1.1.1. .Một số khái niệm cơ bản
2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng nhóm hàng sơn tại công ty Cổ phần Công Nghệ
2.2.2. Kế tốn bán hàng nhóm hàng sơn tại công ty Cổ phần Công Nghệ Trường
Trường Thành.
2.2.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán.
➢ Chứng từ kế toán sử dụng.
+ Hóa đơn GTGT: khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế tốn bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và Phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh toán, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu tại quyển hóa đơn gốc
Liên 2: giao cho khách hàng làm chứng từ kế toán của bên mua.
Liên 3: dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bộ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại Công ty.
-Đối với những khách hàng mới cơng ty thường có biên bản giao hàng riêng nhưng đối với những khách hàng lâu năm, công ty thường sử dụng phiếu xuất kho kiêm biên bản giao hàng để cho nhanh gọn, tránh làm mất thời gian của khách hàng.
+ Phiếu xuất kho kiêm biên bản giao hàng ghi số lượng hàng bán, không ghi giá bán, thơng tin khách hàng và thơng tin hàng hóa cần bàn giao cho khách hàng. Số lượng trên phiếu và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu này được lập làm 2 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển làm căn cứ để ghi sổ, hạch tốn doanh thu và cơng nợ cho khách hàng.
+ Liên 2: Giao cho thủ kho để xuất hàng, đồng thời làm căn cứ để ghi vào thẻ kho. Thủ kho xuất hàng và ghi số lượng hàng xuất kho vào thẻ kho của loại sơn có liên quan. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho.
-Phiếu thu (Phụ lục số): Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán lập phiếu thu. Thơng thường kế tốn sẽ lập làm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên lưu lại công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
-Sổ phụ kèm theo giấy báo có của ngân hàng: Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán thu, chi qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Hàng tháng, kế tốn thanh tốn có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
Ngồi các chứng từ nêu trên, cơng ty cũng sử dụng một số chứng từ liên quan khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển, hợp đồng kinh tế với khách hàng và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
➢ Trình tự luân chuyển chứng từ.
Sau khi hợp đồng mua bán sơn được ký kế với khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế (Nếu có). Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại cơng ty.
Sau khi có hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc đơn đặt hàng, đến thời điểm giao hàng, kế toán viết phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận hàng hóa để giao cho thủ kho, thủ kho xuất hàng. Sauk hi xuất hàng xong, lô hàng đã được giao cho cán bộ mua hàng của bên mua hoặc giao cho cán bộ mua hàng của cơng ty, kế tốn xác nhận bên nợ và cho khách hàng ký nhận, trong trường hợp khách hàng thanh tốn ln số cịn lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hết tiền hàng trước khi hồn thành việc giao hàng thì khơng cần lập phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận và xác nhận nợ. Đồng thời kế tốn lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dung để giao cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán ghi nhận Doanh thu bán hàng và tính tốn trị giá vốn của hàng xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền.
Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế tốn khơng lập phiếu thu mà theo dõi qua các chứng từ ngân hàng.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để nhập liệu vào phần mềm kế toán máy SAS (Phụ lục 10), sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế tồn tiến hành in các sổ theo quy định của Nhà nước và lưu giữ tại Cơng ty.
Ví dụ: Ngày 28/03/2017 Công ty Cổ phần Công Nghệ Trường Thành bán sơn
cho Công ty TNHH Giao Thông Thành Đô, 108.383.000(đã bao gồm thuế VAT), khách hàng chưa thanh toán.
- gồm các chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho.
Sau khi hai bên đã thống nhất giá cả, tiến hành làm hợp đồng mua bán theo các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên. Căn cứ vào hợp đồng thì bên mua sẽ cử cán bộ mua hàng tới kho của Trường Thành để nhận hàng. Theo hợp đồng thì bên mua cam
kết thanh tốn trong vịng 10 ngày sau khi nhận hàng. Khi cán bộ mua hàng bên mua tới kho của Trường Thành để nhận hàng, kế toán viên sẽ ghi Phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận hàn hóa và giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận hàng hóa và số lượng sơn như trên phiếu kế tốn đã lập có chữ ký của đại diện bên nhận hàng. Đồng thời viết hóa đơn GTGT cho cơng ty TNHH Giao Thơng Thành Đơ, có dấu xác nhận của cơng ty, chữ ký của Giám đốc, giao cho bên mua liên 2. Sau đó giao cho kế toán tổng hợp liên 3, phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận hàng hóa để làm căn cứ hạch tốn doanh thu, giá vốn hàng bán trên phần mềm.
2.2.2.2. Tổ chức và vận dụng tài khoản kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Cơng Nghệ Trường Thành.
2.2.2.2.1 Hệ thống một số tài khoản sử dụng chủ yếu trong nghiệp vụ bán hàng. Hệ thống tài khoản kế tốn Cơng ty áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán hiện hành theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính. Cơng ty sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau:
-Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
-Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh toán của từng khách hàng được mở chi tiết trên TK 131 và theo dõi theo từng đối tượng riêng biệt.
-Tài khoản 156 “Hàng hóa”: Được theo dõi chi tiết theo từng loại mặt hàng bán và mỗi mặt hàng có mã hàng xác định.
-Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
Ngồi ra, kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản như TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”, TK 138 “Phải thu khác”, TK 338 “Phải trả khác”…
2.2.2.2.2 Hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu tại Cơng ty
-Kế tốn doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán
Quy trình bán hàng và nợ phải thu khách hàng bắt đầu từ khi khách hàng đặt lệnh mua hàng tới khi hàng hóa được phân phối đến khách hàng và nhận được tiền thanh toán của khách hàng.
tham gia vào quy trình: Khách hàng, đội vận chuyển và thủ kho, kế tốn bán hàng viết hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc.
Bán hàng và nợ phải thu khách hàng gồm: bán hàng, giao hàng, ghi nhận doanh thu, thu hồi công nợ, báo cáo bán hàng và đối chiếu công nợ, hoa hồng bán hàng, thu hồi công nợ quá hạn, hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán.
Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán cho lô hàng đã bán trong kỳ: Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (156) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho.
➢ Ví dụ 1: Ngày 03/04/2017, bán một số mặt hàng sơn và vật dụng kèm theo
cho Cơng ty TNHH D & L, giá chưa có thuế VAT là 110.897.280đ. Khách hàng chưa thanh toán.
Ngày 03/04/2017, Hợp đồng kinh tế được lập dựa trên sự thỏa thuận giữ Công ty Cổ phần Công Nghệ Trường Thành và Công ty TNHH D & L. Trong hợp đồng thể hiện rõ chi tiết tên các loại mặt hàng sơn và vật dụng, đơn giá và số lượng từng loại (Phụ lục). Hợp đồng kinh tế có sự xác nhận của ơng Đào Đình Thành (Giám Đốc cơng ty Cổ phần Công Nghệ Trường Thành) và ông Tống Xuân Trường (Giám Đốc cơng ty TNHH D & L). Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 5 bản, bên mua giữ 3 bản, bên bán giữ 2 bản có giá trị pháp lý như nhau.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế về việc mua bán sơn số 153/HĐ – SVT ngày 03 tháng 4 năm 2017. Vào ngày 03/04/2017, kế tốn bán hàng xuất hóa đơn bán hàng cho Cơng ty TNHH D & L.
Quy trình hạch tốn nghiệp vụ bán hàng trên Excel tại Cơng ty Hạch tốn trên Sổ Nhật ký chung
Căn cứ vào hóa đơn số 0000153, ký hiệu TT/16P (Phụ lục số 10 ), kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131 : 121.987.008 Có TK 511 : 1110.897.280 Có TK 33311 : 11.089.780
Cuối tháng, căn cứ vào PXK hàng hóa (lưu nội bộ Cơng ty) tháng 03 năm 2017)), kế toán hhi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 : 95.500.000 Có TK 156 : 95.500.000
Xuất kho hàng bán
Căn cứ vào Hóa đơn số 0000153, sau khi đã kiểm tra đối chiếu với HĐKT, theo thỏa thuận thống nhất của hai bên, kế toán kho tiến hành lập PXK và xuất hàng ra khỏi kho và bàn giao cho khách hàng.
Chú ý: Nếu khách hàng yêu cầu giao PXK thì đơn giá ghi trên PXK giao cho
khách hàng sẽ để trống. Tại ví dụ đang xét, Cơng ty TNHH D&L khơng yêu cầu giao PXK.
Vào bảng kê phiếu xuất kho – khai báo thông tin của Hàng xuất bán
Căn cứ vào PXK (lưu nội bộ Cơng ty), kế tốn tiến hành ghi giảm hàng hóa trên Bảng kê phiếu nhập xuất kho.
-Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu
+ Kế toán chiết khấu thương mại
Mặc dù các hình thức chiết khấu thương mại sẽ có tác động tốt, thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa nhưng lại giảm doanh thu của Cơng ty. Do mơ hình và vốn kinh doanh của Cơng ty cịn nhỏ nên Cơng ty khơng áp dụng hình thức chiết khấu thương mại.
+ Kế toán bán hàng bị trả lại
Khách hàng được trả lại sản phẩm trong thời hạn cho phép nếu khơng hài lịng với chất lượng hàng hóa với điều kiện hàng không bị hư hại so với ban đầu, nguyên tem, nhãn mác cùng các giấy tờ khác. Kế toán ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 531 theo trị giá bán chưa thuế, ghi giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp Nợ TK 33311, giảm số tiền đã thu hay khoản phải thu Có TK 111, 1121, 131. Đồng thời ghi giảm giá vốn lô hàng đã xuất và ghi tăng giá trị hàng tồn kho: Nợ TK 1561 Có TK 632 theo giá trị thực nhập kho. Hàng bán bị trả lại này rất ít xảy ra tại Cơng ty. Trong thời gian nghiên cứu đề tài khóa luận Q 1/2016, Cơng ty khơng phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
Nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, Cơng ty xử lý theo quy định kế tốn
Trường hợp Cơng ty đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng thì phải thơng báo kịp thời tới bên bán và trả lại tồn bộ hay một phần hàng hố bị lỗi. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” theo mẫu Công ty gửi
lơ hàng đó, kế tốn kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho”. Sau đó kế tốn đổi hàng cho bên mua và kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Trường hợp Công ty đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng phải trả lại tồn bộ hàng hố hoặc một phần hàng hoá, khi trả lại hàng bên mua và công ty phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hố, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, lý do trả lại hàng theo hoá đơn bán hàng (Số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn gửi trả lại cho cơng ty để cơng ty lập lại hố đơn GTGT cho số hàng hố đã nhận, và làm căn cứ cho cơng ty điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
+ Kế tốn giảm giá hàng bán
Cơng ty khơng thực hiện giảm giá hàng bán. Trước khi các hợp đồng kinh tế được thực hiện, Công ty Cổ phần Công Nghệ Trường Thành đều đã gửi báo giá các loại sản phẩm mà bên khách hàng muốn được cung cấp.
2.2.3. Sổ kế tốn
Hóa đơn số 0000080 xuất bán sơn và vật dụng kèm theo các loại cho Công ty TNHH D&L, sau khi khai báo xong Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì kế toán ghi nhận bút toán này lên sổ Nhật ký chung (Phụ lục số12)
Trường hợp này, khách hàng nhận nợ, kế toán mở sổ chi tiết TK 131, theo dõi sổ chi tiết thanh tốn của người mua giúp cho Cơng ty nắm được số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng. Thơng qua đó mà có biện pháp đơn đốc kịp thời thu hồi vốn. Hàng tháng, kế toán làm Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng.
Cơ sở số liệu: Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các hợp đồng kinh tế
Phương pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng quan hệ thường xun với cơng ty, kế tốn mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ. Đối với những khách hàng có quan hệ khơng thường xun với Cơng ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển số.
Vẫn Ví dụ trên, để theo dõi khoản phải thu của Công ty TNHH D&L mua hàng theo hóa đơn số 0000153, kế tốn mở sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Các sổ cái, sổ chi tiết có liên quan: Sổ cái TK 511 sổ cái TK 632, sổ cái TK 131, sổ cái TK 156, sổ chi tiết để theo dõi riêng cho từng khách hàng.
CHƯƠNG III: MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TỐN BÁN HÀNG NHĨM HÀNG SƠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ
TRƯỜNG THÀNH.