5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế tốn ch
2.1.3. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đối với kế tốn chi phí sản xuất sản
sản phẩm dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT.
2.1.3.1. Môi trường bên trong cơng ty
Các nhân tố bên trong có thể ảnh hưởng tới kế tốn chi phí sản xuất sản phẩm dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng tại Cơng Ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT như trình độ kế tốn viên, yêu cầu của ban quản trị, định hướng phát triển của công ty:
- Về ban quản trị, các thành viên thuộc Ban quản trị đều là những người có kinh nghiệm và thâm niên trên 10 năm trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, xây dựng và kinh tế. Do vậy, với những kiến thức sâu rộng về kinh tế và tài năng lãnh đạo của mình, các thành viên Ban quản trị ln có những phương pháp quản trị hợp lý, tạo môi trường làm việc nghiêm túc nhưng năng động cho nhân viên, ln trú trọng tới hoạt động kế tốn và dự tốn của cơng ty. nhất là cơng tác chi phí để có thể cạnh tranh với các cơng ty khác trong q trình đấu thầu các dự án.
- Về đội ngũ kế tốn trong cơng ty, cơng ty có 4 kế tốn bao gồm : 01 Kế toán trưởng là ông Trương Tiến Tỉnh, có kinh nghiệm gần 10 năm trong lĩnh vực kế toán, 01 Kế toán tổng hợp, 01 Kế toán thanh toán và 01 Thủ quỹ. Nhờ việc phân
cơng rõ ràng cơng việc cũng như vai trị của từng nhân viên mà công ty luôn đảm bảo cơng tác kế tốn diễn ra minh bạch. chính xác.
- Ngồi ra, nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Visoft Accounting nên giảm tải được khá nhiều khối lượng cơng việc cho kế tốn viên mà vẫn đảm bảo chính xác.
- Các chứng từ thu thập và gửi về phịng tài chính – kế tốn tuy đầy đủ nhưng được gửi về muộn do đến khi kết thúc cơng trình các chi nhánh, các phịng ban mới gửi về cơng ty vì vậy sẽ gây ảnh hưởng tới cơng tác kế tốn nói chung và tập hợp chi phí nói riêng.
2.1.3.2. Mơi trường bên ngồi công ty.
Dự kiến tới năm 2020. Chính phủ sẽ đầu tư mạnh vào lĩnh vực xây dựng, hạ tầng kỹ thuật, mục đích đưa nền kinh tế nước ta phát triển mạnh mẽ hơn, vì vậy đây sẽ là một trong những thuận lợi cho ngành xây dựng cũng như lĩnh vực tư vấn thiết kế xây dựng. Song song với thuận lợi đó, cơng ty sẽ phải đối mặt với sự cạnh tranh của rất nhiều các công ty khác trong cùng lĩnh vực như Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Thiết kế xây dựng Việt Nam…Vì vậy, việc chú trọng tới cơng tác kế tốn chi phí sẽ là một trong những cơng cụ hữu hiệu để doanh nghiệp có thể cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
Bên cạnh đó, hệ thống chuẩn mực và các quy định về kế toán ngày càng được bổ sung và hoàn thiện hơn, thuận lợi hơn cho cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, đòi hỏi Ban quản trị và kế tốn tại cơng ty cũng phải cập nhật kịp thời các thay đổi như mới nhất là Thông tư 200 của Bộ Tài Chính ký và ban hành ngày 22/12/2014:”Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp”, hiệu lực thi hành là từ 01/01/2015….
Ngoài ra, do sự ảnh hưởng của tình hình lạm phát sẽ ảnh hưởng tới chi phí ngun vật liệu, nhân cơng hay các chi phí khác gây khó khăn cho cơng tác kế tốn và dự tốn vì các cơng trình thường có thời gian kéo dài.
2.2. Thực trạng kế tốn chi phí sản xuất sản phẩm dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT.
2.2.1. Tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm dịch vụ tư vấn thiết kế tại cơng trình KFW Hải Dương
2.2.1.1. Tập hợp chi phí ngun vật liệu trực tiếp của cơng trình KFW Hải Dương
Cơng Ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT thực hiện đấu thầu dự án KFW Hải Dương từ 05/10/2014 cho tới ngày 02/01/2015 mới chính thức ký được hợp đồng. Trong hợp đồng quy định rõ thời gian thực hiện dự án là 10 tháng phát sinh không quá 10 ngày kể từ ngày 03/01/2015 tới 13/11/2015 là kết thúc.
a. Chứng từ kế toán. Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn giá trị gia tăng bên bán lập. Phiếu chi.
Bảng kê chi tiết hàng hóa mua vào.
Ủy nhiệm chi của ngân hàng SHB, ViettinBank, TechcomBank…. b. Vận dụng tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí chiếm tỷ lệ nhỏ, chiếm khoảng 30% trong tổng chi phí tại Cơng Ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT, nhưng việc hạch tốn chính xác chi phí ngun vật liệu có ý nghĩa rất to lớn trong việc xác định lượng nguyên vật liệu tiêu hao, làm căn cứ tập hợp chi phí cho từng hạng mục cơng trình.
Trong q trình tư vấn thiết kế cho cơng trình KFW Hải Dương, Công Ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT sẽ tiến hành hoạt động tư vấn thiết kế và lập từ 40 tới 50 bộ hồ sơ gốc, chi phí cho mỗi bộ hồ sơ là từ 10 triệu đồng tới 15 triệu đồng. Sau khi Quản lý công ty bao gồm Giám đốc và Phó giám đốc xem xét và ký duyệt, các bộ hồ sơ tư vấn thiết kế này sẽ được gửi tới Ban quản lý điện lực thành phố Hải Dương, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư, Sở Xây Dựng tỉnh Hải Dương, Sở Công Thương tỉnh Hải Dương,Sở Tài Nguyên Môi Trường tỉnh Hải Dương … Nếu các hồ sơ tư vấn thiết kế này được sự thông qua của các Ban ngành và các Sở tỉnh Hải Dương thì sẽ được gửi tiếp tới Tổng Điện Lực Miền Bắc. Quá trình này phải trải qua rất nhiều giai đoạn và được xem xét rất kỹ lưỡng về các vấn đề xung quanh quá trình xây dựng cơng trình KFW Hải Dương thuộc thành phố Hải Dương như môi trường, nguồn
vốn. … trước khi bàn giao và tiến hành xây dựng để tránh sai sót và nhầm lẫn trong q trình thực hiện.
Chi phí ngun vật liệu trong cơng ty là chi phí giấy in, mực in, giấy vẽ, bút vẽ....phục vụ cho việc vẽ các đề án thiết kế. Ngồi ra cịn các cơng cụ dụng cụ, bảo hộ lao động, để phục vụ cho cơng việc khảo sát địa hình.
Kế tốn sẽ theo dõi khoản chi phí nguyên vật liệu này trên TK 621 – Ngun vật liệu trực tiếp. Cơng trình sẽ theo dõi chi tiết chi phí ngun vật liệu trên TK 621HD.
c. Quy trình hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp.
Do nguyên vật liệu mua về được sử dụng ngay không qua kho nên chứng từ gốc để hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp khơng căn cứ vào các phiếu xuất kho mà là Hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán xuất, Bảng kê chi tiết văn phịng phẩm và phiếu chi.
Kế tốn sử dụng phần mềm Visoft Accounting vì vậy các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có … đều được nhập liệu hồn tồn trên phần mềm.
Khi tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ, dựa vào hóa đơn giá trị gia tăng và bảng kê kèm theo kế toán hạch tốn tăng chi phí ngun vật liệu trực tiếp, nếu giảm tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán tiến hành lập phiếu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trên mẫu phiếu chi trên phần mềm kế toán, nếu chưa thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán sẽ hạch toán vào phiếu kế tốn.
Ngày 16/01/2015, kế tốn mua văn phịng phẩm của Nhà Xuất Bản Lao Động Xã Hội số tiền là 17.763.182 đồng, kế tốn tiến hành nhập các thơng tin về người nhận tiền là Bà Phạm Thị Dun Hải, phịng tài chính kế tốn, nội dung là thanh tốn tiền mua văn phịng phẩm, phiếu chi số 0000048. Cơng ty thanh tốn khoản chi phí này qua tiền mặt nên TK có là 1111 và TK nợ là 6212 – Văn phòng phẩm. (Phụ lục 01)
Các mặt hàng này đều chịu thuế GTGT là 10% tương ứng với 1.776.318 đồng. Kế toán cần nhập đầy đủ chính xác số hóa đơn, seri hóa đơn, ngày hóa đơn, mã khách, và phần trăm thuế GTGT được khấu trừ để có thể đối chiếu lại số liệu với chứng từ gốc và tránh bị trùng lặp, thiếu hóa đơn (Phụ lục 02 và Phụ lục 03).
Kế toán chọn “Nhận” và “Lưu” là nhập xong phiếu chi cho Hóa đơn GTGT ngày 16/01/2015 số 0008181.
Ngồi ra, chi phí ngun vật liệu trong cơng ty cịn có chi phí photo hồ sơ và tài liệu, khoản chi phí này chịu thuế GTGT 10%. Kế tốn căn cứ vào Hóa đơn GTGT bên bán lập (Liên 2) và các bảng kê kèm theo hạch tốn như đối với trường hợp mua văn phịng phẩm. Cuối cùng kế toán sẽ kết xuất ra excel Phiếu chi tiền mặt hoặc tiền gửi cho các hóa đơn GTGT phát sinh trong Quý 1 năm 2015. (Phụ lục 04)
Cuối tháng, căn cứ vào phiếu yêu cầu mua vật tư, hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan đến vật tư, kế tốn cơng ty đối chiếu số liệu và lập Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng cơng trình.
Cơng Ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NVLTT Tháng 1 năm 2015
Ghi Nợ TK 621
ĐVT: đồng
STT Nội dung TK đối ứng Số phát sinh
01 Chi phí mua văn phịng phẩm 1111 29.421.082
02 Chi phí photo 1111 12.752.000
Tổng cộng: 42.173.082
Số tiền ghi bằng chữ: Bốn mươi hai triệu một trăm bảy mươi ba nghìn khơng trăm tám hai đồng.
Người lập bảng ( ký. họ và tên)
Kế toán trưởng ( ký. họ và tên)
Khi nhập vào phần mềm kế toán Visoft Accounting, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào Sổ nhật ký chung và Sổ cái tài khoản 621, Sổ chi tiết TK 6212HD vì đã lựa chọn Mã cơng trình là CT52. Do tháng 1 năm 2015 phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của cơng trình KFW Hải Dương và KFW Hải Phịng, KFW Mai Châu, Hịa Bình nên kế tốn xác định được tổng chi phí ngun vât liệu trực tiếp của cơng trình KFW Hải Dương tháng 1 là 21.958.182 đồng và của cả quý 1 năm 2015 là 63.876.818 đồng
2.2.1.2. Tập hợp chi phí nhân cơng trực tiếp của cơng trình KFW Hải Dương.
a. Chứng từ sử dụng. - Hợp đồng lao động.
- Bảng chấm công (mẫu số 01 – LĐTL) - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội - Bảng tính lương.
- Bảng thanh tốn tiền lương. (Mẫu số 05 – LĐTL) - Bảng tổng hợp lương.
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi. báo nợ ngân hàng. … b. Vận dụng tài khoản 622- Chi phí nhân cơng trực tiếp.
Cơng ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT hoạt động về lĩnh vực tư vấn thiết kế, vì vậy chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí là chi phí nhân cơng trực tiếp – chiếm tới 50% tổng chi phí. Việc hạch tốn chính xác chi phí nhân cơng trực tiếp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp cũng như đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Xuất phát từ đặc điểm của Công ty, nội dung khoản mục chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm: lương nhân viên khảo sát – tư vấn thiết kế, lương quản lý dự án, lương ngoài sản phẩm theo chế độ như hội họp, nghỉ phép năm, lương thuê chun gia ngồi… Trong chi phí nhân cơng đã tính đến các khoản phụ cấp làm thêm giờ, tiền ăn ca của người lao động, bảo hiểm xã hội trả thay lương…
Để hạch toán lương phải trả người lao động, kế toán sử dụng các tài khoản 622 – Chi phí nhân cơng trực tiếp
334 – Phải trả người lao động
338 – Phải trả phải nộp khác. bao gồm các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn.
***Hình thức trả lương theo thời gian:
Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Cơng thức tính:
Tiền lương tháng = x Số ngày làm việc thực tế.
Ngày công chuẩn của 1 tháng là số ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ theo quy định của công ty.
Căn cứ vào Bảng chấm cơng, kế tốn sẽ xác định được số ngày làm việc thực tế của doanh nghiệp mình.
Có hai hình thức tính lương theo thời gian:
Theo cách tính này, lương trả cho mỗi nhân viên thường là con số cố định, không thay đổi hàng tháng. Tuy nhiên, khi người lao động nghỉ khơng hưởng lương thì con số này sẽ giảm xuống. Với hình thức trả lương này, người lao động sẽ tự biết số ngày công và tiền lương hàng tháng của bản thân, số tiền bị trừ do nghỉ không lương, nghỉ bao nhiêu ngày là bị trừ bấy nhiêu tiền, nếu làm đủ quy định thì hưởng mức lương tối đa.
- Hình thức 2: Cơng ty khơng quy định ngày cơng chuẩn cho từng tháng.
Theo hình thức này, lương tháng của người lao động không phải là con số cố định vì ngày cơng chuẩn hàng tháng khơng được quy định cụ thể. Vì có tháng 28, 29, 30 và 31 ngày nên cơng chuẩn mỗi tháng có thể là 24 hoặc 26 cũng có thể là 27 ngày. Vì vậy, với hình thức trả lương này, người lao động nên cân nhắc nên nghỉ vào tháng nào để tránh ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp khi có quá nhiều nhân viên xin nghỉ vào cùng một ngày, cũng như giảm thiểu tối đa tiền công bị trừ, tránh ảnh hưởng tới thu nhập và cuộc sống.
Có 2 hình thức trả lương theo thời gian: - Hình thức trả lương theo thời gian đơn giản:
Là tiền lương nhận được của mỗi công nhân tùy theo mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc của họ nhiều hay ít. Căn cứ vào bảng chấm công để xác định số ngày làm việc thực tế để trả lương.
- Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng:
Là mức lương tính theo thời gian đơn giản cộng với số tiền thưởng mà họ được hưởng. Hình thức này thường áp dụng với nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng do bán hàng vượt chỉ tiêu đề ra. Hoặc cũng có thể phụ thuộc vào chính sách của cơng ty như thưởng tết,. thưởng 8/3, nhân viên xuất sắc của tháng… Hình thức trả lương này khuyến khích người lao động làm việc năng suất hơn, đồng thời tạo môi trường làm việc cạnh tranh và công bằng cho các nhân viên.
Kỳ hạn trả lương:
- Người lao động làm việc theo giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc trả gộp do 2 bên thỏa thuận. nhưng ít nhất sau 15 ngày phải trả gộp một lần.
- Người lao động hưởng lương tháng thì được trả nửa lương tháng hoặc 1 lương tháng một lần.
Nguyên tắc trả lương:
- Người lao động được trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng thời hạn.
- Trường hợp khơng thể trả lương đúng thời hạn thì khơng được chậm q 1 tháng và người sử dụng lao động phải trả người lao động một khoản tiền ít nhất bằng lãi suất huy động tiền gửi do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trả lương.
***Trình tự hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp của công KFW Hải
Dương.
Công ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT áp dụng hình thức tính lương khơng quy định ngày cơng chuẩn cho từng tháng và hình thức trả lương có thưởng. Vào Tết âm lịch, cơng ty thưởng thêm một tháng lương cho nhân viên, ngày 8/3, 20/10 thưởng tiền cho các nhân viên nữ tại công ty … Trong tháng, kế tốn tiến hành chấm cơng từng nhân viên công ty để biết được số ngày công thực tế của người lao động trong tháng.
Bảng chấm công tháng 1 năm 2015 của Công ty Cổ Phần Tư Vấn ĐPT (Phụ lục 05)
Sau khi hồn thành bảng chấm cơng, kế toán sẽ tiến hành lập Bảng thanh toán lương cho người lao động dựa vào số ngày làm việc tháng 1 của nhân viên và