5. Kết cấu khóa luận
3.1. Đánh giá thực trạng kế tốn bán hàng nhóm hóa chất tổng hợp tại cơng ty
3.1.2. Những hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh rất nhiều thành tựu đã đạt được trong cơng tác tổ chức kế tốn thì cơng ty vẫn cịn một số hạn chế nhất định
Thứ nhất về chứng từ bán hàng
Chứng từ được lưu chuyển đúng quy trình và có sự quy định rõ ràng. Nhưng tại phịng kế tốn, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có cơng tác phân loại theo nội dung. Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán lưu chung thành một tập: Gồm hóa đơn GTGT, giấy báo nợ, giấy báo có… Như vậy, khi muốn đối chiếu dữ liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập Nhật ký chung hoặc khi cơ quan chức năng (Thuế) đến kiểm tra.
Hiện tại khi bán hàng công ty không lập biên bản giao nhận hàng hóa. Điều này rất dễ xảy rủi ra cho cơng ty khi có xảy ra tranh chấp liên quan đến kiện tụng ra tịa giữa cơng ty và khách hàng gây thiệt hại cho công ty.
Phiếu xuất kho của cơng ty thường chỉ có chữ ký của Thủ kho và người nhận hàng do vậy rất dễ xảy ra sai phạm khi thủ kho và người nhận hàng cấu kết với nhau gian lận, ghi nhận sai lệch số lượng hàng hóa gây thiệt hại cho công ty
Thứ hai về xác định giá vốn hàng bán
+ Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập khiến cho khối lượng tính tốn nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm hàng hóa.
+ Việc tính giá vốn hàng hóa được phần mềm kế tốn tự động tính mỗi khi xuất bán hàng nếu như kế toán thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý phần mềm thì có thể
khơng kiểm sốt được phần giá vốn mà phần mềm tính xem có chính xác hay khơng. Việc nhầm ngày của hóa đơn dẫn đến tính trị giá vốn của hàng xuất kho sai lệch.
Thứ ba về sổ sách kế toán:
+ Việc sử dụng phần mềm kế tốn giúp cho cơng việc kế tốn được nhẹ nhàng
hơn nhưng nếu có lỗi hay sai hỏng mà không phát hiện khắc phục kịp thời sẽ làm gián đoạn cơng tác kế tốn. Cuối mỗi kỳ hay cuối tháng kế toán chỉ cần kết xuất từ phần mềm ra do vậy không hiểu rõ các quy trình cũng như nguyên tắc do vậy khi xảy ra sai sót rất mất thời gian để tìm hiểu và sửa chữa.
+ Hiện nay công ty chưa chú trọng trong quản lý doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng do vậy khó theo dõi tình hình kinh doanh của các mặt hàng để biết mặt hàng nào kinh doanh tốt, hay lỗ để có chiến lược kinh doanh hợp lý.
Thứ tư về phần mềm kế toán và hạch toán trên phần mềm:
Do tính tự động hóa của phần mềm, khi hạch toán các khoản doanh thu được thu trực tiếp bằng tiền, công ty ghi nhận thông qua tài khoản phải thu khách hàng chi tiết cho từng đối tượng, sau đó kế tốn vào mục phiếu thu để ghi giảm cơng nợ khách hàng. Việc này dẫn đến việc làm sai bản chất của nghiệp vụ kinh tế, làm cho việc ghi chép của kế tốn khơng phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ đó.Việc doanh nghiệp khơng đặt mã vụ việc hoặc đặt mã khách đối với từng đối tượng dẫn đến việc tập hợp, phân bổ chi phí và xác định kết quả kinh doanh của từng vụ việc gặp nhiều khó khăn. Những bất cập trong lúc sử dụng phần mềm: Có nhiều địa điểm làm việc thì cần trao đổi dữ liệu giữa các điểm này, mà hệ thống hiện tại thì khơng thực hiện được hoặc thực hiện khơng chính xác. Cần phải thêm thơng tin quản lý vào một nghiệp vụ, nhưng việc này lại khó thực hiện trong một phần mềm trọn gói. Cần phải ghi lại thơng tin về các cuộc gọi là làm việc chăm sóc khách hàng do cơng ty thực hiện bán hàng qua điện thoại khá nhiều, nhưng trong phần mềm kế tốn lại khơng có.
Phần mềm kế tốn MISA có giao diện thân thiện dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt nhưng bên cạnh đó do chạy bằng phần mềm .NET nên địi hỏi cấu hình máy tương đối cao, nếu máy yếu chương trình chạy chậm chạm hay xảy ra tình trạng treo máy