5. Kết cấu của khoá luận
2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư và Cơng nghệ Hồng
2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cơng nghệ Hồng
Hồng Gia
2.2.1.1 Phương thức bán hàng
Phương thức bán buôn: Công ty bán hàng cho những người trung gian để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho người sản xuất để tiếp tục sản xuất ra sản phẩm. Đặc điểm của bán bn là khối lượng bán lớn, hàng hóa thường khơng phong phú đa dạng như bán lẻ. Hàng hóa sau khi bán vẫn cịn nằm trong khâu lưu thông. Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và bán bn hàng hố vận chuyển thẳng
+ Bán bn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: khách hàng đến mua hàng tại công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại kho cơng ty, sau đó tự mình vận chuyển hàng về.
+ Bán bn hàng hóa vận chuyển thẳng: Cơng ty sau khi mua hàng không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua
Công ty không áp dụng phương thức bán lẻ
2.2.1.2 Phương thức thanh toán
- Phương thức trả ngay: khi công ty bán hàng cho khách hàng thì sẽ thu ngay bằng
tiền mặt. Thường đối với những đơn hàng giá trị nhỏ và bán cho khách lẻ thì sẽ áp dụng phương thức này.
- Phương thức trả chậm: công ty bán hàng cho khách và đồng ý cho khách nợ trong một kỳ hạn nào đó đã quy định trong hợp đồng kinh tế. Đối với những khách hàng thân quen, làm ăn lâu dài và thời hạn nợ ngắn cơng ty khơng tính lãi trả chậm.
- Phương thức trả trước: Khách hàng sẽ phải trả trước cho cơng ty một phần hoặc tồn bộ giá trị đơn hàng (phụ thuộc vào điều khoản quy định tại hợp đồng kinh tế) đối với những đơn hàng có giá trị lớn để đảm bảo hợp đồng được thực hiện
- Thanh toán bằng tiền mặt: Với những đơn hàng có giá trị nhỏ (<20trđ) Khi bán hàng, bên mua có thể sẽ nhận hàng rồi giao tiền trực tiếp ngay hoặc nhận nợ sau đó mới xuất tiền mặt thanh tốn cho cơng ty (thời gian nhận nợ thường ngắn trong khoảng 1-2 ngày).
- Thanh toán bằng tiền gửi: Khi bán hàng, công ty sẽ giao hàng cho bên mua. Bên mua nhận hàng và chuyển tiền từ tài khoản của mình vào tài khoản cơng ty.
Tuy nhiên do giá trị đơn hàng thường lớn, lên thông thường thanh toán bằng tiền gửi. Chỉ với những đơn hàng có giá trị nhỏ, hay bán cho các khách lẻ, cá nhân thì thường thanh tốn bằng tiền mặt.
2.2.1.3 Chính sách giá bán và phương pháp xác định giá vốn hàng bán
a. Chính sách bán hàng
Trong thời kỳ doanh nghiệp phát triển, mục tiêu là tối ưu hóa lợi nhuận giá bán được xác định bằng cơng thức:
Giá bán hàng hóa = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại
Đối với tuỳ từng mặt hàng mà cơng ty có thặng số thương mại khác nhau b. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Cơng ty áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho bình quân cả kỳ dự trữ, nên trong kỳ khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán hàng. Kế toán lập phiếu xuất kho, trên phiếu chỉ ghi số lượng, sau đó cuối kỳ khi tính được đơn giá hàng xuất kho thì tiến hành ghi bổ sung
Trị giá vốn hàng hoá = Trị giá hàng xuất bán trong kỳ
Đơn giá hàng hoá xuất bán trong kỳ =(Số lượng đầu kỳ*Đơn giá đầu kỳ + Số lượng nhập*Đơn giá nhập)/(Số lượng đầu kỳ + Số lượng nhập)
2.2.2 Thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ Hồng Gia
2.2.2.1 Chứng từ kế tốn
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ chung:
Trình tự:
Bước 1: Chứng từ được lập tại công ty hoặc được lấy từ nguồn bên ngồi Bước 2: Kiểm tra tính chính xác, tin cậy, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ Bước 3: Chứng từ được sử dụng để ghi sổ kế toán
Bước 4: Chứng từ sau khi ghi sổ được bảo quản, lưu giữ, và hủy chứng từ theo đúng
quy định của pháp luật.
- Hóa đơn GTGT: Khi phát sinh nghiệp vụ bán thép, căn cứ hợp đồng kinh tế kế tốn lập hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn ghi rõ thơng tin người mua và người bán: tên cơng ty (nếu có), tên người mua, mã số thuế (nếu có), địa chỉ; danh mục hàng xuất bán, số lượng, đơn vị tính, thuế suất thuế GTGT
Hoá đơn GTGT được lập gồm 3 liên: liên 1 giữ tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu nội bộ.
Ví dụ minh hoạ
Bước 1: Khi bán hàng cho Tập đoàn viễn thơng Qn Đội (Viettel), kế tốn cơng ty
lập hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các thơng tin cần thiết theo quy định.
Lập hoặc thu nhận chứng từ Bước 1 Kiểm tra chứng từ Bước 2 Sử dụng ghi sổ kế toán Bước 3 Bảo quản, lưu giữ, hủy
chứng từ
Bước 2: Kiểm tra lại các thơng tin trên hóa đơn để đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy;
Tập đồn viễn thơng Qn Đội (Viettel), xác nhận lại các thơng tin liên quan đến người mua hàng. Sau đó giao liên 2 cho người mua, liên 1 được giữ lại.
Bước 3: Liên 1 của hóa đơn GTGT được giữ lại và là căn cứ để tiến hành ghi sổ kế toán. Bước 4: Chứng từ sau ghi sổ, được đưa vào bảo quản, lưu giữ và hủy theo quy
định.của pháp luật.
- Phiếu thu: do doanh nghiệp lập, trên phiếu thu phản ánh rõ tên người nộp tiền, địa chỉ, lý do nộp, số tiền nộp.
Phụ lục 2.1: Phiếu thu.
- Phiếu chi: doanh nghiệp lập, trên phiếu chi phản ảnh rõ người nhận tiền, địa chỉ, nội
dung chi, số tiền chi
Phụ lục 2.2: Phiếu chi
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán bán hàng tại công ty sử dụng các tài khoản:
* Tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 511
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của cơng ty trong một kỳ kế tốn của HĐSXKD từ các giao dịch và nghiệp vụ bán hàng.
* Tài khoản phải thu khách hàng 131:
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hố.
Tài khoản phải thu của khách hàng, cơng ty theo dõi chi tiết theo đối tượng khách hàng:
- TK 1311(KH020): Phải thu Tập đồn viễn thơng quân đội (Viettel) - TK 1311(A0004): Phải thu cơng ty Cổ phần Cơng trình Viettel
- TK 1311(A0075): Phải thu công ty Cp Đầu tư và Thương Mại Chợ Lớn - TK 1311(A0006): Phải thu Cty CP Đầu tư và Công nghệ Địa Ốc Interland -..... và 1 số mã Khách hàng khác
* Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán:
* Tài khoản hàng tồn kho: 156
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hố của doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại các kho hàng.
2.2.2.3 Trình tự kế tốn
Một số nghiệp vụ bán hàng của công ty (đơn vị VNĐ)
Ttrường hợp bán buôn:
Cơng ty CP Đầu tư và Cơng nghệ Hồng Gia chủ yếu có các nghiệp vụ bán bn theo hình bán bn hàng hố vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp và thức bán bn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp
Bán bn theo hình thức giao hàng trực tiếp:
- Ngày 19/01/2017, Cơng ty CP Đầu tư và Cơng nghệ Hồng Gia xuất bán 38 bình Ắc quy Li-on Battery 48V-50Ah, đơn giá 23.550.345/bình, thuế GTGT 10% cho Tập đồn Viễn Thơng Qn Đội (Viettel), kế toán lập hoá đơn GTGT số 0000267 (chi tiết theo hợp đồng số 01/Viettel-Hoang Gia), khách hàng chấp nhận thanh toán , hàng hố vận chuyển theo hình thức giao tay ba (Phụ lục 2.3. Hoá đơn GTGT và biên bản bàn giao thiết bị vật tư)
Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1311: 984.404.421
Có TK 511: 894.913.110 Có TK 3331: 89.491.311 Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: tổng giá thanh tốn
Bán bn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp:
- Ngày 02/10/2017, Công ty Cp Đầu tư và Công nghệ Hoàng Gia xuất bán 42 chiếc điện thoại cố định HCD 326 cho Công ty CP Đầu tư và Thương Mại Chợ Lớn, đơn giá 40.909, thuế GTGT 10% , khách hàng thanh toán bằng tiền mặt và đến tận kho của cơng ty để chuyển hàng hố về đơn vị mình. (Phụ lục 2.4 – Hố đơn GTGT)
Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1111: 1.889.996
Có TK 3331: 171.818 Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 156: trị giá hàng tồn kho xuất bán
Trường hợp chiết khấu thanh toán
- Ngày 10/03/2017, Cơng ty CP Đầu tư và Cơng nghệ Hồng Gia xuất bán 20.000 mét cáp thép mạ kẽm Ø 10, đơn giá: 12.100/m và 34.000 mét cáp thép mạ kẽm Ø 12, đơn giá: 23.000/m, khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán lập hoá đơn GTGT số 0000271 (Phụ lục 2.5. Hoá đơn GTGT).
Đợt 1: Khách hàng ứng trước cho Công ty 30% giá trị hợp đồng trong vịng 7 ngày kể từ ngày được kí kết. Ngày 22/02/2017, Cơng ty CP đầu tư và Cơng nghệ Hồng Gia nhận được tiền, kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 1121: 337.920.000
Có TK 131 (A0004) : 337.920.000
Đợt 2:Theo điều khoả của HĐ, Khách hàng thanh toán 95% giá trị hợp đồng (đã bao gồm số tiền tạm ứng) trong vịng 15 ngày sau khi Cơng ty đã bàn giao toàn bộ sản phẩm hoàn thành đảm bảo chất lượng của hợp đồng. Nếu trong vịng 5 ngày sau khi đã bàn giao hàng hố, Khách hàng thanh tốn 95% giá trị hợp đồng thì khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1%.
Kế tốn ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: 1.126.400.000
Có TK 511: 1.024.000.000 Có TK 3331: 102.400.000 Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 156: trị giá hàng tồn kho xuất bán
Ngày 17/03/2017, khách hàng thanh toán 95% giá trị hợp đồng và được hưởng chiết khấu thanh tốn:
Nợ TK 112: 1.058.816.000
Có TK 131 (A0004): 1.058.816.000 Chiết khấu thanh toán cho khách hàng là 1% Nợ TK 635: 11.264.000
Có TK 131 (A0004): 11.264.000
Trường hợp hàng bán trả lại:
Ngày 28/08/2017, Công ty CP Đầu tư và Cơng nghệ Hồng Gia xuất bán 72 bình Ắc quy Li-ion Battery 48V-74Ah, đơn giá: 58.266.900/bình, thuế GTGT 10% cho Tập đồn viễn thông Quân đội khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán lập hoá đơn số 0000283 (phụ lục 2.6. Hoá đơn GTGT)
Tại thời điểm xuất bán, kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1311: 4.614.738.480
Có TK 511: 4.195.216.800 Có TK 3331: 419.521.680 Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 156: trị giá hàng bán xuất kho
Sau khi tập đoàn viễn thông Quân đội nhận hàng và vận chuyển hàng hố về kho, khi kiểm tra hàng hố thấy có 2 bình Ắc quy bị hỏng, nên đã yêu cầu trả lại, Cty CP đầu tư Công nghệ Honàg Gia đồng ý và lấy hàng bị hỏng về nhập kho. (phụ lục 2.7. Hoá đơn GTGT)
Kế toán ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511: 116.533.800
Nợ TK 3331: 11.653.380 Có TK 131: 128.187.180
Đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán: Nợ TK 156: trị giá hàng trả lại nhập kho
Có TK 632: giá vốn hàng bán
2.2.2.4 Tổ chức sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng đầy đủ hệ thống sổ theo TT 133/2016/TT-BTC.
Công ty sử dụng file excel được thiết kế sẵn các công thức để lấy số liệu qua các sổ nên khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sheet tổng hợp số liệu sẽ vào các sổ kế tốn có liên quan tương ứng trên từng sheet.
Kế tốn cơng ty ghi nhận nghiệp vụ trên vào sheet tổng hợp với đầy đủ các thơng tin (nếu có) về: ngày tháng ghi sổ, số HĐ, tháng ghi sổ, tháng kê khai thuế, loại chứng từ, ngày
tháng chứng từ, diễn giải, số hiệu tài khoản chi tiết, tài khoản đối ứng, số phát sinh nợ, số phát sinh có, đối tượng chi tiết, đối tượng khách hàng, đối tượng thu chi, địa chỉ.
Dưới đây là một vài loại sổ mà kế tốn bán hàng tại Cơng ty CP Đầu tư và Cơng nghệ Hồng Gia theo dõi
- Sổ nhật ký chung:Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trên chứng từ kế toán đều phải được ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Dựa vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để vào các Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phụ lục 2.8: Sổ nhật ký chung
-Ví dụ: đối với nghiệp vụ bán hàng ngày 02/10/2017, Công ty xuất bán điện thoại cố định cho Công ty CP Đầu tư và Thương Mại Chợ Lớn được kế toán ghi nhận trên sổ chi tiết TK 131 như sau
- Sổ chi tiết tài khoản 131: Các nghiệp vụ liên quan đến tình hình cơng nợ phải thu thì ghi nhận.
Phụ lục 2.9: Sổ chi tiết tài khoản 131
- Sổ quỹ tiền gửi:
Phụ lục 2.10: Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CƠNG NGHỆ HỒNG GIA
3.1 Các kết luận phát hiện qua nghiên cứu
3.1.1 Những kết quả đạt được
Qua thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy kế tốn bán hàng Cơng ty CP Đầu Tư và Cơng nghệ Hồng Gia khá hiệu quả, cụ thể:
- Bộ máy kế toán:
Tổ chức khá hợp lý, gọn nhẹ tính chun mơn hóa cao, phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hệ thống sổ kế tốn và hình thức ghi sổ kế tốn
Phù hợp với doanh nghiệp thương mại loại hình kinh doanh của cơng ty. Qua đó việc ghi sổ cơng ty khá đơn gián và dễ thực hiện, công ty chỉ cần nhập một lần trên phần mềm.
- Việc vận dụng tài khoản:
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản phù hợp, đã mở chi tiết các tài khoản theo dõi doanh thu theo sản phẩm để từ đó đánh giá được sản phẩm nào mang loại doanh thu cao hay thấp qua đó có chiến lược kinh doanh cụ thể. Việc mở sổ theo dõi phải thu chi tiết theo đối tượng khách hàng giúp doanh nghiệp theo dõi được tình hình cơng nợ phải thu của các đối tác, từ đó có chính sách thu hồi cơng nợ kịp thời, tránh bị chiếm dụng vốn.
- Việc xác định giá gốc hàng tồn kho:
Đơn giản, dễ thực hiện chỉ cần tính giá xuất kho cuỗi mỗi kỳ thơng qua tồn đầu kỳ và tình hình nhập xuất
3.1.2 Những hạn chế cịn tồn tại
Cơng ty CP Đầu tư và Cơng nghệ Hồng Gia ngày càng nỗ lực để hồn thiện cơng tác kế toán và đã đạt được những mặt tích cực đáng kể trên. Tuy nhiên, sau thời gian thực tập tại công ty em phát hiện cơng tác kế tốn cơng ty vẫn còn tồn tại yếu kém cần khắc phục, cụ thể:
- Bộ máy Kế toán:
Bộ máy kế tốn tuy gọn nhẹ, tuy nhiên do tính chất cơng việc đặc biệt là mùa báo cáo nên thường một người phải kiêm nhiều việc dẫn đến áp lực công việc. Doanh nghiệp đôi khi phải thuê thêm nhân viên thời vụ, gây tốn thêm một khoản chi phí.
Cơng ty khơng có chính sách đưa cán bộ kế toán đi đào tạo thêm để nâng cao tay nghề. Đặc biệt là trong năm 2017 việc áp dụng TT133/TT – BTC mới ban hành kế tốn khó nắm bắt hết được các quy định.
- Phương thức bán hàng:
Doanh nghiệp chưa đa dạng hóa phương thức bán hàng, phương thức bán hàng cơng ty chỉ có bán bn
- Chính sách bán hàng:
Doanh nghiệp chưa xây dựng hồn chỉnh một khung chính sách về chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán.
Với những đơn hàng trị giá trên 150trđ, thì sẽ được hưởng chiết khấu thương mại Cơng ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu thương mại, khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn cũng chưa được hưởng chiết khấu thương mại. Điều đó một phần nào khiến cho đối tác khách hàng ít hợp tác và khơng kích thích được nhu cầu của họ.
- Việc mở tài khoản chi tiết doanh thu