Bảng 2 .4 Nội dung đào tạo tại Phòng quản lý lữ hành
Bảng 2.5 Phương pháp đào tạo nhân viên tại Phòng quản lý lữ hành
Nội dung Số lượng người năm 2015
Số lượng người năm 2016
I. Đào tạo công việc 10 12
1.Kèm cặp và chỉ bảo 4 4
2.Luân chuyển, thuyên chuyên công việc 6 8
II. Đào tạo ngồi cơng việc 5 6
1 .Cử người đi học các khóa đào tạo ngắn – trung – dài hạn
2 3
2. Thơng qua các hội thảo, hội nghị 3 3
2.2.2.3 Triển khai thực hiện đào tạo nhân lực
Trong năm 2016 tại Phòng quản lý lữ hành đã triển khai tổ chức đào tạo nhân viên như sau:
Triển khai đào tạo của Phòng quản lý lữ hành bên trong Sở du lịch Hà Nội + Lựa chọn nhân viên: Nhu cầu đào tạo của nhân viên năm 2016 của Phịng quản lý lữ hành có tổng số là 18 người tham gia các khóa đào tạo khác nhau.
+ Phòng quản lý lữ hành lên lịch học tập cho nhân viên và thông báo trước cửa nhà ăn, bảng tin của Sở, về thời gian địa điểm khóa đào tạo và bối dưỡng.Lịch học tập của nhân viên được sắp xếp hợp lý.
+ Về tài liệu giảng dạy: Chuẩn bị các tài liệu theo đúng nội dung đã phê duyệt, chương trình đã được xác định và phương pháp đào tạo đã chọn. Các tài liệu giảng dạy do giảng viên tự lựa chọn theo ý cá nhân, hoặc yêu cầu của Phòng quản lý lữ hành
+ Các điều kiện cơ sở vật chất: Địa điểm, phòng học, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho học tập như máy tính, máy chiếu, bàn ghế…ln được trang bị đầy đủ tạo điều kiện tốt nhất cho việc giảng dạy và học của nhân viên
Bảng 2.6: Các điều kiện cơ sở vật chất cần cho công tác tổ chức đào tạo nhân lực của Phòng quản lý lữ hành
STT Các cơ sở vật chất Số lượng Ghi chú
1 Phòng học 2
2 Bàn ghế 32 bộ
3 Laptop 6 Nhân viên tự chuẩn bị hoặc mượn của Văn phòng Sở
4 Máy chiếu 2
5 Loa 4 bộ
6 Micro 4
7 Tài liệu học tập Giáo viên chuẩn bị và phát cho học viên + Giám sát, kiểm tra việc đào tạo: Trong q trình tổ chức các khóa học nhân viên nhân sự được phân cơng phụ trách có trách nhiệm thường xun giám sát quá trình giảng dạy của giảng viên, thái độ, ý thức học tập của nhân viên và kiểm tra chương trình giảng dạy có phù hợp hay khơng, có sự thay đổi so với những dự kiến ban đầu hay không.
Triển khai tổ chức đào tạo nhân viên của Phịng quản lý lữ hành bên ngồi Sở du lịch Hà Nội
Việc tổ chức đào tạo nhân viên bên ngồi Sỏ du lịch là các khóa học về quản lý, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý, cao cấp luận chính trị, các khóa học về nâng cao tay
nghề quản lý…Để triển khai khóa học này, bộ phận Phịng quản lý lữ hành liên hệ với các lớp cao học của Các trường đại học như đại học Hành chính, đại học Kinh tế Quốc Dân…hoặc do các quan trên chỉ định, thường thì được chỉ định. Phịng quản lý lữ hành cử người đi học và tiến hành xem xét và phê duyệt các chương trình và nội dung đào tạo trước khi tiến hành giảng dạy
+ Địa điểm đào tạo: Do Sở du lịch Hà Nội quyết định. Nhân viên được hỗ trợ học phí khi tham gia
+ Cơ sở vật chất: Phịng khơng cần chuẩn bị mà bao trọn gói do bên cung cấp + Kiểm tra, giám sát: Phòng sẽ thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện, sự thay đổi trong hình thức và phương pháp giảng dạy, động viên khuyến khích nhân viên để đảm bảo công tác tổ chức đào tạo hiệu quả
2.2.2.4 Đánh giá kết quả tổ chức đào tạo nhân lực
Sau khi kết thúc khóa học, nhân viên sẽ được phân công công việc theo chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức đã được đào tạo. Tuy nhiên, nhìn chung sau khi được đào tạo nhân viên vẫn làm những vị trí cơng việc như cũ, cũng có một số trường hợp được đưa đi đào tạo để làm việc ở những vị trí cao hơn, có mức độ cơng việc phức tạp hơn. Phòng quản lý lữ hành theo dõi, đánh giá mức độ hiệu quả của công tác tổ chức đào tạo. Nhân viên sau khi được đào tạo bao giờ cũng có kết quả thực hiện công việc tốt hơn trước. Phịng theo dõi hiệu quả cơng tác qua kết quả thực hiện công việc của nhân viên được đi đào tạo.Mức độ hiệu quả của công tác được đánh giá bằng kết quả học tập, khả năng tiếp thu kiến thức của học viên áp dụng vào thực tế quản lý.Nhân viên sau khi được đào tạo phải thực hiện được những kiến thức chuyên môn, công việc đã được đào tạo,Đối với cán bộ, nhân viên: Đánh giá năng lực công việc thông qua các đợt kiểm điểm, nhận xét của cán bộ hang năm.
Kết thúc khóa học, người đi học có trách nhiệm mang kết quả học tập, chứng chỉ về Phòng quản lý lữ hành – Tổng hợp và báo cáo cho ban giám đốc Sở, lưu vào hồ sơ
Ngoài ra, việc đánh giá chất lượng tổ chức đào tạo cịn thơng qua việc thảo luận, thu thập ý kiến với người học về chất lượng khóa học, về giảng viên đào tạo. Nhìn chung, Phịng cũng đã thực hiện đánh giá chất lượng đào tạo thơng qua nhiều khía cạnh, khơng chỉ quan tâm đến mỗi đánh giá học viên sau khi đào tạo mà còn đánh giá chất lượng giảng viên, đánh giá chung về tồn khóa học. Tuy nhiên cơng tác này vẫn cịn chưa được chú trọng đúng mức, việc thực hiện cơng tác này cịn hạn chế, phương pháp đánh giá chưa hiệu quả, các chỉ tiêu đánh giá cịn chung chung. Do đó các chương trình đào tạo mới được tiến hành chủ yếu vẫn rập khn so với chương trình đã thực hiện và chưa có gì cải tiến đáng kể.
Sau khi đánh giá kết quả tổ chức đào tạo nhân lực thì Phịng quản ly lữ hành lưu lại hồ sơ đào tạo của người được đào tạo và chương trình đào tạo, làm tiền đề xây dựng chương trình đào tạo lần sau được tốt hơn.Kết quả đào tạo của người đào tạo lưu trữ lại để phục vụ công tác quản trị nhân lực sau này.
II.3Đánh giá chung về thực trạng tổ chức đào tạo nhân lực tại Phịng Quản Lý lữ hành
II.3.1 Thành cơng và nguyên nhân II.3.1.1 Thành công
Công tác tổ chức đào tạo nhân lực tại Phòng quản lý lữ hành của Sở du lịch Hà Nội đã có những thành cơng sau:
Thứ nhất, công tác đào tạo nhân lực đã được đánh giá đúng đắn về tầm quan trọng của nói đối với Sở du lịch nói chùng và Phịng quản lý lữ hành nói riêng. Phịng đã có quy trình tổ chức đào tạo nhân lực một cách thống nhất và rõ ràng. Phòng đã xây dựng được các bước đầy đủ như xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực, triển khai thực hiện đào tạo nhân lực, đánh giá kết quả đào tạo nhân lực. Chính vì phịng có quy định cụ thể về xây dựng một chương trình đào tạo như vậy nên cán bộ chuyên trách về đào tạo khi thực hiện sẽ dễ dàng và đạt hiệu quả hơn
Thứ hai, cơ cấu đào tạo trong những năm qua khá phù hợp với tình hình quản lý cũng như đặc điểm nhân lực của Sở du lịch Hà Nội. Việc lựa chọn đối tượng nhân lực đều là người có khả năng tiếp thu kiến thưc, độ tuổi còn trẻ, nhiệt tình trong học tập, cống hiến cho Sở khiến cho chất lượng đào tạo ngày càng tăng lên
Thứ ba, nội dung tổ chức đào tạo đã đáp ứng được yêu cầu của công việc. Nội dung tổ chức đào tạo được xây dựng dựa trên sự phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo, dựa vào bản mô tả công việc cũng như bản yêu cầu đối với người thực hiện, vì vậy tổ chức đào tạo khá phù hợp với công việc.
Thứ tư, phương pháp tổ chức đào tạo kết hợp cả 2 phương pháp đào tạo trong cơng việc và ngồi cơng việc. tùy theo tình hình cụ thể cũng như là nhu câu, mục tiêu của từng khóa học mà phịng sẽ lựa chọn ra phương pháp đào tạo cho hợp lý. Vú dụ như đối với đào tạo mới cho nhân lực khi sử dụng cơng nghệ hiện đại thì phải gửi nhân lực đi học ở trung tâm, tức là sử dụng phương pháp đào tạo ngồi cơng việc để nhân lực có thể tiếp thu kiến thức một cách có hệ thống bài bản mới có thể áp dụng triệt để vào cơng tác hang ngày. Còn khi đào tạo để nâng cao khả năng giao tiếp và quản lý cho nhân lực thì thường sử dụng phương pháp kèm cặp hướng dẫn. Đây là phương pháp đào tạo mà nhân lực có khả năng chuyên môn, tác nghiệp cao hơn sẽ kèm cặp dạy, hướng dẫn lý thuyết, kĩ năng cho người được đào tạo theo nội dung đã ký kết, chịu trách nhiệm kèm cặp hướng dẫn đảm bảo các yêu cầu, nội dung, kết quả sau khi
thời gian kèm cặp hướng dẫn đã kết thúc và có báo cáo kết quả kèm cặp hướng dẫn. Phương pháp đào tạo của Phòng lựa chọn cho mỗi khóa học là hợp lý.
Thứ năm, thời gian đào tạo do Phịng sắp xếp phù hợp với tình hình quản lý của Sở, tình hình thực hiện cơng việc của mỗi nhân lực. Thời gian đào tạo tùy vào nội dung của mỗi khóa học sẽ dài ngắn khác nhau. Thời gian đào tạo được nhân lực đánh giá khá hợp lý độ dào của khóa đào tạo. Đây là một trong những điểm mạnh của Sở bởi vì tình hình chung là khó bố trí được thời gian đào tạo, đa số các nhân lực trong Sở đều có kế hoạch cơng tác bận rộn. Hầu hết họ khơng có thời giant ham gia khóa học tập trung, đặc biệt là khóa học tập trung dài ngày. Tuy nhiên, Sở du lịch Hà Nội đã bố trí thời gian đào tạo khá phù hợp, tạo điều kiện để cho nhân lực tham gia một cách tốt nhất
Thứ sáu, lựa chọn những người làm công tác giảng dạy trong khóa đào tạo được Sở chọn lọc rất kỹ lưỡng. Nếu là giảng viên được Sở mời đến thì phải là người có trình độ, kinh nghiệm đang giảng dạy tại các trung tâm đào tạo uy tín. Việc quan tâm chất lượng đội ngũ giảng viên đã góp phần khơng nhỏ làm nên sự thành công của tổ chức đào tạo
Thứ bảy, kinh phí và trang thiết bị đầu tự cho cơng tác đào tạo ngày càng một nâng cao. Sở đã trang bị các thiết bị như máy chiếu vào các phòng tập, tài liệu học tập được cấp phát đầy đủ cho các học viên, quy mơ phịng học ngày càng khang trang… Điều này cho các học viên cảm thấy thoải mái trong quá trình học tập, họ cũng thấy được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Sở đối với mình, nhận thức được rằng đào tạo là một quyền lợi, là một trong những hoạt động của công tác tạo động lực, từ đó ngày càng nhiệt tình, tự giác trong q trình học tập
2.3.1.2 Ngun nhân của thành cơng
+ Phịng quản lý lữ hành khi tổ chức đào tạo các khóa đào tạo thường tổ chức khá chuẩn theo tiến trình các bước: Xác định nhu cầu đào tạo,xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực, triển khai thực hiện đào tạo nhân lực,đánh giá kết quả tổ chức đào tạo. Do đó việc tổ chức đào tạo nhân lực thường được tiến hành trôi chảy, đúng tiến độ.
+ Tổ chức đào tạo nhân lực tại Phịng quản lý lữ hành có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong Sở du lịch Hà Nội; cụ thể là Văn Phòng Sở du lịch và với ban giám độc Sở.Điều này giúp cho việc tổ chức đào tạo nhân lực diễn ra một cách chủ động.
+ Nhân viên trong phòng đều tốt nghiệp từ các trường đào tạo về chuyên ngành quản lý du lịch nên họ có những kiến thức chun mơn và chun ngành được đào tạo nên việc tiếp thu các kiến thức được đào tạo nâng cao dễ dàng và nhanh chóng hơn
+ Các nhà quản lý Phòng quản lý lữ hành là những người có trình độ, hiểu biết nên việc tổ chức đào tạo được thực hiện khá bài bản, các chương trình đào tạo lựa chọn phù hợp với nhân viên giúp nhân viên học tập đạt hiệu quả hơn.
+ Phòng quản lý lữ hành thường xuyên khuyến khích nhân viên tham gia các lớp học nâng cao trình độ bằng cách tạo điều kiện về thời gian, chi phí học tập cũng như khen thưởng kịp thời với những nhân viên đạt thành tích cao trong học tập, có sáng kiến trong học tập
II.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1Hạn chế:
Tuy công tác tổ chức đào tạo nhân lực của Phòng đã đạt được những kết quả đáng kể nhưng cũng không tránh khỏi một số hạn chế.
Thứ nhất, xác định nhu cầu cịn chung chung, chưa có một phương pháp khoa học nào để có thể xác định được nhu cầu đào tạo một cách cụ thể, tính tốn một cách rõ ràng. Việc xác định nhu cầu còn chưa gắn liền với việc đánh giá thực hiện cơng việc, phân tích cơng việc để xem xét những kiến thức, kỹ năng nào còn thiếu, cần bổ sung cho nhân lực. Vì vậy, ảnh hưởng đến hoạt động xác định nhu cầu đào tạo, mà đây là có thể coi là một trong những hoạt động quan trọng nhất cảu việc xây dựng tổ chức đào tạo, do đó, chất lượng xác định nhu cầu đào tạo sẽ ảnh hưởng khá lớn đến chất lượng của cả quá trình tổ chức đào tạo.
Thứ hai, xây dựng kế hoạch đào tạo còn chung chung, chưa sát với thực tế. Việc đầu năm phòng quản lý lữ hành xây dựng kế hoạch đào tao cho cả năm, dự tính thời gian, chi phí vẫn cịn khoảng cách so với thực tế. Điều này khiến cho Sở lâm vào tình trạng bị động trong quá trình thực hiện.
Thứ ba, phương pháp đào tạo mà Sở sủ dụng chủ yếu vẫn là những phương pháp truyền thống, hơn nữa phương pháp giảng dạy đơi khi cịn gây ra sự tẻ nhạt cho người học.Mặc dù đó cũng có những buổi đi thăm quan thực tế tại các doanh nghiệp du lịch những vẫn chưa thực sự thu hút được người học, khiến cho chất lượng đào tạo giảm sút
Thứ tư, nội dung giảng dạy của các chương trình đào tạo nhiều khi quá chú trọng đến lý thuyết mà ít quan tâm đến sự thực hành, ứng dụng kiến thức trong thực tế. Trên thực tế, các học viên khi tham gia vào quá trình đào tạo thì mối quan tâm chủ yếu của Sở cũng như của nhân lực là làm sao có thể nhanh chóng học tập được những kiến thức, kỹ năng cần thiết,áp dụng ngay vào thực tế cơng việc. Vì vậy, nội dung tổ chức đào tạo quá chú trọng lý thuyết gây ra sự chán nản cho người học, khiến cho chất lượng đào tạo giảm sút.
Thứ năm, công tác đánh giá hiệu quả tổ chức đào tạo còn chưa được quan tâm đúng mức. Đánh giá hiệu quả của tổ chức đào tạo chưa tồn diện, mới chỉ có ở trên
một số khía cạnh chung chung như chất lượng giảng viên, khóa học, dựa trên sự đánh giá về mức độ thực hiện công việc của học viên. Việc đánh giá hiệu quả của tổ chức đào tạo mới chỉ được tiến hành theo thủ tục, các phương pháp đánh giá còn hạn chế. Việc phân cơng, bố trí nhân lực sau đào tạo chưa được coi trọng.
Thứ sáu, các kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cũng như cơ hội thăng tiến chưa được Sở phổ biến cho tất cả nguồn nhân lực trong Sở, cũng như chưa cụ thể hóa bằng văn bản mới mà chỉ thảo luận miệng giữa những người trong Ban lãnh đạo. Điều này gây ảnh hưởng đến thái độ học tập của người được đào tạo.
2.3.2.2 Nguyên nhân
Thứ nhất, chất lượng đào tạo cán bộ phụ trách công tác đào tạo là cán bộ kiêm nhiệm. Họ khơng được đào tạo bài bản, chính quy về công tác đào tạo nhân lực mà chủ được đưa đi học những lớp ngắn hạn bồi dưỡng về công tác đào tạo.Họ cũng không được trang bị những kiến thức, kỹ năng một cách có hệ thống về cơng tác xây dựng tổ