CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3 Thực trạng Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng dường biển tạ
3.3.1 Tìm kiếm, thiết lập mối quan hệ giao dịch và ký kết hợp đồng dịch vụ
Đây là cơng việc quan trọng trong cả quy trình giao nhận. Việc tìm kiếm khách hàng, bàn bạc và ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận là nhiệm vụ của bộ phận sales. Những nhân viên thuộc bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm những thơng tin về thị trường, thông tin về khách hàng. Những thơng tin này thường được tìm kiếm thơng qua các khu công nghiệp, các công ty xuất nhập khẩu đã và đang trong quá trình thành lập, các mối quan hệ mà những nhân viên sales tạo lập được hoặc qua các website dạng danh bạ như Yellowpages.vnn.vn, hosocongty.vn,
timkiemcongty.vn,…Và sau khi đã nắm bắt được thông tin của khách hàng tiềm năng, nhân viên sales sẽ tiến hành liên hệ với khách hàng qua điện thoại, email hay gặp mặt trực tiếp để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng một cách chính xác.Từ đó, nhân viên sales sẽ gửi bảng báo giá các dịch vụ cho khách hàng của mình Thực tế cho thấy, đối với những khách hàng mới, trước khi ký hợp đồng chính thức cũng như thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng, thì cơng ty thường tiến hành làm trước một lơ hàng để đối tác có thể đánh giá khả năng làm việc của công ty. Và nếu khách hàng hài lịng thì sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ theo tháng, theo q hay theo từng lơ hàng hóa.
Tại cơng ty thì đa số các khoản phí như: phí kiểm dịch, phí kiểm hóa, kiểm định….là do cơng ty ứng trước rồi lấy hóa đơn để sau này thanh toán lại với khách hàng.
3.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập
Để tránh tình trạng bị hải quan trả hồ sơ về thì trong q trình thực hiện một lơ hàng nhập, nhân viên giao nhận phải nắm bắt được những chứng từ cần thiết cho lô hàng
mà mình đang làm. Khi nhận được thơng báo của khách hàng về lơ hàng mà mình chịu trách nhiệm, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để lấy bộ chứng từ gốc. Đây là những chứng từ cần thiết để có thể lên tờ khai hải quan hàng nhập khẩu. Khi nhận bộ chứng từ, nhân viên giao nhận phải kiểm tra những thông tin trên các chứng từ này đã trùng khớp với nhau hay chưa để khi thực hiện q trình khai hải quan có thể nhanh chóng và thuận lợi, tránh gây phiền phức cho khách hàng nhiều lần.
Trên thực tế đối với những khách hàng quen thuộc với công ty và nhân viên giao nhận cũng đã quen thuộc với những thủ tục giấy tờ về những lô hàng của các cơng ty này, thì những khách hàng này sẽ gửi trước thơng tin của lô hàng như: hợp đồng, invoice, packing list, B/L cho nhân viên giao nhận bằng email hoặc fax để nhân viên có thể lên tờ khai hải quan điện tử trước và truyền hải quan để có kết quả phân luồng, sau đó in tờ khai cho khách hàng đóng dấu, ký tên.Việc này giúp làm giảm thời gian cho việc đăng ký tờ khai.Những chứng từ bản gốc và những chứng từ liên quan khác nhân viên giao nhận sẽ lấy cùng với tờ khai đã được doanh nghiệp đóng dấu để thuận tiện cho cả nhân viên giao nhận và khách hàng.
Việc kiểm tra chứng từ phải thật cẩn thận và chính xác, việc này giúp cho công ty cũng như khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí. Nhân viên giao nhận phải kiểm tra tất cả các thông tin trên hợp đồng, invoice, packing list …xem có trùng khớp với nhau hay khơng. Đồng thời phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ để có thể hồn thành cơng việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí lưu kho, bãi … Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy có sai sót, nhầm lẫn, nhân viên giao nhận phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh
Nghiên cứu các mặt hàng nhập khẩu: Đây là khâu quan trọng trong công tác chuẩn bị hàng, nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu là nắm được các tính chất, cơng dụng, kích thước của mặt hàng. Mục đích của việc nghiên cứu hàng hóa là có thể hiểu đúng về hàng hóa và sử dụng đúng tên gọi từ đó có thể sử dụng mã áp thuế (mã HS) chính xác. Việc nghiên cứu hàng hóa này giúp nhân viên giao nhận có thể nhận đúng hàng, tránh trường hợp hàng nhận về không trùng hợp hoặc không khớp với số lượng trên hợp đồng. Trong trường hợp nhân viên giao nhận khơng kiểm tra cẩn
thận thì khi gặp sai sót, nhân viên giao nhận phải chịu trách nhiệm và những chi phí về thiệt hại cơng ty sẽ phải chịu hồn tồn nếu khách hàng khơng đồng ý chi .