2.2 Thực trạng kế toán chi phí xây dựng cơng trình cải tạo đường An Vũ tại DN th
2.2.3 Thực trạng kế tốn chi phí xây dựng cơng trình cải tạo, nâng cấp đường An
đường An Vũ tại DN thi công cơ giới Thành Lợi
2.2.3.1 Kế tốn chi phí NVL trực tiếp
a. Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho
- Hóa đơn GTGT do bên bán lập - Biên bản bàn giao hàng
- Giấy thanh toán tạm ứng - Hợp đồng kinh tế
b, Tài khoản sử dụng
TK 1541- chi phí NVL trực tiếp, TK này được mở chi tiết cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình đã được mã hóa trên phần mềm. Đối với cơng trình cải tạo đường An Vũ là TK 1541- AV
TK 111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ, TK 141-Tạm ứng
c, Quy trình kế tốn
Trong các DN xây dựng nói chung và DN thi cơng cơ giới Thành Lợi nói riêng thì chi phí NVL trực tiếp thường chiếm khoảng 70- 75% giá thành cơng trình, dó đó để sử dụng hợp lý và có hiệu quả chi phí DN phải lập dự tốn ngun vật liệu. Cơng việc này do Phịng kỹ thuật thực hiện trên 1 phần mềm dự toán.
Dựa trên dự tốn đã bóc tách, khi có nhu cầu NVL cho sản xuất phát sinh thì chủ nhiệm cơng trình báo cáo tình hình với giám đốc DN. Trên cơ sở khả năng cung ứng của cơng ty, chủ nhiệm cơng trình có thể xin tạm ứng để mua hoặc DN mua rồi bàn giao tập kết tại chân cơng trình.
Kho của cơng ty được đặt tại mỗi cơng trình do thủ kho quản lý. Sau khi được Giám đốc phê duyệt, cán bộ cung ứng mua vật tư về chuyển đến chân cơng trình hoặc đưa vào nhập kho.
Nếu NVL mua về nhập kho cơng trình, căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng, thủ kho viết thẻ kho. Khi xuất NVL trong kho để sử dụng, kế toán
lập phiếu xuất kho chuyển đến cho chủ nhiệm cơng trình duyệt rồi cho người xuống kho nhận hàng.
Ví dụ: Ngày 12/12/2012, phát sinh nghiệp mua 50m3 cát vàng, giá 120.000đ/m3 và 20m3 đá 2x4 giá 180,000đ/m3, thuế GTGT 10%, chưa thanh tốn. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT (phụ lục 01), kế tốn tiến hành nhập số liệu vào phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 152(CV): 6,000,000 Nợ TK 152(GD): 3,600,000 Nợ TK 133: 960,000
Có TK 331: 10.560.000
Sau đó kế tốn có thể in ra được Phiếu nhập kho (phụ lục 02), Thẻ kho để phục vụ cho yêu cầu sử dụng.
Ngày19/12/2012 khi xuất kho 5 tấn xi măng PCB40, giá 1,036,879 /tấn dùng cho cơng trình An Vũ, căn cứ Phiếu Xuất kho (phụ lục 03) kế toán thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm tương ứng với định khoản:
Nợ TK 1541AV: 5,184,395
Có TK 152(XMPC40): 5,184,395
Nếu NVL mua về khơng nhập kho mà chuyển thẳng đến cơng trình thì kế tốn căn cứ vào hóa đơn của người bán để tập hợp thẳng vào chi phí xây dựng.
Ví dụ: Ngày 05/12/2012 phát sinh nghiệp vụ mua 1000 viên gạch đặc giá 1,300đ/ viên, 100m3 cát đen giá 210,000đ/m3, thuế GTGT 10%, chưa thanh tốn cho người bán, chuyển thẳng đến cơng trình đường An Vũ. Kế tốn căn cứ hóa đơn GTGT (phụ lục 04) của bên bán để nhập vào phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 1541AV: 22,300,000 Nợ TK 133: 2,230,000
Có TK 331: 24,530,000
Nếu chủ nhiệm cơng trình tạm ứng tiền để mua NVL phục vụ cho thi cơng cơng trình thì phải lập dự trù cho khoản tạm ứng đó. Kế tốn theo dõi các khoản tạm ứng trên TK 141 không vượt quá dự trù đã lập, trường hợp thừa thì phải hồn tạm ứng.
Biểu1.1 Giấy đề nghị tạm ứng
Doanh nghiệp Thi công Cơ giới Thành Lợi
Số 282 Đường Bạch Đằng - Phường Minh Khai - TPHY GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 05 tháng 12 năm 2012
Kính gửi : Ơng Giám đốc Doanh nghiệp thi cơng cơ giới Thành Lợi Tên tôi là : Nguyễn Văn Thuật
Đơn vị : BCH Cơng trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ Đề nghị tạm ứng số tiền: 10.000.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Mua gạch xây hàng rào tạm.
Giám đốc duyệt Phịng Kế tốn Người đề nghị
Đồng thời với việc viết giấy tạm ứng kế toán sẽ viết 1 phiếu chi (phụ lục05) tương ứng với định khoản:
Nợ TK 141: 10,000,000 Có TK 111: 10,000,000
Khi thanh toán tiền tạm ứng mua gạch, kế toán căn cứ vào giấy thanh tốn tạm ứng (phụ lục 06), hóa đơn GTGT:
Nợ TK152 : 8,450,000 Nợ TK133 : 845,000 Có TK 141 : 9,295,000 Đồng thời hồn tiền tạm ứng: Nợ TK 111: 705,000
Có TK 141: 705,000
2.2.3.2 Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp:
a, Chứng từ sử dụng - Bảng chấm cơng - Bảng tính lương
- Bảng tổng hợp lương - Hợp đồng lao động
- Hợp đồng giao khốn nhân cơng
- Biên bản xác nhận khối lượng công việc - Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn b, Tài khoản sử dụng
TK 1542- chi phí nhân cơng trực tiếp, TK này được mở chi tiết cho cơng trình, Hạng mục cơng trình đã mã hóa trên phần mềm kế tốn. Đối với cơng trình cải tạo nâng cấp đường An Vũ là TK 1542- AV
TK 334- Phải trả người lao động C, Quy trình kế tốn
Doanh nghiệp trả lương theo hình thức trả lương theo thời gian, theo đó: (1)Tiền lương phải trả cho = Số ngày làm việc thực tế x Đơn giá tiền lương ngày người lao động trong tháng trong tháng
(2)Phụ cấp ăn trưa = 220,000đồng x số ngày làm việc thực tế trong tháng Tổng lương thanh toán cho người lao động = (1) + (2) Hiện nay trong DN thi công cơ giới Thành Lợi có khoảng 100 cơng nhân có hợp đồng dài hạn, được chia thành nhiều tổ, đội thi công khác nhau, do 1 tổ trưởng quản lý. Tổ trưởng sẽ gửi danh sách cơng nhân của đội mình lên cho phịng kế tốn để tính tốn tiền lương. Hàng ngày tổ trưởng sẽ tiến hành chấm cơng cho từng cơng nhân, sau đó chuyển lại cho phịng kế tốn để nhập dữ liệu vào phần mềm.
Cơng trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ được giao cho đội của ông Hải ( phường Hiến Nam, thành phố Hưng Yên) làm đội trưởng. Hàng tháng kế tốn sẽ tiến hành tính tốn và tập hợp tiền lương phải thanh tốn cho từng nhân cơng, tiền lương được trả cho từng đội trưởng để thanh tốn cho cơng nhân.
Trong tháng 12, căn cứ vào Bảng chấm công (phụ lục 07) và Bảng thanh toán tiền lương (phụ lục 08) kế toán hạch toán nghiệp vụ này theo định khoản:
Nợ TK 1542 AV: 42,104,000 Có TK 334: 42,104,000
2.2.3.3 Kế tốn chi phí máy thi cơng:
a, Chứng từ sử dụng
- Bảng thanh tốn tiền lương
- Bảng trích khấu hao máy thi cơng - Hóa đơn dịch vụ mua ngồi
b, Tài khoản sử dụng và trình tự hạch tốn
Để hạch tốn chi phí sử dụng máy thi cơng kế tốn sử dụng TK 1543- chi phí máy thi cơng. TK này được dùng để tập hợp chi phí máy thi cơng sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp, định kỳ (cuối tháng) kế tốn thực hiện bút tốn phân bổ chi phí máy thi cơng cho các cơng trình theo số ca máy hoạt động thực tế.
Hiện nay DN có tổ chức đội máy thi công riêng gồm 1 đội trưởng, 6 công nhân lái máy, 1 công nhân xúc lật, 2 công nhân lái máy lu. Tiền lương cho công nhân sử dụng máy thi công cũng giống như công nhân trực tiếp thi công:
(1) Tiền lương phải trả cho = Số ngày làm việc thực tế x Đơn giá tiền lương ngày người lao động trong tháng trong tháng
(2) Phụ cấp ăn trưa = 220,000đồng x số ngày làm việc thực tế trong tháng Tổng lương thanh toán cho người lao động = (1) + (2)
Hàng ngày tổ trưởng đội máy thi công cũng thực hiện chấm công cho từng cơng nhân rồi tập hợp lên phịng kế tốn để hạch toán. Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương tính tốn tiền lương phải trả cho cơng nhân điều khiển máy thi cơng.
Ví dụ: Trong tháng 12 kế tốn hạch tốn tiền lương trả cho cơng nhân đội máy thi công trên phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 1543: 81,741,000 Có TK 334: 81,741,000
Phương tiện thiết bị máy móc (gọi chung là xe máy) là một phần tài sản của công ty. Dù được trang bị dưới bất kỳ hình thức nào đều nằm dưới sự quản lý của công ty. Để tạo nguồn chủ động cho đội, phân xưởng phục vụ sản xuất. Doanh nghiệp giao tài sản xe máy cho các đội, tuỳ thuộc vào chức năng suất xuất và khả năng quản lý của đội đó. Việc điều hành xe máy và theo dõi sự hoạt động sản xuất được đặt dưới sự điều khiển trực tiếp của đội, xưởng và có sự giám sát mệnh lệnh
chung của cơng ty. Lái xe máy phải thực hiện thanh toán xăng dầu định kỳ với thống kê đội. Phòng kế hoạch kỹ thuật chịu trách nhiệm lập kế hoạch sửa chữa xe máy hàng năm.
Trong một tháng, xe máy của các đội có thể phục vụ cho nhiều cơng trình. Đội phải báo cáo về bộ phận quản lý xe máy của cơng ty (cụ thể là phịng quản lý cơ giới) tồn bộ cơng tác hoạt động của xe máy mình, quản lý qua chứng từ ban đầu là phiếu theo dõi hoạt động của xe máy thi công. Đến cuối tháng, phiếu này cùng với chứng từ liên quan như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, vật tư sử dụng cho máy chạy, bảng chấm công cơng nhân điều khiển máy, chi phí liên quan sửa chữa cho biết số km xe máy, số giờ máy hoạt động, lượng nhiên liệu tiêu hao, những phụ tùng đã thay thế sửa chữa... được chuyển về phịng kế tốn làm căn cứ ghi sổ và phân bổ cho từng đối tượng liên quan. Chi phí sử dụng máy liên quan đến cơng trình nào thì phân bổ cho cơng trình đó.
Máy thi cơng mà DN sử dụng toàn bộ là máy của doanh nghiệp chứ khơng th ngồi.
Hàng tháng, kế toán TSCĐ căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ để tính ra khấu hao, chi phí trích trước sửa chữa lớn của từng máy thi cơng nếu có. Từ kết quả tính được, kế tốn lập bảng kê chi phí khấu hao và trích trước sửa chữa lớn cho từng máy (nếu có). Tại cơng ty đối với máy móc thi cơng, cơng ty áp dụng các phương pháp khấu hao đường thẳng theo thông tư 203/2009/T-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Mức trích khấu hao Nguyên giá của tài sản cố định trung bình hàng năm =
của tài sản cố định Thời gian sử dụng
Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng
Hàng tháng kế tốn sẽ tiến hành trích khấu hao máy thi cơng theo quy định, căn cứ vào Bảng trích khấu hao (phụ lục 09) kế toán nhập dữ kiệu vào phần mềm theo định khoản:
Ví dụ cho tháng 12: Nợ TK 1543: 7,555,279đ Có TK 214: 7,555,279đ
Với các khoản chi phí nhiên liệu sử sụng cho máy thi công cũng được tập hợp vào chi phí máy thi cơng. Trong tháng 12 có nghiệp vụ phát sinh chi phí sử dụng máy thi cơng như sau:
Xuất kho Nhiên liệu Dầu Điezen sử dụng cho máy thi công: 1500l x 18,581đ/l = 27,781,500đ
Căn cứ vào phiếu xuất kho (phụ lục 10) kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm tương ứng với định khoản:
Nợ TK 1543: 27,781,500
Có TK 152(DEZ): 27,781,500
Ngày 11/12/2012 mua 500 lít dầu nhớt máy sử dụng cho máy thi công, giá 17,586đ/l, thuế GTGT 10% căn cứ hóa đơn GTGT (phụ lục 11) kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm:
Nợ TK 1543: 8,793,000 Nợ TK 133: 879,300 Có TK 331: 9,672,300
Chi phí tiền điện, nước phát sinh tại tổ máy thi cơng, kế tốn căn cứ vào hóa đơn dịch vụ, phiếu chi (phụ lục 12) để nhập dữ liệu vào phần mềm:
Nợ TK 1543: 1,224,000 Nợ TK 133: 122,400 Có TK 111: 1,346,400
Do đội máy thi cơng làm việc ở các cơng trình khác nhau nên tồn bộ chi phí máy thi cơng được kế tốn tập hợp chung cho tồn DN, sau đó mới phân bổ cho các cơng trình. Sau khi tập hợp tồn bộ chi phí máy thi cơng, phần mềm kế tốn tự động tiến hành phân bổ chi phí này cho các cơng trình, hạng mục cơng trình khác nhau theo số ca máy hoạt động.
Ví dụ: Tháng 12
Tổng chi phí tiền lương phải trả cho cơng nhân điều khiển máy thi cơng: 81,741,000đ
Chi phí khấu hao máy thi cơng: 7,555,279đ
Chí phí nhiên liệu dùng cho máy thi cơng: 37,453,800đ Chi phí dịch vụ: 1,224 ,000đ
Tổng cộng = 127,974,079đ
Chi phí máy thi cơng phân bổ cho cơng trình An Vũ: Tổng chi phí máy thi cơng
X Số ca máy hoạt động tại cơng trình An Vũ Tổng số ca máy hoạt động
Biểu 1.2: Bảng phân bổ chi phí máy thi cơng ( Tháng12 - 2012)
ĐVT: đồng
Mã cơng trình Số ca máy
hoạt động
Chi phí máy thi cơng phân bổ
Đường An Vũ( AV) 5 25,594,816
Đê tả Sông Hồng( DTSH) 2 10,247,686
Đập ngăn nước hồ An Vũ( HAV) 6 30,743,059
Đường dựng Liên Phương(LP) 5 25,619,216
Trường TH Nguyễn Quốc Ân(NQA)
7 35,866,902
Cộng 25 127,974,079
Như vậy chi phí máy thi cơng phân bổ cho cơng trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ tháng 12 là 25,594,816 đ.
2.2.3.4. Kế tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp gồm những khoản chi phí tập hợp chung cho các cơng trình và có cả những chi phí tập hợp riêng cho từng cơng trình. Với những chi phí tập hợp trực tiếp thì kế tốn sẽ hạch tốn trên phần mềm trực tiếp vào các cơng trình theo thời gian phát sinh, cịn với những chi phí tập hợp gián tiếp thì kế tốn căn cứ vào những hóa đơn chứng từ có liên quan để hạch tốn, sau đó đến cuối kỳ sẽ thực hiện việc phân bổ chi phí theo 1 tiêu thức đã khai báo trước đó, phần mềm sẽ tiến hành phân bổ chi phí cho từng cơng trình.
Những chi phí tập hợp gián tiếp: chi phí tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý độ xây dựng, Các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, chi phí khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí CCDC, chi phí tiền điện, nước, điện thoại dùng cho đội thi cơng. Những chi phí tập hợp trực tiếp là chi phí tư vấn giám định cơng trình, tiền điện, tiền th coppha được xác định là sử dụng riêng cho từng cơng trình.
A, Chứng từ sử dụng
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương - Bảng trích khấu hao TSCĐ
- Hóa đơn dịch vụ mua ngồi
- Chứng từ thanh tốn: Phiếu chi, Giấy báo nợ B, Tài khoản sử dụng và trình tự hạch tốn
Kế tốn sử dụng TK 1547-chi phí sản xuất chung, TK này dùng để tập hợp chi phí sản xuất chung cho các cơng trình, cuối tháng kế tốn tiến hành phân bổ chi phí này cho các cơng trình, các TK liên quan: TK 334, TK 338, TK 111
Tiền lương của nhân viên quản lý đội xây dựng được xác định tương tự như tiền lương của công nhân xây dựng và cơng nhân sử dụng máy thi cơng.
Ví dụ: Tháng 12/2012, căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương phải trả nhân viên quản lý đội xây dựng (phụ lục 13), kế toán tập hợp số liệu theo định khoản:
Nợ TK 1547: 39,494,000 Có TK 334: 39,494,000
Kế tốn sẽ tính tốn các khoản trích theo lương theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2006 áp dụng cho giai đoạn 2012-2013 các khoản: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Theo đó số tiền tính vào chi phí của DN là:
BHXH tính vào chi phí = lương cơ bản phải trả cho người lao động x 17% BHYT tính vào chi phí = lương cơ bản phải trả cho người lao động x 3% BHTN tính vào chi phí = Lương thực tế phải trả cho người lao động x 1% KPCĐ tính vào chi phí = Lương thực tế phải trả cho người lao động x 2% Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (phụ lục
14) kế toán hạch toán theo định khoản: ( Tháng 12/2012)
Nợ TK 1547: 37,567,970 Có TK 338: 37,567,970
Việc trích khấu hao TSCĐ được tiến hành hàng tháng giống như việc khấu