2.2.1Chứng từ kế toán
Căn cứ vào đặc điểm quản lý và kinh doanh của công ty Cổ phần Ba Sao,cơng ty hạch tốn kế tốn các khoản phải trả người lao động của công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Chứng từ sử dụng: Phụ lục 05:
+ Bảng chấm công tháng 02 năm 2013 Bộ phận hành chính (phụ lục 05) + Bảng chấm công tháng 02 năm 2013 Bộ phận tổng đài (Phụ lục 06)
+ Bảng thanh toán tiền lương tháng 02 năm 2013 Bộ phận hành chính (Phụ lục 07) +Bảng thanh toán tiền lương tháng 02 năm 2013 Bộ phận tổng đài (Phụ lục 08)
+ Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 02 năm 2013 (Phụ lục 09) + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 02 năm 2013 (Phụ lục 10) + Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
+ Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,
ngừng việc, nghỉ BHXH…. Để có căn cứ tính trả lương,trả BHXH. Hàng ngày các tổ trưởng phịng ban được ủy quyền căn cứ vào hình thức thực tế của bộ phận mình để chấm cơng cho từng người trong ngày. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm cơng và chưng từ liên quan về bộ phận kế tốn kiểm tra và đối chiếu quy ra cơng để tính lương.
Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương,
phụ cấp cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập theo tháng.
Sổ lương: Sổ lương được dùng theo dõi tình hình thanh tốn tiền lương với
cán bộ cơng nhân viên của từng phịng ban.
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH: Giấy này xác nhận số ngày nghỉ
do ốm đau, thai sản tai nạn lao động … của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp BHXH theo quy định. Mỗi lần người lao động đến khám ở bệnh viện, cơ quan y tế, Bác sỹ thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị thì lập phiếu này và ghi rõ số ngày cho nghỉ để phụ trách BHXH của đơn vị làm cơ sở tính BHXH cho người lao động.
Sau khi được cơ quan y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ báo cho cơ quan và nộp giấy chứng nhận này cho người chấm công. Cuối tháng giấy chứng nhận này kèm theo bảng chấm cơng chuyển tới phịng kế tốn để tính BHXH.
Phiếu Thanh tốn trợ cấp BHXH
Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH lập phiếu này xác nhận số tiền trợ cấp cho người lao động.
Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH: Tùy thuộc vào số ngày phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị, kế tốn có thể lập bảng thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị, kế tốn có thể lập bảng này cho từng phòng ban hoặc từng đơn vị
2.2.2 Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh tốn tiền lương của nhân viên trong cơng ty Cổ phần Ba Sao kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 334 – Phải trả người lao động
Tài khoản này dùng dể ghi chép, phản ánh các khoản thanh tốn với cán bộ cơng nhân viên của công ty về tiền lương, tiền công, trợ cấp, …của người lao động. - TK 338 – Phải trả phải nộp khác
Tài khoản này dùng phản ánh các khoản trích theo lương của nhân viên. Tài khoản này có các tài khoản cấp 2
+ TK 3382 Kinh phí cơng đồn + TK 3383 Bảo hiểm xã hội + TK 3384 Bảo hiểm y tế
-TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản này dùng ghi chép phản ánh chi phí kinh doanh bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 được mở chi tiết cho từng khoản chi phí
TK6421 Chi phí nhân viên: dùng để ghi chép phản ánh chi phí về lương nhân vieen và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên trong công ty.
Các nghiệp vụ chủ yếu (Số liệu được lấy trong tháng 2 năm 2013)
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương hạch toán: Nợ TK 334: 39.938.000
Có TK 111: 39.938.000 Ứng lương cho cơng nhân Nợ TK 334: 15.000.000
Có TK 111: 15.000.000
Khấu trừ tiền bảo hiểm vào lương của người lao động Nợ TK 334: 1.274.000
Có TK 3383: 1.274.000 Nợ TK 334: 228.000
Có TK 3384: 228.000
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH hạch toán lương phải trả người lao động và tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Nợ TK 6421: 56.440.000 Có TK 334: 56.440.000
Trong tháng Cơng ty Trích BHXH, BHYT, KPCĐ căn cứ vào bảng phần bổ tiền lương và BHXH hạch tốn:
Nợ TK6421: 12.056.000 Có TK 3382: 1.096.000 Có TK 3383: 9.316.000 Có TK 3384: 1.644.000
Thu 7% BHXH từ người lao động Nợ TK 334 : 1.274.000
Có TK 3383: 1.274.000
Thu 1,5% BHYT từ người lao động Nợ TK 334 : 228.000
Có TK 3384: 228.000
Trích KPCĐ 1% nộp cho cấp trên Nợ TK 3382 : 548.000
2.2.3 Sổ kế tốn- Hình thức áp dụng - Hình thức áp dụng
Cơng ty tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm sốt. Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung: -Các sổ sử dụng: Sổ Nhật ký chung TK 334(Phụ lục 11) Sổ Nhật ký chi tiền (Phụ lục 12) Sổ Cái TK 334 (Phụ lục 13) Sổ Nhật ký Chung TK 338 (Phụ lục 14) Sổ chi Tiêt TK 3382 (Phụ lục 15) Sổ chi Tiêt TK 3383 (Phụ lục 16) Sổ chi Tiêt TK 3384 (Phụ lục 17) Sổ Cái TK 338 (Phụ lục 18) - Quy trình ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật Ký Chung để ghi vào Sổ cái TK 334 và TK 338 theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ chi tiết TK 3382, Sổ Chi tiết TK 3383, Sổ Chi tiết TK 3384 Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền kế toán ghi vào Sổ nhật ký chi tiền
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (2, 5, 10 … ngày) hoặc cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt(nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Sơ đờ 2.5 :nhật ký chung
Ghi chú:
ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Bảng chấm cơng Bảng thanh tốn tiền lương Bảng phân bổ tiền lương và BHXH… Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 334,338 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ chi tiết TK 338 Bảng tổng hợp chi tiêt Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tền
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BA SAO 3.1 Các kết luận qua nghiên cứu
3.1.1 Ưu điểm
Qua điều tra khảo sát thấy kế toán các khoản phải thanh tốn với người lao động tại cơng ty Cổ phần Ba Sao đã phần nào đáp ứng được yêu cầu của cơng ty trong giai đoạn hiện tại:
Việc hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các khoản phải thanh tốn chính xác, kịp thời khơng gặp phải sai sót nào lớn, tuân thủ đúng các quy tắc và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Phần hành kế toán các khoản thanh tốn với người lao động cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời cho các cấp lãnh đạo về tình hình chi phí sản xuất, chi phí nhân cơng, chi phí quản lý…
Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ cái được thiết kế và sử dụng một các khoa học và thuận tiện nhưng vẫn đáp ứng theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán. Việc luân chuyển, bảo quản được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện, dễ dàng có thể tra cứu và sử dụng.
Đối với các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay phúc lợi xã hội được công ty thực hiện khá tốt. Các trường hợp ốm đau, tai nạn… đều được cập nhật kịp thời. Việc phân bổ và trả bảo hiểm, trợ cấp cho CBCNV được tiến hành nhanh chóng, kịp thời giúp đỡ họ trong những thời điểm khó khăn.
Đạt được những thành tựu này chủ yếu là do bộ phận kế tốn tại cơng ty được tổ chức khá tốt, phần hành kế toán các khoản thanh toán với người lao động được phân riêng rẽ cho một nhân viên kế toán đảm trách. Bộ phận kế tốn đều do những người có nhiều kinh nghiệm và kiến thức đảm nhiệm do đó các sai sót ít khi xảy ra và không ảnh hưởng quá lớn đến hoạt động chung. Các văn bản, quy định hướng dẫn của các cơ quan chính quyền được cập nhật thường xuyên đảm bảo công tác kế tốn tại cơng ty được tiến hành theo sát với những quy định mới của hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam.
Cơng ty đã áp dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác hạch tốn kế toán, tuy nhiên bên cạnh đó việc sử dụng phần mền chưa được chú trọng trong doanh nghiệp.
3.1.2 Nhược điểm
Nhìn chung cơng tác kế tốn các khoản phải thanh tốn với người lao động tại công ty Cổ phần Ba Sao cũng đạt được những thành tích nhất định tuy nhiên bên cạnh đó cũng cịn nhiều vấn đề phải nhanh chóng cần giải quyết.
Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán mặc dù đã được phân chia một cách rõ ràng, có một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về phần hành kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương. Tuy nhiên trên thực tế các nhân viên kế toán thường làm chồng chéo nhiệm vụ của nhau, chính việc này sẽ tạo ra những sai sót trong q trình hạch tốn ghi sổ.
Các loại phụ cấp thường xuyên cho người lao động: tiền ăn ca, tiền điện thoại, đi lại công ty không tiến hành trả riêng mà gộp tất cả vào trong tiền lương, việc quy định chấm cơng ơ các phịng ban khác nhau cũng gây ra nhiều khó khăn trong việc ra sốt kiểm tra, tính cơng của nhân viên.
Việc chi trả các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay các loại trợ cấp cho người lao động còn gặp nhiều rắc rối. Thủ tục còn rườm rà mất nhiều thời gian và cần nhiều loại giấy tờ xác minh của người lao động.
Các quỹ bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân chưa được kế toán chú trọng hơn nữa quan điểm của bản thân những người lao động về những khoản mục này cũng khơng được coi trong dẫn đến tình trạng khi xảy ra sự việc các kế tốn và bản thân người lao động cũng không biết xử lý thích hợp.
Việc trả lương theo thời gian và mức lương được trả theo hợp đồng của công ty với người lao động chưa được xứng đáng đối với người lao động nhất là bộ phận tổng đài.
Những vấn đề còn tồn tại trong cơng tác kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động chủ yếu là do một số nguyên nhân sau:
Bộ máy kế toán mặc dù đã được phân cấp rõ ràng nhưng trên thực tế khi làm việc các nhân viên hồn tồn có thể thực hiện các phân hành kế tốn khác.
Hơn nữa do đặc thù cơng tác kế tốn, các nhân viên kế tốn trong cơng ty ít được đi đào tạo do đó họ thường thực hiện cơng việc theo những quy tắc riêng của họ. Chính điều này đã gây ra một số sai sót trong việc hạch tốn.
Phịng kế tốn khơng làm việc trực tiếp với các cán bộ công nhân viên nên khi cần tiến hành xác minh, chi trả các trường hợp bảo hiểm, trợ cấp phải thơng qua phịng tổ chức làm báo cáo từ đó mới tiến hành chi trả.
Quy chế về quỹ thi đua khen thưởng và lương nghỉ phép cho công nhân viên vẫn chưa được rõ ràng. Do đặc thu kinh doanh của công ty, trong một số ngày nghỉ lễ người lao đơng vẫn phải duy trì hoạt động tuy nhiên lương trong những ngày này chỉ tính như ngày bình thường. Áp dụng các chế độ thưởng phạt tính vào lương nhân viên chỉ thơng qua các ý kiến chủ quan, mà khơng có bất cứ loại giấy tờ nào phản ánh điều đó.
Phịng kế tốn với 6 nhân viên bao gồm cả kế tốn trưởng có thể thực hiện được hầu hết các phần hành mà khơng cần sử dụng đến kế tốn máy. Các nhân viên kế tốn trong cơng ty ít được đi đào tạo do đó họ thường thực hiện cơng việc theo những quy tắc riêng của họ. Chính điều này đã gây ra một số sai sót trong việc hạch tốn. Phịng kế tốn khơng làm việc trực tiếp với các cán bộ công nhân viên nên khi cần tiến hành xác minh, chi trả các trường hợp bảo hiểm, trợ cấp phải thông qua phịng nhân sự làm báo cáo từ đó mới tiến hành chi trả.
3.2 Các đề xuất hồn thiện kế tốn các khoản thanh tốn vơi người lao động tại Cơng ty Cổ phần Ba Sao
- Về cơ cầu bộ máy kế tốn cơng ty cần quy định một nhân viên chuyên về
kế toán các khoản thanh toán với người lao động khơng được làm chồng chéo cơng việc của kế tốn khác để tránh sự nhầm lẫn khơng đáng có sảy ra.
- Các khoản phụ cấp nên trả riêng không gộp tất trong tiền lương. Quy định chung về một cách ký hiệu chấm công để tránh nhầm . Công ty nên sử dụng các phần mềm chấm cơng khi đó sẽ có sự thống nhất cách chấm cơng, độ chính xác cao.
- Các thủ tục làm bảo hiểm nên cắt bớt một số khâu không cần thiết - Cần chú trọng đến cách trả lương sao cho phù hợp với người lao động Tăng cường đào tạo nâng cao trình độ cho bộ máy kế tốn nói chung và kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động nói riêng. Đây có thể xem như một yêu cầu cấp thiết hiện nay. Do đặc thù công tác nên các nhân viên kế tốn rất ít được đi đào tạo học tập nâng cao tay nghề. Điều này khiến cho bộ phận kế toán chậm được cập nhật những phương pháp kế toán mới, tư duy làm việc theo lối mịn
cũ, gây ra những sai sót. Cơng ty cần phải tăng cường đào tạo cho bộ phận kế toán, nội dung đào tạo là về những phương pháp, chuẩn mực kế tốn, những thơng tư hướng dẫn mới của nhà nước về kế tốn. Để việc đào tạo nâng cao trình độ khơng ảnh hưởng tới cơng việc có thể sắp xếp đào tạo vào thời gian buổi tối và luân phiên đào tạo. Đảm bảo cho công tác không bị gián đoạn. Mặt khác cần gắn trách nhiệm của kế toán viên với hiệu quả của cơng tác kế tốn. Thường xun tiến hành kiểm tốn nội bộ khơng chỉ riêng kế toán các khoản thanh tốn với người lao động mà cịn là tất cả các phần hành kế tốn khác trong cơng ty.
Phối hợp hoạt động giữa kế toán thanh tốn với người lao động, phịng hành tổ chức, và các phòng ban khác để nắm bắt kịp thời những tình huống phát sinh. Các bộ phận kế toán nên kết hợp chặt chẽ hỗ trợ lẫn nhau nhưng khơng có nghĩa là thực hiện cơng việc chồng chéo nhau.
Điều chỉnh lại một số phương pháp hạch tốn tại cơng ty, đảm bảo quy trình kế tốn hiệu quả chính xác.
Các nhân viên kế tốn cần chú trọng hơn trong việc hạch toán và nên sử dụng phần mềm kế tốn máy nhiều hơn vì việc hạch tốn trên phần mềm sẽ tiện lợi