2.2 .1Chứng từ kế toán
2.2.3 Sổ kế toán
- Hình thức áp dụng
Cơng ty tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thơng tin các chứng từ kế tốn nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm sốt. Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung: -Các sổ sử dụng: Sổ Nhật ký chung TK 334(Phụ lục 11) Sổ Nhật ký chi tiền (Phụ lục 12) Sổ Cái TK 334 (Phụ lục 13) Sổ Nhật ký Chung TK 338 (Phụ lục 14) Sổ chi Tiêt TK 3382 (Phụ lục 15) Sổ chi Tiêt TK 3383 (Phụ lục 16) Sổ chi Tiêt TK 3384 (Phụ lục 17) Sổ Cái TK 338 (Phụ lục 18) - Quy trình ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật Ký Chung để ghi vào Sổ cái TK 334 và TK 338 theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ chi tiết TK 3382, Sổ Chi tiết TK 3383, Sổ Chi tiết TK 3384 Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền kế toán ghi vào Sổ nhật ký chi tiền
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (2, 5, 10 … ngày) hoặc cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt(nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Sơ đờ 2.5 :nhật ký chung
Ghi chú:
ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Bảng chấm cơng Bảng thanh tốn tiền lương Bảng phân bổ tiền lương và BHXH… Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 334,338 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ chi tiết TK 338 Bảng tổng hợp chi tiêt Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tền
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BA SAO 3.1 Các kết luận qua nghiên cứu
3.1.1 Ưu điểm
Qua điều tra khảo sát thấy kế toán các khoản phải thanh toán với người lao động tại công ty Cổ phần Ba Sao đã phần nào đáp ứng được yêu cầu của công ty trong giai đoạn hiện tại:
Việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các khoản phải thanh tốn chính xác, kịp thời khơng gặp phải sai sót nào lớn, tuân thủ đúng các quy tắc và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Phần hành kế toán các khoản thanh toán với người lao động cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho các cấp lãnh đạo về tình hình chi phí sản xuất, chi phí nhân cơng, chi phí quản lý…
Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ cái được thiết kế và sử dụng một các khoa học và thuận tiện nhưng vẫn đáp ứng theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán. Việc luân chuyển, bảo quản được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện, dễ dàng có thể tra cứu và sử dụng.
Đối với các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay phúc lợi xã hội được công ty thực hiện khá tốt. Các trường hợp ốm đau, tai nạn… đều được cập nhật kịp thời. Việc phân bổ và trả bảo hiểm, trợ cấp cho CBCNV được tiến hành nhanh chóng, kịp thời giúp đỡ họ trong những thời điểm khó khăn.
Đạt được những thành tựu này chủ yếu là do bộ phận kế tốn tại cơng ty được tổ chức khá tốt, phần hành kế toán các khoản thanh toán với người lao động được phân riêng rẽ cho một nhân viên kế toán đảm trách. Bộ phận kế toán đều do những người có nhiều kinh nghiệm và kiến thức đảm nhiệm do đó các sai sót ít khi xảy ra và khơng ảnh hưởng quá lớn đến hoạt động chung. Các văn bản, quy định hướng dẫn của các cơ quan chính quyền được cập nhật thường xuyên đảm bảo công tác kế tốn tại cơng ty được tiến hành theo sát với những quy định mới của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác hạch tốn kế tốn, tuy nhiên bên cạnh đó việc sử dụng phần mền chưa được chú trọng trong doanh nghiệp.
3.1.2 Nhược điểm
Nhìn chung cơng tác kế tốn các khoản phải thanh tốn với người lao động tại công ty Cổ phần Ba Sao cũng đạt được những thành tích nhất định tuy nhiên bên cạnh đó cũng cịn nhiều vấn đề phải nhanh chóng cần giải quyết.
Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán mặc dù đã được phân chia một cách rõ ràng, có một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tuy nhiên trên thực tế các nhân viên kế toán thường làm chồng chéo nhiệm vụ của nhau, chính việc này sẽ tạo ra những sai sót trong quá trình hạch tốn ghi sổ.
Các loại phụ cấp thường xuyên cho người lao động: tiền ăn ca, tiền điện thoại, đi lại công ty không tiến hành trả riêng mà gộp tất cả vào trong tiền lương, việc quy định chấm cơng ơ các phịng ban khác nhau cũng gây ra nhiều khó khăn trong việc ra sốt kiểm tra, tính cơng của nhân viên.
Việc chi trả các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay các loại trợ cấp cho người lao động còn gặp nhiều rắc rối. Thủ tục còn rườm rà mất nhiều thời gian và cần nhiều loại giấy tờ xác minh của người lao động.
Các quỹ bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân chưa được kế toán chú trọng hơn nữa quan điểm của bản thân những người lao động về những khoản mục này cũng khơng được coi trong dẫn đến tình trạng khi xảy ra sự việc các kế toán và bản thân người lao động cũng khơng biết xử lý thích hợp.
Việc trả lương theo thời gian và mức lương được trả theo hợp đồng của công ty với người lao động chưa được xứng đáng đối với người lao động nhất là bộ phận tổng đài.
Những vấn đề còn tồn tại trong cơng tác kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động chủ yếu là do một số nguyên nhân sau:
Bộ máy kế toán mặc dù đã được phân cấp rõ ràng nhưng trên thực tế khi làm việc các nhân viên hồn tồn có thể thực hiện các phân hành kế toán khác.
Hơn nữa do đặc thù công tác kế tốn, các nhân viên kế tốn trong cơng ty ít được đi đào tạo do đó họ thường thực hiện cơng việc theo những quy tắc riêng của họ. Chính điều này đã gây ra một số sai sót trong việc hạch tốn.
Phịng kế tốn khơng làm việc trực tiếp với các cán bộ công nhân viên nên khi cần tiến hành xác minh, chi trả các trường hợp bảo hiểm, trợ cấp phải thông qua phịng tổ chức làm báo cáo từ đó mới tiến hành chi trả.
Quy chế về quỹ thi đua khen thưởng và lương nghỉ phép cho công nhân viên vẫn chưa được rõ ràng. Do đặc thu kinh doanh của công ty, trong một số ngày nghỉ lễ người lao đơng vẫn phải duy trì hoạt động tuy nhiên lương trong những ngày này chỉ tính như ngày bình thường. Áp dụng các chế độ thưởng phạt tính vào lương nhân viên chỉ thơng qua các ý kiến chủ quan, mà khơng có bất cứ loại giấy tờ nào phản ánh điều đó.
Phịng kế tốn với 6 nhân viên bao gồm cả kế tốn trưởng có thể thực hiện được hầu hết các phần hành mà khơng cần sử dụng đến kế tốn máy. Các nhân viên kế tốn trong cơng ty ít được đi đào tạo do đó họ thường thực hiện công việc theo những quy tắc riêng của họ. Chính điều này đã gây ra một số sai sót trong việc hạch tốn. Phịng kế tốn khơng làm việc trực tiếp với các cán bộ công nhân viên nên khi cần tiến hành xác minh, chi trả các trường hợp bảo hiểm, trợ cấp phải thơng qua phịng nhân sự làm báo cáo từ đó mới tiến hành chi trả.
3.2 Các đề xuất hồn thiện kế tốn các khoản thanh toán vơi người lao động tại Công ty Cổ phần Ba Sao
- Về cơ cầu bộ máy kế tốn cơng ty cần quy định một nhân viên chuyên về
kế toán các khoản thanh tốn với người lao động khơng được làm chồng chéo cơng việc của kế tốn khác để tránh sự nhầm lẫn khơng đáng có sảy ra.
- Các khoản phụ cấp nên trả riêng không gộp tất trong tiền lương. Quy định chung về một cách ký hiệu chấm công để tránh nhầm . Công ty nên sử dụng các phần mềm chấm cơng khi đó sẽ có sự thống nhất cách chấm cơng, độ chính xác cao.
- Các thủ tục làm bảo hiểm nên cắt bớt một số khâu không cần thiết - Cần chú trọng đến cách trả lương sao cho phù hợp với người lao động Tăng cường đào tạo nâng cao trình độ cho bộ máy kế tốn nói chung và kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động nói riêng. Đây có thể xem như một yêu cầu cấp thiết hiện nay. Do đặc thù công tác nên các nhân viên kế tốn rất ít được đi đào tạo học tập nâng cao tay nghề. Điều này khiến cho bộ phận kế toán chậm được cập nhật những phương pháp kế toán mới, tư duy làm việc theo lối mòn
cũ, gây ra những sai sót. Cơng ty cần phải tăng cường đào tạo cho bộ phận kế toán, nội dung đào tạo là về những phương pháp, chuẩn mực kế tốn, những thơng tư hướng dẫn mới của nhà nước về kế toán. Để việc đào tạo nâng cao trình độ khơng ảnh hưởng tới cơng việc có thể sắp xếp đào tạo vào thời gian buổi tối và luân phiên đào tạo. Đảm bảo cho công tác không bị gián đoạn. Mặt khác cần gắn trách nhiệm của kế toán viên với hiệu quả của cơng tác kế tốn. Thường xun tiến hành kiểm tốn nội bộ khơng chỉ riêng kế toán các khoản thanh toán với người lao động mà còn là tất cả các phần hành kế tốn khác trong cơng ty.
Phối hợp hoạt động giữa kế toán thanh tốn với người lao động, phịng hành tổ chức, và các phòng ban khác để nắm bắt kịp thời những tình huống phát sinh. Các bộ phận kế tốn nên kết hợp chặt chẽ hỗ trợ lẫn nhau nhưng khơng có nghĩa là thực hiện cơng việc chồng chéo nhau.
Điều chỉnh lại một số phương pháp hạch tốn tại cơng ty, đảm bảo quy trình kế tốn hiệu quả chính xác.
Các nhân viên kế toán cần chú trọng hơn trong việc hạch toán và nên sử dụng phần mềm kế tốn máy nhiều hơn vì việc hạch tốn trên phần mềm sẽ tiện lợi hơn rất nhiêu với khối lượng công việc lớn tốc độ làm việc sẽ nhanh hơn.
3.3 Các điều kiện thực hiện giải pháp
Để thực hiện các giải pháp trên công ty cần đầu tư công nghệ cho bộ phận kế tốn ví dụ như máy chấm cơng khi đó sẽ có sự thống nhất cách chấm cơng.
Cơng ty tạo điều kiện cho kế tốn viên được đi học các khóa học ngắn hạn để phục vụ cho việc hạch toán kế tốn.
CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Giáo trình kế tốn Doanh nghiệp Thương mại – Dịch vụ - Trường Đại hoc Thương Mại.
- Chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ - Bộ tài chính – Nhà xuất bản Lao động.
- Hệ thống chế độ kế toán mới và hướng dẫn về Chứng từ kế toán và sổ kế toán, Nhà xuất bản Tài Chính năm 2004
- Hệ thống các chuẩn mực kế tốn Việt Nam – Nhà xuất bản Tài Chính - Văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương
PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Sơ đồ TK 334- Phải trả người lao động Phụ lục 02 : Sơ đồ TK 338- Phải trả phải nộp khác
Phụ lục 03: Sơ đờ :Quy trình hạch tốn tiền lương được khái qt theo sơ đồ
Phụ lục 04: Sơ đờ:Quy trình hạch tốn các khoản trích theo lương được khái quát theo sơ đồ
Phụ lục 05: Bảng chấm công tháng 02 năm 2013 Bộ phận hành chính Phụ lục 06: Bảng chấm cơng tháng 02 năm 2013 Bộ phận tổng đài
Phụ lục 07: Bảng thanh toán tiền lương tháng 02 năm 2013 Bộ phận hành chính Phụ lục 08: :Bảng thanh toán tiền lương tháng 02 năm 2013 Bộ phận tổng đài Phụ lục 09: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 02 năm 2013
Phụ lục 10: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 02 năm 2013 Phụ lục 11: Sổ Nhật ký chung TK 334 Phụ lục 12: Sổ Nhật ký chi tiền Phụ lục 13: Sổ Cái TK 334 Phụ lục 14: Sổ Nhật ký Chung TK 338 Phụ lục 15: Sổ chi Tiêt TK 3382 Phụ lục 16: Sổ chi Tiêt TK 3383 Phụ lục 17 : Sổ chi Tiêt TK 3384 Phụ lục 18: Sổ Cái TK 338
Phụ lục 01:
Sơ đồ:TK 334- Phải trả người lao động
TK 111,112 TK 334 TK 154, 642
ứng, thanh toán tiền lương Tiền lương phải trả
TK 338 TK 138,141,338 BHXH phải trả
Khấu trừ vào lương
người lao động
TK 335 TK 511
Phải trả tiền lương nghỉ phép
Trả lương, thưởng Bằng SP, HH
TK 333 TK 353 Thuế GTGT Tiền lương phải trả
từ quỹ khen thưởng
Sơ đồ 1.2: TK 338- Phải trả phải nộp khác TK 111,112 TK 338 TK 154,241 Trích BHXH, Chi tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 BHXH phải trả người lao động
Phụ lục 03
Sơ đờ :Quy trình hạch tốn tiền lương được khái quát theo sơ đồ sau:
TK 111 TK 334 TK 642 15.000.000 39.938.000 56.440.000 TK 3383 1.274.000 TK 3384 228.000
Phụ lục :04
Sơ đờ:Quy trình hạch tốn các khoản trích theo lương được khái quát theo sơ đồ
TK 111 TK 3382,3383,3384 TK 6421 548.000 12.056.000
TK334 1.502.000
CÔNG TY CỔ PHẦN BA SAO
Bộ phận hành chính CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng 02 năm 2013
STT Họ và tên Chức vụ
Ngày công trong tháng Tổng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 01 Ninh Kim Phương KTT X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21 02 Cao Thị Nga NV X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21 03 Trần Thị Thắm NV X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21 04 Nguyễn Thị Liên NV X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21 05 Bùi Thị Hoa NV X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21 06 Lê Thu Hà NV X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21 07 Phạm Văn Thắng NV X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21
08 Bùi Văn Thường NV X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21
09 Phan Văn Tịnh NV X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X X 0,5 N X X X X 21
Người chấm công Cao Thị Nga
Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2013 Tổng Giám Đốc
Phục luc 06
CÔNG TY CỔ PHẦN BA SAO
Bộ phận Tổng đài CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng 02 năm 2013
STT
Họ và tên Chức vụ Ngày công trong tháng Tổng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 01 Trịnh Thị Nguyên NV S S C Đ N C Đ C S C C Đ N Đ S C S C Đ S S S S Đ S S Đ S 26 02 Hoàng Thị Hằng NV C Đ S C S Đ S Đ S N S Đ Đ C Đ C C Đ C C S Đ C C Đ Đ Đ Đ 27