CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÁC DNTM
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ
2.2.2. Phương pháp kế toán
2.2.2.1. Chứng từ kế tốn
Cơng ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật Vũ Lê Minh áp dụng Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016, các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:
- Phiếu xuất kho:
Sau khi nhân viên kinh doanh tập hợp những đơn đặt hàng sau đó căn cứ vào hợp đồng để viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm hai liên, một liên đưa phịng kế tốn để căn cứ vào đó viết hóa đơn GTGT, một liên đưa cho bộ phận kho xuất hàng.
- Hóa đơn GTGT:
Khi bán hàng thì kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dịng ghi tổng tiền hàng, một dịng ghi tổng tiền thuế GTGT. Dịng tổng tiền thanh tốn ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, cơng ty vẫn sử dụng hình thức đặt in hóa đơn và viết tay.
+ Liên 1 (Màu trắng): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế tốn, lưu giữ tại cơng ty.
- Chứng từ thanh tốn: giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu
Giấy báo có : Là chứng từ thanh tốn điện tử liên ngân hàng được chuyển đến công ty xác nhận khoản tiền khách hàng đã thanh tốn cho cơng ty.
Phiếu thu: Là chứng từ do kế tốn thanh tốn thành lập với mục đích xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, kế toán ghi sổ các khoản phải thu liên quan.
- Các chứng từ khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển, hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng….
Trình tự luân chuyển chứng từ
khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế (Nếu có). Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại công ty.
Sau khi có hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc đơn đặt hàng, đến thời điểm giao hàng, Kế toán viết Phiếu xuất kho giao cho thủ kho, thủ kho xuất hàng. Sau khi xuất hàng xong, lô hàng đã được giao cho cán bộ mua hàng của bên mua hoặc giao cho cán bộ giao hàng của cơng ty, kế tốn làm Biên bản xác nhận nợ, cho khách hàng ký nhận, Biên bản này được lập làm hai liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại quyển Biên bản gốc tại công ty. Trong trường hợp khách hàng thanh tốn ln số cịn lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hết tiền hàng trước khi hồn thành việc giao hàng thì khơng cần lập Biên bản xác nhận nợ. Đồng thời kế tốn lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dùng để giao cho khách hàng. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán ghi nhận Doanh thu bán hàng.
Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế tốn khơng lập phiếu thu mà theo dõi qua các chứng từ ngân hàng.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để nhập liệu vào phần mềm kế tốn máy EFC Accounting, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế tốn tiến hành in các sổ theo quy định và lưu giữ tại công ty.
2.2.2.2. Tài khoản kế tốn
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của bộ trưởng BTC. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là:
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chi tiết tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”
- Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp” để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp Nhà nước sau khi đã khấu trừ số thuế GTGT đầu vào.
- Tài khoản 133: “Thuế GTGT được khấu trừ” - Tài khoản 131: “Phải thu khách hàng”
+ TK 131_NT: Phải thu của trường đại học Nguyễn Trãi + TK 131_TTN: Phải thu Học viện Thanh thiếu niên Hà Nội + TK 131_BHCG: Phải thu Bảo hiểm xã hội Cầu Giấy + TK 131_VT-HN: Phải thu Tổng công ty vận tải Hà Nội
….
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” - Tài khoản 156 “Hàng hoá”
- Tái khoản 1111, 1121, ….
Ngoài ra, sử dụng các tài khoản chi phí như: - Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”
- Tài khoản 635 “Chi phí tài chính”
2.2.2.3. Trình tự hạch tốn
- Kế tốn bán bn
Tham gia q trình này phải có mặt đại diện của ba bên: Thủ kho làm nhiệm vụ xuất hàng; kế toán viết phiếu xuất kho và viết hóa đơn GTGT; người mua nhận hàng.
Khi xuất kho thành phẩm, căn cứ hóa đơn GTGT kế tốn ghi: Nợ TK tiền mặt (1111), tiền gửi ngân hàng (1121) hoặc phải thu của khách hàng (131) theo giá thanh tốn của hàng hóa đã bao gồm cả thuế GTGT đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng hóa (511) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi thuế GTGT phải nộp (33311).
Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán cho lô hàng đã bán trong kỳ: Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK thành phẩm (155) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho.
Sau đó, tồn bộ chứng từ sẽ chuyển sang cho bộ phận kế tốn. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, giấy báo Có, phiếu thu, kế tốn tiến hành hạch toán trên phần mềm EFC Accounting
Ví dụ 1: Ngày 20/11/2017 Cơng ty phát sinh nghiệp vụ bán đồ Văn phịng phẩm cho Tổng cơng ty vân tải Hà Nội theo HĐ GTGT 0004821 tổng giá trị 10.868.000đ. Khách hàng thanh toán trước 5.000.000đ. (Phụ lục)
- Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131_VT-HN: 5.868.000 Nợ TK 1111: 5.000.000
Có TK 511: 9.880.000 Có TK 33311: 988.000
- Ghi nhận giá vốn: Do đơn vị hạch tốn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trử nên chương trình tự động điền giá vốn, cuối kỳ khi tính giá bình qn ở Phần kế tốn hàng tồn kho thì giá vốn sẽ được tự động cập nhật vào phiếu này, tài khoản giá vốn là 632.
Nợ TK 632: 8.000.000 Có TK 156: 8.000.000
Căn cứ vào các chứng từ đã có, kế tốn tiến hành hạch tốn trên phầm mềm kế toán EFC Accounting. Tại phân hệ “Bán hàng” , chọn “ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho” , kế toán nhập mã khách hàng VT-HN ấn Enter, phần mềm tự cập nhật địa chỉ, tên nguời mua hàng. Nhập ngày xuất kho là 20/11/2017. Nội dung hạch tốn, tên hàng hóa như trong báo giá, phần mềm sẽ tự cập nhật mã và kho
Giá vốn bán hàng: Phần mềm sẽ tự cập nhật
Doanh thu bán hàng: Kế toán nhập số lượng và đơn giá rồi ấn Enter,phần mềm sẽ tự động tính và cập nhật doanh thu
Thuế và các khoản phải Nộp nhà nước: Thuế GTGT 10% , phần mềm tự động tính và cập nhật thuế.
Sau khi khai báo xong, ấn Lưu, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên các sổ 131, 156, 3331 có liên quan.
Sau khi Lưu xong, kế toán in 1 bản để lưu trữ
Số tiền còn lại khi nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng, kế tốn tiến hành tương tự, nhập mã khách hàng VT-HN phần mềm sẽ tự hiện ra các thơng tin của khách hàng.
Ví dụ 2: Ngày 24/11/2017 Cơng ty cổ phần Việt Hưng Phát mua đồ dùng Văn phịng phẩm của Cơng ty TM và DV kỹ thuật Vũ Lê Minh trị giá 1.256.750đ theo HĐ GTGT 0004826 (Phụ lục)
Nợ TK 1111: 1.256.750 Có TK 511: 1.142.500 Có TK 33311: 114.250
Kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm EFC Accounting. Tại phân hệ “Bán hàng” kế tốn chọn “Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho” để tiến hành hạch toán.
Kế toán nhập mã khách hàng VHP rồi ấn Enter, phần mềm sẽ tự cập nhật đại chỉ, tên người mua. Nhập ngày xuất kho là 24/11/2017. Nội dung hạch toán ghi như trong đơn hàng.
Giá vốn bán hàng: Phần mềm tự cập nhật
Doanh thu bán hàng: kế toán nhập số lượng và đơn giá rồi ấn Enter,phần mềm sẽ tự động tính và cập nhật doanh thu
Thuế và các khoản phải Nộp nhà nước: Thuế GTGT 10% , phần mềm tự động tính và cập nhật thuế.
Sau khi khai báo xong, ấn Lưu, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên các sổ 156, 511, 3331 có liên quan.
Sau khi Lưu xong, kế tốn in 1 bản để lưu trữ
Ví dụ 3: Ngày 28/11/2017 Cơng ty bán Văn phịng phẩm cho Công ty cổ phần xây dựng và trang trí nội thất Viễn Đơng theo HĐ số 0004846 (Phụ lục) tổng tiền thanh toán 3.503.500đ thanh tốn qua tài khoản ngân hàng
Nợ TK 131_VĐ: 3.503.500 Có TK 511: 3.185.000 Có TK 33311: 318.500
Khi nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng. Kế tốn hạch tốn Nợ TK 112: 3.503.500
Có TK 131_VĐ: 3.503.500
Ví dụ 4: Cơng ty cổ phần Devyt MST: 0101097735 mua văn phòng phẩm theo HĐ 0004879 ngày 4/12/2017 thanh tốn tiền mặt cho Cơng ty cổ phần TM và DV kỹ thuật Vũ Lê Minh tổng giá trị 4.943.400đ (Phụ lục)
Nợ TK 1111: 4.943.400 Có TK 511: 4.494.000 Có TK 33311: 449.400
Ví dụ 5: Chi nhánh cơng ty TNHH kiểm tốn ASCO tại Hà Nội mua văn phòng phẩm theo bảng kê HĐ 00049090 ngày 21/12/2017 (Phụ lục) tổng cộng tiền hàng 3.186.364đ (Thuế GTGT 10%) thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 1111: 3.505.000 Có TK 511: 3.186.364 Có TK 33311: 318.636 - Kế toán bán lẻ
Khách hàng trực tiếp đến cửa hàng của Công ty để mua hàng với số lượng nhỏ và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ thì kế tốn lập hố đơn GTGT. Trong trường hợp khách hàng mua với trị giá hàng nhỏ hơn 200.000đ thì kế tốn ghi vào bảng kê bán lẻ. Kế tốn lập phiếu thu khi thu tiền khách.
Ví dụ 1: Dựa vào bảng kê bán lẻ, ngày 15/12/2017 khách lẻ đến cửa hàng mua sổ lị xo A5 bìa nhựa 140 trang giá 25.000đ (thuế VAT 10%)
Nợ TK 1111: 25.000 Có TK 511: 22.727 Có TK 33311: 2.273
Ví dụ 2: Ngày 22/12/2017 khách mua 2 tập giấy A4 Double A 70/90 giá 59.000đ/tập (thuế VAT 10%)
Nợ TK 1111: 118.000 Có TK 511: 107.273 Có TK 33311: 10.727
Ví dụ 3: Ngày 28/12/2017 khách mua 4 bút bi Bến Nghé D24 giá 14.000đ và file càng cua Eagle 7cm A3 giá 55.000đ
Nợ TK 1111: 69.000 Có TK 511: 62.727 Có TK 33311: 6.273
Căn cứ vào bảng kê bán lẻ trong ngày 28/12/2017 (Phụ lục), kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm EFC Accounting. Tại phân hệ “Bán hàng” kế tốn chọn “ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho” để tiến hành hạch toán.
Kế toán nhập mã khách hàng KHACHLE rồi ấn Enter, phần mềm sẽ tự cập nhật đại chỉ, tên người mua. Nhập ngày xuất kho là 28/12/2017. Nội dung hạch toán ghi như trong bảng kê bán lẻ.
Giá vốn bán hàng: Phần mềm tự cập nhật
Doanh thu bán hàng: kế toán nhập số lượng và đơn giá rồi ấn Enter,phần mềm sẽ tự động tính và cập nhật doanh thu
Thuế và các khoản phải Nộp nhà nước: Thuế GTGT 10% , phần mềm tự động tính và cập nhật thuế.
Sau khi khai báo xong, ấn Lưu, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên các sổ 156, 511, 3331 có liên quan.
Sau khi Lưu xong, kế toán in 1 bản để lưu trữ
- Các trường hợp phát sinh khác
Công ty hiện tại khơng áp dụng chính sách chiết khấu thương mại
thường là hàng hóa bị rách nát do q trình vận chuyển. Thơng thường, cơng ty có Nhân viên giao hàng tận nơi bên mua, trước khi ký vào biên bản bàn giao hai bên kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng, nếu có rách nát thỏa thuận hợp lý 2 bên rồi mới ký và xuất hóa đơn gửi sau. Do đó ít xảy ra trường hợp hàng hóa đã xuất hóa đơn, nhưng khơng đúng phẩm chất chất lượng nên phải giảm giá.
Trường hợp, xuất hóa đơn rồi phát hiện hàng bị rách hỏng. Cơng ty có chính sách giảm giá vào đơn hàng lần sau.
Hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế tốn tính tốn trị giá hàng bán bị trả lại theo giá bán trên hóa đơn, đồng thời khi hàng bán bị trả lại về nhập kho, kế toán căn cứ vào lượng hàng bị trả lại và đơn giá hàng bị trả lại tương ứng để tính ra trị giá vốn hàng bán bị trả lại, lập phiếu nhập kho, ghi số lượng chuyển cho thủ kho.
Sau khi phản ánh trên phần mềm kế toán EFC Accounting bút toán này sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung:
Nợ TK 511: Doanh thu hàng bán bị trả lại
Nợ TK 33311: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại
Có TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại Nợ TK 156: Giá vốn của hàng bị trả lại
Có TK 632: giá vốn của hàng bị trả lại
Cuối kỳ làm thao tác tự động kết chuyển khoản giảm trừ để xác định doanh thu thuần.
Căn cứ vào Biên bản trả lại hàng bán, kế toán sẽ vào phần mềm kế toán EFC Accounting, chọn phân hệ “Bán hàng”, chọn “ Hàng bán bị trả lại”
Tại màn hình “Hàng bán bị trả lại” Kế tốn nhập các thơng tin: Mã khách hàng, diễn giải. Ngày hạch toán. Tên hàng hóa, số lượng và đơn giá như trên biên bản trả lại hàng
Giá bán : là giá bán hàng trên hoá đơn trước đây đã xuất cho khách hàng.
TK Hàng bán trả lại, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa
Giá vốn hàng bán: khi nhập lại hàng bán trả lại cần đánh dấu vào ơ Cập nhật giá trung bình cho vật tư.
Mã thuế, TK thuế, tiền thuế : Được cập nhật như như hố đơn đã xuất ra trước đó Căn cứ vào đó chương trình sẽ tự động giảm công nợ phải thu, ghi tăng hàng tồn
kho, giảm giá vốn và ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ.
Cuối kỳ làm thao tác tự động kết chuyển khoản giảm trừ để xác định doanh thu thuần.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT VŨ LÊ MINH