Tài khoản kế toán sử dụng

Sơ đồ 2.2 : Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Tân Hưng Phương

2.2. Thực trạng kế toán bán hàng rượu tại Công ty TNHH Tân Hưng Phương

2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch tốn nghiệp vụ bán hàng, kế tốn cơng ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. TK này được mở chi tiết như sau:

+ TK 511.1 “Doanh thu bán hàng hố”. Cơng ty khơng phản ánh từng loại mặt hàng mà phản ánh tổng hợp doanh thu của các mặt hàng.

+ TK 511.3 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”

- TK 512 “ Doanh thu nội bộ” Được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong nội bộ cơng ty. Có 3 TK cấp 2:

+ TK 512.1: “ Doanh thu bán hàng hoá” +TK 512.2: “ Doanh thu bán thành phẩm” + TK512.3: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”

- TK 131: “ Phải thu của khách hàng”. TK này dùng để phản ánh cơng nợ và tình hình thanh tốn cơng nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hoá, dịch vụ.

- TK 156 “Hàng hóa” : Được dùng để theo dõi hàng hóa.

- TK 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ.

- TK 531: “Hàng bán bị trả lại” - TK 532: “ Giảm giá hàng bán” - TK 632: “ Giá vốn hàng bán”

- Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản: TK 111 “ Tiền mặt”, TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp”...

2.2.2.3. Trình tự hạch tốn nghiệp vụ kế tốn bán hàng

 Trình tự kế tốn trường hợp bán bn qua kho:

Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có yêu cầu của khách hàng gọi điện đặt trước hay khách hàng truyền thống. Phịng kế tốn xác định số hàng tồn

kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, 1 liên làm căn cứ để phịng kế tốn viết HĐ bán hàng, thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho . Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên, trong đó 1 liên phịng kế tốn lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK 511, 2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh tốn. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên tương ứng với HĐ bán hàng.

Dựa vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT của hàng bán, kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng: ghi Nợ TK 131 - nếu khách hàng chưa trả tiền hoặc ghi Nợ TK 111, TK 112 - nếu khách hàng thanh tốn ln bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, ghi Có TK 511 và ghi Có TK 3331. Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán: ghi Nợ TK 632 và ghi Có TK 156. Giá vốn hàng bán được ghi theo giá thực tế nhập của hàng.

Trường hợp cơng ty phải chịu chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ hoặc chi phí khác liên quan trong khâu bán thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp pháp khác, kế toán sẽ ghi Nợ TK 641, ghi Nợ TK 133 và ghi Có TK 331 nếu cơng ty vẫn nợ, ghi Có TK 111 hoặc Có TK 112 nếu thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Ví dụ : Ngày 10 tháng 03 năm 2013 Công ty TNHH Tân Hưng Phương bán

cho công ty TNHH An Khánh 250 thùng rượu Vodka Hà Nội 750 ml 39.5 với giá bán 852.000 đồng/ thùng, giá xuất kho là 810.000 đồng/ thùng. Chưa thanh toán, thuế GTGT 10%

Khi đồng ý bán hàng cho khách, kế toán viết phiếu xuất kho số 9 (Biểu số

2.1). Căn cứ vào phiếu xuất kho kế tốn ghi hóa đơn GTGT số 001120 (Biểu số 2.2), giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng.

Dựa vào 2 chứng từ là phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, kế tốn vào sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.22 ) và sổ chi tiết thanh toán với người mua ( người bán) (Biểu số 2.24). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 05 (Biểu số 2.10). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.14), sổ cái TK 511 (Biểu số 2.15), sổ cái TK 3331 (Biểu số 2.16)

Có TK 3331: 21.300.000

Đồng thời kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) (Biểu số 2.23). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 12 (Biểu số 2.12). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 156 (Biểu số 2.17), sổ cái TK 632 (Biểu số 2.20):

Nợ TK 632: 202.500.000

Có TK 156: 202.500.000

Ngày 17/03/2013 Căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng (Biểu số 2.3), kế toán ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu số 2.21) và sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) (Biểu số 2.24). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 08 (Biểu số 2.11). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.14):

Nợ TK 112: 234.300.000

Có TK 131: 234.300.000

 Trình tự kế toán theo trường hợp bán lẻ:

Khi xảy ra nghiệp vụ, nhân viên bán hàng lập HĐ bán lẻ cho khách hàng. HĐ gồm 3 liên. Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao kế toán, liên 3 giao cho khách hàng. Nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Nếu khách hàng muốn lấy HĐ GTGT thì kế tốn sẽ viết HĐ GTGT và giao cho khách hàng.

Trình tự kế tốn cũng tương tự như kế tốn bán bn qua kho ở trên.

Ví dụ: Ngày 15/03/2013 Công ty bán cho chị Vũ Thị Lan – Công ty TNHH

Lan Vân 10 thùng rượu Vodka Hà Nội 39.5 giá bán là 870.000 đồng/thùng, giá xuất kho là 816.000 đồng/ thùng. Chưa thanh toán, VAT 10% .

Khi đồng ý kế toán bán hàng ghi phiếu xuất kho số 16 (Biểu số 2.4). Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế tốn ghi hóa đơn GTGT số 001150 (Biểu số 2.5), giao liên 2 màu đỏ cho khách.

Dựa vào 2 chứng từ là phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, kế tốn vào sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.22) và sổ chi tiết thanh toán với người mua ( người bán) (Biểu số 2.25). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 05 (Biểu số 2.10). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.14), sổ cái TK 511 (Biểu số 2.15), sổ cái TK 3331 (Biểu số 2.16 ):

Nợ TK 131: 9.570.000

Có TK 3331: 870.000

Đồng thời kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) (Biểu số 2.23). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 12 (Biểu số 2.12). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 156 (Biểu số 2.17), sổ cái TK 632 (Biểu số 2.20):

Nợ TK 632: 8.160.000

Có TK 156: 8.160.000

Ngày 22/03/2013 Căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng (Biểu số 2.6), kế toán ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu số 2.21) và sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) (Biểu số 2.25). Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 08 (Biểu số 2.11). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.14):

Nợ TK 112: 9.570.000

Có TK 131: 9.570.000  Kế toán hàng bán bị trả lại:

Những hàng hố khơng đúng quy cách, phẩm chất khách hàng khiếu nại địi trả lại hàng thì cơng ty phải nhận lai hàng.

Khi phát sinh nghiệp vụ này, phòng kinh doanh lập biên bản hàng bán bị trả lại (Biểu số 2.7) sau đó lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.8) và nhập kho số hàng đó. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên : 1 liên lưu lại để làm căn cứ ghi thẻ kho, 1 liên giao cho nhân viên phòng kinh doanh, liên cịn lại chuyển cho kế tốn kèm biên bản hàng bán bị trả lại. Sau đó lập phiếu chi (Biểu 2.9). Đồng thời kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) ( Biểu số 2.23)

Sau đó vào chứng từ ghi sổ số 15 (Biểu số 2.13). Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 632 (Biểu số 2.20), sổ cái TK 511 (Biểu số 2.15), sổ cái TK 3331 (Biểu số 2.16), sổ cái TK 156 ( Biểu số 2.17), sổ cái TK 111( Biểu số 2.18), sổ cái TK 531 (Biểu số 2.19)

Ví dụ: Ngày 25/03/2013, Chị Nguyễn Thị Vân có trả lại 2 thùng rượu Vodka

Hà Nội 39.5 do thùng rượu này khơng đúng quy cách theo hóa đơn bán lẻ số 0001153 ngày 23/03/2013. Trị giá số hàng bị trả lại theo giá bán chưa thuế GTGT là 864.000 VNĐ, giá xuất kho là 807.000 VNĐ.

Nợ TK 156: 1.614.000 Có TK 632: 1.614.000 +) Phản ánh giảm doanh thu: Nợ TK 531: 1.728.000 Nợ TK 3331: 172.800

Có TK 111: 1.900.800 + ) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu: Nợ TK 511: 1.728.000

Có TK 531: 1.728.000  Chiết khấu thương mại:

Chiết khấu thương mại là biện pháp để nâng cao khối lượng hàng tiêu thụ trong kỳ. Nếu trong kỳ khách hàng mua với khối lượng lớn thì khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu.

 Giảm giá hàng bán:

Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.

Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hoá đơn (Giảm giá ngồi hố đơn) do hàng bán kém, mất phẩm chất. . .

Trong tháng 3/2013 không phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán nên em xin phép không trình bày ở phần này.

2.2.2.4. Sổ kế tốn

Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ sau:

- Chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.10; 2.11; 2.12; 2.13): Căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, Giấy báo có của Ngân hàng, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được ghi vào cuối tháng. Việc lập chứng từ ghi sổ chỉ ghi theo TK Nợ hoặc TK Có, vì ngun tắc kế tốn là ghi sổ kép, bút tốn trong chứng từ ghi sổ khơng được lặp lại.

- Sổ Cái (dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ) (Biểu số 2.14 - Biểu số 2.20): Cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái của các TK cho phù hợp như sổ cái TK 131; 511; 156; 632; 511,111,531,156

- Các sổ kế toán chi tiết liên quan như: Căn cứ vào chứng từ ban đầu hàng ngày ghi vào sổ kế toán chi tiết, các sổ chuyên dùng:

+ Sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.22): Sổ này mở để theo dõi từng loại hàng hóa đã bán hoặc đã cung cấp được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Việc mở sổ này giúp xác định được doanh thu thuần của hàng bán.

+ Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Biểu số 2.23): Theo dõi sự biến động của hàng bán từ lúc nhập, xuất, tồn lại bao nhiêu trong kho cả về giá trị và số lượng từng loại hàng hóa làm căn cứ đối chiếu ghi chép với thủ kho.

+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) (Biểu số 2.24; Biểu số

2.25): Theo dõi từng lần lấy hàng, từng lần thanh toán của khách, đã thanh tốn bao

nhiêu, cịn lại nợ bao nhiêu. Sổ này được mở theo từng đối tượng thanh toán.

+ Sổ tiền gửi Ngân hàng (Biểu số 2.21): Theo dõi tình hình tiền hàng chuyển qua Ngân hàng là bao nhiêu.

CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG RƯỢU TẠI CƠNG TY TNHH TÂN HƯNG PHƯƠNG

3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng kế tốn bánhàng rượu tại Cơng ty TNHH Tân Hưng Phương hàng rượu tại Công ty TNHH Tân Hưng Phương

3.1.1. Những kết quả đạt được

Sau thời gian thực tập tại phịng kế tốn của cơng ty, được tìm hiểu, tiếp xúc thực tế với cơng tác quản lý và kế tốn bán hàng tại Công ty TNHH Tân Hưng Phương em nhận thấy cơng tác kế tốn về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu, cung cấp thơng tin chính xác kịp thời phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh doanh của cơng ty. Bên cạnh đó cũng cịn một số vấn đề chưa hợp lý. Với mong muốn hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng, em xin được nêu lên một số nhận xét của bản thân về kế toán bán hàng như sau:

* Bộ máy kế tốn:

- Cơng ty tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của mình, phát huy được vai trị của kế tốn .

- Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động nhiệt huyết, với trình độ chun mơn cao, ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.

* Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu

- Các chứng từ sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.

- Các chứng từ được sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.

- Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.

- Cơng ty có kế hoạch ln chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ.

* Đối với cơng tác hạch tốn tổng hợp

- Công ty đã áp dụng đầy đủ chế độ tài chính, kế tốn cuả Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của cơng ty, kế tốn đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của cơng ty và giúp cho kế tốn thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối

lượng công việc kế tốn, tránh được sự chồng chéo trong cơng việc ghi chép kế tốn.

- Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì cơng ty kinh doanh nhiều loại rượu khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều hàng hóa, do đó khơng thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được. Đồng thời, kiểm soát được hàng tổn cả về khối lượng và giá trị, tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch mua vào bán ra hàng tồn kho. Cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, quản lý chặt chẽ đảm bảo an toàn cho tài sản tồn kho.

* Đối với hệ thống sổ kế tốn sử dụng

- Cơng ty đã sử dụng cả hai loại sổ là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ là “ Chứng từ ghi sổ”. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế tốn cơng ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.

3.1.2. Những mặt hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm trong kế tốn bán hàng, cơng ty cịn có những mặt hạn chế cần phải khắc phục nhằm hoàn thiện như sau:

* Vận dụng TK: Kế tốn bán hàng khơng sử dụng TK chi tiết áp dụng cho các

mặt hàng trong công ty nên khó có thể theo dõi tình hình doanh thu, giá vốn cho từng mặt hàng vì vậy sẽ khơng xác định được mặt hàng ưu thế cho doanh thu và lợi nhuận cao.

* Sổ kế toán: Sổ chi tiết bán hàng chưa được mở chi tiết cho từng mặt hàng

nên khơng tiện theo dõi doanh thu của từng nhóm hàng đó. Số liệu kế tốn khơng được phản ánh vào thẻ kho.

Trong hình thức ghi sổ chứng từ ghi sổ kế tốn khơng sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ điều này ảnh hưởng đến việc đối chiếu số liệu vào cuối tháng đồng thời việc chưa sử dụng chứng từ ghi sổ là chưa phù hợp với hình thức ghi sổ mà cơng ty sử dụng.

* Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho : Cơng ty khơng trích lập dự

phòng giảm giá hàng tồn kho, nếu giá hàng bán giảm so với giá nhập thì sẽ khơng phản ánh được giá trị thực của hàng tồn kho.

sản xuất và sau đó mới nhập kho thành phẩm rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của các loại NVL và dẫn tới sự giảm giá của các loại sản phẩm, và làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

* Trích lập dự phịng phải thu khó địi : Cơng ty khơng trích lập khoản dự

phịng phải thu khó địi, do đặc điểm kinh doanh của công ty khi bán hàng trước rồi thu tiền hàng sau, do đó khoản phải thu là khá lớn. Tuy nhiên, kế tốn cơng ty khơng tiến hành trích khoản dự phịng phải thu khó địi, điều này ảnh hưởng khơng nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ.

* Phương thức bán hàng: Hiện nay cơng ty chưa đa dạng hóa các phương

thức bán hàng. Công ty bán hàng chủ yếu theo hình thức bán bn qua kho và bán lẻ hàng hóa mà khơng có các đại lý phân phối hay một số hình thức bán hàng khác.