng kỳ. Đồng thời ghi nhận lãi trả góp cho kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính: ghi Nợ TK doanh thu chưa thực hiện (3387), ghi Có TK doanh thu tài chính (515) theo số lãi từng kỳ.
1.2.2.4. Sổ kế toán
Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào quy mơ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như trang thiết bị tính tốn, xử lý thơng tin mà lựa chọn, vận dụng hình thức kế tốn phù hợp nhằm cung cấp thơng tin kế tốn đầy đủ, kịp thời, chính xác và nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn.Việc áp dụng hình thức ghi sổ phải được thống nhất trong năm tài chính, mọi việc thay đổi liên quan đến hình thức ghi sổ kế toán phải được nêu rõ trong báo cáo tài chính năm. Hiện nay theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC, DN có thể vận dụng một trong các hình thức sau:
Kế toán bán hàng sử dụng các sổ kế toán: + Sổ chi tiết tài khoản : 511,632 ….
+ Sổ cái các tài khoản: 511, 521 ,632, 331, 156... + Các sổ kế toán liên quan: TK 111,131,112,…
Tùy thuộc vào hình thức sổ kế tốn doanh nghiệp áp dụng mà kế toán bán hàng các sổ kế tốn phù hợp.
Trong hình thức kế tốn Nhật ký chung (hình thức kế tốn mà Cơng ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Việt Thái sử dụng) kế toán bán hàng sử dụng các sổ:
+ Sổ NK chung (Mẫu số S03a-DNN)
+ Sổ cái: kế toán mở các sổ cái cho TK 511, 521, 111, 112, 131, 3331, 632, 156, 157…(Mẫu số S03a4-DNN)
+ Sổ chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết cho từng mặt hàng, từng nhóm hàng.
Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung (Phụ lục 03).
Sổ chi tiết thanh toán người mua: dùng để theo dõi chi tiết tình hình cơng nợ và thanh tốn cơng nợ phải thu ở người mua. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi người mua thanh toán hết các khoản nợ.
+ Theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ ( Mẫu số S02c1-DNN)
+ Sổ cái: kế toán mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cáicho các TK 511, 5211, 111, 112, 131, 3331, 632, 156, 157…
+ Theo hình thức kế tốn “Nhật ký chứng từ”( Mẫu số S04a1- DN)
+ Hệ thống sổ kế toán tập hợp là các nhật ký chứng từ, sổ cái TK 511, 5211, 111, 112, 131, 3331, 632, 156, 157…
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN NHĨM SẢN PHẨM TỪ NHỰA PLASTIC TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI
VIỆT THÁI