1 .2Nội dung kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty CP Công ty TNHH Dịch vụ thông
thơng tin và cơng nghệ Trí Việt
2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty
* Đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty
Công ty thực hiện việc bán buôn và bán lẻ cho mọi thành phần kinh tế đảm bảo kinh doanh có kiệu quả, bảo tồn và phát triển vốn đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên cũng như thực hiện chế độ nộp ngân sách nhà nước. Thực hiện cơ chế quản lý tài chính theo đúng pháp luật hiện hành đối với một doanh nghiệp Nhà nước.
Theo giấy phép chứng nhận đăng ký kinh doanh do sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 21 tháng 06 năm 2009, Công ty TNHH Dịch vụ thông tin và cơng nghệ Trí Việt được phép kinh doanh các lĩnh vực sau:
- Kinh doanh thiết bị điện tử, tin học, linh kiện máy tính. - Sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị văn phịng.
- Vận chuyển hàng hóa
- Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa
- Chuyển giao cơng nghệ trong lĩnh vực cơ khí, cơng nghiệp.
- Dịch vụ sửa chữa điện, điện tử công nghiệp, điện lạnh dân dụng, điện lạnh công nghiệp và dây truyền tự động hóa.
- Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện máy công trường, dây truyền thiết bị tự động hóa
- Mua bán, sản xuất hàng cơ khí
- Mua bán, lắp ráp, sửa chữa, bảo dưỡng ơ tô, xe máy, thiết bị phụ tùng ô tô, xe máy, máy cơng trình
Cơng ty có quyền tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh và cam kết của mình với người lao động, với các khách hàng của Công ty tại từng thời điểm được thể hiện sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính của Cơng ty theo quy định của pháp luật.
Các cơng trình xây dựng trọng điểm năm 2017, 2018: Cơng trình điện lạnh
dân dụng nhà mẫu giáo mầm non Hoa Hồng, Trụ sở làm việc của Ngân hàng VCB tỉnh Hà Nội
Các khách hàng chủ yếu: Công ty CP Thiết bị công nghệ Techimex, Công ty
TNHH Nam Hồng, Cơng ty TNHH kỹ thuật ứng dụng Hưng Long
Nhà cung cấp chính: Cơng ty điện máy Cường Kha, Cơng ty CP Công nghệ
Gia Long, Công ty CP điện tử Huy Lan
* Phương thức bán hàng của Công ty
Công ty TNHH Dịch vụ thơng tin và cơng nghệ Trí Việt sẵn sàng bán hàng cho mọi khách hàng thuộc mọi đối tượng với số lượng không hạn chế. Khách hàng mua số lượng nhiều hay ít đều được cơng ty chú trọng quan tâm đến yêu cầu, mong muốn của người mua.
Do đặc điểm, quy mô, mặt hàng kinh doanh nên công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu sau:
+ Phương thức bán buôn qua kho:
Công ty thực hiện việc cung cấp hàng hóa cho các tổ chức kinh tế trong địa bàn Thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận điển hình là Hải Phịng, Quảng Ninh. Hàng hóa được xuất từ kho của Cơng ty. Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được chuyển bằng Fax. Công ty chuẩn bị hàng hóa giao trực tiếp cho khách hàng ngay tại kho hoặc điều động phương tiện giao hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng. Khi nhận được đơn hàng của khách hàng thì phịng kinh doanh báo với thủ kho để làm thủ tục xuất hàng cho khách hàng
+ Phương thức bán lẻ:
Theo phương thức này, việc bán lẻ chủ yếu diễn ra ở tại cửa hàng của Công ty. Khách hàng đến xem hàng nếu đồng ý về giá cả, chất lượng, mẫu mã sẽ mua hàng, nhân viên bán hàng có nhiệm vụ viết hóa đơn, thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên đối với những khách hàng thường xun thì Cơng ty vẫn có thể cho trả chậm. Hiện nay, cơng ty có một số cửa hàng bán hàng và khách hàng đơn lẻ đến cửa hàng để mua, và nhân viên bán hàng sẽ tiến hành bán và thu tiền
* Phương thức thanh toán:
Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng...
Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với khách hàng mua lẻ với số lượng ít. Tuy nhiên có trường hợp khách hàng mua bn với khối lượng lớn nhưng khơng thường xun thì phải thanh tốn tiền ngay hoặc cũng có những khách hàng thường xun nhưng thanh tốn ln tiền hàng. Trường hợp này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng được xác nhận là tiêu thụ.
+ Phương thức thanh toán trả chậm:
Phương thức này thường xảy ra với những khách hàng phần lớn quen biết có ký hợp đồng lâu dài và có uy tín. Để khuyến khích mua hàng hóa của mình thì cơng ty cho họ trả chậm trong 1 khoảng thời gian hay một khoản tiền nhất định. Thời điểm thu được tiền không trùng lặp với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ
* Phương thức xác định giá vốn:
Công ty áp dụng phương pháp nhập trước-xuất trước để tính giá vốn hàng tồn kho. Giá bán hàng bán = Giá mua *(1 + % thặng số thương mại)
2.2.2. Kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Dịch vụ thơng tin và cơng nghệ Trí Việt
2.2.2.1 Chứng từ kế tốn
Kế tốn bán hàng mặt hàng thiết bị điện tử viễn thông tại Công ty TNHH Dịch vụ thông tin và công nghệ Trí Việt sử dụng các chứng từ sau: Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho,Phiếu nhập kho,Phiếu thu,Giấy báo có...
* Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty
Khi bán hàng cho khách hàng thì kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT thành 3 liên theo mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế.
Liên1: Để lưu sổ gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng ( Làm căn cứ người mua đưa hàng về và khấu trừ thuế GTGT đầu vào ).
Liên 3: Giao cho thủ kho và làm thủ tục xuất kho rồi chuyển cho phịng kế tốn để hạch toán .
Thủ kho nhận được yêu cầu xuất kho lúc này bộ phận kho hàng viết phiếu xuất kho thành 3 liên:
Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển cho phịng kế tốn để hạch toán.
Liên 3: Giao cho khách hàng
Ngoài các chứng từ trên kế tốn cịn nhận được các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có... Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của cơng ty. Nếu đúng hợp lý thì các chứng từ này được chuyển đến các bộ phận kế tốn có liên quan khác. Họ có trách nhiệm định khoản vào sổ Nhật ký chung và các sổ chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua.... Cuối cùng chứng từ kế toán ấy sẽ được bảo quản lưu trữ tại kho chứng từ của cơng ty.
Khi nhận được đơn hàng, phịng kinh doanh báo cho kho, thủ kho và kế toán, kế toán bán hàng viết phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho để xuất hàng, đồng thời kế toán bán hàng viết hóa đơn GTGT, sau đó chuyển hóa đơn cho kế toán thanh toán ghi nhận tiền hàng, sau khi kế toán thanh toán ghi nhận tiền hàng xong chuyển cho kế toán thuế để kê khai thuế GTGT
Nghiệp vụ bán buôn được thực hiện theo quy trình bán và quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng tại công ty như sau:
Bước 1: Bên mua gửi đơn đặt hàng cho đơn vị bên bán (Do bên mua lập) Bước 2: Căn cứ vào đơn đặt hàng, Bên bán tiến hành lập hợp đồng kinh tế và
hoạt động bán hàng được diễn ra giữa bên mua và bên bán.
Bước 3: Kế tốn bán hàng của cơng ty lập hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn
này được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại gốc, liên 2: Giao cho người mua, Liên 3: Dùng để thanh toán. Đồng thời phịng kế tốn cũng phải lập phiếu xuất kho, phiếu này cũng lập thành 3 phiếu: Phiếu 1: Lưu tại phịng kế tốn, phiếu 2: chuyển đến kho xuất, phiếu 3: Giao cho khách hàng nhận hàng hóa.
Bước 4: Sau khi khách hàng nhận hàng thì tiến hành thanh tốn tiền hàng cho
cơng ty. Kế tốn bán hàng lập phiếu thu: Khi khách hàng nhận hàng và thanh tốn tiền hàng ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu thì chứng từ hạch toán ban đầu là phiếu thu. Phiếu thu do kế toán lập và được lập thành 3 liên, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số tiền thu thực tế với số tiền ghi trên phiếu trước khi ký tênmột liên ghi tại quyển phiếu thu của công
tymột liên giao cho khách hàng một liên giao cho thủ quỹ. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
- TK 5111“ Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong Công ty và không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể. Hiện nay, cơng ty có mở chi tiết tài khoản 511 như sau:
TK 51111 – “Doanh thu bán máy camera ” TK 51112 – “Doanh thu bán máy laptop”
TK 51113 – “Doanh thu bán các linh kiện điện tử ”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng không được chi tiết theo từng mặt hàng.
Tương tự kế toán bán hàng cũng nên mở chi tiết TK 632 “ Giá vốn hàng bán” thành các TK cấp 3 như sau:
TK 6321 – “Doanh thu bán máy camera ” TK 6322 – “Doanh thu bán máy laptop”
TK 6323 – “Doanh thu bán các linh kiện điện tử ”
- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty không mở chi tiết cho từng khách hàng.
TK 131TH - phải thu khách hàng - công ty TNHH TPS Việt Nam TK 131PĐ - phải thu khách hàng – công ty TNHH Tiên Phong TK 131AN - phải thu khách hàng- công ty TNHH FCC Việt Nam - TK 1121: Tiền gửi VNĐ
TK 1121VCB - tiền gửi ngân hàng VCB TK 1121 BIDV - tiền gửi ngân hàng VCB
- TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra của cơng ty phải nộp cho Nhà nước.
2.2.2.3 Trình tự hạch tốn tại Cơng ty
Kế tốn nghiệp vụ bán bn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.
Trong phương thức này thì đặc trưng của nó là bán hàng với số lượng lớn, được áp dụng cho những khách hàng mua với số lượng lớn và là khách hàng thường xuyên của cơng ty.
Ví dụ 1: Ngày 02/01/2018 Xuất bán cho Công Ty CP Công Nghệ Phú Thành
một lô hàng với giá bán chưa có thuế GTGT 10%, Cơng ty CP Công Nghệ Phú Thành chưa trả tiền bao gồm:
+ 5 cái camera PIH 0004P3.6 Giá bán: 1.450.000đ/cái + 8 cái chíp Intel E3400 Giá bán: 1.060.000đ/cái + 20 cái nguồn FS-KY 1000 Giá bán: 118.000đ/cái
Biết căn cứ theo phương pháp tính giá xuất của hàng hóa theo nhập trước xuất trước, giá vốn của hàng xuất bán lần lượt là:1.369.440đ/cái, 942.613đ/cái 110.971đ/cái
- Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000381(Phụ lục 07) kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng vào TK 5111 số tiền là 18.090.000(đ),ghi tăng số thuế GTGT phải nộp vào TK 3331số tiền là 1.809.000(đ) và ghi tăng phải thu của khách hàng vào TK 131 với tổng số tiền 19.899.000(đ). Kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung (Phụ lục 15), sổ chi tiết TK 5111 (Phụ lục16), Sổ chi tiết TK 131(Phụ lục 19), sổ cái TK 5111 (Phụ lục 21), sổ cái TK131 (Phụ lục 24)
- Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất số 01(Phụ lục 08) kế toán ghi tăng giá vốn vào TK632 số tiền 16.607.524(đ), ghi giảm hàng hóa vào TK156 số tiền 16.607.524(đ). Kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung (Phụ lục 15), sổ chi tiết TK632 (Phụ lục 20), sổ cái TK632(Phụ lục 25)
* Chi phí phát sinh trong q trình bán hàng
Tồn bộ những chi phí bán hàng phát sinh trong q trình bán hàng đều được tập hợp trên TK 641 “chi phí bán hàng”
Ví dụ 2 : Ngày 10/01/2018, Công ty TNHH Sông Hồng nhập khẩu một lô hàng
(bao gồm nhiều loại loại sản phầm) với số lượng 5000 cái. Chi phí vận chuyển hàng về nhập kho là 5.000.000 đồng, thuế GTGT 10% (hóa đơn số KL/2012B 0000310 ngày 10/01/2017 – phụ lục số 15B). Cơng ty đã thanh tốn ngay bằng tiền mặt (phiếu chi số 05 – phụ lục số 15A).
Kế toán hạch toán nghiệp vụ tương ứng theo các bút toán sau: Nợ TK 641: 5.000.000đ
Nợ TK 133: 500.000đ
Sau khi kế toán thực hiện nhập liệu vào phần mềm, hệ thống tự động lên các sổ, để phản ánh chi phí vận chuyển hàng về nhập kho kế toán tiếp tục vào phân hệ Mua hàng và công nợ phải trả, nhập số liệu vào mục Phiếu nhập chi phí mua hàng trên phần mềm. Lúc đó hệ thống sẽ tiếp tục tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK 641, TK 133, sổ quỹ tiền mặt
Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa.
Đối với trường hợp bán lẻ, khách hàng chủ yếu là các cá nhân đơn lẻ nên chứng từ kế toán sử dụng chủ yếu là bảng kê bán lẻ hàng hóa, hóa đơn GTGT, giấy báo có và phiếu thu, phiếu xuất kho.
Kế toán bán lẻ khác với kế tốn bán bn vì đối tượng khách hàng đơn lẻ, mua với số lượng ít nên khơng phát sinh trường hợp chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán.
Khi khách hàng đến mua hàng, nếu khách hàng lấy hóa đơn thì kế tốn lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT
Ví dụ 3 : Ngày 27/01/2018 Xuất bán cho Văn Phòng Bộ Tư Lệnh Quân Khu 4.
Một chiếc Camera KCD-F850, Với giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 1.450.000đ, biết giá vốn của hàng xuất kho là 1.298.000đ.Văn Phòng Bộ Tư Lệnh Quân Khu 4 đã thanh toán bằng tiền mặt.
- Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000411 (Phụ lục 09) kế toán ghi tăngdoanh thu bán hàng vào TK 5111 số tiền là 1.450.000(đ), ghi tăng số thuế GTGT phải nộp vào TK 3331 số tiềnlà 145.000(đ) và kế toán lập phiếu thu số 32(Phụ lục 10) ghi tăng tiền vào TK111với tổng số tiền 1.595.000(đ). Kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung (Phụ lục 15), sổ chi tiết TK 5111 (Phụ lục 16), Sổ chi tiết TK 111 (Phụ lục 17), sổ cái TK 5111(Phụ lục 21), Số cái TK 111(Phụ lục 22).
- Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất số 32(Phụ lục 11) kế toán ghi tăng giá vốn vào TK 632 số tiền 1.298.000(đ), ghi giảm hàng hóa vào TK 156 số tiền 1.298.000(đ) . Kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung (Phụ lục 15), sổ chi tiết TK632 (Phụ lục 20), sổ cái TK632 (Phụ lục 25).
* Trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng
Đối với khoản chiết khấu thanh toán cho các khách hàng do khách hàng thanh toán tiền hàng sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng, phù hợp với chính sách bán
hàng mà DN đã quy định. Tạị thời điểm khách hàng thanh toán kế toán hạch toán khoản CKTT trên TK 635. Ghi nợ TK 635 (số chiết khấu khách hàng được hưởng) nợ TK 112 (số tiền thực thu của khách hàng) có TK 131 (Tổng số phải thu).
Ví dụ 4 : Ngày 20/02/2018 nhận được giấy báo có của Ngân hàng Cơng
Thương (giấy báo có số NN0102) về số tiền Cơng ty Brother thanh tốn (hóa đơn ngày 11/01/2017). Do thanh tốn sớm Cơng ty Brother được hưởng chiết khấu thanh toán 5%. Kế toán thực hiện hạch toán nghiệp vụ vào sổ tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi công nợ phải thu khách hàng chi tiết cho Công ty Brother ứng với bút tốn:
Nợ TK 1121 (Ngân hàng Cơng Thương): 74.100.000 Nợ TK 635: 3.900.000
Có TK 131 (Cơng ty Brother): 78.000.000
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế tốn vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục Giấy báo có (thu) của ngân hàng, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ quỹ tiền gửi, sổ cái TK 131, sổ chi tiết TK 131
Đồng thời kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu, thực hiện nhập số liệu vào mục Hóa đơn dịch vụ, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 635
Chiết khấu thương mại
Cơng ty áp dụng chính sách được hưởng chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với khối lượng hàng lớn. Kế toán xác định khoản chiết khấu thương mại cho mỗi hóa đơn như sau:
Khoản chiết khấu thương mại cho = Tỷ lệ chiết x Tổng giá trị đơn hàng chưa khách hàng khấu có thuế GTGT
Hàng tháng cơng ty có thực hiện các đợt chiết khấu thương mại cho khách hàng, mỗi giá trị hóa đơn trên 30.000.000 thì được hưởng chiết khấu 2%
Khoản chiết khấu này được kế tốn ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn GTGT