5. Kết cấu khóa luận
2.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu và các nhân tố ảnh hưởng tới kế toán bán
bán mặt hàng nhóm hóa chất tổng hợp tại Cơng ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An.
2.1.1. Tổng quan về công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An.Tên gọi đầy đủ: Tên gọi đầy đủ:
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI TRÀNG AN.
Tên giao dịch Quốc tế:
TRANG AN INVESTMENT AND DEVELOPMENT TRADE LIMITED COMPANY.
Tên viết tắt: TRANG AN INVTRA CO.,LTD Người đại diện: Bùi Thị Hảo.
Chức vụ: Tổng giám đốc.
Vốn lưu động: 1.500.000.000 đồng Việt Nam ( Một tỷ lăm trăm triệu đồng chẵn ). Trụ sở Cơng ty: Phịng 402A, Khu H2, TT Kim Giang, P. Kim Giang, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
Tel: 04.39977880 Fax: 04.39977880 Email: trangan.ltd@gmail.com. Ngày 24 tháng 1 năm 1011 công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0105132356 do sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp với các ngành nghề kinh doanh của công ty đã đăng ký trong giấy phép đăng ký kinh doanh.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Thương Mại Tràng An.
(Nguồn: phịng hành chính-nhân sự Cơng Ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Thương Mại Tràng An).
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:
- Giám đốc: Là người đứng đầu cơng ty, tồn quyền quyết định hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, điều hành công ty theo pháp luật và phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty. Các trưởng bộ phận có quan hệ tương trợ giúp đỡ nhau về các lĩnh vực hoạt động chứ không phải quan hệ điều hành cấp trên với cấp dưới.
- Phó Giám đốc: Trực tiếp quản lý và điều hành nhiệm vụ của phòng ban, tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác phát triển thị trường kinh doanh cung như đưa ra những sản phẩm, chiến lược kinh doanh, mở rộng thị trường.
- Phịng kinh doanh: Có nhiêm vụ tham mưu cho Giám đốc phương án mở rộng sản xuất kinh doanh, tiến hành các hoạt động nghiên cứu, đánh giá nhu cầu của khách hàng để xác định chiến lược kinh doanh từng giai đoạn, đồng thời triển khai hoạt động kinh doanh của Cơng ty với mục tiêu an tồn, bền vững và hiệu quả. Bên cạnh đó phịng kinh doanh cịn có chức năng phân phối kinh doanh sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, lập kế hoạch phát triển sản phẩm.
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phịng Kinh doanh Phịng Tài chính - kế tốn Phịng hành chính – nhân sự
- Phịng tài chính – kế tốn: Bao qt tình hình tài chính của cơng ty, nhu cầu về nguồn vốn và khả năng phát triển của công ty trong tương lai. Tham mưu cho Giám đốc về cơng tác tài chính kê tốn trong Cơng ty, phân tích hoạt động tài chính của Cơng ty hàng năm hoặc từng thời điểm mà ban giám đốc cần. Thực hiện các cơng việc của kế tốn theo đúng chuẩn mực và quy định của pháp luật. Tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách về thuế của nhà nước.
- Phịng hành chính – nhân sự:
-Tham mưu xắp xếp bộ máy tổ chức quản lý đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
-Tham mưu trong công tác quản lý nhân sự, đào tạo, nâng lương, tuyển dụng cán bộ công nhân viên trong tồn cơng ty.
-Quản lý bổ xung và lưu giữ toàn bộ hồ sơ cán bộ cơng nhân viên trong tồn công ty.
-Tham mưu, làm các chế độ về bảo hiểm xã hội và các chế độ khác cho CBCNV. -Soạn thảo các văn bản quản lý trong lĩnh vực được phân công.
-Xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương, hệ thống định mức lao động, đơn giá tiền lương sản phẩm.
-Tham mưu trong công tác quản lý lao động- tiền lương, bảo hộ lao động, kỷ luật lao động, chế độ bồi dưỡng độc hại cho người lao động.
-Thống kê- phân tích tình hình lao động- tiền lương, đề xuất phương án nâng cao hiệu quả công tác lao động tiền lương.
-Xây dựng và thực hiện phương án phân phối tiền lương, tiền thưởng.
2.1.2. Đặc điểm bộ máy kế tốn tại cơng ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung để phù hợp với hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Theo mơ hình này phịng kế tốn cơng ty có nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính để lên báo cáo tài chính và lên các báo cáo quản trị theo nhu cầu quản trị và ra quyết định cua ban giám đốc cơng ty.
+ Kế tốn trưởng: Là cánh tay đắc lực giúp việc cho giám đốc công ty, chỉ đạo
thực hiện cơng tác kế tốn thống kê. Tham mưu với lãnh đạo công ty về cơ chế quản lý điều hành hoạt động kinh tế , tài chính của cơng ty chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về tính chính xác của cơng tác hạch tốn kế tốn, về kết quả hoạt động kinh doanh. Chịu trách nhiệm quản lý, cung cấp các thơng tin tài chính một cách chính xác, kịp thời tồn diện dể ban giám đốc đưa ra quyết định kinh doanh. Kế tốn trưởng cịn có nhiệm vụ điều hành, chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện các nhiêm vụ của phòng kế tốn.
Ngồi trách nhiệm chung kế tốn trưởng trực tiếp làm cơng tác lập báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của nhà nước và báo cáo quản tri theo yêu cầu của ban giám đốc. Trách nhiệm tập hợp số liệu vào sổ sách kế tốn tổng hợp, theo dõi chi phí tính giá vốn và xác định kết quả kinh doanh,theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp.
+ Kế tốn bán hàng: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh kịp thời các thông tin giao
nhận hàng hóa hằng ngày. Tính tốn và phản ánh chính xác tổng giá tính tốn của hàng hóa nhập xuất trong ngày. Cung cấp các thơng tin cần thiết tình hình bán hàng phục vụ việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà có thể báo cáo bán hàng theo hóa đơn hoặc theo từng mặt hàng…Thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về số lượng xuất- tồn vào cuối ngày. Hỗ trợ công việc cho kế tốn trưởng cũng như các cơng việc khác theo u cầu.
KẾ TỐN TRƯỞNG (kế tốn tổng hợp, thuế) KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG THỦ QUỸ KẾTỐN CƠNG NỢ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
+ Kế tốn tiền lương: Có nhiệm vụ phản ánh kịp thời thời, đầy đủ thu chi tiền
lương. Hàng ngày kế toán tiền lương phải chấm cơng của tồn bộ cơng nhân viên để cuối tháng lên được bảng chấm công và bảng lương cho mọi người. Theo dõi làm thủ tục với phòng bảo hiểm, thanh tốn lương và các khoản trích theo lương, các khoản phải nộp và thu chi kinh phí cơng đồn, rà sốt các khoản tạm ứng cần phải thu.
+ Kế tốn cơng nợ: có nhiệm vụ theo dõi tất cả các khoản thanh toán với nhà
cung cấp và khách hàng của cơng ty. Kế tốn cơng nợ phản ánh thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ vào tài khoản chi tiết trên các sổ. Chịu trách nhiệm mở sổ sách theo dõi các khoản thanh toán với người bán, người mua và thanh quyết tốn. Theo dõi cơng nợ phải thu và phải trả. Đối chiếu công nợ với các đơn vị, khách hàng.
+ Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, quản lý và hạch toán các khoản vốn
bằng tiền, phản ánh tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập báo cáo quỹ hàng ngày. Quản lý két quỹ đảm bảo an tồn, ngăn nắp, gọn gàng, bí mật, đóng mở có khoa học. Đối chiếu theo quy định với kế tốn thanh tốn có chữ ký xác nhận. Nhập xuất quỹ phải đảm bảo đầy đủ thủ tục nguyên tắc theo Luật kế toán quy định.
Chế độ kế tốn mà cơng ty áp dụng.
Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng và tuân theo Quyết định số 48 /2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Kỳ kế tốn năm của Cơng ty được quy định là 12 tháng, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm dương lịch.
Hình thức kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: Đồng Việt Nam (kí hiệu:VNĐ).
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: công ty ghi nhận hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: cơng ty áp dụng theo phương pháp bình qn gia quyền sau mỗi lần nhập.
+ Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Cơng ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định mà công ty đang áp dụng là phương pháp đường thẳng.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Công ty ghi nhận doanh thu theo thực tế phát sinh.
2.1.3. Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới kế tốn bán hàng nhóm hóa chất tổng hợp tại cơng ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An.
Ảnh hưởng của các nhân tố bên ngồi doanh nghiệp.
Chính sách lãi suất và tín dụng ngân hàng: chính sách lãi suất có ảnh hưởng
nhiều đến hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Nguyên tắc trong kinh doanh thương mại là chiếm dụng vốn kinh doanh vì vậy các doanh nghiệp ln muốn thanh toán chậm tiền hàng, và vay vốn với chính sách ưu đãi. Chính vì vậy khi lãi suất cao và chính sách tín dụng ngân hàng khó khăn thì các doanh nghiệp sẽ bị thu hẹp nguồn vốn kinh doanh của mình. Khi đó việc thanh tốn tiền hàng hóa của các doanh nghiệp đó sẽ gặp nhiều khó khăn và chậm trễ. Dẫn đến việc thu hồi vốn kinh doanh, và thu hồi công nợ bán hàng sẽ gặp nhiều khó khăn và khơng đáp ứng được chỉ tiêu kế hoạch đề ra
Trình độ phát triển của khoa học cơng nghệ: cũng ảnh hưởng đáng kể đến cơng
tác kế tốn bán hàng của doanh nghiệp. Điển hình là việc sử dụng các phần mềm kế toán giúp cơng việc kế tốn của doanh nghiệp được thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học và chính xác hơn giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định phù hợp và kịp thời. Cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng sẽ khơng cịn gánh nặng, rút ngắn được thời gian, tiện ích và đảm bảo hiệu quả cho khơng phải thực hiện thủ cơng.
Chính sách chiết khấu của nhà cung cấp: tùy từng nhà cung cấp có các chính
sách về bán hàng cho doanh nghiệp như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán sẽ làm ảnh hưởng đến giá đầu vào của hàng hóa tác động trực tiếp cơng tác hạch tốn trị giá vốn hàng bán.
Đây là nhóm nhân tố tồn tại bên trong mỗi doanh nghiệp , nó ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng. Những nhân tố này mang tính chủ quan của doanh nghiệp, có thể thay đổi trong khuôn khổ pháp luật cho phép để phù hợp, hiệu quả hơn.
Nhận thức của chủ doanh nghiệp: Kế tốn được xem như là cơng cụ quản lý để
kiểm tra, giám sát mọi hoạt động và vận hành doanh nghiệp, cơ chế quản lý phù hợp sẽ tạo cho các nhân viên hoạt động tốt.
Bộ máy kế toán: Cơng ty áp dụng mơ hình kế tốn tập trung. Hầu hết mọi cơng
việc đều được thực hiện tại phịng kế tốn từ khâu thu thập chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp lập báo cáo tài chính, rất phù hợp với trình độ quản lý của cơng ty.
Hình thức kế tốn tại cơng ty: Kế tốn trên máy vi tính theo hình thức nhật ký
chung do đó cơng việc kế tốn được giải quyết nhanh chóng và đáp ứng tính xác, đáp ứng nhu cầu quản lý. Nhưng bên cạnh đó do khoa học cơng nghệ ngày càng phát triển đòi hỏi nhân viên kế tốn phải có trình độ để xử lý được các nghiệp vụ trên phần mềm kế tốn. Việc nhập dữ liệu địi hỏi phải chính xác tuyệt đối, nếu có sai sót về ngày tháng, số lượng làm ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác tính giá hàng xuất kho.
Nguồn nhân lực: Đội ngũ kế tốn trong cơng ty đều cịn trẻ,nhanh nhạy khoa học
cơng nghệ, luôn luôn cập nhật những thay đổi trong quy định, chế độ nên công tác quản lý kế toán đặc biệt là hạch toán kế tốn bán hàng tương đối chính xác, nhưng vẫn khơng tránh khỏi một số sai sót do trình độ năng lực cịn yếu.
2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng nhóm hóa chất tổng hợp tại Công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An.
2.2.1. Đặc điểm kế toán bán hàng nhóm hóa chất tổng hợp tại cơng ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An.
Phương thức bán hàng :Cơng ty bán theo hình thức bán bn khơng áp dụng hình thức bán lẻ.
+ Phương thức bán bn: Công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An mua hàng về nhập kho và lưu kho thường trong thời gian ngắn. Một số trường hợp công ty giao thẳng cho khách hàng.
Công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An bán bn hóa chất cho các công ty sau:
- Công ty cổ phần môi trường đô thị và công nghiệp 11 Urenco 11.
- Cơng ty cơng nghệ Hóa sinh.
- Cơng ty CP-CN Quảng Trị.
- Cơng ty CP-CN Huế. Hình thức bán hàng:
Cơng ty vẫn sử dụng hình thức bán hàng truyền thống, bàn bạc trực tiếp với khách hàng qua điện thoại hay email sau đó làm các hợp đồng bán hàng và thực hiện hợp đồng.
Ghi nhận doanh thu – giá vốn bán hàng
Việc ghi nhận doanh thu- giá vốn của công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mai Tràng An tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 14:
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn các điều kiện sau:
Thời điểm ghi nhận Doanh thu là thời điểm đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. Trong trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng doanh nghiệp không ghi nhận doanh thu mà khi có các hóa đơn chứng từ, biên bản giao nhận hàng hóa cơng ty mới tiến hành ghi nhận doanh thu.
Các phương thức thanh tốn:
Cơng ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An áp dụng hai phương thức thanh toán: phương thức thanh toán trả chậm và phương thức thanh toán trả trước
+ Phương thức thanh toán trả chậm: sau một khoảng thời gian sau khi hàng
hóa được chuyển giao quyền sở hữu thì khách hàng mới thanh tốn cho công ty (thường là 10 đến 20 ngày kể từ ngày giao hóa đơn). Do đó hình thành khoản nợ phải thu của khách hàng. Khoản nợ phải thu này được hạch toán, quản lý chi tiết theo từng vùng quản lý, từng đối tượng quản lý, từng đối tượng phải thu và ghi chép, theo dõi từng lần thanh toán của khách hàng. Theo phương thức này nguồn vốn và tiền hàng thu về sẽ chậm hơn, dễ xảy ra trường hợp hàng hóa đã bàn giao xong mà đến thời hạn phải thanh tốn nhưng khách hàng lại chưa thanh tốn hay khơng đủ khả năng thanh toán. Theo khảo sát tại Công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tràng An trong năm 2015, công ty đang tồn tại những khoản nợ đã quá nợ thanh toán trên một năm chưa thanh tốn, cơng ty lại khơng tiến hành lập dự phòng mà vẫn áp dụng các biện pháp đòi nợ như gửi email, gọi điện,..điều này sẽ gây nên ảnh hưởng khơng tốt đến tình hình tài chính, đồng nghĩa với việc công ty đang bị chiếm dụng vốn, ảnh hưởng