2.2. Thực trạng kế toán bán hàng mặt hàng biển quảng cáo tại công ty TNHH Quảng
2.2.1 Đặc thù về nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Chính sách bán hàng tại cơng ty
-Cơng ty vẫn chưa có các chính sách liên quan đến chiết khấu thanh tốn và chiết khấu thương mại mà chỉ miễn phí chi phí vận chuyển cho khách hàng.
-Cơng ty cung cấp sản phẩm đảm bảo chất lượng và yêu cầu của khách hàng nên hiếm khi xảy ra tình trạng hàng bán bị trả lại hay phải giảm giá hàng bán
Phương thức bán hàng áp dụng tại công ty
Bán lẻ: Việc tiêu thụ hàng hố tại cơng ty được thực hiện theo phương pháp kê
khai thường xuyên và bán hàng theo phương thức bán lẻ. Các sản phẩm của Công ty TQ phần lớn là do khách hàng đặt hàng trước, sau đó cơng ty tiến hành in ấn và làm
biển quảng cáo theo yêu cầu tiêu chuẩn của khách hàng. Sau khi tiến hành sản xuất sản phẩm theo yêu cầu xong, Công ty chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trên hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thi số hàng được bên mua chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ và công ty mất quyền sở hữu về số hàng đó. Khi đó kế tốn của cơng ty mới bắt đầu tiến hành hoạch toán vào doanh thu số hàng đã tiêu thụ. Khách hàng có thể thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Ngoài ra cơng ty cịn có phịng kinh doanh riêng chun đi tìm kiếm và liên hệ khách hàng nên các sản phẩm chủ yếu tiêu thụ qua kênh bán hàng trực tiếp là chính.
Hình thức bán hàng cơng ty TQ áp dụng
Công ty chủ yếu vẫn sử dụng hình thức bán hàng truyền thống, bàn bạc trực tiếp với khách hàng hoặc qua điện thoại hay email, sau đó làm các hợp đồng bán hàng và tiến hàng thực hiện hợp đồng.
Phương thức nhận đơn hàng: nhận đơn hàng qua Website, email hoặc đến trực tiếp công ty.
Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty
Khi bên khách hàng nhận được biển quảng cáo mà cơng ty bàn giao và chấp nhận thanh tốn.
Các phương thức thanh toán
-Phương thức thanh toán trả ngay: ngay sau khi chuyển giao xong quyền sở hữu
hàng hóa từ cơng ty cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh tốn trực tiếp cho cơng ty thông qua tiền mặt hoặc chuyển khoản.
-Phương thức thanh tốn trả chậm: cơng ty cho phép khách hàng thanh toán sau
một thời gian nhất định và khách hàng thường sẽ là những cơng ty lớn, có uy tín, khả năng tài chính tốt.
-Phương thức thanh tốn trước: Tùy theo hợp đồng đặt hàng của khách hàng,
khách hàng sẽ đặt cọc trước một phần tiền hàng cho công ty TQ, sau khi nhận được tiền đặt cọc của khách hàng, công ty tiến hành in ấn và làm biển quảng cáo theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi nhận đầy đủ hàng hóa đúng theo các thỏa thuận trong hơp đồng, khách hàng sẽ có trách nhiệm thanh tốn nốt số tiền còn lại.
2.2.2 Thực trạng kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH Quảng cáo in ấn Mỹ thuật TQ
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006, các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:
- Phiếu xuất kho:
Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và để kế tốn lập hóa đơn GTGT cho khách. Lập phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng đã xuất kho, làm căn cứ để hạch toán giá vốn thành phẩm. Phiếu xuất kho do thủ kho lập và được lưu tại phịng kế tốn sau khi kế toán đã ghi sổ kế toán. Nội dung phiếu xuất kho, kế toán ghi đầy đủ các chỉ tiêu. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT:
Khi bán hàng thì kế tốn lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dịng ghi tổng tiền hàng, một dịng ghi tổng tiền thuế GTGT. Dịng tổng tiền thanh tốn ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, cơng ty vẫn sử dụng hình thức đặt in hóa đơn và viết tay.
+ Liên 1 (Màu trắng): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế tốn, lưu giữ tại cơng ty.
- Phiếu thu: Khi nhận được tiền khách hàng thanh toán tiền hàng, thủ quỹ đối
chiếu với hóa đơn GTGT để lập Phiếu thu thành 2 liên: Liên 1: Lưu tại phịng kế tốn
Liên 2: Giao cho khách hàng
Trường hợp khi mua hàng khách hàng thanh toán ngay, kế toán căn cứ vào Phiếu thu để ghi tăng doanh thu và tăng tiền mặt. Còn khi mua hàng khách hàng nhận nợ, sau đó thanh tốn bằng tiền mặt thì kế tốn căn cứ vào Phiếu thu để ghi giảm công nợ và tăng tiền mặt.
- Các chứng từ khác: giấy báo có của ngân hàng, hợp đồng kinh tế mua bán hàng
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại cơng ty
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 48 /2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là:
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế. Kế toán sử dụng 2 tài khoản chi tiết:
+ TK5112- Doanh thu bán hàng mặt hàng biển quảng cáo.
+ TK5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu từ các dịch vụ mà công ty cung cấp như: dịch vụ vận chuyển hộ, dịch vụ lắp đặt hộ biển quảng cáo,....
Nguyên tắc hạch toán:
Tài khoản 5112 “Doanh thu bán biển quảng cáo” chỉ phản ánh doanh thu của số lượng biển quảng cáo đã bán được trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu tiền.
Biển quảng cáo là mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên tài khoản 5112 “Doanh thu bán biển quảng cáo” phản ánh giá bán chưa có thuế GTGT.
Trường hợp trong kỳ cơng ty đã xuất hóa đơn bán biển quảng cáo và đã nhận tiền bán biển nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao cho người mua, thì trị giá số biển quảng cáo này không được coi là đã bán trong kỳ và không được ghi vào TK 5112 “Doanh thu bán biển quảng cáo” mà chỉ hạch toán vào bên Có của TK 131 “Phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã nhận của khách hàng. Khi thực giao hàng cho người mua sẽ hạch toán vài TK 5112 “Doanh thu bán biển quảng cáo” về trị giá biển quảng cáo đã giao, đã thu trước tiền của khách hàng.
Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của
khách, tình hình các khoản nợ và thanh tốn của từng khách hàng. Ngồi ra, cơng ty cũng phản ánh giá trị khoản thanh toán trước của khách hàng vào tài khoản này.
Tài khoản 155 “Thành phẩm”: Dùng để phản ánh giá trị thành phẩm xuất
kho bán trong kỳ.
Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá vốn của thành
phẩm đã tiêu thụ trong kỳ. cuối kỳ kết chuyển về TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 333 “ Thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước”. Tài
khoản này dùng để theo dõi các khoản thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước và tình hình nộp thuế tại cơng ty. Cơng ty sử dụng hai tài khoản cấp hai của TK này đó là TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” và TK 3334 “Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp”. Trong quá trình bán hàng, kế toán sử dụng TK 3331 để phản ánh số thuế GTGT đầu ra của biển quảng cáo được tiêu thụ trong kỳ.
Ngồi ra, kế tốn còn sử dụng một số tài khoản như TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”…
2.2.2.3 Kế tốn các nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty
Quy trình lập hóa đơn, chứng từ khi bán lẻ
-Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng:
Sau khi phòng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho giám đốc xét duyệt. Hợp đồng sẽ được lập tại phòng kinh doanh khi đã được xét duyệt. Hợp đồng được lập thành hai bản, một bản giao cho khách hàng và một bản chuyển cho phịng kế tốn để lưu trữ. Đồng thời bộ phận kinh doanh chuyển đơn đặt hàng cho kế tốn để lập hóa đơn chứng từ. Sau đó kế tốn chuyển giao hợp đồng xuống bộ phận sản xuất để tiến hành in ấn biển quảng cáo theo mẫu yêu cầu.
-Xét duyệt thành phẩm và lập phiếu xuất kho:
Khi thành phẩm đã hoàn thành và được xét duyệt, căn cứ vào hóa đơn, thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 và liên 3 được gửi đến bộ phận kế tốn.
-Lập hóa đơn GTGT:
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng mua bán để từ đó lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, liên 1 giữu lại cuống, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 sẽ được lưu giữu tại phịng kế tốn. Sau đó kế tốn gửi phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT xuống bộ phận kho để thủ kho xuất thành phẩm.
-Giao hàng:
Bộ phận giao hàng nhận phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT tiến hành vận chuyển sản phẩm tới khách hàng. Sau khi giao hàng cho khách hàng, nhân viên giao hàng đưa phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT cho khách hàng ký. Khách hàng sẽ giữ một phiếu
xuất kho và một hóa đơn liên 2. Cịn một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 3 đem về giao lại cho phịng kế tốn để ghi chép, lưu giữu làm căn cứ pháp lí khi cần thiết.
-Thanh tốn:
Cơng ty thu tiền hàng qua các hình thức sau: Thu tiền mặt trực tiếp ngay sau khi giao hàng Thu tiền qua ngân hàng Agribank
Công ty cũng thường cho khách hàng nợ lại tiền hàng trong một thời gian cụ thể với điều kiện có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ ( hình thức thanh tóa trả sau)
Với thu tiền mặt trực tiếp:
Xác nhận nội dung thu tiền: khi khách hàng trả tiền, kế toán nhập thơng tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn và đối chiếu, sau đó lập phiếu phu. Kế tốn chuyển phiếu thu qua thủ quỹ để thu tiền.
Nhận tiền: thủ quỹ nhận tiền của khách hàng đóng dấu đã thu tiền và ký xác nhận vào phiếu thu. Sau đó, khách hàng kí xác nhận. Cuối cùng kế tốn ghi vào sổ quỹ.
Ghi nhận và theo dõi: Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm và ghi sổ cái TK 111 đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung. Phiếu thu được lưu tại phịng kế tốn.
Đối với thanh toán qua ngân hàng:
Sau khi giao hàng, nhận được thơng tin trả tiền từ khách hàng, kế tốn tiến hành theo dõi cho đến khi nhận được Giấy báo có từ ngân hàng thì căn cứ vào hóa đơn GTGT và Giáy bào có tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 112 và trừ nợ cho khách hàng ( nếu là hình thức trả tiền sau).
Quy trình kế tốn bán lẻ:
Phịng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng của khách hàng qua email, điện thoại, fax,… sẽ tiến hành xác thực đơn đặt hàng và gửi lên giám đốc để phê duyệt. Sau khi xác thực, sẽ ký hợp đồng kinh tế với khách hàng. Hợp đồng kinh tế sẽ được chuyển sang phòng kế tốn để ghi nhận. Đối với những hợp đồng có giá trị lớn, khách hàng thường sẽ phải thanh toán trước một phần tiền hàng cho cơng ty. Khi có thơng báo nhận tiền, kế toán sẽ ghi nhận khoản ứng trước:
Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131: số tiền khách hàng ứng trước
Sau đó, phịng kế tốn thơng báo cho bộ phận sản xuất để tiến hành sản xuất, in ấn biển quảng cáo theo yêu cầu.
Khi sản phẩm đã hoàn thành, thủ kho sẽ dựa vào hợp đồng kinh tế để lập phiếu xuất kho. Kế tốn từ đó lập hóa đơn GTGT và bộ phận giao hàng tiến hành vận chuyển cho khách hàng.
Công ty ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận hàng và nhận liên 2 hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho.
Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán phán ánh giá vốn thành phẩm theo định khoản: Nợ Tk 632: giá vốn thành phẩm mang đi bán
Có TK 155: giá vốn thành phẩm mang đi bán
Căn cứ Hóa đơn GTGT và hợp đồng kinh tế, phiếu thu hoặc giấy báo có (nếu khách hàng thanh tốn ngay), kế tốn ghi nhận doanh thu và cơng nợ phải thu khách hàng theo định khoản:
Nợ TK 131, 111, 112: tổng giá thanh tốn Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Trường hợp khách hàng nhận nợ sau đó thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng:
Sau một thời gian, khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của công ty. Khi ngân hàng nhận được tiền sẽ chuyển giấy báo Có cho cơng ty để thơng báo là khách hàng đã thanh toán. Kế toán đối chiếu giấy báo Có với hóa đơn GTGT đã lập trước để ghi giảm công nợ khách hàng theo định khoản:
Nợ TK 112: Số tiền khách hàng đã thanh tốn Có TK 131: Số tiền khách hàng đã thanh toán
Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt:
Khi mua hàng, khách hàng nhận nợ và cam kết với cơng ty sẽ thanh tốn bằng tiền mặt sau một thời gian theo thỏa thuận. Do đó, khi khách hàng thanh toán, thủ quỹ nhận tiền và lập phiếu thu thành 2 liên: liên 1 lưu giữu tại phịng kế tốn làm căn cứ ghi giảm công nợ và ghi tăng tiền mặt, còn liên 2 giao cho khách hàng. Kế tốn đối chiếu phiếu thu với hóa đơn GTGT đã lập trước để ghi giảm công phải thu khách hàng theo định khoản:
Có TK131 : Số tiền khách hàng thanh tốn
Nghiệp vụ kế tốn bán lẻ Ví dụ 1:
+) Ngày 13/12/2014, theo hợp đồng kinh tế số 12112014 /HĐKT (Phụ lục số
02 ) , Công ty TNHH Quảng cáo in ấn Mỹ thuật TQ nhận tiền ứng trước từ VPDD
Tổng Cục Du lịch Hàn Quốc tại Việt Nam (KTO) địa chỉ P.1302, Tầng 13, Tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội số tiền là 45.075.800 vnd, đã có GBC (phụ lục số 03) của ngân hàng.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 12112014 /HĐKT và GBC kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung ( Phụ lục số 11), sổ cái TK 112 ( Phụ lục số 15) và sổ cái TK 131( Phụ
lục số 13) hạch tốn:
Nợ TK 1121: 45.075.800 Có TK 131 : 45.075.800
+) Ngày 27/12/2014, Công ty TNHH Quảng cáo in ấn mỹ thuật TQ xuất bán thành phẩm theo đúng hợp đồng cho VPDD Tổng Cục Du lịch Hàn Quốc tại Việt Nam (KTO) trong đó:
Gối hơi In ấn: 980 bộ, đơn giá chưa thuế 35.000 đ/ bộ Kẹp file: 700 bộ, đơn giá chưa thuế 8.000 đ/ bộ
Tờ phiếu góp ý: 980 bộ, đơn giá chưa thuế 1.100 đ/ bộ
Thuế VAT 10 %, Hóa đơn GTGT TQ/11P 0000243 (Phụ lục số 04). Trong đó, giá vốn Gối hơi In ấn là 25.000 đ/ bộ, Kẹp file là 6.000 đ/bộ và Phiếu góp ý là 800đ/ bộ ( phiếu xuất kho số 089 – Phụ lục 05).
Khi phát sinh nghiệp vụ: kế toán Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ( Phụ lục 02) và phiếu
xuất kho (Phụ lục số 05 ), kế tốn tiến hành ghi hóa đơn GTGT. Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung ( Phụ lục 11) Sau kế toán ghi vào sổ cái TK 155
(Phụ lục số 17), sổ cái TK 632 ( Phụ lục số 18) sổ cái TK đó phản ánh vào sổ cái các
tài khoản 511 ( Phụ lục số 12). Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng 131 ( Phụ lục số13